Оновлено для використання у 2025 році.
Вимогами частини 1 статті 11 Закону встановлено, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа. Згідно приписів частин 9 статті 11 Закону уповноважена особа виконує свої функції у відповідності до положень Закону та відповідно до Положення про уповноважену особу.
Приклади полегшують роботу, але будь-який з них потрібно ще заповнити, пристосувати до закупівель, що будуть проводитись, специфіки замовника тощо та обов’язково перевірити на відповідність перед фінальним використанням.
Тому нижче наведено пакет прикладів документів, які є необхідними для призначення та виконання функцій уповноваженої особи:
Важливою передумовою проведення вдалих закупівель є взаємодія закупівельника із внутрішнім замовником.
Водночас для уникнення проблем у взаємодії закупівельника із внутрішнім замовником варто задокументувати порядок дій кожного. Тож пропонуємо до вашої уваги приклади таких документів (наказ та положення), а саме:
В свою чергу, для того, щоб визначити потребу замовника у товарах, роботах та послугах на наступний рік необхідно не тільки проаналізувати закупівлі попереднього(іх) періоду(ів), а ще й комунікувати із внутрішніми замовника (відділами, департаментами тощо).
Для цього уповноваженій особі необхідно зробити відповідні запити та для ефективного аналізу інформації встановити вимоги до подання такої інформації. Наводимо приклад запиту у вигляді службової записки:
Також уповноважена особа може залучати інших працівників для розгляду тендерних пропозицій. Але це потрібно робити з відповідним документальним офорленням, створюючи робочу групу. Для цього можуть знадобитись наступні документи:
