Як розподілити обов’язки уповноваженої особи між двома працівниками 

Великі підприємства, організації, установи здійснюють велику кількість закупівель, тому в замовника є необхідність в двох або більше працівників, які будуть виконувати обов’язки уповноважених осіб для забезпечення потреб замовника. Відповідно виникає необхідність в розподілі між ними обов’язків уповноваженої особи. Тож з’ясуємо в цьому матеріалі як замовнику розподілити обов’язки уповноваженої особи між двома працівниками. 

Пункт 35 частини 1 статті 1 Закону України “Про публічні закупівлі” (далі- Закон) визначає, що уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).  

Частина 1 статті 11 Закону визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним з таких способів: 

1. шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством; 
2. шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб); 
3. шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством. 

Ознайомитися  з корисними матеріалами про уповноважену особу  та прикладами документів можна на платформі в онлайн збірнику Уповноважена особа: про все що має знати замовник та уповноважена особа. 

Пунктом 3 частини 10 статті 11 Закону визначено, що уповноважена особа проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі.  

Пункт 3 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) встановлює, що замовники, що зобов’язані здійснювати публічні закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до Закону, проводять закупівлі з урахуванням цих особливостей та з дотриманням принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом. 

Відповідно до Особливостей уповноважена особа є відповідальною за організацію та проведення такої процедури закупівель як відкриті торги у порядку, визначеному: 

• пунктом 12-1 Особливостей (відкриті торги з публікацією англійською мовою) 

 або  

• розділом “Порядок проведення відкритих торгів” Особливостей (відкриті торги у порядку визначеному Особливостями). 

З аналізу норм статті 11 Закону приходимо до висновку, що уповноважена особа також може здійснювати такі закупівлі згідно Особливостей: 

• закупівля без використання електронної системи закупівель; 
• закупівля через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників; 
• закупівля у порядку аналогічному до порядку проведення спрощеної закупівлі; 
• рамкові угоди; 
• закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями наведеними у пункті 13 Особливостей. 

Таким чином уповноважена особа може бути  відповідальною за всі види закупівель, які були розглянуті вище. 

Згідно частини 3 статті 11 Закону замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель / спрощених закупівель. 

Як бачимо закупівельне законодавство не передбачає як саме повинні замовники розподілятися обов’язки між уповноваженими особами, але головною умовою є те, що кожна призначена уповноважена особа буде відповідальною за організацію та проведення конкретних закупівлі. 

Пропонуємо такі варіанти розподілу обов’язків уповноваженої особи між двома працівниками: 

• за предметами закупівель 

Наприклад: одна уповноважена особа здійснює закупівлю всіх товарів та послуг, а інша -  тільки робіт або в інших комбінаціях. 

• за категоріями товарів, робіт та послуг, тобто визначення конкретних закупівель в розрізі кожного предмета закупівлі, які буде проводити кожна уповноважена особа 

Наприклад: одна уповноважена особа здійснює закупівлю всіх товарів, що визначаються  за кодом ЄЗС 33190000-8 Медичне обладнання та вироби медичного призначення різні,  33140000-3 Медичні матеріали, 33600000-6 Фармацевтична продукція, а інша уповноважена особа здійснює закупівлю всіх товарів, які визначаються за кодом ЄЗС 15510000-6 Молоко та вершки, 15610000-7 Продукція борошномельно-круп’яної промисловості, 15310000-4 Картопля та картопляні вироби і так далі або в інших комбінаціях. 

• за видами закупівель 

Наприклад: одна уповноважена особа проводить допорогові закупівлі згідно пункту 11 Особливостей та закупівлі згідно пункту 11-1 та 11-2 Особливостей, а інша уповноважена особа здійснює надпорогові закупівлі згідно пункту 10 та 13 Особливостей або в інших комбінаціях. 

• за кількістю закупівель, тобто для рівномірного навантаження на кожну уповноважену особу розподілити загальну кількість закупівель таким чином, щоб уповноважені особи проводили однакову кількість закупівель 

Наприклад: одна уповноважена особа проводить 30 відкритих торгів, 60 запитів пропозицій постачальників, 209 прямих договорів, а  інша  уповноважена - 29 відкритих торгів, 61 запитів пропозицій постачальників, 210 прямих договорів. 

• за джерелом фінасування закупівель 

Наприклад: якщо підприємство, організація, установа фінансується з різних джерел, то одна уповноважена особа може здійснювати закупівлі, які фінансуються з власних коштів від господарської діяльності, а інша уповноважена особа здійснює закупівлі, які фінансуються з місцевого бюджету. 

• за відокремленими підрозділами 

Наприклад: якщо замовник має відокремлені підрозділи, то одна уповноважена особа може здійснювати закупівлі для одного відокремленого підрозділу та замовника, а інша уповноважена особа - для двох відокремлених підрозділів. 

Як бачимо принцип розподілу обов’язків уповноваженої особи між працівника може мати різний характер, тому кожен замовник обирає собі найбільш оптимальний та ефективний розподіл, який дозволить йому швидко задовільнити свої потреби. 

Розподіл обов’язків повинен відбуватися у наказі про призначення уповноважених осіб. Приклад такого протоколу доступний за посиланням. Додатково пропонуємо розглянути варіанти заповнення наказу, залежно від обраного способу розподілення обов'язків між уповноваженими особами. 

Для розрахунку кількості уповноважених осіб замовник може скористатися онлайн-калькулятором уповноважених осіб від Центру вдосконалення закупівель Київської школи економіки. Даний калькулятор допоможе орієнтовно визначити оптимальну кількість уповноважених осіб. Використання вище згаданого калькулятору має рекомендаційний характер.