Під час подання тендерної пропозиції, учасники нерідко допускають помилки. В той же час, керуючись нормами пункту 43 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) учасник закупівлі має можливість та право виправити тільки певні види допущених помилок (невідповідностей), а замовник в свою чергу зобов’язаний надати учаснику таку можливість, дотримуючись вимог чинного законодавства.
Тож пропонуємо ознайомитись із відповідним алгоритмом дій для замовника, доцільних при виявленні помилки / помилок у тендерній пропозиції учасника.
Крок 1. Здійснити аналіз помилки: чи підпадає вона під перелік формальних помилок
Згідно вимог пункту 28 Особливостей тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням цих особливостей.
В той же час у пункті 19 частини 2 статті 22 Закону зазначено, що у тендерній документації зазначаються такі відомості: опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій. Формальними (несуттєвими) вважаються помилки, що пов'язані з оформленням тендерної пропозиції та не впливають на зміст тендерної пропозиції, а саме - технічні помилки та описки.
Звертаємо увагу, що перелік формальних помилок затверджено Наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України № 710 від 15.04.2020 «Про затвердження Переліку формальних помилок», згідно якого до переліку формальних помилок відносяться:
1. Інформація/документ, подана учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, містить помилку (помилки) у частині:
- уживання великої літери;
- уживання розділових знаків та відмінювання слів у реченні;
- використання слова або мовного звороту, запозичених з іншої мови;
- зазначення унікального номера оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі, присвоєного електронною системою закупівель та/або унікального номера повідомлення про намір укласти договір про закупівлю - помилка в цифрах;
- застосування правил переносу частини слова з рядка в рядок;
- написання слів разом та/або окремо, та/або через дефіс;
- нумерації сторінок/аркушів (у тому числі кілька сторінок/аркушів мають однаковий номер, пропущені номери окремих сторінок/аркушів, немає нумерації сторінок/аркушів, нумерація сторінок/аркушів не відповідає переліку, зазначеному в документі).
2. Помилка, зроблена учасником процедури закупівлі під час оформлення тексту документа/унесення інформації в окремі поля електронної форми тендерної пропозиції (у тому числі комп'ютерна коректура, заміна літери (літер) та/або цифри (цифр), переставлення літер (цифр) місцями, пропуск літер (цифр), повторення слів, немає пропуску між словами, заокруглення числа), що не впливає на ціну тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі та не призводить до її спотворення та/або не стосується характеристики предмета закупівлі, кваліфікаційних критеріїв до учасника процедури закупівлі.
3. Невірна назва документа (документів), що подається учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, зміст якого відповідає вимогам, визначеним замовником у тендерній документації.
4. Окрема сторінка (сторінки) копії документа (документів) не завірена підписом та/або печаткою учасника процедури закупівлі (у разі її використання).
5. У складі тендерної пропозиції немає документа (документів), на який посилається учасник процедури закупівлі у своїй тендерній пропозиції, при цьому замовником не вимагається подання такого документа в тендерній документації.
6. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що не містить власноручного підпису уповноваженої особи учасника процедури закупівлі, якщо на цей документ (документи) накладено її кваліфікований електронний підпис.
7. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що складений у довільній формі та не містить вихідного номера.
8. Подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що є сканованою копією оригіналу документа/електронного документа.
9. Подання документа учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, який засвідчений підписом уповноваженої особи учасника процедури закупівлі та додатково містить підпис (візу) особи, повноваження якої учасником процедури закупівлі не підтверджені (наприклад, переклад документа завізований перекладачем тощо).
10. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, що містить (містять) застарілу інформацію про назву вулиці, міста, найменування юридичної особи тощо, у зв'язку з тим, що такі назва, найменування були змінені відповідно до законодавства після того, як відповідний документ (документи) був (були) поданий (подані).
11. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, в якому позиція цифри (цифр) у сумі є некоректною, при цьому сума, що зазначена прописом, є правильною.
12. Подання документа (документів) учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції в форматі, що відрізняється від формату, який вимагається замовником у тендерній документації, при цьому такий формат документа забезпечує можливість його перегляду.
Для забезпечення виконання вимог Закону, в тендерній документації також варто зазначити приклади формальних помилок, наприклад:
- «вінницька область» замість «Вінницька область» або «місто львів» замість «місто Львів»;
- «у складі тендерна пропозиція» замість «у складі тендерної пропозиції»;
- «наявність в учасника процедури закупівлі обладнання матеріально-технічної бази та технологій» замість «наявність в учасника процедури закупівлі обладнання, матеріально-технічної бази та технологій»;
- «тендернапропозиція» замість «тендерна пропозиція»;
- «срток поставки» замість «строк поставки»;
- «Довідка» замість «Лист», «Гарантійний лист» замість «Довідка», «Лист» замість «Гарантійний лист» тощо;
- подання документа у форматі «PDF» замість «JPEG», «JPEG» замість «PDF», «RAR» замість «PDF», «7z» замість «PDF» тощо.
Відповідно якщо помилку учасника можна віднести до переліку формальних помилок, то така помилка не може стати причиною для відхилення тендерної пропозиції учасника або ж оприлюднення повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в електронній системі закупівель. Більш детально із даною тематикою пропонуємо ознайомитися у матеріалах «Наявність формальних помилок в тендерній пропозиції. Практика ДАСУ та АМКУ» та «Судова практика щодо встановлення формальних помилок в тендерній пропозиції». Якщо ж допущена помилка не є формальною, замовнику слід перейти до наступного кроку.
Крок 2. Здійснити аналіз помилки: чи підпадає вона під термін «невідповідність», керуючись вимогами пункту 43 Особливостей
Згідно норм пункту 43 Особливостей, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.
Під невідповідністю в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та/або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та/або відсутності інформації (та/або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції).
Невідповідністю в інформації та/або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.
Також пропонуємо проаналізувати матеріали «Що АМКУ вважає на рахунок виправлення невідповідностей в різних ситуаціях» та «Як прийняти рішення щодо надання виправлення невідповідностей учаснику, якщо думка АМКУ та ДАСУ відрізняються», які допоможуть замовнику прийняти вірне рішення щодо надання / ненадання можливості учаснику виправити виявлені невідповідності у суперечливих ситуаціях.
Крок 3. Оформити протокол уповноваженої особи у відповідності до прийнятого рішення
Якщо помилку, допущену учасником під час подання тендерної пропозиції, не можна віднести до терміну «невідповідність», то замовнику слід відхилити тендерну пропозицію учасника закупівлі у відповідності до підстав, відображених у пункті 44 Особливостей. Приклади протоколів уповноваженої особи щодо відхилення тендерної пропозиції учасника можна віднайти у матеріалі «Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів».
В той же час, якщо така помилка підпадає під термін «невідповідність», то замовнику варто оприлюднити повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій. Рішення уповноваженої особи повинне бути оформлене протоколом, приклади яких розміщені за посиланнями: «Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей» та «Приклад протоколу уповноваженої особи про надання «24 годин» на виправлення невідповідностей, якщо була подана одна тендерна пропозиція».
Отже протокол уповноваженої особи щодо надання учаснику можливості виправити невідповідність повинен містити таку інформацію:
- перелік виявлених невідповідностей;
- посилання на вимогу (вимоги) тендерної документації, щодо якої (яких) виявлені невідповідності;
- перелік інформації та / або документів, які повинен подати учасник для усунення виявлених невідповідностей.
Також нагадуємо, що у відповідності до пункту 43 Особливостей замовник не може розміщувати щодо одного і того ж учасника процедури закупівлі більше ніж один раз повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, крім випадків, пов'язаних з виконанням рішення органу оскарження.
Відповідно якщо замовник надав учаснику можливість виправити невідповідність, керуючись вимогами пункту 43 Особливостей, слід перейти до останнього кроку даного алгоритму дій.
Крок 4: Прийняти рішення щодо визначення учасника переможцем або його відхилення
Після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей, замовнику варто прийняти рішення, керуючись діями учасника в даному випадку:
- визначити учасника переможцем – у разі якщо учасник закупівлі виправив всі необхідні невідповідності та в замовника відсутні підстави для відхилення його тендерної пропозиції. Приклади протоколу щодо визначення переможця закупівлі після виправлення невідповідностей можна віднайти за посиланнями: «Протокол про визначення переможця після виправлення невідповідностей» та «Приклад протоколу уповноваженої особи про визначення переможця процедури закупівлі після виправлення невідподностей, якщо була подана одна тендерна пропозиція»;
- якщо ж учасник не скористався можливістю та не виправив власні помилки, виявлені замовником під час розгляду тендерної пропозиції – відхилити учасника процедури закупівлі, як такого, що не виправив виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій невідповідності в інформації та/або документах, що подані ним у складі своєї тендерної пропозиції, та/або змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених замовником невідповідностей, протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей. Приклад відповідного протоколу можна віднайти за посиланням: «Приклад протоколу уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції на підставі абзацу 5 підпункту 1 пункту 44 Особливостей».