Стосовно протоколів у паперовій формі

У відповідності до даного визначення видається, що протокол - це організаційно-розпорядчий документ, в якому фіксуються результати обговорень питань на певних засіданнях та визначаються певні рішення, які засвідчують певний факт, подію і має юридичне значення.

В свою чергу, особливістю складення протоколу уповноваженою особою є те, що уповноважена особа складає протокол та фіксує в ньому своє рішення одноосібно, на відміну від вище визначеного визначення протоколу, де в ньому визначили, що в протоколі фіксуються рішення, які приймаються шляхом обговорень на засіданнях, зборах.

Водночас варто зазначити, що уповноважені особи можуть складати протоколи як в паперовій, так і в електронній формі. Тобто замовник самостійно приймає рішення в якій формі буде складати протоколи і відповідно обов’язку складати протоколи тільки в паперовій формі немає.

Детальніше із строками зберігання документів, що стосуються організації та проведення закупівель можна переглянути тут.

Що варто врахувати замовнику стосовно протоколів.

Звертаючись до норм пункту 3-1 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. За наявності технічної можливості протокол формується на підставі дії (дій) уповноваженої особи в електронній системі закупівель, автоматично оприлюднюється електронною системою закупівель після накладення такою особою свого кваліфікованого електронного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» і не потребує формування окремого протоколу в паперовій формі.

При цьому відповідно до положень нормативно-правових актів, які визначають вимоги до формування документів / протоколів, зокрема ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція), вбачається, що протокол повинен містити наступні реквізити: 

• назва документа: протокольне рішення / протокол;
• назва установи / організації, де складається протокол;
• дата протоколу;
• номер протоколу;
• місце засідання / складення протоколу;
• текст протоколу, який повинен складатися з вступної та основної частини: у вступній частині доцільно визначити питання порядку денного, які розглядатиме уповноважена особа; в основній частині визначити питання, які розглядались уповноваженою особою та рішення, які нею були прийняті;
• підпис особи, яка складає протокол. 

В той же час протоколи уповноваженої особи, що автоматично формуються електронною системою закупівель, не містять усіх необхідних ознак, законодавчо передбачених для такого документа, як протокол. Наприклад, в автоматично сформованому протоколі відображається дата оприлюднення певного рішення / інформації в електронній системі закупівель, але ж така дата не завжди збігається із датою прийняття відповідного рішення. Зазвичай в замовника є певний часовий відрізок для вчинення відповідних дій, як от оприлюднення річного плану закупівель. Також в автоматично сформованому протоколі відсутня нумерація. А тому можемо дійти висновку, що заміняти протоколи, які формуються уповноваженою особою на електронні, сформовані електронною системою закупівель, наразі не варто, так як такого роду дії призведуть до порушення законодавчих вимог.

Чи можливе одночасне формування паперового та електронного протоколу?

Відповідно до пункту 5 Типової інструкції № 55 проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається.

Тобто, нормативний акт який визначає вимоги до такої форми документу, як протокол, фактично забороняє одночасно вести і електронні, і паперові документи.

Які можливі варіанти дій уповноваженої особи:

• для уникнення можливості допустити порушення пункту 5 Типової інструкції №55, оскільки електронна система закупівель формує протокол в електронній формі, то уповноважена особа також може перейти на електронний документообіг та формувати протоколи у вигляді електронного документа з накладенням кваліфікованого електронного підпису;

або

• здійснювати подальше формування протоколів в паперовій формі, але розуміти, що це може бути порушенням пункту 5 Типової інструкції № 55, за яке не передбачена адміністративна відповідальність. Проте вбачається, що довести порушення пункту 5 Типової інструкції № 55 контролюючим органам може бути достатньо проблематично, оскільки протокол, який формується електронно системою закупівель на підставі дії уповноваженої особи фактично не є протоколом, так як не містить обов'язкових реквізитів такого документу.