Визначаємо предмет закупівлі крок за кроком: практичний алгоритм для замовника

Якими нормативно-правовими актами керуватися під час визначення предмета закупівлі?

Правила визначення предмета закупівлі не зосереджені в одному нормативно-правовому акті. Замовнику необхідно враховувати норми:

• Закону України «Про публічні закупівлі»;
• Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості);
• Порядок визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708 (далі – Порядок №708);
• Порядок розміщення інформації про публічні закупівлі, затверджений наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 (далі – Порядок №1082);
• Національний класифікатор «Єдиний закупівельний словник», затверджений наказом Мінекономіки від 23.12.2015 № 1749 (далі – Єдиний закупівельний словник).

Що таке предмет закупівлі?

У відповідності до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону, предмет закупівлі – товари, роботи чи послуги, що закуповуються замовником у межах єдиної процедури закупівлі або в межах проведення спрощеної закупівлі, щодо яких учасникам дозволяється подавати тендерні пропозиції / пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі).

Отже, керуючись вищезазначеною нормою, можна виділити три види предмета закупівлі:

• товари;
• послуги;
• роботи.

Порядок визначення предмета закупівлі

Пункт 15 Особливостей визначає, що предмет закупівлі визначається замовником відповідно до вимог Закону та Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.

Відповідно до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.

Порядок №708 встановлює правила визначення замовником предмета закупівлі відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі» із застосуванням показників цифр основного словника національного класифікатора України ДК 021:2015 «Єдиний закупівельний словник», затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 23 грудня 2015 року № 1749 (далі - Єдиний закупівельний словник), а також особливості визначення предмета закупівлі для окремих товарів, робіт і послуг.

Отже, для визначення предмета закупівлі замовнику необхідно керуватися Законом, Особливостями та Порядком № 708. При цьому Порядок № 708 встановлює загальні правила визначення предмета закупівлі із застосуванням Єдиного закупівельного словника, а також передбачає спеціальні правила для окремих товарів, робіт і послуг.

Алгоритм визначення предмета закупівлі

Щоб правильно визначити предмет закупівлі, замовнику необхідно послідовно пройти кілька кроків. Розглянемо кожен із них та з’ясуємо, що саме потрібно врахувати на відповідному кроці.

Крок 1. Визначити потребу замовника

Замовнику вкрай важливо чітко зрозуміти, що саме буде закуповуватись та в яком обсязі. При цьому, якщо уповноваженій особі важко самостійно проаналізувати, що буде закуповуватися, то доцільно звернутися до внутрішних замовників або до зовнішніх експертів.

Крок 2. Визначити вид предмета закупівлі

Далі замовнику необхідно визначити, до якого виду предмета закупівлі належить запланована до придбання потреба - товару, послуги чи робіт. Це має практичне значення, оскільки для різних видів предметів закупівлі Порядок № 708, встановлює різні правила.

Як бачимо кожен з видів предметів закупівлі має власну специфіку щодо визначення предмета закупівлі. Також замовнику доцільно врахувати в яких випадках дозволено поєднувати між собою різні види предметів закупівлі, а в яких такого роду дії суперечать законодавчим нормам:

• при закупівлі товарів, керуючись пунктом 34 частини 1 статті 1 Закону, замовник може визначити вимоги щодо надання послуги з постачання такого товару, але у випадках, якщо дані послуги не перевищують вартість самого товару;
• при закупівлі товарів не дозволяється придбавати будь-які інші послуги чи роботи, які не пов’язані із послугами по постачанню товару, який є предметом закупівлі;
• закупівля послуг не є закупівлею товарів чи робіт у відповідності до пункту 21 частини 1 статті 1 Закону;
• радимо розглядати єдиним виключенням щодо закупівлі послуг у даній тематиці випадок, коли закупівля поточного ремонту напряму передбачає придбання супутніх матеріалів чи інших виробів (товарів) в межах однієї закупівлі;
• закуповувати роботи (згідно пункту 27 частини 1 статті 1 Закону) можна разом із супутніми роботам послугами в межах однієї закупівлі, проте використовувати такі випадки дозволено лише за умови, якщо такі послуги передбачені проєктною документацією;
• варто також звернути увагу на можливість закуповувати роботи разом із супутніми товарами, якщо вони зазначені у проєктній документації.

У свою чергу рекомендуємо замовникам не зловживати виключеннями в даній тематиці й при можливості чітко розмежовувати закупівлі товарів, робіт або ж послуг, виділяючи їх в окремі закупівлі та обираючи відповідний код ДК 021:2015 за Єдиним закупівельним словником, таким чином уникаючи порушень підпункту 5 пункту 21 Особливостей щодо нікчемності договору про закупівлю.

Крок 3. Визначити код за Єдиним закупівельним словником

Повертаючись до пункту 22 частини 1 статті 1 Закону, предмет закупівлі визначається замовником у порядку, встановленому Уповноваженим органом, із застосуванням Єдиного закупівельного словника, затвердженого у встановленому законодавством порядку.

Що собою представляє Єдиний закупівельний словник розглянемо далі.

Національний класифікатор «Єдиний закупівельний словник» (ЄЗС) призначений для стандартизації опису в договорах (контрактах) предмета державних закупівель, забезпечування більшої прозорості закупівель товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти, створювання ефективного конкурентного середовища у сфері державних закупівель, а також підтримування участі вітчизняних суб’єктів господарювання у торгах за межами України.

ЄЗС призначений замовникам державних закупівель для описування в повідомленнях про запрошення до участі в торгах (тендерах) предмета державних закупівель, а також вітчизняним товаро-виробникам і надавачам послуг для пошуку тендерних пропозицій як у межах, так і поза межами України.

Основний словник ЄЗС установлює коди та назви продукції та послуг, що можуть бути предметом закупівель.

CPV-класифікатор - це міжнародний словник, який також виконує функцію державного закупівельного класифікатора ДК 021:2015 та є «Єдиним закупівельним словником». Іншими словами, це код, який має багаторівневу послідовну структуру та складається з 9-ти цифр та являє собою ієрархічне чисельне кодування назви державної закупки. 

Код складається з 8 цифр, що згруповані таким чином: 

• перші дві цифри визначають розділ (XX000000-Y); 
• перші три цифри визначають групу (XXX00000-Y); 
• перші чотири цифри визначають клас (XXXX0000-Y); 
• перші п`ять цифр визначають категорію (XXXXX000-Y). 

Останні три цифри коду дають більший ступінь деталізації в межах кожної категорії. 

Дев`ята цифра - контрольна. 

У свою чергу, кожне число відповідає назві, яка надає невеликий опис деяким товарам, роботам та послугам, котрі являються предметом закупівлі.

Керуючись вимогами Порядку № 708, а також Порядку № 1082, замовник обирає код за Єдиним закупівельним словником наступним чином:

• для більшості товарів та послуг – за показником 4 цифри за Єдиним закупівельним словником;
• для послуг з поточного ремонту – орієнтуємось також 4 цифру за Єдиним закупівельним словником, так як послуги з поточного ремонту є послугами в розумінні Закону;
• при здійсненні закупівлі робіт – зазначаємо код за показниками 2-5 цифр Єдиного закупівельного словника;
• для окремих предметів закупівлі Порядок №708 містить певні виключення, яких доцільно дотримуватись при підборі коду за Єдиним закупівельним словником.

Якщо найвідповідніший код товару чи послуги наявний за показником 3-ї цифри замість 4-ї цифри Єдиному закупівельному словнику рекомендуємо замовнику обрати найбільш наближений код ЄСЗ, який містить показник четвертої цифри та найбільше відповідає предмету закупівлі, навіть якщо код третього рівня є більш точним за своїм формулюванням враховувати наявну практику державного фінансового контролю.

Крок 4. Врахування додаткового класифікатора

Згідно пункту 14 Особливостей, запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

При цьому звертаючись до пункту 2 частини 2 статті 4 Закону, у річному плані повинна міститися така інформація: назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності).

А отже якщо предмет закупівлі передбачає наявність додаткового класифікатора, то замовнику варто врахувати та визначити додатковий класифікатор, а потім відобразити його в електронній системі закупівель.

Підсумки

Правильне визначення предмета закупівлі є важливою передумовою належного проведення закупівлі. Для цього замовнику доцільно послідовно здійснити 4 кроки:

• аналіз потреби замовника (що саме буде закуповуватись та в яком обсязі);
• визначення виду предмета закупівлі (що буде закуповуватись: товар, робота чи послуга у розумінні закупівельного законодавства);
• визначення коду за Єдиним закупівельним словником із врахуванням специфіки предмета закупівлі;
• врахування додаткового класифікатора (за наявності).

Враховуючи положення нормативно-правових актів, які регулють визначення предмета закупівлі та специфіку кожного виду предмета закупівлі замовнику варто визначати предмет закупівлі:

• товарів – за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника;
• лікарських засобів – за показником третьої цифри Єдиного закупівельного словника та із зазначенням МНН (Міжнародної непатентованої назви) такого товару;
• медичних виробів – за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника та з урахуванням додаткових класифікаторів НК 024:2023 «Класифікатор медичних виробів» і НК 031:2024 «Національна номенклатура медичних виробів»;
• послуг, крім поточного ремонту – за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника;
• поточного ремонту – за кожним окремим будинком, будівлею, спорудою, лінійним об’єктом інженерно-транспортної інфраструктури та за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника;
• робіт – за об'єктами будівництва та за показниками другої - п’ятої цифр Єдиного закупівельного словника;
• окремі винятки серед товарів, робіт і послуг – згідно вимог, відображених у розділі ІІ Порядку №708.

Також звертаємо увагу на те, що відповідно до абзацу 3 пункту 3 Особливостей положення частин 5, 6, 8 (з урахуванням положень пунктів 68-76 Особливостей) і 9 статті 3 Закону застосовуються на умовах, визначених Законом. Тому на предмети закупівлі, які визначені частинами 5 та 6 статті 3 Закону дія Закону та Особливостей не поширюється.

При цьому варто пам’ятати, що невірно визначений предмет закупівлі може тягнути за собою наступні наслідки:

• визнання договору про закупівлю нікчемним – відповідно до підпункту 5 пункту 21 Особливостей, коли назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником не відповідає товарам, роботам чи послугам, що фактично закуплені замовником;
• притягнення до адмінвідповідальності із накладенням штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 гривень) – у відповідності до частини 1 статті 164-14 Кодексу про адміністративні правопорушення за порушення порядку визначення предмета закупівлі.