Для замовників, які є розпорядниками або одержувачами бюджетних коштів, пріоритетом є дотримання бюджетного законодавства, зокрема, проведення розрахунків за товари (роботи або послуги) в межах того бюджетного періоду, в якому їх отримано (за виключенням довгострокових зобов’язань). Інколи наприкінці бюджетного року деякі постачальники надають, наприклад, товар або послугу, але не встигають оформити із замовником договірні відносини, і це спричиняє в майбутньому проблеми з реєстрацією бюджетних зобов’язань та оплатою за отриманий товар (послугу або роботу).
В цій статті розглянемо: як правильно вчинити замовнику в такій ситуації? Яким чином здійснити розрахунки в поточному бюджетному періоді за товари (роботи або послуги), отримані в минулому році без належного оформлення підтвердних документів?
Протягом бюджетного періоду, тобто з 1 січня до 31 грудня, замовники відповідно до Бюджетного кодексу України беруть бюджетні зобов’язання (укладають договори або договори про закупівлю), здійснюють їх реєстрацію в органах Державної казначейської служби України (далі – Казначейства) та проводять оплату за товари (роботи або послуги), які отримали в цьому ж періоді.
В період воєнного стану можуть траплятися непередбачувані ситуації, як в роботі замовника, так і постачальника (надавача послуг або виконавця), які перешкоджають своєчасному оформленню та отриманню іншою стороною документів, що підтверджують надання (отримання) товарів (робіт або послуг).
Поширеним прикладом таких ситуації є співпраця з постачальниками «останньої надії» при закупівлі природного газу для опалення приміщень або електроенергії, переважно коли постачання товару відбувається в кінці бюджетного року, а підтвердні для проведення розрахунків документи замовник не отримує від постачальника до кінця цього ж року, і як наслідок не може їх подати до органу Казначейства для проведення оплати. Проте подібні ситуації можуть бути не тільки при закупівлі природного газу та електроенергії, але й в інших випадках.
Замовники подають до органів Казначейства для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення оплати договори про закупівлю та інші документи у строки, передбачені Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309).
Розглянемо конкретні випадки отримання замовником від постачальника підтвердних документів після завершення бюджетного періоду, в якому замовнику поставлено товари (надано послуги).
Які варіанти оформлення документів минулого року може бути запропоновано постачальником?
Ситуація 1. Наприкінці грудня 2022 року замовник отримував електричну енергію від постачальника «останньої надії» протягом 15 днів, але договір про закупівлю на суму 10 тис. грн підписано не було. Пакет підтвердних документів замовник отримав від постачальника лише у лютому 2023 року, але без зазначення дати їх затвердження. Постачальник пропонує підписати документи будь-якою датою, але вже 2023 року. Як реагувати замовнику? Адже договір про закупівлю електроенергії на 2023 рік вже укладено з іншим постачальником.
Слід зазначити, що договір на закупівлю електроенергії для потреб 2023 року на суму 250 тис. грн замовником укладено з іншим постачальником за результатами проведення процедури закупівлі та в межах кошторисних призначень для здійснення видатків за цим напрямом (КЕКВ 2273 «Оплата електроенергії») на 2023 рік, а саме: 250 тис грн. Вільних кошторисних призначень за КЕКВ 2273 замовник не має.
Відповідно до частини 4 статті 48 Бюджетного кодексу України взяття бюджетних зобов’язань без відповідних бюджетних асигнувань або з перевищенням повноважень, встановлених Бюджетним кодексом України та законом про Державний бюджет України (рішенням про місцевий бюджет), не вважаються бюджетними зобов’язаннями. Відповідно до пункту 4.2 Порядку № 309 у разі допущення такого випадку до розпорядників та одержувачів бюджетних коштів застосовуються заходи впливу такі як зупинення операцій з бюджетними коштами та призупинення бюджетних асигнувань на підставі протоколу про порушення бюджетного законодавства.
Отже, якщо товар було отримано в минулому році, але документального підтвердження цьому факту немає, то затвердити юридичні та фінансові документи, які підтверджують взяття зобов’язань та отримання товару, замовник не може датою 2023 року, адже на поточний рік вже бюджетні зобов’язання за цим напрямом видатків взято для потреб поточного року.
Ситуація 2. Як і в попередній Ситуації 1, замовнику було надано товар у 2022 році, постачальником підписано документи груднем 2022 року, але замовник їх отримав вже на початку 2023 року. Як бути? Постачальник вимагає оплату.
В цьому випадку слід пам’ятати, що замовнику необхідно дотримуватись:
1) закупівельного законодавства в частині термінів оприлюднення договору про закупівлю та інших документів, визначених статтею 10 Закону Україну «Про публічні закупівлі» від 25.12.2015 року № 922-VIII (зі змінами) (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178;
2) бюджетного законодавства в частині термінів реєстрації бюджетних зобов’язань, встановлених пунктом 2.2 Порядку № 309, за порушення яких передбачено застосування заходів впливу, визначених статтею 117 Бюджетного кодексу України, зокрема, надання попередження про неналежне виконання бюджетного законодавства.
Тому, беручи до уваги вищезазначені норми законодавства, якщо замовник у 2023 році оформить підтвердні документи датою 2022 року, то одразу ж наразить себе на порушення, по-перше, статті 10 Закону, адже оприлюднення в електронній системі закупівель відповідної інформації та документів не відбулося вчасно, а по-друге, порушення пункту 2.2 Порядку № 309 тому що договір про закупівлю та інші документи не було подано на реєстрацію бюджетних зобов’язань до органів Казначейства протягом 7 робочих днів.
Важливо: постачальник товару / надавач послуг / виконавець робіт має право звернутися до суду щодо стягнення коштів за поставлений товар / надані послуги / виконані роботи без наявності відповідного договору або договору про закупівлю. Детальніше про це буде опубліковано окремий матеріал на платформі TNDR.
Підсумки
Здійснити оплату за товар (послугу або роботу) замовник має право тільки в межах кошторисних призначень, затверджених йому на поточний бюджетний період. Якщо ж постачальник надавав будь-який товар (послуги або роботи) протягом року без відповідного оформлення підтвердних документів, то у Казначейства немає підстав оплачувати за них. У разі отримання від постачальника підтвердних документів після завершення попереднього бюджетного періоду замовник також не має підстав для їх реєстрації та оплати поточною датою – тому що це не є зобов’язанням поточного року, а минулим роком – тому що він в бюджеті вже закритий і всі операції минулого бюджетного періоду вже завершено.
