Що робити замовнику у разі помилкового звітування про активні договори?

Пунктом 4 Особливостей визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов'язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Під час оприлюднення в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю відповідно до Закону інформація, передбачена пунктом 13 частини 1 статті 42 Закону, замовником не зазначається.

З огляду на дану норму, в замовника наявний обов’язок щодо звітування протягом 20 робочих днів при настанні однієї з трьох наступних подій:

- виконання сторонами договору про закупівлю;

- закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами;

- його розірвання.

Що стосується дій замовника при помилковому звітуванні про виконання договору, то варто врахувати наступне.

Основна проблема полягає в тому, що звіт про виконання договору про закупівлю є завершальною дією, яку замовник може технічно виконати в електронній системі. Звітуючи замовник буквально “закриває” закупівлю.

Тож, перш за все у разі якщо уповноваженою особою допущена механічна / технічна помилка, таку помилку варто зафіксувати шляхом оформлення протоколу про механічну / технічну помилки.

Проте, протокол про допущення механічної / технічної помилки не може бути внесений до електронної системи, тому такий протокол має зберігатися в уповноваженої особи.

Крім того, рекомендуємо замовнику звернутися письмово із запитом у довільній формі до свого електронного майданчика щодо (не)можливості скасування (анулювання) звіту про виконання договору про закупівлю та вчинення будь-яких дій після звітування про закупівлю.

При цьому, замовник має розуміти, що складення протоколу це всього лише фіксація ситуації та малоймовірно буде прийнято перевіряючими органами як виправлення допущеного порушення.

Більше того, далі необхідно приймати практичні рішення щодо закупівлі.

Зокрема, основна проблема помилково звітування є неможливість оприлюднення змін до істотних умов договору про закупівлю в електронній системі.

Разом з тим, якщо замовник не планує внесення змін до істотних договору про закупівлю, то може далі працювати за договором.

В свою чергу, найбільш безпечний варіант у разі помилкового звітування про договір про закупівлю та за необхідності внесення змін до істотних умов договору - розірвати такий договір та на обсяг, який не використаний, але потреба в якому залишається, проводити нову закупівлю, у порядку передбаченому Особливостями.

Разом з тим, що стосується оплати згідно умов договору, то видається, що договір все ж є чинний, незважаючи на його помилкове звітування, зобов’язання є зареєстрованими і тому оплата є можливою, навіть якщо звіт вже оприлюднений.