Під час підготовки тендерної пропозиції учасники досить часто стикаються з необхідністю надати документи, які видані або оформлені не на них, а на інших суб’єктів господарювання.
Наприклад, виробник товару видає паспорт, сертифікат якості або інший документ на свою продукцію, а учасник як постачальник подає цей документ у складі тендерної пропозиції. Інша ситуація виникає під час підтвердження кваліфікаційних критеріїв, коли учасник залучає спроможності іншого суб’єкта господарювання як субпідрядника чи співвиконавця та використовує документи, що підтверджують наявність у такого суб’єкта працівників, обладнання або матеріально-технічної бази.
У зв’язку з цим виникає питання: чи може учасник взагалі подавати документи, які видані іншому суб’єкту господарювання, і якщо так, то в яких випадках?
Законодавчі вимоги щодо формування тендерної документації та її подання
Згідно абзацу 1 пункту 28 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.
Частина 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) встановлює перелік відомостей, які повинні міститися в тендерній документації.
У тендерній документації замовник також може встановлювати вимоги щодо документів, які учасник повинен подати для підтвердження відповідності встановленим вимогам.
Водночас законодавство про публічні закупівлі не встановлює вичерпного переліку документів, які можуть або повинні подаватися виключно самим учасником.
Пункт 31 Особливостей визначає, що тендерні пропозиції подаються відповідно до порядку, визначеного статтею 26 Закону, крім положень частин першої, четвертої, шостої та сьомої статті 26 Закону. У тендерній пропозиції ціна подається без урахування податку на додану вартість.
Тендерна пропозиція подається в електронній формі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, у яких зазначається інформація про ціну, інші критерії оцінки (у разі їх встановлення замовником), інформація від учасника процедури закупівлі про його відповідність кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям (у разі їх (його) встановлення, наявність/відсутність підстав, установлених у пункті 47 цих особливостей і в тендерній документації, та шляхом завантаження необхідних документів, що вимагаються замовником у тендерній документації.
Отож, зазначені норми визначають вимоги до формування тендерної документації, а також до порядку подання тендерної пропозиції.
Однак не визначають жодних вимог до документів, які можуть подаватися в складі тендерної пропозиції.
Зокрема, зазначені норми не містять обмежень щодо подання в складі тендерної пропозиції учасником документів, які не сформовані самим учасником.
Тому з огляду на викладене, варто визначити, що учасники можуть подавати в складі тендерної пропозиції документи, які сформовані іншими суб’єктами господарювання.
При цьому, при визначенні документів, які можуть подавати учасники в складі тендерної пропозиції, варто враховувати, що саме підтверджує конкретний документ, а також приписи законодавчих норм.
Якщо документ підтверджує характеристику самого товару, цілком логічно, що він може бути виданий виробником товару.
Також в окремих випадках законодавство прямо визначає суб’єктів господарювання, які видають ті чи інші документи.
Таким чином, питання необхідно вирішувати з урахуванням змісту вимоги тендерної документації та призначення самого документа.
Документи на підтвердження технічних та якісних характеристик предмета закупівлі
Стаття 23 Закону визначає, що замовник в тендерній документації повинен визначити, які маркування, протоколи випробувань, декларація або сертифікати можуть підтвердити відповідність предмета закупівлі характеристикам, які були визначені в тендерній документації.
Окрім цього, перелік документів, які можуть підтверджувати технічні та якісні характеристики предмета закупівлі міститься в Законі України «Про технічні регламенти та оцінку відповідності». Зокрема, зазначений Закон визначає правові та організаційні засади розроблення, прийняття та застосування технічних регламентів і передбачених ними процедур оцінки відповідності, а також здійснення добровільної оцінки відповідності.
При цьому, зазначений Закон визначає, що документом про відповідність варто вважати декларацію (в тому числі декларацію про відповідність), звіт, висновок, свідоцтво, сертифікат (у тому числі сертифікат відповідності) або будь-який інший документ, що підтверджує виконання заданих вимог, які стосуються об’єкта оцінки відповідності.
І тому замовники на підтвердження технічних та якісних характеристик предмета закупівлі можуть вимагати зазначені документи.
Разом з тим, особливістю таких документів є те, що, як правило, формують такі документи певні суб’єкти господарювання.
До прикладу, Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду в Постанові по справі № 500/1753/23 від 03.04.2025 визначив, що сертифікатом якості варто вважати письмовий документ, складений у довільній формі та виданий виробником товару (продукції), щоб підтвердити відповідність виробленого ним товару (продукції) вимогам, які висуваються до якості такого товару (продукції).
Натомість сертифікат відповідності може бути виданий тільки спеціальним органом оцінки відповідності, який є сторонньою незалежною організацією по відношенню до виробника. Вимоги до оформлення і змісту сертифікату відповідності регламентовані окремими нормативними документами (зокрема ДСТУ EN ISO/ІЕС та ін.).
Отож, зазначені вище документи на підтвердження технічних та якісних характеристик предмета закупівлі видаються або виробниками, або спеціальним органом оцінки відповідності, який є сторонньою незалежною організацією по відношенню до виробника.
І тому учасник, який не належить до зазначених суб’єктів, об’єктивно не може надати від свого імені такий документ, який покликаний підтвердити технічні та якісні характеристики предмета закупівлі.
В свою чергу, в даному контексті важливим є те, що такий документ повинен стосуватися саме запропонованого товару та підтверджувати той показник, який замовник вимагав підтвердити.
Наприклад, якщо учасник пропонує конкретну модель обладнання виробника А, він може надати паспорт цього обладнання, виданий виробником А.
Отже, під час розгляду тендерної пропозиції необхідно враховувати не лише назву документа, а його зміст та правове призначення.
Якщо тендерна документація вимагає конкретний вид документа, учасник повинен надати саме той документ або документ, який відповідає встановленій вимозі за своїм змістом, якщо така можливість прямо передбачена тендерною документацією.
Документи, надані субпідрядниками/співвиконавцями
Законодавство з публічних закупівель дозволяє залучати субпідрядників при здійсненні закупівель. Так пункт 18 частини 2 статті 22 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі-Закон) визначає, що у тендерній документації зазначаються такі відомості: вимога про зазначення учасником у тендерній пропозиції інформації (повне найменування та місцезнаходження) щодо кожного суб'єкта господарювання, якого учасник планує залучати до виконання робіт чи послуг як субпідрядника / співвиконавця в обсязі не менше 20 відсотків від вартості договору про закупівлю – у разі закупівлі робіт або послуг.
Водночас абзац 2 частини 3 статті 16 Закону передбачає, що, якщо для закупівлі робіт або послуг замовник встановлює кваліфікаційний критерій такий як наявність обладнання, матеріально-технічної бази та технологій та / або наявність працівників, які мають необхідні знання та досвід, учасник може для підтвердження своєї відповідності такому критерію залучити спроможності інших суб'єктів господарювання як субпідрядників / співвиконавців.
Отож, в певних випадках учасник може підтверджувати власну спроможність за рахунок ресурсів інших суб’єктів господарювання.
При цьому документи, які підтверджують наявність таких ресурсів у субпідрядника або співвиконавця, природно можуть бути оформлені саме на цих суб’єктів.
Наприклад, замовник встановив кваліфікаційний критерій щодо наявності працівників відповідної кваліфікації.
Учасник планує виконувати частину робіт із залученням субпідрядника, працівники якого мають необхідну кваліфікацію.
У такій ситуації документи про працівників можуть підтверджувати саме працівників субпідрядника, оскільки трудові відносини виникли між ними та субпідрядником, а не безпосередньо з учасником.
Залежно від вимог тендерної документації такими документами можуть бути, наприклад:
- накази про прийняття або призначення на роботу;
- документи про трудові відносини;
- документи про освіту та кваліфікацію;
- посвідчення, сертифікати або інші документи про професійну підготовку;
- інші документи, передбачені тендерною документацією.
Аналогічний підхід застосовується для документів на підтвердження матеріально-технічної бази та технологій.
Наприклад, учасник бере участь у закупівлі робіт і повинен підтвердити наявність спеціальної техніки. Власної техніки учасник не має, але планує виконувати частину робіт субпідрядником, який має необхідну машину.
У такому випадку документи, що підтверджують право власності або користування цією технікою, можуть бути оформлені на субпідрядника.
До прикладу, таким документом може бути свідоцтво про реєстрацію транспортного засобу, технічний паспорт або інший документ на обладнання тощо.
Приміром, в складі тендерної пропозиції учасник зазначить, що для виконання певного виду робіт буде залучено екскаватор субпідрядника. Документ про реєстрацію екскаватора при цьому буде оформлений на субпідрядника, а не на учасника.
При цьому, в розглядуваному контексті варто відрізняти:
- документ, який підтверджує, що обладнання існує та належить або на законній підставі використовується субпідрядником;
- документ, який підтверджує право учасника залучати цього субпідрядника;
Саме сукупність таких документів дозволяє пересвідчитись не лише в наявності обладнання, а й в реальності використання відповідної матеріально-технічної бази для виконання умов договору.
Підсумки
Законодавство про публічні закупівлі не встановлює загальної заборони для учасників подавати в складі тендерних пропозицій документи, видані іншими суб’єктами господарювання. Найчастіше це стосується документів про підтвердження технічних та якісних характеристик предмета на запропонований товар та документів субпідрядників/співвиконавців, які підтверджують наявність необхідних працівників, обладнання або матеріально-технічної бази.
Водночас можливість використання таких документів необхідно оцінювати з урахуванням їхнього змісту, вимог тендерної документації та правової підстави, на якій учасник використовує відповідні документи чи спроможності іншого суб’єкта. Сам факт того, що документ оформлений не на учасника, не є ані автоматичною підставою для його неприйняття, ані автоматичним підтвердженням відповідності учасника вимогам замовника.