Як краще задавати питання на консультацію?

Буквально на кожному з етапів здійснення публічних закупівель на уповноважену особу очікують складнощі. Тож бувають моменти, коли необхідна професійна оцінка та порада, наприклад у вигляді консультації. А от від правильно сформованої заявки на консультацію залежить наскільки точною та детальною буде відповідь, отримана від експерта. 

Звісно, що кожен із випадків замовника чи учасника є в своєму роді унікальним та потребує вивчення, тож сформулювати єдиний загальний алгоритм для абсолютно усіх заявок фактично неможливо. Отож пропонуємо ознайомитись із алгоритмами формування заявки на консультації щодо декількох проблемних ситуацій, в тому числі питань, що стосуються встановлення вимог до закупівлі, розгляду тендерної пропозиції, внесення змін до договору / договору про закупівлю чи його розірвання. 

Формування заявки на консультацію щодо встановлення вимог до закупівлі 

При формуванні питання на консультацію щодо встановлення вимог до закупівлі, доцільно зазначати у заявці: 

• вид закупівлі та законодавчі підстави для укладення договору (приклад: планується проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу у відповідності до пункту 10 Особливостей);
• предмет закупівлі (приклад: Анальгін (metamizole sodium) (код ДК 021:2015: 33600000-6 - Фармацевтична продукція));
• вимогу, яку замовник бажає включити в закупівлю (приклад: на відстані 60 км від замовника повинні знаходитись не менше як 2-і заправки);
• де буде відображена дана вимога (приклад: у примітках закупівлі та розділі 3 проєкту договору про закупівлю);
• чим аргументована необхідність встановлення вимоги, законодавчі підстави (приклад: вищезгадана вимога сформована у відповідності до пункту ___  ДСТУ EN 16726:2019);
• сформоване / сформовані питання, що цікавить / цікавлять підписника. 

Формування заявки на консультацію щодо здійснення запиту пропозицій постачальників 

При формуванні питання на консультацію щодо проведення запиту пропозицій постачальників, доцільно зазначати у заявці: 

• вид закупівлі та законодавчі підстави для укладення договору (приклад: планується проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу у відповідності до пункту 11 Особливостей);
• предмет закупівлі (приклад: Холодильник (код ДК 021:2015: 39710000-2 Електричні побутові прилади));
• якщо питання стосується формування умов в запиті пропозицій постачальників (в тому числі проєкті договору), рекомендуємо зазначити в чому полягає проблематика, описати необхідну для формування умови інформацію або відобразити вже наявну умову закупівлі / проєкту договору. Також за наявності законодавчих підстав для формування відповідної умови, прохання відобразити таку підставу у заявці (приклад: У пункті 14.3. проєкту договору зазначено «Постачальник одночасно з передачею товару надає Замовнику підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару та інші документи, які підтверджують ступінь локалізації виробництва товарів». Дана вимога базується на нормах пункту 13 Порядку підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів (постанова КМУ від 2 серпня 2022 р. № 861));
• якщо питання стосується підтвердження переможця закупівлі, пропонуємо вказати коли завершився термін подання пропозицій. Якщо сторони уклали договір, дану інформацію також вказуємо у заявці (приклад: Кінцевий термін подання пропозицій завершився 08.10.2025. Станом на 10.10.2025 між сторонами укладено договір, проте замовник помітив, що не підтвердив переможця закупівлі);
• якщо питання стосується відхилення переможця закупівлі, варто відобразити законодавчу підставу для таких дій, чи підтвердив замовник переможця запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель, а також за наявності описати додаткові нюанси ситуації (приклад: 09.10.2025 замовник підтвердив переможця закупівлі в електронній системі, а наступного дня на електронну адресу замовника надійшов лист - відмова від підписання договору. Тож уповноважена особа приймає рішення щодо відхилення переможця закупівлі у відповідності до підпункту 2 пункту 64 Порядку формування та використання електронного каталогу);
• якщо питання стосується відміни запиту пропозицій постачальників, доцільно зазначити законодавчу підставу для відміни закупівлі, описати обставини, що призвели до цього, а також вказати чи буде замовником повторно оголошена закупівля (приклад: замовником прийнято рішення щодо відміни закупівлі згідно підпункту 1 пункту 65 Порядку формування та використання електронного каталогу. Відміна закупівлі зумовлена отриманням гуманітарної допомоги із аналогічним товаром, що підтверджується наявними актами приймання - передачі. Відповідно замовник не планує повторно оголошувати закупівлю за аналогічним товаром);
• сформоване / сформовані питання, що цікавить / цікавлять підписника. 

Коментар: Якщо виникає питання щодо технічної реалізації електронного майданчика, в тому числі формування сталого або динамічного (гнучкого профілю), наявності / відсутності окремих електронних полів, тощо, рекомендуємо в першу чергу звернутись на гарячу лінію відповідного електронного майданчика. Адже специфіка роботи на кожному електронному майданчику може частково відрізнятись і експерт не завжди володіє такою інформацією. 

Формування заявки на консультацію щодо розгляду тендерної пропозиції учасника / переможця закупівлі у відкритих торгах  

При формуванні питання на консультацію щодо розгляду тендерної пропозиції, доцільно зазначати у заявці: 

• вид закупівлі та законодавчі підстави для укладення договору (приклад: планується проведення закупівлі, шляхом проведення відкритих торгів із врахуванням особливостей у відповідності до пункту 10 Особливостей);
• вимога / вимоги тендерної документації (приклад: відповідно до пункту 11 Додатку № 1 до тендерної документації, учасник у складі тендерної пропозиції має надати документи, які підтверджують повноваження особи на підписання тендерної пропозиції, якщо підписантом тендерної пропозиції є не керівник учасника);
• якщо вимога сформована у відповідності до певного ДСТУ, законодавства, тощо, прохання зазначити посилання на відповідні норми (приклад: вищезгадані вимоги до предмета закупівлі встановленні згідно ДСТУ EN 50160:2023 Характеристики напруги електропостачання в електричних мережах загальної призначеності (EN 50160:2022, IDT));
• перелік документів / інформації, які надані / не надані учасником в складі тендерної пропозиції (приклад: на виконання вимоги учасником завантажено в електронну систему паспорт якості, який в свою чергу не підтверджує зазначені вище показники товару);
• у чому саме полягає проблема, наприклад: який документ не надано та / або інформацію не зазначено та / або які документи / інформацію подані в складі тендерної пропозиції не відповідають вимогам закупівлі, тощо;
• якщо замовник вже оприлюднював повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей до цього ж учасника, прохання включити таку інформацію у заявку на консультацію;
• сформоване / сформовані питання, що цікавить / цікавлять підписника. 

Формування заявки на консультацію щодо внесення змін до умов договору 

При формуванні питання на консультацію щодо внесення змін до договору / договору про закупівлю, рекомендуємо зазначати у заявці: 

• вид закупівлі та законодавчі підстави для укладення договору (приклад: укладено прямий договір згідно пункту 11 Особливостей);
• предмет закупівлі (приклад: Електрична енергія (код ДК 021:2015: 09310000-5 - Електрична енергія));
• наявність / відсутність в умовах договору переліку істотних умов договору та перелік таких умов (приклад: Істотними умовами договору про закупівлю є: …);
• що змінюється та чи наявні підстави для внесення змін до договору про закупівлю (приклад: необхідно внести зміни до договору про закупівлю в частині продовження строку виконання зобов’язань та строку дії договору у зв’язку із…, про що зазначається у листі від постачальника);
• чи передбачено умовами договору можливість внести необхідні зміни до такого договору (приклад: договір містить порядок внесення змін до істотних умов договору, в якому передбачена можливість «покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю» – за необхідності скопіюйте відповідну умову договору);
• якщо внесення змін передбачає наявність відповідного підтвердження у відповідності до законодавчих вимог чи умов договору, формулюємо перелік наявних документів / інформації (приклад: постачальником надано довідку від Торгово-промислової палати, яка підтверджує коливання ціни на ринку за необхідний період);
• чи вносились зміни до даного договору / договору про закупівлю, в тому числі із зазначених підстав (приклад: 01.05.2025 сторонами укладено попередню додаткову угоду щодо збільшення ціни за одиницю товару у відповідності до норм підпункту 2 пункту 19 Особливостей);
• сформоване / сформовані питання, що цікавить / цікавлять підписника. 

Формування заявки на консультацію щодо розірвання договору / договору про закупівлю 

При формуванні питання на консультацію щодо питань внесення змін до договору / договору про закупівлю, пропонуємо зазначати у заявці: 

• вид закупівлі та законодавчі підстави для укладення договору (приклад: укладено договір про закупівлю за результатами відкритих торгів із врахуванням Особливостей (по пункті 10 Особливостей));
• предмет закупівлі (приклад: код ДК 021:2015: 33140000-3 - Медичні матеріали (код НК 024:2023: 38501 - Шприц інсуліновий з голкою стандартний; код НК 031:2024: A02010601 - Інсулінові шприці з фіксованою голкою, одноразові));
• наявність / відсутність в договорі умов, що передбачають розірвання такого договору, в тому числі в односторонньому порядку та / або за згодою сторін (приклад: Згідно пункту 3.2.1. Договору про закупівлю, замовник має право: достроково, в односторонньому порядку, розірвати цей Договір у разі невиконання та/або неналежного виконання зобов’язань Постачальником, шляхом направлення письмового повідомлення про це Постачальнику);
• чи передбачено в умовах договору алгоритм його розірвання та чи дотримано такого алгоритму (приклад: Згідно умов Договору про закупівлю, сторона Договору, яка вважає за необхідне розірвати Договір, повинна надіслати в письмовій формі на електронну або поштову адресу повідомлення про це другій Стороні за Договором. В такому випадку Договір вважається розірваним на 5 (п’ятий) календарний день з дати отримання такого повідомлення Постачальником. Таке повідомлення сформовано та направлено до постачальника товару 02.10.2025 на поштову адресу рекомендаційним листом, а також продубльовано на електронну адресу);
• якщо додаткова угода вже підписана (у випадках розірвання договору за згодою сторін) або повідомлення про одностороннє розірвання договору надіслане іншій стороні, рекомендуємо зазначити строки підписання / надсилання відповідного документа, а за необхідності – відповідні вимоги, відображені у них;
• сформоване / сформовані питання, що цікавить / цікавлять підписника. 

Окремі поради щодо формування заявки на консультацію 

Звертаємо увагу, що вищенаведений алгоритм спрямований допомогти уповноваженій особі чітко сформулювати заявку на консультацію, відобразивши у ній дані, необхідні для отримання більш чіткої відповіді. Проте якщо вагомою для отримання відповіді є й інша інформація (вимога тендерної документації, умова договору про закупівлю, тощо), окрім запропонованої, рекомендуємо також включити її у заявку. 

Залежно від самого питання, уповноважена особа може обирати яку інформацію доцільно включити у заявку, а яка не стосується заданого питання. Кожен із вищенаведених випадків є в більшій мірі підказкою, проте не виключним переліком необхідних для заповнення даних. 

Наприклад, якщо необхідно сформувати питання щодо визначення виду закупівлі, то варто робити акцент на інформації щодо запланованої річної потреби за цим же предметом закупівлі, в тому числі очікувану вартість та застосовані види закупівель. Якщо мова йде про додаткову потребу, доцільно зазначити чи дотримано всіх ознак при визначенні потреби додатковою, тощо. 

Якщо заявка на консультацію містить особисті дані (посилання на закупівлю, адресу замовника / учасника, тощо), то такі дані будуть приховуватись при оприлюдненні відповіді на питання. 

Також наголошуємо, що згідно з внутрішніми правилами платформи, наші експерти під час надання письмових або телефонних консультацій не переходять до перегляду окремих закупівель. Відповідно навіть при відображенні у заявці на консультацію посилань на конкретну закупівлю, відповідь буде надано виключно із врахуванням інформації, відображеної в заявці на консультацію.