Дорожня карта закупівельника для проведення запиту пропозицій постачальників з контрольними точками (якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн.)

Успіх закупівлі залежить, в тому числі, від правильного визначення очікуваної вартості. Так як занижена очікувана вартість може призвести до того, що на закупівлю не буде подано жнодної пропозицій або, що гірше, постачальник одразу після підписання договору про закупівлю буде наполягати на збільшенні ціни за одиницю товару. Тому задля мінімізації ризиків рекомендуємо замовника направляти потенційним постачальникам товару запити комерційних (цінових) пропозицій. Приклад такого запиту за посиланням.

Оформлення протоколу уповноваженої особи. Включення закупівлі до річного плану здійснюється за рішенням уповноваженої особи. А враховуючи, що закупівельне законодавство визначає, що кожне рішення уповноваженої особи оформляється у вигляді протоколу, то такий протокол необхідно сформувати.

Оформлення протоколу. При прийнятті рішення щодо проведення закупівлі товару шляхом використання електронного каталогу  варто зазначити на підставі якого пункту замовник здійснює закупівлю: пункту 10 або 11-1 або 11-2 Особливостей. Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно приймати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників. Оформити таке рішення необхідно у вигляді протоколу. Приклади протоколів доступні за посиланням. 

Строки. Строки для оприлюднення РП чи змін до нього становлять п’ять робочих днів з дня затвердження річного плану (або змін) до нього.

Некоректний вид закупівлі. Під час оприлюднення річного плану або змін до нього на електронному майданчику замовник має обрати вид закупівлі з “випадаючого” списку, проте в електронній системі закупівель існує лише “запит ціни пропозиції” замість “запит пропозицій постачальників”, що не відповідає вимогам законодавства. Тому, рекомендуємо під час оприлюднення РП зазначати в полі “Примітка” правильний вид закупівлі: запит пропозицій постачальників. Якщо функціонал електронного майданчика не містить окремого поля “Примітка”, тоді  доцільно зафіксувати таку невідповідність в електронній системі закупівель шляхом формування протоколу про технічну помилку, а також звернутися до авторизованого електронного майданчика та адміністратора електронної системи закупівель (ДП «Прозорро») за підтвердженням наявності невідповідності. 

Проєкт договору про закупівлю не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників та повинен містити порядок змін його умов. Відповідно зміни до істотних умов даного договору будуть вноситися на підставі пункту 19 Особливостей, а тому замовник має передбачити такі підстави та порядок внесення змін по кожній з них. 

Якщо вартість предмета закупівлі товару є меншою ніж 500 тис. гривень замовник може скористатися “динамічним” профілем товару (специфікація товару, сформована адміністратором електронного каталогу, в якій замовник може визначити інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару). Якщо ж вартість предмета закупівлі товару дорівнює або перевищує 500 тис. гривень варто обирати “сталий” профіль (специфікація товару, сформована адміністратором електронного каталогу,  яка не передбачає, можливості замовника самостійно визначати інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення).

Детальніше у статті Коли можна обрати динамічний профіль товару в ЗПП 

Предмет закупівлі. Рекомендуємо замовникам дотримуватися  відповідності назви предмета закупівлі в річному плані, запиті пропозицій постачальників та проєкті договору про закупівлю. Дану рекомендацію можна виконати шляхом дублювання назви предмета закупівлі  в річному плані, запиті пропозицій постачальників та проєкті договору про закупівлю.

Неможливість самостійно обрати код ДК предмета закупівлі. Код ДК 021:2015 вказаний в профілі товару буде саме такий, яким його вже “визначив” адміністратор електронного каталогу. Змінити код ДК 021:2015 під час оголошення запиту пропозицій постачальників замовник теж не може. Тобто, той факт, що в запиті пропозицій постачальників замовник не повинен вказувати код за Єдиним закупівельним словником (ЗПП повинен містити інформацію саме про найменування товару), не звільняє його від відповідальності правильно визначати такий код. Тому рекомендуємо звертати увагу на код за Єдиним закупівельним словником, який визначено у профілі вашого товару. Якщо ж для товару є інший більш відповідний код та така закупівля здійснюється відповідно до п.10 Особливостей, тоді безпечнішим варіантом буде проведення закупівлі шляхом відкритих торгів. 

Детальніше у статті Електронний каталог “пропонує” код ДК для товару, який відмінний від того, що найбільше відповідає предмету закупівлі 

Технічні характеристики товару. Технічні характеристики необхідно зазначати в межах специфікації, визначеної адміністратором електронного каталогу. Нормами Порядку № 822 не надано право замовнику вказувати будь-яку додаткову інформацію щодо предмету закупівлі, технічних характеристик або зазначати вимоги, наприклад в примітках чи в проекті договору. 

Детальніше у статті Чи можна у разі проведення закупівлі через електронний каталог встановлювати вимоги до постачальника в проєкті договору

Зміни до оголошеного ЗПП. Варто бути уважним під час оголошення запиту пропозицій постачальників та перевіряти внесену інформацію до накладення КЕП, адже внесення змін до ЗПП не передбачено законодавством.

Локалізація. Якщо планується закупівля товару, до якого має бути застосовано ступінь локалізації, тоді варто, наприклад, у проєкті договору про закупівлю встановити вимогу щодо надання документів постачальником після підписання договору  про закупівлю. Або ж, зважаючи на ризики обрати інші Варіанти застосування локалізації під час здійснення закупівлі через електронний каталог 

Замовники на яких поширюється вимоги Постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», а саме головні розпорядники бюджетних коштів (розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня), суб`єкти господарювання державного сектору економіки обов’язково готують обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі. Однак оприлюднювати таке обґрунтування на сайті не потрібно.

Детальніше у статті Чи потрібно оприлюднювати обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, очікуваної вартості при закупівлях через електронний каталог 

Законодавча норма. Пункти 61 та 62 Порядку №822.

Автоматична оцінка. Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель

Автоматичне або ні визначення переможця. ЕСЗ  згідно Порядку № 822 мала б визначати переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є економічно вигідною. Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має “підтвердити” постачальника, аби він набув статусу переможця відбору. Тобто, саме замовник повинен вчинити технічну дію та натиснути кнопку підтвердження для можливості укладення договору чи відхилення постачальника.

Строки визначення переможця відбору. Строків підтвердження переможця законодавство не визначає, однак не рекомендуємо зволікати. Закупівля шляхом ЗПП це в першу чергу про можливість швидко забезпечити наявну потребу замовника.

Детальніше у статті Скільки часу має УО на підтвердження (кваліфікацію) учасника у запиті пропозиції постачальників

Оформлення протокольного рішення. Протокол про визначення переможця не потрібно оформлювати, адже  в даному випадку замовник не приймає рішення, а лише виконує вимогу пункту 61 Порядку у зв’язку з неправильною технічною реалізацією, тобто вчиняє формальну дію – підтверджує постачальника, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною задля того, щоб він набув статусу «переможець відбору». 

З огляду на те, що саме замовник зобов’язаний ініціювати укладення договору про закупівлю за результатами запиту пропозицій постачальників рекомендуємо замовнику направляти віповідний лист переможцю. Приклад такого листа за посиланням.

Законодавча норма. Пункт 64 Порядку № 822.

Пропозиція постачальника не відповідає ЗПП.  Відповідно до законодавства такої ситуації бути не повинно, адже Порядок № 822 не передбачає етапу розгляду пропозиції постачальника, не визначає такої підстави для відхилення як невідповідність поданої пропозиції умовам ЗПП, та й кваліфікація відбуваються до участі постачальника в запитах. Однак, на практиці така ситуація доволі поширена. Тож, задля того, щоб замовник мав можливість відхилити переможця необхідно у проєкті договору визначити технічні та якісні характеристики до товару, звичайно в межах специфікації, визначеної адміністратором. Це можуть бути чітко визначенні технічні характеристики або ж поля для заповнення із зазначенням в дужках діапазону таких технічним та якісних характеристик. Переможець матиме обов’язок укласти договір з урахуванням технічних та якісних характеристик, визначених у ньому та запиті пропозицій постачальників або зазначити їх згідно визначених умов замовником. Якщо ж переможець відмовляється від укладення договору про закупівлю, замовник має вимагати письмову відмову та відхиляє його пропозицію на підставі підпункту 2 пункту 64 Порядку. Які дії замовника у випадку, якщо товар, що пропонується постачальником не відповідає специфікації товару, що зазначена у запиті замовника

Переможець відбору не надає письмову відмову від укладення договору. Замовник має зачекати 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору та відхилити пропозицію переможця на підставі підпункту 1 пункту 64 Порядку. Але, перед цим варто ініціювати укладення договору про закупівлю та надіслати переможцю відповідний лист, приклад доступний за посиланням.

Оформлення відхилення. Варто оформити рішення про відхилення постачальника протокольним рішенням. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. 

Законодавча норма. Пункт 63 Порядку № 822

Можливість проведення відкритих торгів замість ЗПП. У разі закупівлі товарів замовника на умовах, визначених пунктами 11-1 та 11-2 Особливостей альтернатива у вигляді відкритих торгів з’являється лише у разі, якщо ЗПП не відбувся (якщо не було подано жодної ціни пропозиції або замовником усі подані пропозиції постачальників були відхилені з підстав, визначених пунктом 64 цього Порядку). При цьому, права для укладення прямого договору після того як ЗПП не відбувся замовник не має. Якщо ж закупівля закупівля здійснювалась згідно пункту 10 Особливостей, тоді замовник самостійно обирає вид закупівлі для повторного проведення закупівлі — відкриті торги або запит пропозицій постачальників    

Законодавча норма. Пункт 65 Порядку № 822.

Оформлення відміни. Варто оформити рішення про  відміну ЗПП шляхом складення протоколу. У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни. У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття. 

Законодавча норма. Пункт 66 Порядку № 822.

Строки для укладення договору про закупівлю. Замовник може укласти договір про закупівлю з переможцем відбору з моменту “підтвердження”,  але  не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів. 

Детальніше у статті Продовження строку укладання договору про закупівлю / договору за результатами закупівлі через електронний каталог

Відповідність укладеного договору про закупівлю його проекту та ЗПП. Рекомендуємо перевіряти надісланий переможцем на підпис примірник договору, адже умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проєкті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та / або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу. 

Детальніше у статтях

• Чи можуть змінюватися умови договору за результатами закупівлі через електронний каталог на етапі його укладання
• У ЗПП постачальник вийшов з однією ціною, а в перерахунку ціни за одиницю товару виходить інша сума: дії замовника
• Як відобразити назви номенклатурних позицій предмета закупівлі в договорі  укладеного за результатом ЗПП 

Законодавча норма. Пункт 68 Порядку № 822, стаття 10 Закону та Порядок № 1082.

Звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель. Обов’язок оприлюднювати звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель покладено саме на замовника. Зробити це замовник має протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю. Тож рекомендуємо завантажувати разом із договором підготовлений замовником файл “Звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель”

Договір про закупівлю. Замовник в електронній системі закупівель має оприлюднити: договір про закупівлю та додатки до нього у форматі PDF протягом 3 робочих днів з дня його укладення.

Законодавча норма. Пункт 19 Особливостей, стаття 10 Закону та Порядок № 1082.

Можливість внесення змін до договору про закупівлю. Істотні умови договору про закупівлю можуть змінюватися виключно за наявності підстав, визначених пунктом 19 Особливостей. Неістотними умовами будь-якого договору слід вважати всі решта умови, які безпосередньо не  визначені таким договором як істотні. Та внесення змін до неістотних умов можливе згідно загальних правил ЦКУ, ГКУ та самого договору.

Детальніше  у статті Як визначити які умови договору про закупівлю є істотними, а які ні?

Оприлюднення інформації. У разі внесення змін до істотних умов договору про закупівлю замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів:  повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю; додаткову угоду у форматі PDF протягом 3 робочих днів з дня внесення змін.

Законодавча норма. Пункт 4 Особливостей та пункт 12 частини 1 статті 10 Закону

Звіт про виконання договору про закупівлю. Обов’язковим є звітування у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 Особливостей. Однак, задля уникнення ризиків здійснення моніторингу рекомендуємо також “закривати” і договори про закупівлю, укладені відповідно до пунктів 11-1 та 11-2 Особливостей. У замовника відсутній обов’язок зазначати країну походження товару щодо кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі під час звітування.

Положення Особливостей та Закону передбачають оскарження в публічних закупівлях виключно у випадку, проведення відкритих торгів. Водночас оскаржити рішення замовників під час здійснення закупівель шляхом запиту ціни пропозицій використовуючи електронний каталог законодавство не дозволяє.

Детальніше у статті Чи можуть учасники оскаржувати закупівлі, які здійснюються через електронний каталог шляхом запиту ціни пропозицій