Як діяти замовнику, якщо на запити про ціни не отримані відповіді?

Звертаючись до пункту 2 розділу І Примітної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, затвердженої наказом Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 18.02.2020 № 275 (далі – Примітна методика), очікувана вартість – розрахункова вартість предмета закупівлі на конкретних умовах поставки із зазначенням інформації про включення / невключення до очікуваної вартості податку на додану вартість (ПДВ) та інших податків і зборів.

При цьому одним із етапів визначення очікуваної вартості предмета закупівлі передбачає здійснення аналізу ринку. Звертаючись до пункту 3 розділу ІІ Примірної методики, на цьому етапі доцільно використовувати як загальнодоступну інформацію щодо цін та асортименту товарів, робіт і послуг, яка міститься у відкритих джерелах (у тому числі на сайтах виробників та / або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель «Prozorro» та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках, дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань, офіційних статистичних видань, в тому числі іноземних, тощо), так і інформацію, отриману шляхом проведення ринкових консультацій. Використання такого інструменту, як ринкові консультації, дозволяє визначити структуру ринку, ступінь конкуренції та можливі варіанти предмету закупівлі з урахуванням інновацій та нових технічних рішень.

Під час проведення ринкових консультацій замовники можуть направляти учасникам ринку повідомлення (анкети, запити, запрошення до обговорення тощо) з описом необхідних та бажаних вимог до предмета закупівлі, в яких, крім іншого, слід зазначати, що надсилання таких повідомлень (анкет, запитів, запрошень) не тягне за собою виникнення зобов'язань з боку замовника щодо надання переваг учасникам ринку, що брали участь в ринкових консультаціях. Зацікавлені учасники ринку надсилають свої пропозиції із зазначенням можливих варіантів, замовники опрацьовують та аналізують отримані пропозиції. За потреби замовники можуть організовувати зустрічі з зацікавленими постачальниками/підрядниками для консультацій та обговорення. Отримана замовниками під час ринкових консультацій інформація дозволить визначити оптимальні вимоги до предмета закупівлі з урахуванням актуальних пропозицій ринку та визначити обґрунтовану очікувану вартість.

Водночас замовникам слід пам’ятати про неупереджене та рівне ставлення до учасників закупівлі незалежно від їх участі у ринкових консультаціях, що передували такій закупівлі, дотримання принципів недискримінації та прозорості. Крім того, інформація про проведення ринкових консультацій має бути відкрита для якомога ширшого кола учасників ринку. Це дозволить підвищити конкурентність закупівлі та запобігти можливим звинуваченням у наданні переваг певним учасникам.

Тож повертаючись до пункту 2 розділу І Примірної методики, варто відзначити наступні терміни:

• ринкові консультації – метод дослідження ринку, спрямований на отримання інформації щодо актуальних цін, постачальників/підрядників та рівня конкуренції, можливих варіантів товарів, робіт та послуг з урахуванням нових технічних рішень та інновацій;
• запит цінових пропозицій – документ, лист-звернення замовника до учасників ринку з проханням надати свої комерційні пропозиції на зазначений товар або послугу.

З вищезазначеного випливає, що отримання відповідей на запити цінових пропозицій є важливим етапом аналізу ринку. В свою чергу аналіз ринку є запорукою вірного визначення очікуваної вартості предмета закупівлі. Звісно ж аналіз ринку, шляхом отримання комерційних пропозицій, містить власні переваги, в тому числі щодо більшої точності отриманих результатів. А отже у випадку, якщо в замовника відсутня власна затверджена методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, доцільно скористатися нормами Примірної методики, в тому числі методом порівняння ринкових цін.

Яким чином замовник може проаналізувати ринок у випадку відсутності достатньої кількості комерційних пропозицій?

Звертаючись до Примірної методики, метод порівняння ринкових цін – це метод визначення очікуваної вартості на підставі даних ринку, а саме загальнодоступної відкритої інформації про ціни та інформації з отриманих цінових пропозицій та прайс-листів на момент вивчення ринку.

Способи, що рекомендуються для отримання інформації про ціну товарів та послуг:

• здійснити пошук, збір та аналіз загальнодоступної інформації про ціну;
• направити не менше 3-х письмових запитів цінових пропозицій (електронною поштою) виробникам, офіційним представникам та дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг.

Для розрахунку очікуваної вартості за методом порівняння ринкових цін рекомендується:

1. привести всі ціни, отримані з вищезазначених джерел інформації, до єдиних умов, враховуючі валюту, умови поставки, умови оплати тощо;
2. з масиву цінових даних (щонайменше 3 ціни) виключити, за необхідності, ціни, які суттєво (на 30 % і більше) відрізняються в меншу/більшу сторону від найближчої наступної/попередньої ціни. В разі, якщо після виключення таких цін залишилось менше 3 цінових пропозицій, слід використовувати метод розрахунку очікуваної вартості на підставі закупівельних цін попередніх закупівель;
3. визначити очікувану ціну за одиницю, як середньоарифметичне значення масиву отриманих даних;
4. визначити очікувану вартість, як добуток очікуваної ціни за одиницю на кількість товару / послуг.

Тож аналізуючи вищезазначене, окрім збору комерційних пропозицій замовник може проаналізувати ринок за допомогою загальнодоступних джерел. В той же час рекомендуємо врахувати, що при отриманні комерційних пропозицій замовник може розраховувати, що постачальник товарів / надавач послуг врахував окремі обставини при формуванні відповіді на запит цінових пропозицій (наприклад місце поставки товару / надання послуг, можливі ризики підвищення ціни, тощо).

В той же час аналіз загальнодоступної інформації тягне за собою ряд можливих ризиків, в тому числі: не оновлені ціни на веб-сайтах виробника / продавця; не врахування окремих нюансів конкретних закупівель, що аналізуються; не врахування окремих нюансів конкретної закупівлі, що планується, тощо. Проте у випадках, коли замовник не має змоги зібрати достатню кількість комерційних пропозицій, даний метод аналізу ринкових цін теж має право на існування.

Говорячи про загальнодоступні джерела інформації про ціну, до них можна віднести:

• інформація про ціни товарів та послуг, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах виробників та/або постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, рекламі, прайс-листах, в електронній системі закупівель «Prozorro» та на аналогічних торгівельних електронних майданчиках;
• довідкові ціни на товари та послуги, що публікуються в спеціалізованих виданнях, які випускаються в друкованій та електронній формі або розміщуються в мережі Інтернет (у разі їх наявності);
• біржові котирування світових, регіональних, місцевих та профільних бірж (в разі біржового товару);
• дані спеціалізованих інформаційно-аналітичних видань;
• дані офіційних статистичних видань, в тому числі іноземних.

Під час збору інформації про ціну слід враховувати, що умови запланованих закупівель (обсяги закупівлі, умови оплати та поставки тощо) мають бути співставні з умовами закупівель, інформація про які міститься у відкритих джерелах та може бути використана для розрахунку очікуваної вартості. Крім того, слід враховувати інші можливі чинники, що впливають на ціну товарів та послуг, як, наприклад, сезонні коливання цін на певні предмети закупівлі.

Підсумки

При визначенні очікуваної вартості предмета закупівлі, замовник може звернутися до виробників / офіційних представників та дилерів / постачальників товарів / надавачів послуг із запитами цінових пропозицій. Проте не завжди є змога отримати у відповідь хоча би 3 комерційні пропозиції.

В такому разі рекомендуємо не нехтувати обов’язками замовника та віднайти альтернативний метод аналізу ринкових цін. Для прикладу шляхом здійснення аналізу загальнодоступних джерел. Та при здійсненні такого аналізу варто переконатись, що знайдена інформація про ціни є актуальною, в також враховувати супутні обставини, які в свою чергу можуть вплинути на очікувану вартість предмета закупівлі.

При аналізі загальнодоступних джерел інформації, одними з найпоширеніших методів здійснення вибірки цін на конкретні предмети закупівлі для замовників можна виділити наступні:

• аналіз закупівель, що відбулися, за допомогою інструмента BI Prozorro;
• аналіз закупівель, що відбулися, за допомогою веб-сайту Prozorro та електронних майданчиків закупівель;
• аналіз інформації, розміщеної на веб-сайтах виробників, офіційних представників та дилерів, постачальників товару, надавачів послуг;
• аналіз інформації, розміщеної на веб-сайтах або офіційних платформах, на яких відображений рівень цін на відповідний предмет закупівлі, фіксовані тарифи тощо.