В процесі закупівельної діяльності допускатись помилок можуть як замовники, так і учасники. В той же час помилки, допущені учасником варто поділити на формальні помилки, помилки, що призводять до прямого відхилення учасника процедури закупівлі, а також невідповідності.
Звертаючись до норм абзацу 1 пункту 43 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
З вищезазначеного випливає, що при виявленні невідповідностей в тендерній пропозицій учасника закупівлі, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей. В той же час наповнення такого повідомлення напряму залежатиме від самих невідповідностей та можливості, що їх виправлення так чи інакше вплине на інші документи / інформацію, подану учасником в складі тендерної пропозиції.
Процес встановлення вимог уповноваженою особою доволі схожий на формування своєрідної інструкції дій для учасника закупівлі. Відповідно чим більш точно сформована інструкція, тим більша вірогідність отримання позитивного результату.
Тож у вимозі про усунення невідповідностей, допущених учасником при формуванні тендерної пропозиції, уповноваженій особі доцільно зазначити:
- перелік виявлених невідповідностей;
- посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності;
- перелік інформації та/або документів, які повинен подати учасник для усунення виявлених невідповідностей.
Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей, наявних в тендерній пропозиції учасника процедури закупівлі, доступний в матеріалі «Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів».
Окрім цього на етапі формування повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей рекомендуємо також врахувати чи матиме вплив внесення таких змін на тендерну пропозицію учасника в цілому. А тому пропонуємо звернути увагу на ключові аспекти формування замовником вимоги про усунення невідповідностей, з позиції двох можливих варіантів: коли виправлення конкретного документа / інформації не потягне за собою виправлення інших документів / інформації, поданих у складі тендерної пропозиції, та коли виправлення конкретного документа / інформації вплине на інші документи / інформацію, подані у складі тендерної пропозиції.
Встановлення вимоги щодо виправлення невідповідностей, якщо необхідно виправити лише конкретний документ(и) та / або інформацію
Даний алгоритм застосовується у випадку, коли допущена учасником невідповідність не впливає на сутність інших документів чи інформації, поданої у складі тієї ж тендерної пропозиції. А тому замовнику доцільно здійснити аналіз помилки учасника та можливий перелік дій для її виправлення.
Відповідно якщо виправлення невідповідностей не призведе до появи суперечностей між документами / інформацією, поданою в тендерній пропозиції, то замовник встановлює один чіткий варіант дій для учасника, який відображає в повідомленні з вимогою про усунення невідповідностей.
Звертаємо увагу, що для виправлення такої невідповідності учасник має лише один варіант дій – дозавантажити в електронну систему закупівель довідку в довільній формі із зазначеними реквізитами учасника. При цьому виправлення таких невідповідностей не тягне за собою внесення змін у будь-які інші документи чи інформацію, поданих у складі тендерної пропозиції цього учасника.
Приклади встановлених вимог щодо виправлення невідповідностей, якщо таке виправлення тягне за собою вплив на інші документ(и) та / або інформацію, подані у складі тендерної пропозиції
На відміну від попереднього алгоритму, даний містить більше складнощів та потребує додаткового аналізу можливих наслідків як для замовник, так і для самого учасника. Адже невірно встановивши вимогу замовник може зіткнутися з появою нових проблем, таких як появу суперечностей між документами / інформацією, поданою в тендерній пропозиції, або ж завантаження учасником документів, не передбачених у вимозі про усунення невідповідностей.
Саме тому якщо виправлення невідповідностей може призвести до появи суперечностей між документами / інформацією, поданими в тендерній пропозиції, то замовнику доцільно відобразити в повідомленні з вимогою про усунення невідповідностей одразу декілька варіантів можливих дій для учасника, що призведуть до виправлення невідповідностей, не створюючи при цьому додаткових питань та порушень. Кожен з таких варіантів в свою чергу повинен базуватись на вимогах тендерної документації та враховувати специфіку документів / інформації, які будуть подані після оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в електронній системі закупівель.
У даному прикладі вимоги учасник має можливість самостійно визначити яким чином буде виправлено невідповідність. Відповідно якщо учасник має можливість дозавантажити підтверджуючі документи до вже наявного аналогічного договору, то такого роду дії не призведуть до невідповідностей інших документів, поданих у складі тендерної пропозиції.
В той же час якщо учасник не має можливості дозавантажити в електронну систему закупівель підтверджуючі документи щодо виконання в повному обсязі вже наявного аналогічного договору, то згідно встановленої вимоги такий договір можна замінити на інший аналогічний договір. Проте в даному випадку виправити необхідно одразу декілька документів, в тому числі:
- оновити довідку за встановленою формою, а саме: замінити інформацію про попередній аналогічний договір на інший;
- підвантажити новий аналогічний договір з усіма додатками до нього;
- надати підтверджуючі документи щодо виконання нового аналогічного договору у повному обсязі.
Адже невиправлення хоча б одного з таких документів призведе до вже нової невідповідності, наприклад надання аналогічного договору та підтверджуючих документів до нього, проте такий договір не буде зазначений у довідці встановленої форми, тощо.
Оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в електронній системі закупівель
Повертаючись до абзацу 1 пункту 43 Особливостей, замовник розміщує повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій.
Звертаючись до функціоналу електронних майданчиків, оприлюднення такого повідомлення відбувається, шляхом заповнення текстового поля. Саме ж рішення про оприлюднення повідомлення оформляється відповідним протоколом уповноваженої особи, який не оприлюднюється в електронній системі закупівель.
В свою чергу замовник не матиме змоги до спливу 24-х годин після моменту оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей визначити учасника переможцем закупівлі або відхилити його – такого роду дії автоматично блокуються електронною системою закупівель.
Якщо ж замовником виявлено невідповідності в останні два робочі дні розгляду тендерної пропозиції, то задля виконання вищезазначених вимог та дотримання законодавчо встановлених термінів варто продовжити строк розгляду тендерної пропозиції, про що більш детально розповідається у матеріалі «Покроковий алгоритм дій уповноваженої особи для продовження строку розгляду тендерної пропозиції».
Нагадуємо, що відповідно до вимог абзацу 3 пункту 43 Особливостей, замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов'язаних з виконанням рішення органу оскарження.
Підсумки
Відповідно до норм абзацу 1 пункту 43 Особливостей, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
У повідомленні з вимогою про усунення невідповідностей доцільно зазначити:
- перелік виявлених невідповідностей;
- посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності;
- перелік інформації та/або документів, які повинен подати учасник для усунення виявлених невідповідностей.
Окрім цього варто пам’ятати, що формування повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей повинне враховувати можливі варіанти дій для учасника процедури закупівлі, в тому числі:
- якщо виправлення конкретних документів / інформації не впливає на інші документи / інформацію, подану в складі тендерної пропозиції, то замовник встановлює єдиний можливий шлях щодо виправлення невідповідностей;
- якщо виправлення конкретних документів / інформації впливає на інші документи / інформацію, подані в складі тендерної пропозиції, то замовник встановлює декілька можливих варіантів дій учасника щодо виправлення невідповідностей.
У кожному з вищезазначених варіантів вкрай важливо вказати на чіткий алгоритм дій учасника при обранні того чи іншого варіанту. При цьому не менш важливими є відображення в повідомленні з вимогою про усунення невідповідностей вимоги тендерної документації, яку порушено учасником під час подання тендерної пропозиції.
Оприлюднити повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей слід у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій. Якщо уповноваженою особою виявлено невідповідності у період, який не дозволяє оприлюднити повідомлення без порушення даних термінів, то до моменту його оприлюднення замовнику варто прийняти та оприлюднити в електронній системі закупівель рішення щодо продовження строку розгляду тендерної пропозиції.
Також звертаємо увагу, що замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов'язаних з виконанням рішення органу оскарження.
