Дозакупівля необхідних товарів, робіт та послуг в кінці року: на що звернути увагу

Серед найбільш поширених для замовника проблемних моментів наприкінці року можна виділити здійснення дозакупівель необхідних товарів, робіт та послуг. Причини виникнення таких ситуацій можуть бути різноманітними, в тому числі значне зростання цін на ринку окремих предметів закупівлі, додатково виділені чи зекономлені кошти, виникнення додаткової або нагальної потреби, тощо. Відповідно виникає питання: яким чином здійснити закупівлю необхідного товару / роботи / послуги аби задовольнити потребу, але в той же час не порушити ряд законодавчих норм? 

На етапі планування закупівлі, замовнику доцільно перш за все оцінити більш детально обставини ситуації, що склалася, та прийняти зважене рішення. Вагомими деталями в таких моментах можуть бути: очікувана вартість річної потреби за аналогічним предметом закупівлі; вартісні межі, передбачені законодавством для відповідного предмета закупівлі; перелік обставин, в зв’язку з якими виникла потреба, тощо. Тож розглянемо алгоритм дій замовника у декількох із можливих випадків. 

Випадок 1. Якщо із врахуванням потенційної закупівлі річна вартість предмета закупівлі не перевищує вартісні межі, визначені законодавством

Аналізуючи норми пункту 11 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. 

А отже якщо загальна річна вартість предмета закупівлі не перевищує вартісні межі, визначені пунктом 11 Особливостей, то замовник має можливість задовольнити потребу, шляхом: 

• укладення прямого «допорогового» договору;
• використання електронного каталогу (запит пропозицій постачальників). 

Відповідно при обранні будь-якого із вищезгаданих варіантів, замовник не порушить норми пункту 11 Особливостей. 

Випадок 2. Якщо у момент здійснення потенційної закупівлі річна вартість предмета закупівлі перевищить вартісні межі, визначені законодавством

Звертаючись до пунктів 10 та 11 Особливостей, замовник здійснює закупівлю із врахуванням наступних вартісних меж: 

• для товарів та послуг (крім послуг з поточного ремонту) – 100 тис. гривень;
• для послуг з поточного ремонту – 200 тис. гривень;
• для робіт – 1,5 млн. гривень. 

Окрім цього якщо мова йде про закупівлю продуктів харчування, наявних у Додатку 2 до Особливостей, то вартісні межі для таких товарів становлять також 100 тис. гривень. А тому якщо замовник здійснив попередню закупівлю за аналогічним предметом закупівлі у відповідності до пункту 11 Особливостей, то перетин законодавчо встановленої вартісної межі за даним предметом закупівлі доцільно розцінювати як порушення вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей. 

Повернемось до вищезгаданого прикладу та розглянемо можливі варіанти дій замовника, які однозначно призведуть до порушень законодавчих норм: 

• замовник задовольняє потребу у 15 тис. гривень, шляхом використання електронного каталогу. В такому випадку на момент оголошення даної закупівлі, очікувана вартість предмета закупівлі перевищить вартісні межі у 100 тис. гривень, а отже постане питання щодо неправомірного укладення прямого «допорогового» договору щодо попередньої закупівлі у лютому;
• замовник задовольняє потребу у 15 тис. гривень, шляхом оголошення процедури закупівлі. Даний випадок аналогічний попередньому, проте додатково замовник порушить ще й вимоги пункту 11-1 Особливостей;
• замовник задовольняє потребу у 15 тис. гривень, шляхом укладення прямого договору. В такому випадку замовник вчиняє одразу два порушення у вигляді поділу предмета закупівлі з метою уникнення процедури закупівлі або використання електронного каталогу та укладення двох договорів без застосування електронної системи у випадках, не передбачених законодавством. 

Нагадуємо, що частиною 3 статті 164-14 Кодексу про адміністративні правопорушення (далі – КУпАП) визначено, що придбання товарів, робіт і послуг до/без проведення процедур закупівель/спрощених закупівель відповідно до вимог закону, тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника від 1 500 до 3 000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 25 500 до 51 000 гривень). А частиною 6 статті 164-14 КУпАП передбачено, що укладення договорів, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до / без проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, визначених законом, тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 2 до 10 тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 34 000 до 170 000 гривень). 

Випадок 3. Якщо навіть без врахуванням потенційної закупівлі річна вартість предмета закупівлі становить або перевищує вартісні межі, визначені законодавством

Згідно норм пункту 10 Особливостей, замовники, у тому числі централізовані закупівельні організації, здійснюють закупівлі товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту, предмет закупівлі яких визначається відповідно до пункту 3 розділу II Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі – послуги з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, шляхом застосування відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 цих особливостей або розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей, та/або шляхом використання електронного каталогу для закупівлі товару відповідно до порядку, встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2020 р. № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу», з урахуванням положень, визначених цими особливостями, та / або в порядку, передбаченому пунктом 8 цих особливостей. 

Тож у разі якщо загальна річна вартість предмета закупівлі становить або перевищує вартісні межі, визначені пунктом 10 Особливостей, то замовник має можливість задовольнити потребу, шляхом: 

• використання електронного каталогу (запит пропозицій постачальників);
• здійснення відкритих торгів із врахуванням особливостей;
• здійснення відкритих торгів із публікацією англійською мовою;
• укладення рамкової угоди. 

При цьому звертаємо увагу на сполучники, відображені у пункті 10 Особливостей. Наприклад, такі види закупівель, як запит пропозицій постачальників та відкриті торги із врахуванням особливостей є взаємозамінними, адже між ними зазначений сполучник «та / або». Натомість якщо замовником цьогоріч проведено відкриті торги з публікацією англійською мовою, то даний предмет закупівлі у цьому ж періоді (році) не доцільно закуповувати, шляхом використання електронного каталогу чи оголошення відкритих торгів із врахуванням особливостей. Адже даний вид закупівлі відокремлений від інших сполучником «або», який наголошує на взаємовиключенні. 

Випадок 4. Якщо у замовника виникла додаткова потреба у розумінні абзацу 3 пункту 15 Особливостей

Керуючись абзацом 3 пункту 15 Особливостей, якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями. 

Відповідно термін «додаткова потреба» містить такі ознаки: 

• виникає потреба у додатковому обсязі товару / робіт / послуг;
• тотожний предмет закупівлі;
• замовник не міг передбачити потребу у додатковому обсязі предмета закупівлі на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі;
• відповідно закупівля за тотожним предметом закупівлі вже була проведена;
• така попередня закупівля була здійснена у поточному році. 

Ознайомитись із даною тематикою можна у статті «Додаткова потреба: як визначати, алгоритм дій та приклади». Отож якщо в замовника виникла додаткова потреба, яка відповідає усім 5 вищезгаданим ознакам, то замовник має можливість не сумувати таку потребу з іншими закупівлями за цим же предметом закупівлі. Відповідно вид закупівлі залежатиме від очікуваної вартості самої додаткової потреби. 

Тож якщо вартість додаткової потреби не перевищить вартісні межі, визначені законодавством для даного виду предмета закупівлі, то замовник може скористатись пунктом 11 Особливостей. Проте якщо вартість додаткової потреби становить або перевищує такі вартісні межі, то здійснювати закупівлю доцільно із врахуванням вимог пункту 10 Особливостей. Дане питання також розглянуто у матеріалі «Як діяти замовнику, якщо після «допорогової» закупівлі виникла додаткова потреба понад вартісні межі». 

Випадок 5. Задоволення потреби за додатково виділені, перерозподілені або зекономлені кошти

З даних прикладів стає зрозуміло, що додатково виділені, перерозподілені або зекономлені кошти не є обставинами, які впливають на вибір виду предмета закупівлі. Проте певну «плутанину» у дане питання вносить зміст листа Мінекономіки щодо планування № 3304-04/54160-06 від 03.09.2020, відповідно до якого новим предметом договору і новим предметом закупівель вважається у разі: 

• виникнення нової чи додаткової потреби у товарах, роботах чи послугах, яку замовник не міг передбачити;
• виділення додаткових коштів;
• перерозподілу коштів, зекономлених внаслідок проведення процедур закупівель;
• перерозподілу коштів зекономлених у разі зміни ціни договору про закупівлю в бік зменшення;
• перерозподілу коштів, які було заплановано на закупівлю іншого(их) предмету(ів) закупівлі або фінансування інших видатків;
• відміни закупівлі або визнання її такою, що не відбулась / неукладення  договору про закупівлю за результатами проведення закупівлі та необхідності здійснення нової закупівлі;
• розірвання договору про закупівлю та необхідності здійснення нової закупівлі; 
• інших подібних випадках, замовник може вносити відповідні зміни до річного плану закупівель, шляхом створення нових та/або редагування/видалення існуючих рядків річного плану з інформацією про закупівлі. 

Тим не менше у пункті 4 Положення про Міністерство економіки України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 р. № 459, а також в частині 1 статті 9 Закону, визначено основний перелік функцій Уповноваженого органу, який включає в себе: 

• надання узагальнених відповідей рекомендаційного характеру щодо застосування законодавства у сфері закупівель; 
• надання безоплатних консультацій рекомендаційного характеру з питань закупівель на інформаційному ресурсі Уповноваженого органу. 

Тож листи Міністерства економіки України щодо питань здійснення публічних закупівель мають нищу юридичну силу, аніж Закон із врахуванням Особливостей, а також не обов’язкові до застосування. Відповідно при виборі виду закупівлі рекомендуємо в першу чергу керуватись загальними законодавчими нормами. 

Випадок 6. Здійснення закупівлі нагальної потреби у зв’язку із недостатнім терміном для проведення повноцінної закупівлі

Підпункт 4 пункту 13 Особливостей визначає, що придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли: 

4) існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником. 

Аналізуючи підпункт 4 пункту 13 Особливостей можна виділити такі умови застосування даного підпункту:  

• існує нагальна потреба;
• нагальна потреба зумовлена об’єктивними обставинами;
• неможливість дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та / або електронного каталогу;
• існування нагальної потреби має бути документально підтверджено. 

Відповідно визначати потребу нагальною доцільно виключно у випадках, коли наявні всі вищезгадані вимоги. Більше інформації щодо даної тематики можна віднайти у матеріалі «Здійснення закупівлі по нагальній потребі згідно підпункту 4 пункту 13 Особливостей».