Процес планування на початку року дозволяє визначити пріоритетні напрями діяльності замовника, окреслити основні завдання на поточний рік, а також забезпечити системність і послідовність їх реалізації протягом відповідного періоду. В свою чергу відсутність планування може призвести до ряду порушень, описаних в матеріалі «Проблемні аспекти відсутності планування та шляхи їх вирішення». Тож пропонуємо розглянути базові аспекти формування та реалізації плану роботи уповноваженої особи на 2026 рік через три основні етапи.
Етап 1. Здійснюємо аналіз закупівель попередніх періодів
Зазвичай основна частина закупівель замовника має дещо циклічний характер. Мова йде не лише про сезонні потреби чи закупівлю комунальних послуга, але й широкий спектр товарів / послуг, які закуповуються регулярно. Відповідно уповноважена особа може проаналізувати інформацію щодо минулих періодів та певною мірою спрогнозувати подальші дії.
Тож в кінці попереднього та на початку поточного року замовнику слід вивчити та опрацювати чималий обсяг даних, щоб на їх основі спрогнозувати базу майбутньої закупівельної потреби. В той же час уповноваженій особі не завжди вдається опрацювати необхідний перелік інформації в короткі терміни, а тому в таких випадках доцільно скористатися допомогою інших працівників замовника.
Для цього замовник може затвердити Положення про взаємодію уповноваженої особи з іншими структурними підрозділами замовника, приклад якого наявний у матеріалі «Приклади документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником». В даному положенні можна відобразити взаємозв’язок між внутрішнім замовником, а також передбачити збір інформації, шляхом надання уповноваженій особі службових записок, що в подальшому забезечить обмін інформацією між працівниками замовника, а також дозволять виявити наявність / відсутність обставин, що напряму впливають на процес планування.
Також аналіз попередніх закупівель дозволить оцінити проблемні моменти здійснення закупівель, в тому числі щодо визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, примірні строки проведення закупівель, встановлення неоднозначних вимог, наявність / відсутність оскаржень чи моніторингів, тощо. Отож проаналізувавши відповідні дані, замовник може перейти до наступного етапу та сформувати попередній річний план.
Етап 2. Формуємо попередній річний план
Звертаючись до абзацу 1 пункту 14 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
В той же час результат аналізу інформації щодо планування річної потреби замовник може відобразити у вигляді попереднього річного плану, про що розповідається у статті «Що таке попередній річний план?». До переваг формування попереднього річного плану закупівель можна віднести наступні:
- містить перелік потреби замовника, в тому числі інформацію щодо предмета закупівлі, його очікуваної вартості, обсягів потреби, тощо;
- не потребує постійних змін і перерахунків;
- дає змогу правильно визначити вид закупівлі без зайвих уточнень;
- допомагає уникнути ситуацій, коли закупівля потрібна «на вчора»;
- не підлягає обов’язковому затвердженню та оприлюдненню в електронній системі закупівель;
- дає можливість ефективно планувати роботу протягом року.
Відповідно оцінивши обсяг наявної потреби, замовник може сформувати помісячний план роботи уповноваженої особи.
Етап 3. Складаємо помісячний план роботи уповноваженої особи
Якщо попередній річний план містить перелік потреби замовника та методів її задоволення, то помісячний план роботи більше зосереджений на організації завдань в межах часового аспекту та включає в себе безліч супутніх моментів що стосуються закупівельної діяльності.
Для прикладу пропонуємо розглянути перелік завдань, які доцільно включити в помісячний план уповноваженої особи на січень:
- звітування про виконання договорів, укладених відповідно до пункту 10 Особливостей, а щодо інших договорів – на власний розсуд (з метою уникнення ризиків проведення моніторингу закупівлі);
- укладення додаткових угод у відповідності до підпункту 8 пункту 19 Особливостей – стосується замовників, які до 31.12. мали змогу укласти таку додаткову угоду із зазначенням строку, на який продовжено договір, а в січні укладають додаткові угоди із зазначенням суми, що не перевищує 20 відсотків від суми, визначеної в початковому договорі про закупівлю, укладеному в попередньому році;
- здійснення процедури закупівлі відкриті торги щодо тих предметів закупівлі, до яких було застосовано вимоги підпункту 8 пункту 19 Особливостей (якщо замовник планує розпочати таку закупівлю у лютому, то в січні доцільно оприлюднити річний план);
- планування та оголошення відкритих торгів, запланованих на початок року;
- планування та оголошення запитів пропозицій постачальників для задоволення потреби, запланованої на початок року;
- укладення та оприлюднення відповідної інформації щодо прямих закупівель, відповідно до пункту 13 Особливостей;
- укладення та оприлюднення відповідної інформації щодо прямих «допорогових» закупівель;
- внутрішній збір інформації для подальших закупівель замовника;
- аналіз ринку та збір інформації щодо потенційних закупівель, запланованих на І квартал.
При цьому формування плану роботи уповноваженої особи дозволить не лише правильно розподілити наявні завдання, але й мінімізувати ризики їх невиконання чи порушення термінів здійснення закупівель. В той же час уповноваженій особі в рази ефективніше формувати помісячний план роботи у вигляді відповідної таблиці чи діаграми, наприклад діаграми Ґанта. Дана діаграма спрямована на відображення завдань та формування відповідних часових рамок для їх виконання. Це дозволить замовнику візуально оцінити картину та розподілити перелік завдань таким чином, щоб максимально розподілити навантаженість впродовж року.
Звертаємо увагу, що кожна уповноважена особа може обрати комфортний для себе варіант формування плану роботи уповноваженої особи. Як згадувалось раніше, це може бути таблиця, діаграма чи перелік, що формується на комп’ютері чи на звичайному листку від руки – головне це наявність усієї необхідної інформації, яка допоможе уповноваженій особі організувати закупівельний процес протягом року.
Приклад помісячного плану роботи уповноваженої особи у вигляді діаграми Ґанта:
Відповідно планування роботи уповноваженої особи – процес доволі клопіткий. І правильний підхід до організації робочого часу допоможе ефективно розподілити перелік наявних завдань та виконувати їх поступово протягом року. При цьому таймменеджемент спрямований не на зменшення кількості роботи, а радше на правильне використання робочого часу та зменшення ризиків виникнення перевтоми чи професійного вигорання, про що розповідається у матеріалі «Ознаки перевтоми та як закупівельнику не допустити вигорання».