Закупівля не завжди йде за планом, особливо якщо це стосується відкритих торгів. Адже на процес проведення закупівлі та її строки можуть вплинути звернення від учасників, скарги, моніторинг або ж інші причини замовника. Крім того, ніколи не можна передбачити кількість поданих тендерних пропозицій та можливі складнощі під час їх розгляду. Тож, в статті розглянемо найпоширеніші ситуації, що можуть вплинути на хід тендеру та дії замовника в кожному випадку.

Звернення від учасників в розрізі етапу проведення відкритих торгів та дії замовника

Згідно пункту 54 Особливостей фізична/юридична особа має право не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру (далі - звернення). Усі звернення автоматично оприлюднюються в електронній системі закупівель без ідентифікації особи, яка звернулася до замовника. Замовник повинен протягом трьох днів з дня їх оприлюднення надати відповідь на звернення та оприлюднити його в електронній системі закупівель.

У разі несвоєчасного надання замовником відповіді на звернення електронна система закупівель автоматично зупиняє проведення відкритих торгів. Для поновлення проведення відкритих торгів замовник повинен розмістити відповідь в електронній системі закупівель з одночасним продовженням строку подання тендерних пропозицій не менше ніж на чотири дні.

Як бачимо у випадку невчасного надання замовником відповіді на звернення електронна система закупівель автоматично зупинить проведення відкритих торгів, що призведе  до збільшення строку проведення відкритих торгів. 

Крім того, учасник може звернутися на етапі розгляду у двох варіантах: 

  • абзацом 2 пункту 46 Особливостей, передбачено, що у разі коли учасник процедури закупівлі, тендерна пропозиція якого відхилена, вважає недостатньою аргументацію, зазначену в повідомленні, такий учасник може звернутися до замовника з вимогою надати додаткову інформацію про причини невідповідності його пропозиції умовам тендерної документації, зокрема технічній специфікації, та/або його невідповідності кваліфікаційним критеріям, а замовник зобов’язаний надати йому відповідь з такою інформацією не пізніш як через чотири дні з дати надходження такого звернення через електронну систему закупівель, але до моменту оприлюднення договору про закупівлю в електронній системі закупівель відповідно до статті 10 Закону;
  • частина 4 статті 33 Закону визначає, що учасник, якого не визнано переможцем процедури закупівлі/спрощеної закупівлі за результатами оцінки та розгляду його тендерної пропозиції/пропозиції, може звернутися через електронну систему закупівель до замовника з вимогою щодо надання інформації про тендерну пропозицію/пропозицію переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі, у тому числі щодо зазначення її переваг порівняно з тендерною пропозицією/пропозицією учасника, який надіслав звернення, а замовник зобов’язаний надати йому відповідь не пізніше ніж через п’ять днів з дня надходження такого звернення.
Не отримавши обгрунтованої відповіді від замовника досить велика вірогідність, що далі такий учасник буде подавати скаргу до АМКУ. В такому разі процедура закупівлі звичайно затягується в строках проведення. Тому порадою буде перегляд сповіщень на майданчику у своїх закупівлях та вчасне надання відповіді. Крім того, намагайтеся надати розлогу та обґрунтовану відповідь, якщо не погоджується із позицією  учасника.

Зупинення строків проведення закупівлі через оскарження рішень / дій замовника

Протягом проведення процедури закупівлі є періоди, які дозволяють учасникам подати скарги до АМКУ: в період подання тендерних пропозицій, за результатами розгляду тендерних пропозицій, а також після відміни торгів. Варто розуміти, що скарги можуть бути подані навіть на кожному етапі та паралельно декілька на одному етапі.

Тож, що можна оскаржити:

  • тендерну документацію з моменту оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів, але не пізніше ніж за три дні до кінцевого строку подання тендерних пропозицій, установленого до внесення змін до тендерної документації (пункт 59 Особливостей). Практично будь-які вимоги, відображені в тендерній документації, в тому числі: вимоги щодо підтвердження кваліфікаційних критеріїв, технічної специфікації та інших вимог.  
  • прийняті рішення, дії чи бездіяльність замовника, що відбулися до закінчення строку, встановленого для подання тендерних пропозицій – тобто внесення змін до тендерної документації та оголошення про закупівлю.  Скарги, що стосуються прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника, що відбулися до закінчення строку, встановленого для подання тендерних пропозицій, можуть подаватися протягом чотирьох днів з дати, коли суб’єкт оскарження дізнався або повинен був дізнатися про порушення своїх прав унаслідок рішення, дії чи бездіяльності замовника, але не пізніше ніж за три дні до встановленого на момент прийняття такого рішення, дії чи бездіяльності замовника кінцевого строку подання тендерних пропозицій (пункт 59 Особливостей). 
  • прийняті рішення, дії чи бездіяльності замовника, які відбулися після оцінки тендерних пропозицій учасників – рішення замовника щодо відхилення учасника закупівлі або визначення переможця. Скарги, що стосуються прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника, які відбулися після оцінки тендерних пропозицій учасників, подаються протягом п’яти днів з дати, коли суб’єкт оскарження дізнався або повинен був дізнатися про порушення своїх прав унаслідок рішення, дії чи бездіяльності замовника, але до дня укладення договору про закупівлю (пункт 59 Особливостей). 
  • відміну відкритих торгів відповідно  до пункту 50 Особливостей. Скарга, що стосується прийнятого замовником рішення щодо відміни відкритих торгів відповідно до пункту 50 цих особливостей, подається протягом 10 днів з дати оприлюднення замовником рішення про відміну відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом) (пункт 59 Особливостей). 

Залежно від етапу закупівлі подана скарга зупиняє початок електронного аукціону / не розкриває інформацію, зазначену в тендерній пропозиції та не оприлюднює рішення замовника про відміну відкритих торгів, договір про закупівлю і звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель. Відповідно при наявності скарги проведення відкритих торгів затягнеться. Детальний алгоритм дій замовник у разі оскарження можна переглянути у статті.

Після оприлюднення скарги в ЕСЗ замовникам заборонено: вчиняти будь-які дії та приймати будь-які рішення щодо процедури закупівлі, у тому числі приймати рішення про відміну відкритих торгів, укладення договору про закупівлю. 

Після оприлюднення скарги в ЕСЗ замовникам дозволено: вчиняти дії, спрямовані на усунення порушень, зазначених у скарзі. 

Якщо мова йде про оскарження вимог тендерної документації або внесених змін до неї, та при цьому замовник розуміє, що припустився помилки, рекомендуємо звернути увагу на пункт 67 Особливостей, який дозволяє усунути замовнику порушення у скарзі і відповідно до норм Особливостей, Орган оскарження залишає скаргу без розгляду у разі, якщо замовником відповідно до Закону з урахуванням цих особливостей усунуто порушення, зазначені в скарзі згідно підпункту 3 пункту 63 Особливостей. Але! Якщо ж скарга подана щодо неправомірного відхилення чи визначення переможця / відміну торгів, то тут замовник до рішення АМКУ не може скасувати своє попереднє рішення, навіть якщо зрозумів його помилковість.

Моніторинг закупівлі та його вплив на процес проведення процедури закупівлі

Якщо моніторинг вже розпочався уповноважена особа як правило не поспішає приймати рішення та чекає висновок. Проте, тут варто бути обачним та не пропустити строки прийняття рішень, що визначені законодавством: надання 24 год (у разі необхідності), визначення переможця / відхилення учасника, укладення договору про закупівлю.

Згідно з частиною 5 статті 8 Закону протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.

Замовник у межах строку здійснення моніторингу процедури закупівлі має право з власної ініціативи надавати пояснення щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі.

Таким чином, зазначені норми визначають певні дії, які повинен виконати замовник протягом строку проведення моніторингу.

Моніторинг закупівлі ніяким чином не призупиняє процес проведення закупівлі та виконання договору про закупівлю, а також не унеможливлює внесення змін до договору про закупівлю, оскільки жодною нормою не передбачено таких обмежень. Тут варто бути обачним та не пропустити строки прийняття рішень, що визначені законодавством. До прикладу, якщо моніторинг триває в період розгляду, замовник повинен завершити розгляд протягом 5 робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції або ж обгрунтовано продовжити такий строк до 20 робочих днів. 

Крім певних зовнішніх факторів на хід та строки проведення процедури закупівлі можуть впливати і причини пов'язані із діяльністю замовника. Велика навантаження в уповноваженої особи, одночасне проведення декількох торгів, відпустка / відрядження підписанта договору про закупівлю. Тобто, ситуації при яких не можна завершити торги в найкоротші терміни.

Потреба продовження строку розгляду тендерної пропозиції

Закон та Особливості надають замовнику право продовжити в тому числі й строк розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі. 

Частиною 10 статті 29 Закону передбачено, що строк розгляду тендерної пропозиції / пропозиції, що за результатами оцінки визначена найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати п'яти робочих днів з дня визначення найбільш економічно вигідної пропозиції. Такий строк може бути аргументовано продовжено замовником до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення. 

Що може бути причиною продовження строку розгляду? Насправді варіантів багато, адже розгляд ТП доволі складний процес. До прикладу, замовник просто не встигає проаналізувати подану учасником пропозицію через велику кількість документів, інколи є потреба пошукати схожу практику контролюючих органів, або ж скористатися нормою пункту 42 Особливостей та звернутися до відповідних органів / установ для підтвердження достовірності інформації. Всі ці моменти звичайно затягують період розгляду тендерної пропозиції, а відповідно і сам тендер. Тому це треба врахувати ще на етапі оголошення відкритих торгів аби зробити це за можливості завчасно чи обрати закупівлю із використанням електронного каталогу для товару.

З алгоритмом продовження строку розгляду тендерних пропозицій та усіма нюансами , пов'язаний з цим можна ознайомитися у статті

Потреба продовження строку для укладення договору про закупівлю

Укладення договору про закупівлю вважається успішним завершення такої закупівлі та далі сторони вже виконують свої зобов'язання. Проте, може виникнути ситуація, коли договір про закупівлю не вдається підписати так швидко, як хотілося б.

З аналізу пункту 49 Особливостей З аналізу норм Особливостей зрозуміло про  можливість продовження строку для укладення договору про закупівлю до 60 днів.

Згідно із  загальними положення Цивільного кодексу України (далі - ЦКУ) договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків. 

Так, згідно з статтею 638 ЦКУ договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору. Договір укладається шляхом пропозиції однієї сторони укласти договір (оферти) і прийняття пропозиції (акцепту) другою стороною.

Така згода та факт укладання договору підтверджується  наявністю підписів у договорі про закупівлю уповноважених представників сторін.

І тут варто нагадати, що до прикладу триваючий моніторинг не може бути підставою для продовження строку укладення договору про закупівлю. Так як даний захід контролю не зупиняє процедуру закупівлі. Так само відпустка чи відрядження УО не може бути обґрунтуванням для неукладення договору про закупівлю вчасно, так як УО не є підписантом договору. 

Законодавець дозволяє продовжити строк для укладення договору про закупівлю у випадку “обґрунтованої необхідності» у відкритих торгах. Водночас не визначає будь-яких вимог а ні до форми, а ні до змісту таких обґрунтувань. Відповідно замовник повинен з огляду на специфіку предмета закупівлі та обʼєктивні обставини обґрунтовувати необхідність для продовження строку для укладення договору про закупівлю.