Які документи щодо закупівель доцільно розробляти та зберігати в паперовому вигляді 

Публічні закупівлі майже повністю функціонують в електронному форматі. Разом з тим, значний об'єм документів замовники продовжують обробляти у паперовому вигляді. Інколи це особливості ведення документообігу замовника, але частіше - за звичкою. Тож, у статті будемо досліджувати що ж варто розробляти та зберігати на папері, а коли можна оптимізувати роботу в цьому напрямку.

Нормативно-правова база ведення діловодства 

1. ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» поширюється на організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, зокрема на: організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо); розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження); інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо) документи, створювані в результаті діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб (далі — юридична особа) незалежно від їхнього функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності. Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту та місця розташування реквізитів у документах; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до виготовлення документів.
2. Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. № 578/5 «Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (далі - Перелік № 578), який включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі - організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.
3. Наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015р. № 1000/5 “Про затвердження правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях” (далі – Правила № 1000), яким встановлюються єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності.
4. Типова інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою КМУ від 17 січня 2018 р. № 55, яка встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій формі Секретаріатом Кабінету Міністрів України, центральними органами виконавчої влади, їх територіальними органами, Радою міністрів Автономної Республіки Крим, місцевими органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим.

Зазначені нормативні акти не виділяють документи у сфері публічних закупівель в категорію із окремими вимогами, тож на такі документи поширюються загальні правила документообігу. 

Крім того, законодавство не містить жодних обмежень щодо складання документів, які стосуються закупівельної діяльності замовником лише в паперовій формі, або лише  у формі електронних документів. Тож, все залежить від способу ведення діловодства у конкретного замовника. Адже все більше замовників мають свої програми ведення електронного документообігу.

Разом з тим, варто звернути увагу на строки зберігання документів. Адже кожний документ та рішення, яке оформляється уповноваженою особою або іншого відповідальною особою, має термін зберігання такого документу, що створюються під час документування управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями. 

Чи достатньо, щоб документ був створений лише як електронний чи потрібна його паперова версія, щоб забезпечити правила зберігання?

Відповідно до частини 5 статті 12 Закону електронна система відповідає вимогам щодо:  наявності системи збереження даних, що здійснює зберігання протягом не менш як 10 років усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій/пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних;

Отже, усіх документів, що надійшли від замовників, учасників, органу оскарження, органів, уповноважених здійснювати контроль у сфері закупівель, та були створені під час оцінки тендерних пропозицій / пропозицій, і забезпечує автоматичне резервування і відновлення даних, зберігаються електронною системою закупівель протягом 10 років.

Статтею 12 Закону встановленні вимоги та строки зберігання документів, які розміщуються в електронній системі закупівель та обов’язок покладений щодо таких строків на електронну систему закупівель. При цьому, замовник має розуміти, що це не є тими строками, які стосуються документів створених самим замовником під час проведення закупівлі.

Спеціальним законодавством у сфері публічних закупівель не встановленні конкретні строки зберігання документів, які створюються замовником під час здійснення закупівель, а відтак потрібно керуватися загальним нормативним законодавством, а саме Переліком № 578.

Документи, що створюються в ході планування і проведення закупівель потрібно відобразити в номенклатурі справ установи, організації, підприємства тощо. У відповідності до пункту 4 глави 2 розділу V Правил № 1000 строк зберігання документів обчислюється із 1 січня року, що настає за роком закінчення справи, до прикладу. Про строки зберігання документів у сфері публічних закупівель детально у статті. 

Відповідно до пункту 1.8. Переліку № 578 строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях. 

Відповідно до статті 13 Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях.

У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія інформації обов’язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Далі розглянемо, які ж документи замовник може розробляти протягом здійснення закупівель, та деякі законодавчі нюанси їх створення.

Документи, які стосуються діяльності уповноваженої особи 

Вимогами частини 1 статті 11 Закону встановлено, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа. Згідно приписів частин 9 статті 11 Закону уповноважена особа виконує свої функції у відповідності до положень Закону та відповідно до Положення про уповноважену особу.

Відповідно документами, які є необхідними для призначення та виконання функцій уповноваженої особи будуть наказ на призначення уповноваженої особи; положення про уповноважену особу та наказ про затвердження положення про уповноважену особу.

Крім того, замовник може розробляти документи щодо взаємодії із внутрішнім замовником: службові записки, наказ про затвердження положення про взаємодію уповноваженої / відповідальної особи із структурними підрозділами замовника під час проведення публічних закупівель; положення про взаємодію уповноваженої / відповідальної особи із структурними підрозділами замовника під час проведення публічних закупівель.

Уповноважена особа може залучати інших працівників для розгляду тендерних пропозицій. Але це потрібно робити з відповідним документальним оформленням, створюючи робочу групу. Для цього можуть знадобитись наступні документи: наказ про створення робочої групи, положення про робочу групу, наказ про затвердження положення про робочу групу

При цьому, зазначені документи можуть  складатися замовником як в паперовій формі так і у формі електронних документів, залежно від способу ведення діловодства у конкретного замовника. А також враховуючи правила зберігання документів.

Приклади всіх розроблених документів, які стосуються діяльності уповноваженої особи можна знайти на посиланням.

Документи, що підтверджують визначення очікуваної вартості

Аналізуючи Закон з урахуванням Особливостей можемо дійти висновку, що вони містять норми щодо зазначення інформації стосовно очікуваної вартості предмета закупівлі, а вимоги щодо документального підтвердження та особливостей визначення очікуваної вартості в цих законодавчих документах відсутні. Так як і Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі  та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 не встановлює вимог щодо форми та способу документального підтвердження очікуваної вартості.

Очікувана вартість - розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.

Замовник може використовувати при розрахунку як Примірну методику застосовується для визначення замовником очікуваної вартості предмета закупівлі товарів, робіт та послуг або  ж власний затверджений порядок чи методику визначення очікуваної вартості, проектно-кошторисну документацію у разі закупівлі робіт. Але замовнику при визначенні очікуваної вартості необхідно дотримуватися принципу здійснення публічних закупівель згідно статті 5 Закону, а саме: максимальна економія, ефективність та пропорційність.

Крім того, питання визначення очікуваної вартості цікавить ДАСУ при проведенні кожного моніторингу та орган контролю надсилає запити замовнику щодо надання документів та інформації про визначення очікуваної вартості закупівлі та навіть розрахунки очікуваної вартості. Тому, рекомендуємо документально підтверджувати очікувану вартість закупівлі: отримувати запити цінових пропозицій постачальників, задокументувати отриману в результаті збору та аналізу інформацію про ціни, а також розробити документ, в якому буде описано метод розрахунку та здійснено розрахунок очікуваної вартості. При цьому, замовник не має обов'язку розробляти та зберігати такі документи саме в паперовому вигляді.

Протокольні рішення

Частина 1 статті 11 Закону визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним із способів, який визначений Законом.

Водночас частиною 10 статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

У відповідності до зазначеної норми видається, що протокол є тим документом, в якому уповноважена особа відображає рішення, які приймаються нею під час здійснення закупівель.

Однак, задля складення протоколу уповноваженій особі потрібно враховувати законодавчі вимоги щодо форми та змісту такого документа.

При цьому, уповноважені особи можуть складати протоколи як в паперовій формі так і у формі електронних документів. На що тут варто звернути увагу? Якщо протокол розробляється в паперовому вигляді та таким протокол затверджується, до прикладу тендерна документація, тоді і така тендерна документація має теж бути в паперовому вигляді.

Журнал реєстрації протоколів

Законодавство у сфері публічних закупівель в цілому не вимагає вести журнал протоколів уповноваженої особи / іншої відповідальної особи. Якщо ж ви вважаєте доцільним для себе ведення певного журналу чи реєстру протоколів у паперовому вигляді, то можна звернутися до пункту 110 Типової інструкції, яка передбачає, що номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться:

• у межах календарного року;
  
• окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

Річний план закупівель

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Інформація, яка повинна міститися в річному плані  визначена у частині 2 статті 4 Закону. 

Річний план уповноважена особа затверджує протоколом. Якщо свої рішення (протоколи) уповноважена особа оформляє у паперовому вигляді, а одним із рішень є затвердження річного плану, що по суті буде додатком до протоколу, то вбачається що замовник має зробити річний план і в паперовому варіанті. 

Якщо у вашій установі запроваджена система електронного документообігу, файл річного плану разом з протоколом у вас може бути збережено в цій системі відповідно до порядку її використання.

Тендерна документація

Згідно  пункту  31 частини 1 статті 1 Закону  тендерна документація - документація щодо умов проведення тендеру, що розробляється та затверджується замовником і оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель.

Відповідно до норм пункту 28 Особливостей тендерна документація формується замовником відповідно до вимог статті 22 Закону з урахуванням цих особливостей.

Виходячи із вищенаведеного, тендерна документація — це сукупність відомостей, перелік яких, визначений частиною 2 статті 22 Закону з урахуванням Особливостей, додатки ж є складовою та невід’ємною частиною тендерної документації.

Тобто, враховуючи вимоги пункту 31 частини 1 статті 1 Закону, тендерна документація розробляється та затверджується замовником самостійно та повинна містити перелік складових, визначених частиною 2 статті 22 Закону з урахуванням вимог Особливостей і затверджується рішенням замовника, а саме оформлюється протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою (відповідно до частини 11 статті 11 Закону). Частиною 1 статті 22 Закону передбачено, що тендерна документація безоплатно оприлюднюється замовником разом з оголошенням про проведення конкурентних процедур закупівель в електронній системі закупівель для загального доступу шляхом заповнення полів в електронній системі закупівель. Тендерна документація не є об’єктом авторського права та/або суміжних прав.

Якщо свої рішення (протоколи) уповноважена особа оформляє у паперовому вигляді, а одним із рішень які приймаються уповноваженою особою це є затвердження тендерної документації, яка є додатком до протоколу УО та яка в подальшому оприлюднюється для вільного доступу в електронній системі закупівель разом з оголошенням закупівлі, то вбачається що замовник має мати тендерну документацію закупівлі у паперовому варіанті.

Якщо у вашій установі запроваджена система електронного документообігу, файл тендерної документації разом з протоколом у вас може бути збережено в цій системі відповідно до порядку її використання.

Такого ж принципу варто дотримуватися і при розробці інших документів, обґрунтувань, вимог тощо. 

Інші документи та інформація щодо закупівель

Є ж ряд документів та інформації, які існують лише в електронній системі закупівель та фактично нею і формуються на основі оприлюдненої замовником інформації.  До прикладу, оголошення про проведення відкритих торгів, запит пропозицій постачальників, звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, звіт про виконання договору про закупівлю. Перелічену інформацію замовник повинен лише оприлюднити у порядку передбаченому Законом з урахуванням Особливостей, а не розробити як документ.

Згадаємо ще тендерні пропозиції. Відповідно до статті 12 Закону подання інформації під час проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі здійснюється в електронному вигляді через електронну систему закупівель. Тендерна пропозиція подається в електронному вигляді через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями відповідно до статті 26 Закону.

Тендерні пропозиції не потребують їх збереження у роздрукованому паперовому вигляді. 

Договори, додаткові угоди та первинні документи

Вимоги до письмової форми правочину у відповідності до статті 207 ЦКУ допускають використання при вчиненні правочинів, зокрема, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Зміна або розірвання договору вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється або розривається, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту (стаття 654 ЦКУ)

Законодавство у сфері публічних закупівель також не містить обмежень щодо укладення договору у вигляді електронного документа та підписання сторонами договору про закупівлю кваліфікованим електронним підписом або ж складання паперового формату договору та відповідних змін до договору (за наявності).

При цьому, варто врахувати, що відповідно до пункту 15 Порядку розміщення інформації  про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки 11.06.2020  № 1082 договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель лише у форматі PDF.

Щодо первинних документів, то частиною 1 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити.

Перевірка документів замовника органами контролю

Згадаємо  частину 5 статті 8 Закону, яка говорить, що протягом строку проведення моніторингу процедури закупівлі посадова особа органу державного фінансового контролю, відповідальна за проведення моніторингу процедури закупівель, має право через електронну систему закупівель запитувати у замовника пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі. Усі такі запити про надання пояснень автоматично оприлюднюються електронною системою закупівель. Замовник протягом трьох робочих днів з дня оприлюднення запиту про надання пояснень щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі, повинен надати відповідні пояснення (інформацію, документи) через електронну систему закупівель.

Відповідно до пункту 23 Особливостей Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи здійснюють моніторинг процедур закупівель, спрощених закупівель, а також закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону.

Таким чином, ДАСУ  під час проведення моніторингу процедур закупівель та закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель має право запитувати інформацію та документи у замовника щодо прийнятих рішень та / або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу.

Крім того, інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на орган державного фінансового контролю завдань, ДАСУ може та, як правило, вимагає під час проведення перевірки закупівель, яка проводить на підставі Постанови Кабміну від 01.08.2013 № 631.

Згідно із статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною. Стаття 6 зазначеного Закону визначає, що накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Отже, замовник може всі документи, що стосуються процедури закупівлі вести як в паперовій формі, так і використовуючи електронний документообіг. З метою недопущення порушень, рекомендуємо розробляти та зберігати документи, які стосуються закупівель таким чином, щоб замовник зміг у разі необхідності надати їх на запит контролюючих органів.