Чек-лист закупівельника на грудень перед завершенням 2025 року

Особливості визначають можливість  зміни істотних умов договору про закупівлю  із застосуванням положень частини шостої статті 41 Закону. Своєю чергою, норми частини 6 статті 41 Закону визначають, що дія договору про закупівлю може бути продовжена на строк, достатній для проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі на початку наступного року в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році, якщо видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку. 

А отже для можливості застосування підпункту 8 пункту 19 Особливостей повинно бути виконано наступні вимоги: 

• продовжено дію саме договору про закупівлю у розумінні Закону із врахуванням Особливостей; 
• на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року; 
• в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році; 
• видатки на досягнення цієї цілі затверджено в установленому порядку; 
• після продовження дії договору про закупівлю повинна бути здійснена процедура закупівлі. 

 

Зараз замовники доволі активно користуються електронним каталогом для закупівлі товару (наприклад, закупівля, що фактично має тривати безперервно – електрична енергія). Тому, рекомендуємо заздалегідь проаналізувати, як буде здійснена закупівля товару в наступному році: якщо шляхом запиту пропозицій постачальників, тоді продовження строку дії договору на 20 % буде безпідставним, адже не буде дотримано одну із умов «після такого продовження замовник в наступному році повинен провести процедуру закупівлі / спрощену закупівлю».

Покроковий алгоритм дій замовника у разі продовження договорів про закупівлю на 20 % наведений у статті.

В процесі роботи кожній уповноваженій особі не завадить підтримка, і тут в нагоді стане TNDR. – освітня платформу у сфері публічних (державних) закупівель.  Зараз, до речі, діють знижки на передплату на 2, 3 та 4 місяці.

На платформі зібрано все, що допомагає закупівельникам покращувати свої знання, впевненіше приймати рішення, проводити закупівлі якісно та швидко. Тут ви можете отримати:

• отримати професійні консультації із закупівельних питань;
• читати матеріали з чіткими алгоритмами та прикладами рішень;
• дивитись відеоуроки на практичні теми;
• знайти необхідні приклади документів;
• відвідувати онлайн-зустрічі та навчання — без жодних додаткових платежів.

Основна мета перевірки залишків по договорах про закупівлю полягає у визначенні 20% відсотків для продовження договору про закупівлю, закриття договорів про закупівлю та звітування про виконання договору про закупівлю. 

Що варто зробити замовнику?  Перевірити оплачені обсяги та суми за кожним договором про закупівлю. У разі наявності невикористаних обсягів та суми необхідно підготувати лист та додаткову угоду про зменшення обсягів та відповідно суми договору про закупівлю на підставі підпункту 1 пункту 19 Особливостей. Адже постачальника / підрядники / виконавці не завжди ініціюють такі зміни. 

Укладення додаткової угоди має відбутися в межах строку дії договору про закупівлю. Наприклад, якщо договір про закупівлю діє до 31.12.2025, то додаткову угоду необхідно укласти не пізніше цього строку.

Якщо договір про закупівлю діє до 31.12.2025, але до повного виконання сторонами своїх зобов’язань, тоді додаткова угода може бути укладена й у січні або інший період, але не пізніше повного виконання  зобов’язань (наприклад, не пізніше дати останньої оплати).

Після укладення додаткової угоди замовник має оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю разом з самою додатковою угодою протягом 3 робочих днів.  А далі провести звітування про виконання договору про закупівлю, за умови, що замовником не продовжено такий договір на 20%. Оприлюднення звіту має відбутися протягом 20 робочих днів з дня укладення додаткової угоду, адже вона свідчить про виконання договору у повному обсязі.

Щодо допорогів, то обов’язку перевіряти залишки законодавство не містить, адже замовник не повинен звітувати по таких договорах. Але рекомендую все ж таки витратити на це час, адже це допоможе визначитися з реальними обсягам потреби замовника.

Планування закупівель на 2026 рік мало розпочатися ще у вересні-жовтні 2025 року, але саме у грудні варто перевірити фактично використані обсяги та, за необхідністю, відкоригувати попередній річний план або річний на 2026 рік після узгодження з внутрішнім замовником. Це допоможе уникнути несподіваних та неприємних ситуацій, зокрема необхідно здійснення закупівель «на вчора».

Варто зауважити, що попередній річний план доречно сформувати на основі потреби минулих періодів та із урахуванням зібраної та погодженої поточної потреби від внутрішнього замовника. Тобто, вносячи інформацію в попередній річний план уповноважена особа вже бачить потребу, на яку буде проводити закупівлі протягом поточного року, розуміє де має провести процедуру закупівлі чи використати електронний каталог, а де будуть звичайні допорогові закупівлі. 

Пропонуємо скористатися прикладом Попереднього річного плану.  

Окрім цього варто проаналізувати в який період та які предмети закуповувалися та порівняти їх з інформацією наданою внутрішнім замовником. Якщо інформація не співпадає, тоді варто звернутися до внутрішнього замовника та відкоригувати попередній річний план або річний план в частині орієнтовного початку проведення закупівлі.

Важливим моментом є аналіз закупівель минулого року. Переважно закупівлі тих товарів, робіт чи послуг, які замовник купує з року в рік мають однакову проблематику, або не мають її взагалі. Тобто, на деякі відкриті торги учасники не приходять, або ж бере участь тільки один, відповідно можна точно розуміти строки проведення таких торгів. В інших закупівлях конкуренція висока та учасники оскаржують кожну дію замовника, тоді варто проаналізувати ще й вимоги ТД, рішення АМКУ тощо та врахувати це під час проведення кожної нової закупівлі.

Як відомо перші та останні місяці року для замовника завжди найбільш завантажені. До прикладу, вже січні наступного року замовнику треба буде  звітувати по не закритих договорах про закупівлю, укладати додаткові угоди на 20 % із зазначенням сум згідно наявного фінансування та їх оприлюднювати, розпочинати відкриті торги по предмета закупівлі, де замовник продовжував строк дії договору на 20 %, розпочати відкриті торги, ЗПП по поточних потребах, укладати договори із монополістами тощо. А от в в лютому та березні основна робота буде направлення на проведення нових процедур закупівель та завершення вже розпочатих. Тобто, акцент із планування та звітування зміститься більше на розгляд тендерних пропозицій. 

При цьому, УО розуміє для оприлюднення річного плану достатньо витрати до півгодини часу і це ще разом  із складенням протоколу. А от для того, що провести відкриті торги повністю треба протягом місяця бути залученим до цього процесу: від складання тендерної документації до оприлюднення укладеного за результатами процедури закупівлі договору. І якщо одночасно оголосити декілька процедур закупівель буде доволі складно.  Тому важливо розділити свою роботу таким чином, щоб не довелося все виконувати одночасно. 

Для цього рекомендуємо сформувати помісячний план роботи УО на 2026 рік. Вже в грудні, якщо УО знає потребу наступного року хоча б частково, можна спробувати розподілити свою роботу для рівномірного розподілення навантаження та далі кожен місяць пробувати складати такий план.

Згідно вимог пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.  

Керуючись 1 першою статті 4 Закону річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.  

Згідно  вище зазначених норм, можна зрозуміти, що здійснення будь-якої закупівлі – укладення прямого договору / договору про закупівлю або ж проведення закупівлі із використанням електронної системи – починається саме з включення закупівлі до річного плану або внесення змін до нього, тобто затвердження та оприлюднення затвердженого річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель

Проте як бачимо розглянуті вище норми не визначають, що варто вважати річним планом, а що відповідно змінами до річного плану. Але відштовхуючись від самого поняття «річний план закупівель» можна зрозуміти, що мова йде про планування закупівель на такий період як рік. Тобто річний план закупівель повинен містити інформацію про заплановані закупівлі, які буде здійснювати замовник протягом року та який обов’язково підлягає затвердженню та оприлюдненню в електронній системі закупівель.  

Таким чином річний план закупівель затверджується один раз на відповідний період – рік, а у всіх інших випадках будуть затверджуватися зміни до такого річного плану закупівель – шляхом оприлюднення нового рядка або внесення змін до вже наявного рядка. 

Варто відзначити, що окремих вимог щодо оформлення річного плану, окрім інформації визначеної частиною 2 статті 4 Закону, законодавство не містить, тому річний план закупівель може бути затверджений у повному обсязі (містити інформацію про усі предмети закупівлі), а може бути з однією позицією або декількома позиціями. У  випадку затвердження річного плану однієї позиції у замовника не буде обов’язку оприлюднювати весь річний план в електронній системі закупівель, але при цьому варто мати попередній річний план. Це доволі зручно так як потреба, очікувана вартість предмета закупівлі, джерело фінансування можуть змінюватися.

Частина 10 статті 11 Закону визначає, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Протокол є тим документом, в якому уповноважена особа відображає прийняті нею одноосібно рішення під час здійснення закупівель.

При оформленні протокольного рішення уповноваженій особі слід враховувати норми Закону, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі – ДСТУ 4163:2020) та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 №55 (далі – Типова інструкція № 55). 

При цьому законодавець у пункті 3-1 Особливостей передбачив можливість формування протоколу безпосередньо в електронній системі закупівель — на підставі дій, які здійснює уповноважена особа. У цьому випадку документ автоматично оприлюднюється системою після накладення кваліфікованого електронного підпису і не потребує додаткового формування протоколу в паперовій формі. Але, проблема в тому, що електронна форма наразі не відповідає вимогам по створенню такого документу як протоколом вимогам ДСТУ 4163:2020 та Типової інструкції № 55.  Тому наразі не варто замінювати протоколи, які формуються уповноваженою особою на електронні, сформовані електронною системою закупівель.

Щодо нумерації, то публічне законодавство не містить будь-яких вимог до нумерації протоколів уповноваженої особи, тому доцільно взяти до уваги норми Типової інструкції №55 та керуватися розробленими замовником внутрішніми документами, а саме інструкцією з діловодства (до прикладу, ведення нумерації згідно журналу реєстрації протоколів чи реєстру протоколів).

Рекомендуємо перевірити тендерну документацію на відповідність вимогам чинного законодавства та чи враховані замовником усі зміни до Особливостей. До прикладу, якщо замовник користуватися шаблоном ТД ще з початку 2025 року, то в Особливості за поточний рік було внесені ряд змін, що потребують перегляду (був скасований Господарський Кодекс України, підстави по пункту 19 Особливостей зазнали змін та інше). 

Крім того, кожен рік змінюється відсоток локалізації. Закон передбачає, що замовник здійснює закупівлю товарів, визначених підпунктом 2 пункту 6-1 розділу Х «Прикінцевих та перехідних положень» Закону, виключно якщо їх ступінь локалізації виробництва дорівнює чи перевищує: у 2026 році – 30 відсотків.

А також, варто переглянути зміст ТД та проекту договору про закупівлю щодо відсутності в такий документах посилань на 2025 рік при здійсненні закупівлі на 2026 рік.

Згідно пунктів 4, 86, 87, 89, 91 Особливостей у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до зазначених пунктів, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини першої статті 10 Закону.

Згідно наведеної норми замовник повинен опублікувати звіт про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів з дня настанні однієї із трьох наступних підстав: 

• виконання договору про закупівлю; 
• закінчення строку дії договору про закупівлю за умови його виконання сторонами; 
• розірвання договору. 

За нормами статті 253 Цивільного кодексу України перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок. Тому відраховувати початок строку для звітування  замовник повинен з наступного дня після настання однієї із зазначених підстав.

Порядок “закриття” договору про закупівлю замовник буде залежно від обставини, що настали. Тому дії замовника будуть відрізнятися залежно від підстави. До прикладу,  якщо замовник з’ясує, що до закінчення строку дії договору зобов’язання є виконаними в повному обсязі, замовник може звітувати про виконання договору про закупівлю при настанні зазначеної підстави протягом 20 робочих днів не чекаючи кінця строку дії договору.

При здійсненні закупівель на підставі пунктів 11, 11-1, 11-2 та 13 Особливостей, обов’язку звітувати про виконання договорів про закупівлю обов’язку немає.  Однак з огляду на те, що після оприлюднення звіту про виконаний договір в договорах / договорах про закупівлю, які укладені в результаті здійснення зазначених видів закупівель, в аудиторів не буде підстав здійснювати моніторинг, замовникам доцільно оприлюднювати звіт про виконаний договір і в закупівлях, які були укладені на підставі пунктів 11, 11-1, 11-2 та 13 Особливостей. 

Укладаючи договори на комунальні послуги замовнику потрібно врахувати, крім нормативно-правових актів, що регулюють конкретні договори, також і норми Особливостей та Закону.

При цьому, укладаючи договори на комунальні послуги, замовник може зіштовхнутися із деякими неузгодженостями між вимогами Особливостей, Закону та змістом типового договору, адже типові договори не містять інформації про:

• предмет закупівлі;
• строки надання послуги чи постачання товару;
• конкретні обсяги;
• тип джерела фінансування;
• умови зміни ціни за послугу / товар та інші зміни істотних умов договору про закупівлю з урахуванням вимог Закону з урахуванням Особливостей;
• порядок оплати за послугу / товар  тощо.

Жоден типовий договір, що замовник укладає із монополістами, не передбачає чіткий порядок зміни істотних умов, а враховуючи вимоги Особливостей, то будь – яка зміна істотних умов має вчинятися письмово та передбачає укладання додаткової угоди про такі зміни, які мають в подальшому виконуватися сторонами договору про закупівлю. Адже, у разі укладання договору за виключеннями наведених підпункті 5 пункті 13 Особливостей, зміни до істотних умов договору про закупівлю обов’язково оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель: повідомлення про внесення змін до істотних умов договору та додаткова угода.

Відповідно до статті 630 ЦКУ сторони не можуть відступати від змісту типових умов договорів (типових договорів), але мають право конкретизувати їх.  Тобто, замовники вільні у праві конкретизація умов договору, при цьому повинні використовувати типову форму договору, але за потребою мають право уточнити його умови.

Відсутність умов щодо предмета закупівлі; строків надання послуги чи постачання товару; конкретних обсягів; джерела фінансування; умови зміни ціни за послугу  / товар та інші зміни істотних умов договору про закупівлю з урахуванням вимог Закону з урахуванням Особливостей тощо замовник може врегулювати шляхом укладання до типових договорів додатку «Уточнення істотних умов закупівлі». Рекомендуємо попередньо звернутися до відповідного постачальника / надавача послуг з офіційним листом та поясненнями ще до укладення такого договору про закупівлі.

Забороняється придбання замовниками товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями, та укладення договорів про закупівлю, які передбачають оплату замовником товарів, робіт і послуг до/без проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями (крім випадків, передбачених пунктами 9 і 13 цих особливостей).

Договір про закупівлю є нікчемним у разі коли замовник уклав договір про закупівлю з порушенням вимог, визначених пунктом 5 цих особливостей.

Замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги/використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначеної цими особливостями.

Якщо розглянути на прикладах, то поділом предмета закупівлі буде укладення прямого договору (в тому числі безпідставне застосування виключення) замість проведення відкритих торгів або застосування електронного каталогу. Або ж укладення на початку року прямого допорогового договору, а в подальшому проведення відкритих торгів та / або закупівлі через електронний каталог, якщо потреба перевищує вартісні пороги пункту 10 Особливостей. Зауважте, що замовник обирає вид закупівлі виходячи із річної потреби. 

Щодо обрання виду закупівлі рекомендуємо переглянути статтю із практичними поради.

В кінці року може виникнути потреба терміново здійснити певну закупівлю річна потреба якої перевищує вартісні межі. Звичайно, що торги замовник малоймовірно встигає провести.

Тому, якщо йдеться про товару, який є в каталозі тоді навіть якщо оголосити закупівлю 25.12.2025, то укласти договір про закупівлю можливо до кінця року.

Іншим безпечним варіантом буде продовження діючого договору про закупівлю на 20% та подальше проведення відкритих торгів.

Крім того, підпункт 4 пункту 13 Особливостей надає право замовнику  укласти «прямий» договір про закупівлю без застосування порядку проведення відкритих торгів та / або електронного каталогу виключно на нагальну потребу, ту що замовник не міг передбачити, яка не залежала від волі замовника, та немає можливості дотримуватися строків проведення  відкритих торгів чи застосування електронного каталогу та має документи, які такі факти це підтверджують. Але, дану підставу замовник повинен довести. Тож, рекомендуємо ознайомитися із практикою контролюючих органів щодо даного питання  у статті.