Як перевірити електронні документи в складі тендерної пропозиції

При розгляді тендерної пропозиції учасника уповноважена особа може зіткнутися як зі сканованими копіями паперового документа, так і з електронними документами. Адже під час використання електронної системи закупівель з метою подання тендерних пропозицій / пропозицій та їх оцінки, документи та дані створюються і подаються з урахуванням вимог законів України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронні довірчі послуги», про що зазначено в частині 3 статті 12 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон про публічні закупівлі). Згідно з практикою Органу оскарження, частина замовників зустрічається з проблемою перевірки електронних документів наданих учасником в складі тендерної пропозиції. Тож в цьому матеріалі розглянемо як покроково перевірити електронні документи учасника.

Електронний документ та підпис

Згідно із статтею 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 року (далі – Закон № 851-IV), електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Згідно пункту 15 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155-VIII від 05.10.2017 (далі – Закон № 2155-VIII) електронний підпис – електронні дані, що додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються і використовуються підписувачем як підпис.

Стаття 6 Закону №851-IV визначає, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Накладанням електронного підпису та / або електронної печатки завершується створення електронного документа.

У разі створення електронного документа з використанням більш як одного електронного підпису та/або більш як однієї електронної печатки його створення завершується накладанням електронного підпису або електронної печатки останнім підписувачем чи створювачем електронної печатки відповідно до технології створення такого електронного документа.

Закон № 2155-VIII виділяє наступні види електронних підписів:

• кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
• удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням кваліфікованого сертифіката електронного підпису, виданого кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг та не містить відомостей про те, що особистий ключ зберігається в засобі кваліфікованого електронного підпису.

Відповідно до частини 5 статті 22 Закону про публічні закупівлі замовникам забороняється вимагати від учасників засвідчувати документи (матеріали та інформацію), що подаються у складі тендерної пропозиції, печаткою та підписом уповноваженої особи, якщо такі документи (матеріали та інформація) надані у формі електронного документа через електронну систему закупівель із накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, відповідно до вимог Закону України «Про електронні довірчі послуги», тобто учасники при подачі електронного документа повинні накладати на такий документ електронний підпис.

При цьому згідно інформації на сайті Центрального засвідчувального органу розрізняють декілька наступних форматів підпису:

• XAdES – уніфікований е-підпис, що дозволяє підписувани е-дані будь-якого формату. Також зберігає е-підпис у форматі XML, окремо від е-даних або разом з ними. Підтримує паралельне та послідовне підписання одного або кількох е-документів.
• PAdES – уніфікований е-підпис, що дозволяє підписувати е-дані у форматі PDF завдяки програму забезпеченню для PDF-файлів. Не підтримує паралельне підписання е-даних;
• CAdES – уніфікований е-підпис, що дозволяє підписувати е-дані будь-якого формату, а також зберігати е-дані та е-підпис окремими файлами. Для подальшої перевірки е-підпису CAdES знадобляться два файли: оригінальний (без підпису) та підписаний;
• ASIC – структурований контейнер, що дозволяє зберігати набір файлових об'єктів з пов'язаними е-підписами та/або е-позначками часу, що відповідає специфікації ZIP. При цьому ASiC-E дозволяє зберігати один або кілька файлових об'єктів з пов'язаними е-підписами та в подальшому додавати файлові об'єкти, файли е-підпису та е-позначки часу. А от ASiC-S дозволяє зберігати один файловий об’єкт з пов'язаним е-підписом та в подальшому додавати нові. Також дає можливість додавати файли для захисту е-позначок часу.

Відповідно до вище викладеної інформації, електронним підписом можна підписувати електронні дані будь-якого формату, тобто будь-який формат електронного документу (doc, pdf, docx та інші). При цьому підписані електронні документи зберігаються відповідно до формату в наступних розширеннях: xml, pdf, p7s, asice або asics.

Перевірити електронний документ та підпис можна на сайті Центрального засвідчувального органу за посиланням.

Покрокова інструкція з перевірки електронних документів тендерної пропозиції учасника

Розглянемо 2 способи перевірки електронного документа та підпису в залежності від їх вигляду:

• підпис міститься в одному файлі з даними (один файл-оригінал з розширенням);
• дані і підпис містяться в окремих файлах (один файл-оригінал, другий – файл-підпис з розширенням).

1. Підпис міститься в одному файлі з даними (один файл-оригінал з розширенням)

Знаходимо документи учасника та завантажуємо необхідний файл на комп’ютер:

Далі заходимо на сайт Центрального засвідчувального органу за посиланням та обираємо «Перевірити підпис»:

Наступним кроком завантажуємо або перетягуємо на виділену зону необхідний файл для перевірки:

Коли файл завантажився, натискаємо клавішу «Перевірити»:

Як бачимо сервіс ідентифікував завантажений файл як «файл з підписом». Після перевірки відображається наступна інформація:

З інформації, яка відображається можемо побачити, що файл успішно перевірений та всі дані цілі. За результатами здійсненої перевірки уповноважена особа може перевірити дані підписувача (прогорнувши файл нижче) та визначити яким електронним підписом підписаний електронний документ. А головне – натиснувши клавішу «Зберегти» можна завантажити файл без підпису, який є файлом-оригінал з даними, на який був накладений електронний підпис, аби в подальшому ознайомитись із ним.

2. Дані і підпис містяться в окремих файлах (один – файл-оригінал, другий – файл-підпис з розширенням)

Знаходимо документи учасника та завантажуємо на комп’ютер 2 файли (один – файл-оригінал, другий – файл підпис з розширенням), які мають ідентичну назву:

Як і в попередньому прикладі, наступним кроком переходимо на сайт Центрального засвідчувального органу за посиланням та обираємо «Перевірити підпис».

Далі завантажуємо або перетягуємо на виділену зону 2 файли (перший – файл-оригінал та другий – файл-підпис з розширенням) для перевірки. Коли файли завантажилися натискаємо клавішу «Перевірити»:

В даному випадку сервіс ідентифікував завантажені файли як «файл з підписом» та «файл без підпису». Після перевірки повинна відобразитися наступна інформація, яка буде свідчити, що файл успішно перевірено та усі дані цілі:

За результатами здійсненої перевірки уповноважена особа може перевірити дані підписувача (прогорнувши файл нижче) та визначити яким електронним підписом підписаний електронний документ. А також натиснувши клавішу «Зберегти» можна завантажити файл без підпису, який є файлом-оригіналом з даними, на який був накладений електронний підпис та переглянути його.

У випадку завантаження тільки одного файлу-підпису здійснити перевірку буде неможливо. В такій ситуації потребується файл-оригінал з даними:

При завантаженні файлів на перевірку, звертаємо увагу також на можливий порядок завантаження файлів, а саме: завантаження файлів разом або ж їх завантаження окремо по черзі. Якщо при першому варіанті здійснити перевірку електронних документів не вдається, то спробуйте другий варіант і навпаки.

У випадку, коли не вдається відкрити електронний документ жодним із вищезгаданих способів, рекомендуємо звернутися за допомогою до IT-фахівців, оскільки робота з електронними документами потребує спеціальних знань та вмінь.

Практика Органу оскарження щодо перевірки електронних документів

Розглянемо рішення органу оскарження, в яких замовники зіткнулися з проблемою перевірки електронних документів, наданих учасником в складі тендерної пропозиції.

Коментар: Враховуючи зазначену у попередньому розділі даного матеріалу інформацію, електронний документ може містити електронний підпис в одному файлі з даними. В такому випадку для перевірки документа достатньо лише одного файлу-оригіналу із розширенням. Відповідно у вищезгаданому рішенні мова йде саме про такі електронні документи, які замовник мав змогу самостійно перевірити, скориставшись сайтом Центрального засвідчувального органу за посиланням. Адже за результатами перевірки електронного документа в замовника буде можливість завантажити оригінал файлу та переглянути його. А тому в замовника відсутні підстави для відхилення тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі щодо даного питання.

Не менш важливим моментом при перевірці електронного документа є його відповідність вимогам, встановленим в тендерній документації.

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Коментар: Тож наявність електронного документа в складі тендерної пропозиції не означає цілковите виконання вимог закупівлі. Замовнику необхідно також перевірити чи дотримано при формуванні такого документа усіх вимог, відображених в тендерній документації.

У вищезгаданому рішенні учасником надано відповідний перелік необхідних документів, на які накладено електронні підписи. Накладені електронні підписи належить директору Скаржника, в той час як вимога, що відповідний перелік документів повинен бути завірений сертифіковим кошторисником, була проігнорована. Враховуючи, що надані документи стосувались технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, замовник правомірно відхилив тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі.

Підсумки

Задля уникнення потенційних скарг та неправомірних відхилень учасника процедури закупівлі, замовнику слід детально ознайомитися з покроковою інструкцією щодо перевірки електронних документів, наданих у складі тендерної пропозиції. У випадку, якщо самостійно не вдається здійснити перевірку, рекомендуємо звернутися до IT-фахівців, які зможуть надати кваліфіковану допомогу.

А от у разі, якщо замовнику все ж вдалося перевірити електронний документ та віднайти у ньому недоліки, доцільно звернути увагу на специфіку допущених помилок. Адже оприлюднити в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей можна лише у випадках, якщо допущена учасником помилка підпадає під термін «невідповідність» у розумінні пункту 43 Особливостей.