Інструмент продовження строку розгляду тендерної пропозиції є важливим елементом відкритих торгів, що забезпечує можливість замовнику належним чином здійснити перевірку тендерної пропозиції учасника на відповідність вимогам тендерної документації. З урахуванням положень Закону України «Про публічні закупівлі» та Особливостей замовник має право аргументовано продовжити строк розгляду тендерної пропозиції до 20 робочих днів.
Водночас реалізація зазначеного права передбачає обов’язкове дотримання низки вимог. З огляду на це доцільно розглянути послідовний алгоритм дій замовника, який забезпечує правильне застосування механізму продовження строку розгляду тендерної пропозиції.
Як продовжити строк розгляду тендерної пропозиції: чотири обов'язкові умови для замовника
Згідно пункту 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості)замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом.
Пункт 41 Особливостей розгляд та оцінка тендерних пропозицій здійснюються відповідно до статті 29 Закону (положення частин 2, 12, 16, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 Особливостей.
Згідно пункту 36 Особливостей, якщо була подана одна тендерна пропозиція, електронна система закупівель після закінчення строку для подання тендерних пропозицій, визначених замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, розкриває всю інформацію, зазначену в тендерній пропозиції, крім інформації, визначеної пунктом 40 цих особливостей, не проводить оцінку такої тендерної пропозиції та визначає таку тендерну пропозицію найбільш економічно вигідною. Протокол розкриття тендерних пропозицій формується та оприлюднюється відповідно до частин 3 та 4 статті 28 Закону.
Замовник розглядає таку тендерну пропозицію відповідно до вимог статті 29 Закону (положення частин 2, 5 - 9, 11, 12, 14, 16, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей. Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту щодо її відповідності вимогам тендерної документації.
Відповідно до пункту 37 Особливостей за обґрунтованим рішенням замовника відкриті торги можуть бути проведені без застосування електронного аукціону.
Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію відповідно до вимог статті 29 Закону (положення частин 2, 5 - 9, 12, 16, абзацу 1 частини 14, абзаців 2 і 3 частини 15 статті 29 Закону не застосовуються) з урахуванням положень пункту 43 цих особливостей.
Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту щодо її відповідності вимогам тендерної документації.
Частиною 10 статті 29 Закону передбачено, що строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п'яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Отже, замовник має право продовжити строк розгляду тендерної пропозиції учасника за умови дотримання таких вимог:
- рішення про продовження строку розгляду має бути належним чином аргументованим;
- загальний строк розгляду тендерної пропозиції з урахуванням продовження не може перевищувати 20 робочих днів;
- рішення про продовження строку розгляду повинно бути оформлене протоколом уповноваженої особи;
- повідомлення про продовження строку розгляду підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Розглянемо детальніше кожну умову застосування продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника.
1.Рішення про продовження строку розгляду має бути належним чином аргументованим
Частина 10 статті 29 Закону дозволяє замовнику продовжити строк розгляду тендерної пропозиції, проте таке рішення повинне бути аргументованим. А тому доцільно проаналізувати сутність даного терміну, звертаючись до Словника української мови:
- аргументувати – це наводити аргументи (в 1 знач.), докази; обґрунтовувати;
- аргумент – підстава, доказ, які наводяться для обґрунтування, підтвердження чого-небудь;
Таким чином вимога Закону щодо аргументованого продовження строку розгляду тендерної пропозиції означає, що замовник повинен зазначити конкретні обставини та підстави, які обумовлюють необхідність додаткового часу для її розгляду. Таке обґрунтування не може бути формальним, а має містити реальні причини, що унеможливлюють завершення розгляду пропозиції у межах п'ятиденного строку.
У свою чергу варто відзначити, що відповідна норма не визначає конкретних підстав для продовження строку розгляду тендерної пропозиції та не встановлює будь-яких вимог до аргументів, тому уповноважена особа може аргументувати таке рішення об'єктивними обставинами, які виникли під час розгляду тендерної пропозиції та потребують додаткового часу для її повної і належної перевірки.
Наведемо декілька прикладів можливих ситуацій:
- під час подання тендерної пропозиції замовник помічає сумнівну інформацію, яка потребує додаткового вивчення. Слідуючи нормам пункту 42 Особливостей, уповноважена особа приймає рішення щодо офіційного звернення до виробника товару. Оцінивши строки надсилання листа та отримання відповіді, замовник вирішив продовжити строк розгляду тендерної пропозиції;
- технічна складність предмета закупівлі і відповідно необхідно залучити сторонніх фахівців;
- відпустка, лікарняний чи інша причина відсутності уповноваженої особи можуть бути підставою для прийняття рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції, оскільки як показує практика не завжди тимчасова уповноважена особа в силу певних обставин може повноцінно замінити постійну уповноважену особу, до прикладу, якщо здійснюється закупівля специфічного предмету, який потребує додаткових знань, якими володіє тільки постійна уповноважена особа.
2.Загальний строк розгляду тендерної пропозиції з урахуванням продовження не може перевищувати 20 робочих днів
Норма Закону передбачає, що у разі необхідності замовник має право аргументовано продовжити строк розгляду тендерної пропозиції до 20 робочих днів. При цьому йдеться про загальний строк розгляду, який обчислюється з дня визначення тендерної пропозиції найбільш економічно вигідною та включає первинні 5 робочих днів, відведені для її розгляду.
Отже, після прийняття рішення про продовження строку розгляду замовник може встановити будь-який строк у межах граничних 20 робочих днів, наприклад 10, 15 або 20 робочих днів залежно від обставин конкретної закупівлі.
Приклад розрахунку строку продовження розгляду тендерної пропозиції: якщо найбільш економічно вигідна тендерна пропозиція була визначена електронною системою закупівель 05.05.2026, її розгляд мав бути завершений не пізніше 12.05.2026 (включно). У разі аргументованого продовження строку розгляду до максимально допустимих 20 робочих днів, то останнім днем розгляду був би 02.06.2026 (включно).
Важливо: при продовженні строку розгляду тендерної пропозиції початкові 5 робочих днів не додаються до 20 робочих днів, а включаються до цього строку.
3. Рішення про продовження строку розгляду повинно бути оформлене протоколом уповноваженої особи
Згідно абзацу частини 10 статті 11 Закону, рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Тож у випадку прийняття рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції уповноважена особа повинна оформити таке рішення протоколом. У такому протоколі доцільно зазначити не лише факт продовження строку розгляду, а й аргументувати фактичні обставини, які склалися та є підставою для прийняття такого рішення.
Важливо: рішення уповноваженої особи про продовження строку розгляду тендерної пропозиції має бути прийняте в межах строку розгляду тендерної пропозиції, тобто в межах 5 робочих днів, тож і дата протоколу має бути в межах визначеного строку.
Належне протокольне оформлення рішення є підтвердженням дотримання замовником вимог законодавства та дозволяє обґрунтувати правомірність продовження строку розгляду тендерної пропозиції у разі здійснення моніторингу, перевірки чи оскарження процедури закупівлі.
4. Оприлюднення повідомлення про продовження строку розгляду в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення
Однією з обов’язкових умов продовження строку розгляду тендерної пропозиції є оприлюднення відповідного повідомлення про продовження строку розгляду в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття такого рішення.
Таким чином, після прийняття та оформлення протоколом рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції уповноважена особа повинна забезпечити своєчасне оприлюднення відповідного повідомлення в електронній системі закупівель. При цьому, Закон та Особливості не містять вимог до такого повідомлення і його можна складати в довільній формі.
Разом з тим функціонал електронної системи закупівель автоматично формує у вигляді електронного протоколу «Протокол / Повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції / пропозиції» на підставі зазначеної в електронному полі інформації (аргументи продовження строку розгляду тендерної пропозиції) та накладення електронного підпису. Тож вбачається, що формування такого документу повністю задовольняє вимоги законодавства щодо оприлюднення повідомлення в електронній системі закупівель.
Утім формування електронного протоколу в жодному разі не відміняє необхідності формування протоколу уповноваженої особи у паперовому чи електронному варіанті (в залежності від внутрішніх правил документообігу в замовника), про що зазначено у статті «Чи потрібно замовнику готувати паперовий протокол, якщо він формується в ЕСЗ».
У свою чергу оприлюднити повідомлення в електронній системі закупівель необхідно протягом одного календарного дня з дня прийняття рішення про продовження строку розгляду тендерних пропозицій.
Приклад розрахунку строку оприлюднення в ЕСЗ повідомлення про продовження строку розгляду: Уповноважена особа 11.05.2026 приймає рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції до 20 робочих днів та оформлює його протоколом, який датовано 11.05.2026. Тож крайній строк оприлюднення повідомлення (протоколу) – 12.05.2026 (включно).
Чи можна продовжити строк розгляду тендерної пропозиції, якщо вже учаснику було надано 24 години на виправлення невідповідностей
Пунктом 43 Особливостей передбачено, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та / або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та / або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та / або відсутності інформації (та / або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та / або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов’язаних з виконанням рішення органу оскарження.
Частиною 10 статті 29 Закону визначено, що строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Чи можна в один день продовжити строк розгляду тендерної пропозиції і надати 24 години на виправлення невідповідностей, якщо замовник пропустив визначений Особливостями строк для надання 24 годин
Частиною 10 статті 29 Закону визначено, що строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п’яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Пунктом 43 Особливостей передбачено, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та / або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та / або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та / або відсутності інформації (та / або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції). Невідповідністю в інформації та / або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов’язаних з виконанням рішення органу оскарження.
- Продовження строку розгляду тендерної пропозиції.
- Розміщення в ЕСЗ повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей.
Алгоритм дій уповноваженої особи у разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції
Для правомірного продовження строку розгляду тендерної пропозиції уповноважена особа повинна дотриматися визначеної законодавством послідовності дій. Розглянемо покроковий алгоритм, який дозволить правильно оформити продовження строку розгляду тендерної пропозиції.
Етап 1. Аналізуємо обставини продовження строку розгляду тендерної пропозиції та готуємо аргументацію прийнятого рішення
Згідно положень частини 10 статті 29 Закону, строк розгляду тендерних пропозицій може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів.
Тому до прийняття відповідного рішення уповноваженій особі доцільно оцінити всі обставини, які склалися під час розгляду тендерної пропозиції, та визначити, чи існують об'єктивні підстави для такого продовження. На цьому етапі варто з'ясувати, чи дійсно завершення розгляду тендерної пропозиції у межах п'яти робочих днів є неможливим або суттєво ускладненим. За результатами такого аналізу уповноважена особа повинна сформулювати чітку аргументацію необхідності продовження строку розгляду тендерної пропозиції. Саме ця аргументація надалі буде відображена у протоколі про продовження строку розгляду та слугуватиме підтвердженням правомірності прийнятого рішення.
Етап 2. Оформляємо рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції у вигляді протоколу уповноваженої особи
Відповідно до останнього абзацу частини 10 статті 11 Закону, рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.
Отже, після визначення підстав для продовження строку розгляду тендерної пропозиції уповноважена особа приймає рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції та повинна оформити таке рішення протоколом. У такому протоколі необхідно відобразити не лише сам факт продовження строку розгляду, а й аргументувати обставини, що фактично склалися та стали підставою для прийняття відповідного рішення.
Важливо враховувати, що рішення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції має бути прийняте до закінчення встановленого строку її розгляду. Відповідно дата протоколу повинна перебувати в межах строку, відведеного законодавством для розгляду найбільш економічно вигідної тендерної пропозиції.
Не забуваємо, що частина 10 статті 29 Закону дозволяє аргументовано продовжити загальний строк розгляду тендерної пропозиції до 20 робочих днів, який є загальним строком розгляду та включає первинні 5 робочих днів, що відраховуються з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції.
Приклади протоколів про продовження строку розгляду тендерної пропозиції можна віднайти за посиланням.
Етап 3. Оприлюднюємо повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції в електронній системі закупівель
Повертаючись до норм частини 10 статті 29 Закону, у разі продовження строку розгляду тендерної пропозиції замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.
Оприлюднити повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції уповноважена особа може за допомогою відповідного розроблено функціоналу на електронному майданчику. На підставі зазначеної в електронному полі інформації та накладеного електронного підпису електронна система закупівель автоматично формує у вигляді електронного протоколу «Протокол / Повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції / пропозиції».
Дії замовника, які він повинен вчинити для того, щоб електронна система закупівель сформувала автоматично повідомлення про продовження строку розгляду тендерної пропозиції:
- натискаємо «Продовжити строк розгляду тендерної пропозиції»;
- зазначаємо в електронному полі «Обґрунтування продовження строку розгляду» аргументи продовження строку розгляду тендерної пропозиції;
- накладаємо електронний підпис.
Варто звернути увагу на те, що на кожному електронному майданчику назва кнопок та електронних полів може відрізнятися.
Підсумки
Продовження строку розгляду тендерної пропозиції є інструментом, який дозволяє замовнику продовжити розгляд тендерної пропозиції учасника до 20 робочих днів із обов’язковим врахуванням первинного п’ятиденного строку розгляду та забезпечити повноцінну та об’єктивну перевірку тендерної пропозиції учасника, однак його застосування можливе лише за умови дотримання встановлених законодавством вимог.
Ключовими умовами правомірності продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника є належне аргументування рішення, його оформлення протоколом уповноваженої особи та оприлюднення відповідного повідомлення в електронній системі закупівель у встановлений строк. Дотримання визначеного алгоритму дій забезпечує прозорість процедури, зменшує ризики порушень та підтверджує обґрунтованість рішення замовника під час проведення відкритих торгів.