Чи можна призначити головного бухгалтера заміщувати уповноважену особу під час її відпустки

Керуючись нормою пункту 35 частини першої статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), уповноважена особа (особи) – службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту). 

Згідно статті 11 Закону, відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним з таких способів: 

• шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством; 
• шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов'язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб); 
• шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством. 

Уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення. Уповноважена особа повинна мати вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту. Уповноважена особа для здійснення своїх функцій, визначених цим Законом, підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування. 

Не можуть визначатися або призначатися уповноваженими особами посадові особи та представники учасників, члени їхніх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради. 

Тобто, із наведеного в Законі визначення вбачається, що уповноважена особа може бути особою при наявності одночасно всіх умов:

• службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника;
• визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі;
• визначена відповідальною на підставі власного розпорядчого рішення замовника.

Умова 1. Службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника

Нормами визначено, що уповноваженою особою може бути службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника.

Щодо категорії осіб: службова (посадова) чи інша особи, кого відносимо?

Чітких визначень хто відноситься до службової особи або до посадової особи замовника у нормах Закону не міститься. Водночас, такі визначення можна віднайти у інших нормативно – правових документах, ось для прикладу у статті 18 Кримінального кодексу України наведений перелік осіб, які вважаються «службовими особами». Так, службовими особами є особи, які постійно, тимчасово чи за спеціальним повноваженням здійснюють функції представників влади чи місцевого самоврядування, а також постійно чи тимчасово обіймають в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах чи організаціях посади, пов'язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій, або виконують такі функції за спеціальним повноваженням, яким особа наділяється повноважним органом державної влади, органом місцевого самоврядування, центральним органом державного управління із спеціальним статусом, повноважним органом чи повноважною службовою особою підприємства, установи, організації, судом або законом.

Що ж до категорії «посадових» осіб, то у свій час Міністерство юстиції України в листі від 22.02.2013 №1332-0-26-13/11 надав визначення терміну «посадова особа». Зміст такого листа зводився до того, що для вирішення питання щодо визначення поняття «посадова особа» необхідно виходити з правозастосовної практики, яка зазначає, що головним критерієм віднесення особи до кола посадових осіб є наявність в неї організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських функцій.

У свою чергу, відповідно до судової практики, яка склалася і знайшла своє відображення у відповідному узагальненні Верховного Суду України (постанова Пленуму Верховного Суду України від 26.04.2002 №5 «Про судову практику у справах про хабарництво»), організаційно-розпорядчими обов'язками є обов'язки по здійсненню керівництва галуззю промисловості, трудовим колективом, ділянкою роботи, виробничою діяльністю окремих працівників на підприємствах, в установах чи організаціях незалежно від форм власності.

Такі функції виконують, зокрема, керівники міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, державних, колективних чи приватних підприємств, установ і організацій, їх заступники, керівники структурних підрозділів (начальники цехів, завідуючі відділами, лабораторіями, кафедрами), їх заступники, особи, які керують ділянками робіт (майстри, виконроби, бригадири тощо). У той же час під адміністративно-господарськими обов'язками розуміються обов'язки по управлінню або розпорядженню державним, колективним чи приватним майном (установлення порядку його зберігання, переробки, реалізації забезпечення контролю за цими операціями тощо). Такі повноваження в тому чи іншому обсязі є у начальників планово-господарських, постачальних, фінансових відділів і служб, завідуючих складами, магазинами, майстернями, ательє, їх заступників, керівників відділів підприємств, відомчих ревізорів та контролерів тощо.

Також, у Закону України «Про запобігання корупції» для цілей визначення суб’єктів, на яких поширюється дія зазначеного Закону, а саме у підпункті «и» пункту 1 частини 1 статті 3 Закону наводиться перелік можливих «посадових та службових осіб інших державних органів», які підпадають під визначення посадових та службових осіб, якими є

працівники державних органів, які здійснюють функції представників влади або обіймають посади, пов’язані з виконанням організаційно-розпорядчих чи адміністративно-господарських функцій.

Як правило функції уповноваженої особи виконуються із категорії «інша особа, яка є працівником замовника».

У даній нормі розуміється, що уповноважена особа, як будь-який працівник замовника реалізуючи своє право на працю шляхом укладення трудового договору про роботу на підприємстві, в установі, організації або з фізичною особою, отже уповноважена особа має перебувати у трудових відносинах із замовником та на такі відносини поширюються норми трудового законодавства.

Нагадаємо, що трудовий договір є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем - фізичною особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець - фізична особа) зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін. Трудовим договором можуть встановлюватися умови щодо виконання робіт, які вимагають професійної та / або часткової професійної кваліфікації, а також умови щодо виконання робіт, які не потребують наявності у особи професійної або часткової професійної кваліфікації (стаття 21 Кодексу законі про працю України).

Отже, якщо замовник розглядає можливість покладання функцій УО на головного бухгалтера, то у Законі прямих заборон немає, єдине, що замовнику потрібно дотриматися всіх вимог до визначення такого працівника відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі  (відкритих торгів у порядку визначеному Особливостями та відкриті торги з публікацією англійською мовою).

Звичайно постає питання, а що з іншими видами закупівель, які визначенні Особливостями, хто відповідальний за такі закупівлі, а саме:

• закупівля без використання електронної системи закупівель;
• закупівля через електронний каталог шляхом формування замовлення;
• закупівля через електронний каталог шляхом запиту ціни пропозицій;
• закупівля у порядку аналогічному до порядку проведення спрощеної закупівлі;
• закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями наведеними у пункті 13 Особливостей.

Враховуючи положення частини 6 та 10 статті 11 Закону для організації зазначених закупівель замовник може призначити або визначити будь-яку особу (працівника) із числа штатних працівників, без будь-яких кваліфікаційних характеристиках та вимог до такої особи, тобто такі закупівлі також можуть здійснюватися головним бухгалтером.

Про інші особливості призначення уповноваженої особи можна ознайомитися у книзі за посиланням тут.