Що врахувати під час проведення закупівлі технічного обслуговування транспортних засобів

Що таке технічне обслуговування транспортних засобів

Особливості правового регулювання технічного обслуговування транспортних засобів визначені кількома нормативно-правовими актами:

• Законом України “Про автомобільний транспорт” (далі - Закон про транспорт);
• наказом Міністерства інфраструктури України від 28.11.2014 № 615 2Про затвердження Правил надання послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів” (далі - Наказ №615);
• положенням про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженого наказом Міністерства транспорту України від 30.04.1998 № 102 (далі - Наказ № 102).

В статті 22 Закону про транспорт визначені вимоги до технічного обслуговування і ремонту транспортних засобів.

Зокрема, технічне обслуговування і ремонт транспортних засобів та їх складових виконують з метою підтримання їх у належному стані та забезпечення встановлених виробником технічних характеристик під час використання, зберігання або утримання протягом періоду експлуатації.

Виконавцями технічного обслуговування і ремонту транспортних засобів є суб'єкти господарювання, які відповідають таким вимогам:

• мають власні або орендовані засоби технічного обслуговування і ремонту, що відповідають установленим законодавством вимогам;
• роботи з технічного обслуговування і ремонту здійснює персонал необхідного рівня професійної кваліфікації відповідно до видів цих робіт;
• мають виробничі споруди, засоби технічного обслуговування і ремонту, що відповідають встановленим законодавством вимогам.

Положення Наказу №615 регулюють взаємовідносини між замовником і виконавцем послуг з технічного обслуговування і ремонту колісних транспортних засобів, їх складових частин (систем), а також вимоги щодо контролю за відповідністю наданих послуг.

В пункті 1.1 Наказу №102 йдеться, що це положення визначає порядок проведення технічного обслуговування і ремонту дорожніх транспортних засобів і розповсюджується на юридичних та фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності, які здійснюють експлуатацію, технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів (за винятком тролейбусів, мопедів і мотоциклів) незалежно від форм власності.

Водночас Наказ №102 визначає, що технічне обслуговування автомобілів – операція або комплекс операцій із підтримання працездатності або справності автотранспортного засобу в період його використання за призначенням, зберігання й транспортування.

Крім того, Наказ №102 містить визначення періодичності технічного обслуговування (ремонту) - інтервал часу чи напрацювання між даним видом технічного обслуговування (ремонту) і наступним таким же видом або іншим більшої складності.

Як визначити предмет закупівлі для технічного обслуговування транспортних засобів

Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) предмет закупівлі - товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції/пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі). Предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.

Послуги - будь-який предмет закупівлі, крім товарів і робіт, зокрема транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, найм (оренда), лізинг, а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт, поточний ремонт з розробленням проектної документації (пункт 21 частини 1 статті 1 Закону).

Отже, технічне обслуговування транспортних засобів варто відносити до “звичайних” послуг (не до послуг з поточного ремонту), і визначати предмет закупівлі за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника.

Чи можна здійснити закупівлі запчастин разом із послугою технічного обслуговування

Товари - продукція, об’єкти будь-якого виду та призначення, у тому числі сировина, вироби, устаткування, технології, предмети у твердому, рідкому і газоподібному стані, а також послуги, пов’язані з постачанням таких товарів, якщо вартість таких послуг не перевищує вартості самих товарів.

Послуги - будь-який предмет закупівлі, крім товарів і робіт, зокрема транспортні послуги, освоєння технологій, наукові дослідження, науково-дослідні або дослідно-конструкторські розробки, медичне та побутове обслуговування, найм (оренда), лізинг, а також фінансові та консультаційні послуги, поточний ремонт, поточний ремонт з розробленням проектної документації

Отже, згідно із нормами законодавства у вартість товару не може входити вартість із його встановлення (монтажу), лише вартість доставки. А у разі закупівлі послуг з технічного обслуговування не можна здійснювати придбання товару разом із такими послугами, що випливає із наведених законодавчих визначень.

Як здійснити закупівлю, якщо транспортний засіб на гарантійному обслуговування

Якщо автомобіль перебуває на гарантійному обслуговуванні, то тут виникає питання, як провести закупівлю, щоб не втратити гарантійну підтримку та не порушити закон? Адже для подальшої належної експлуатації нового автомобіля, необхідно проводити його планове технічне (гарантійне сервісне) обслуговування.

З метою збереження гарантійної підтримки, технічне обслуговування необхідно проводити в офіційній сервісній мережі з використанням оригінальних запчастин, відповідно до регламенту експлуатації (сервісної книжки), виключно у офіційного дилера. Використання автомобіля без проведення необхідного гарантійного обслуговування, призведе до втрати гарантії виробника, що в свою чергу спричинить додаткові фінансові витрати.

Які дії замовника в даній ситуації? Замовнику потрібно дізнатись перелік офіційних авторизованих дилерів компанії в частині надання послуг з технічного обслуговування в його регіоні. Якщо у виробника зазначено декілька офіційних дилерів, яким надано право поводити гарантійний технічний огляд та при цьому очікувана вартість закупівлі не перевищує межі, встановлені пунктом 10 Особливостей, то замовник може укласти допороговий договір.

Проте, якщо вартість закупівлі дорівнює або перевищує вартісні межі, встановлені пунктом 10 Особливостей, замовник зобов’язаний здійснити закупівлю шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному Особливостями.

Відповідно до абзацу 4 підпункту 2 пункту 13 Особливостей придбання замовниками послуг, вартість яких становить або перевищує вартісні межі, встановлені пунктом 10 Особливостей, може здійснюватися шляхом застосування переговорної процедури закупівлі коли послуги можуть бути надані виключно певним суб’єктом господарювання, через відсутність конкуренції з технічних причин, яка повинна бути документально підтверджена замовником.

Тобто, якщо у виробника представлений тільки один офіційний дилер в регіоні замовника, то зважаючи на вищевикладене, замовник має об’єктивні підстави застосувати укладення договору про закупівлю за результатами переговорної процедури. При цьому рекомендуємо отримати відповідний документ, який буде підтверджувати відсутність інших офіційних дилерів, наприклад: довідка ТПП.

Як визначити обсяг закупівлі технічного обслуговування транспортних засобів та чому важлива попередня діагностика

Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля здійснюється на підставі наявної або планової потреби.

Визначення річної потреби у закупівлі послуг ТО є дуже важливим етапом, адже від цього залежить правильність обрання виду закупівлі та виникнення потреби в дозакупівлі таких послуг.

Закупівля технічного обслуговування транспортних засобів є доволі специфічною, потребує відпрацювання особливого підходу до планування та залучення відповідальних підрозділів.

Важливим є аналіз попереднього досвіду експлуатації транспортних засобів, адже саме він дозволяє сформувати реалістичну очікувану потребу.

Попри це, потребу в закупівлі ТО уповноважена особа визначити самостійно не може. Тож на цьому етапі здійснення закупівлі замовники можуть використовувати службові записки структурних підрозділів, які обґрунтовують необхідність проведення ремонту чи технічного обслуговування транспортних засобів.

Що варто взяти до уваги під час планування річного обсягу:

• скласти реєстр автопарку: марка, модель, рік випуску, VIN, тип двигуна і палива, поточний пробіг, гарантійний статус
• спрогнозувати річний пробіг кожного авто: за минулий рік із поправкою на плани (подорожні листи, ліміти пального тощо)
• взяти регламент ТО з інструкції виробника, а якщо її немає варто звернутися до Наказу № 102
• розрахувати кількість ТО на рік і перелік операцій для кожного (заміна оливи і фільтрів, свічок, гальмівної рідини тощо)
• додати сезонне ТО
• врахувати результати діагностики: виявлені зноси, які варто усунути під час планового ТО, тощо

Щодо останнього пункту варто окремо наголосити. Попередня діагностика може перетворити обсяг закупівлі з припущення на розрахунок. Діагностика може показати, що потрібно конкретному транспортному засобу, а не середнє значення. А також стане додатковим документальним обґрунтуванням визначення обсягів та очікуваної вартості.

З іншого боку діагностика передбачає необхідність проведення окремої закупівлі для її придбання. Однак, для замовників із великим автопарком це цілком ефективне рішення.

Яка практична користь під попередньої закупівлі діагностики:

• Реальний обсяг послуг. Замовнику потрібно мати чіткий перелік послуг аби в подальшому укласти договір чи договір про закупівлю.
• Реальний обсяг запчастин. Проблемою при планування закупівлі ТО є той факт, що замовнику не відомо, які ж запчастини треба буде замінити, а які ще прослужать рік.
• Точніша очікувана вартість. Замовник не орієнтується “на око” чи по обсягам минулого року, а має чіткий розрахунок за результатами діагностики.
• Мінімізація ризику неправильного обрання виду закупівлі. Некоректно визначений обсяг як правило призводить до помилки під час вибору виду закупівлі, змушує збільшувати суму договору допорогового чи проводити нову процедуру закупівлю в кращому разі. Інколи ж замовники намагаються здійснити закупівлі ТО як додаткову потребу не маючи обгрунтування.

Що врахувати при укладенні договору про технічне обслуговування і ремонт транспортного засобу?

Укладення договору є завершальною стадією здійснення закупівлі. При цьому, при формуванні проєкту договору та його укладенні сторони повинні керуватися загальними нормами, які регулюють правовідносини при укладенні договору, а також враховувати положення спеціального законодавства.

Так, відповідно до статті 626 Цивільного кодексу України (далі - ЦКУ) договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

Згідно статті 638 ЦКУ договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору.

Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

Водночас нормами спеціального законодавства, зокрема статтею 25 Закону про транспорт, визначено договір про технічне обслуговування і ремонт транспортного засобу укладають відповідно до вимог цивільного законодавства між замовником і виконавцем (договір, наряд-замовлення, накладна, квитанція тощо).

Істотними умовами договору про технічне обслуговування транспортного засобу є:

• найменування та місце розташування сторін за цим договором;
• перелік робіт з технічного обслуговування чи ремонту та термін їх виконання;
• вартість робіт та порядок розрахунків;
• перелік складових частин (матеріалів), використаних виконавцем, а також наданих замовником виконавцю для виконання робіт із технічного обслуговування або ремонту транспортного засобу;
• перелік документів, який надається замовнику для підтвердження виконання технічного обслуговування чи ремонту, та гарантійні зобов'язання виконавця щодо проведених робіт.

Виконавець за договором про технічне обслуговування і ремонт транспортного засобу під час його укладання чи виконання не може нав'язувати замовнику за цим договором додаткові оплачувані послуги.

Також статті 26 та 27 Закону про транспорт передбачають права замовника та обов’язки та відповідальність виконавця послуг:

Виконавець за договором про технічне обслуговування і ремонт транспортних засобів зобов'язаний:

• надавати можливість замовнику (уповноваженій ним особі) особисто візуально контролювати виконання робіт за договором за умов додержання вимог безпеки з охорони праці, передбачених законодавством;
• безплатно усувати недоліки, виявлені під час приймання виконаної згідно з договором роботи;
• безплатно виконувати роботу чи відшкодовувати замовнику витрати, пов'язані з усуненням недоліків, спричинених неналежним виконанням договору;
• гарантувати відповідність технічного стану транспортного засобу встановленим вимогам у межах проведеного ним технічного обслуговування і ремонту цього транспортного засобу;
• підтверджувати документально види та обсяги виконаних робіт та надавати замовнику відповідні документи із зазначенням дати виконання;
• виконувати гарантійні зобов'язання, надані ним замовнику.

Виконавець за договором про надання послуг з технічного обслуговування і ремонту транспортного засобу несе відповідальність за невиконання або неналежне виконання цього договору згідно з цим договором, якщо інше не передбачено законом.

Замовник за договором про технічне обслуговування і ремонт транспортного засобу має право:

• одержувати достовірну інформацію про предмет договору та його виконавця;
• особисто (або доручити уповноваженій ним особі) візуально контролювати виконання робіт за договором за умов додержання вимог безпеки з охорони праці, передбачених законодавством;
• на відшкодування збитків, завданих у результаті невиконання або неналежного виконання виконавцем договору, а також на безплатне усунення ним недоліків у період гарантійного терміну;
• отримувати від виконавця документальне підтвердження виду та обсягу виконаного технічного обслуговування чи ремонту транспортного засобу.

Якщо йдеться про формування договору про закупівлю, то замовникам додатково потрібно враховувати положення закупівельного законодавства, зокрема, які визначають вимоги до договору про закупівлю та які передбачені пунктами 17 та 19 Особливостей.