Чи варто діючій УО перевіряти наявність звітування за закупівлями, які були проведені попередньою УО або ТК

Під час виконання своїх функцій уповноважена особа повинна постійно контролювати досить багато процесів, одним із таких процесів є звітування про виконання договорів про закупівлю. Щодо контролю закупівель здійснених закупівель самою уповноваженою особою все зрозуміло, а от щодо необхідності перевірки звітування про виконання договорів про закупівлю, які були укладені за результатами закупівель попередених попередньою уповноваженою особою або тендерним комітетом виникають запитання. У цьому матеріалі проведемо аналіз даної ситуації.

Звітування про виконання договору про закупівлю

Відповідно до пункту 4 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

Згідно пункту 10 Особливостей оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлі замовник повинен за такими видами закупівель:

• відкриті торги проведені у порядку визначеними Особливостями;
• відкритих торгів у порядку, визначеному пунктом 12-1 Особливостей (відкриті торги з публікацією англійською мовою);
• запит пропозицій постачальників;
• договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи згідно пункту 13 Особливостей.

Натомість публікувати звіт про виконаний договір про закупівлю при здійсненні закупівель на підставі пунктів 9, 11, 11-1, 11-2 та 13 (укладені з 25.02.2023) Особливостей замовники не зобов’язані.

Однак необхідно звернути увагу на те, що Держаудитслужба та її міжрегіональні територіальні органи з 19.05.2023 отримали право згідно пункту 23 Особливостей здійснювати моніторинг закупівель, за якими в електронній системі закупівель оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, у порядку, встановленому статтею 8 Закону України «Про публічні закупівлі».

Розглянемо в яких випадках оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель:

1. відповідно до абзацу 5 пункту 9 Особливостей, під час здійснення публічних закупівель, передбачених цим пунктом, без використання електронної системи закупівель замовники повинні відповідно до Закону дотримуватися принципів здійснення публічних закупівель, зокрема максимальної економії, ефективності, запобігання корупційним діям і зловживанням, та за результатами їх здійснення за умови, що вартість закупівлі становить або перевищує 50 тис. гривень, оприлюднювати в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону, а також обґрунтування підстави для здійснення замовником закупівлі відповідно до цього пункту;

2. пунктом 11 Особливостей визначено, що для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою, ніж 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких є меншою, ніж 200 тис. гривень, робіт, вартість яких є меншою, ніж 1,5 млн. гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи закупівель, у тому числі електронний каталог для закупівлі товарів. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів здійснення публічних закупівель, визначених Законом, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

У разі здійснення закупівлі, вартість якої є меншою, ніж 50 тис. грн, без використання електронної системи закупівель замовник не оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель.

3. за результатами закупівлі, здійсненої відповідно до пункту 13 Особливостей, замовники оприлюднюють в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону.

Відповідно до пункту 3-8 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону, установлено, що на період дії правового режиму воєнного стану в Україні в разі здійснення замовником закупівлі без використання електронної системи закупівель, за умови що вартість закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень, замовник оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, не пізніше ніж через 10 робочих днів з дня укладення такого договору;

4. відповідно до пункту 68 Постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу»  № 822 від 14 вересня 2020 р.(далі - Порядок) за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.

Тому по вище перелічених випадках, коли оприлюднюється звіт про договір про закупівлю, укладений без застосування електронної системи закупівель, які підлягають моніторингу замовникам доцільно оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю для мінімізації ризику початку моніторингу.

Щоб визначити строки щодо звітування про виконання договору про закупівлю необхідно звернутися до абзацу 1 пункту 4 Особливостей, в якому визначено, що у разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного відповідно до пункту 10 цих особливостей, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю за умови його виконання сторонами, або його розірвання замовник обов’язково оприлюднює звіт про виконання договору про закупівлю у строки, визначені пунктом 12 частини 1 статті 10 Закону.

В свою чергу, пункт 12 частини 1 статті 10 Закону визначає, що звіт про виконання договору про закупівлю публікується замовником протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Таким чином в замовника наявний обов’язок щодо звітування протягом 20 робочих днів при настанні однієї з трьох таких подій:

• виконання сторонами договору про закупівлю;
• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
• його розірвання.

Рекомендуємо ознайомитися з матеріалами викладеними у відеоуроці Звітування про виконання договорів про закупівлю.

Причини згідно, яких варто перевірити наявність звітування за закупівлями, які були проведені до діючої УО

Для того, щоб визначитися чи варто перевіряти наявність звітування про виконання договору про закупівлю за результатами закупівель, які були здійсненні до діючої уповноваженої особи необхідно визначити причини необхідності здійснення такої перевірки:

• діюча уповноважена особа визначена відповідальною за завершення переданих їй закупівель, які були розпочаті до неї.

Якщо уповноважена особа визначена відповідальною за завершення переданих їй закупівель, то вона зобов’язана завершити закупівлі розпочаті до неї. Саме звітування про виконання договору про закупівлю свідчить про те, що сторони виконали свої зобов’язання або такий договір з різних причин був розірваний. За неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю уповноважена особа буде нести відповідальність визначену у частині 1 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення, а саме: неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі - тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1700 грн.), але за умови, якщо строки визначені законодавством припадають на період дії її повноважень. В іншому випадку відповідальність буде нести попередня УО.

Рекомендуємо ознайомитися з матеріалом и несе уповноважена особа відповідальність за неоприлюднення звітів про виконання договору про закупівлю попередньою уповноваженою особою? Позиція суду та Підбірка практики ДАСУ щодо звітування про виконання договорів про закупівлю

• ризик початку моніторингу закупівель органами ДАСУ по яких відсутній звіт про виконання договору про закупівлю.

Частина 3 статті 8 Закону визначає, що повідомлення про прийняття рішення про початок моніторингу процедури закупівлі орган державного фінансового контролю оприлюднює в електронній системі закупівель протягом двох робочих днів з дня прийняття такого рішення із зазначенням унікального номера оголошення про проведення конкурентної процедури закупівлі, присвоєного електронною системою закупівель, та / або унікального номера повідомлення про намір укласти договір про закупівлю у разі застосування переговорної процедури закупівлі, а також опису підстав для здійснення моніторингу процедури закупівлі. Відповідно до абзацу 2 частини 1 статті 8 Закону моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії.

З огляду на викладене, ДАСУ може проводити моніторинг закупівлі тільки до закінчення дії договору / договору про закупівлю.

Але необхідно врахувати Позицію Верховного суду в Постанові Касаційного адміністративного суду Верховного суду України по справі № 200/5201/22 від 29.11.2023 розглянуту в матеріалі Чи може ДАСУ перевірити «прямий» договір після закінчення строку його дії, яка зводиться до того, що належним підтвердженням виконання сторонами умов договору про закупівлю при закінчення строку його дії можна вважати опублікований замовником в електронній системі закупівель звіт про виконання цього договору. Відповідно, не опублікування звіту про виконання договору про закупівлю в електронній системі закупівель дає підстави уважати, що строк (термін) дії договору про закупівлю не закінчився.

З цього висновується, що при закінченні строку дії договору про закупівлю, який визначений в такому договорі, за відсутності в електронній системі закупівель звіту про виконання такого договору, орган державного фінансового контролю вправі провести моніторинг процедури закупівлі.

Отже, ДАСУ можуть здійснювати моніторинг закупівель, в яких строк (термін) дії договору про закупівлю закінчився за умови відсутності в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю, який є належним підтвердженням виконання сторонами умов договору про закупівлю при закінчені строку його дії. Вчасне оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю призводить до неможливості здійснення моніторингу такої закупівлі, тобто після оприлюднення звіту про виконання аудитори в договорах / договорах про закупівлю не зможуть здійснювати моніторинг.

• попередження майбутніх порушень та усунення триваючих порушень.

Таким чином приходимо до висновку, що у разі покладання на уповноважену особу обов’язків щодо  завершення переданих їй закупівель, така уповноважена особа повинна здійснити перевірку переданих їй закупівель, в тому числі на предмет звітування про виконання договору про закупівлю та відповідно у разі наявності підстав для звітування здійснити оприлюднення звіту про виконання такої закупівлі. Оскільки за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення звіту про виконання договору про закупівлю уповноважена особа буде нести адміністративну відповідальність.

У випадку, якщо уповноважена особа не відповідальна за завершення закупівель, які були проведені попередньою уповноваженою особою або тендерним комітетом, діюча уповноважена особа може здійснити перевірку закупівель на предмет звітування про виконання договору про закупівлю для виявлення закупівель по яких  можливий ризик проведення моніторингів органами ДАСУ, а також для попередження майбутніх та усунення можливих триваючих порушень.

При виявлені закупівель, по яких необхідно оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю, рекомендуємо звернутися до керівника замовника в письмовій формі з повідомленням про виявлення закупівель по яким допущені порушення публічного законодавства попередньою уповноваженою особо або тендерним комітетом та по яким можливе в майбутньому порушення, а також зазначити їх перелік. Лише на підставі розпорядчого рішення керівника замовника або іншого документа по вказаним закупівлям за наявності підстав визначених публічним законодавством оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю.

Як знайти закупівлі, по яких не оприлюднений звіт про виконання договору про закупівлю

Перевірити закупівлі, які по яким необхідно оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю можливо за допомогою фільтрів на електронному майданчику, на якому зареєстрований замовник або скористатися публічним модулем аналітики BI Prozorro.

Покроково розглянемо як використати BI Prozorro для визначення закупівель, по яких не оприлюднений звіт про виконання договору про закупівлю.

1. Заходимо на сайт https://bi.prozorro.org/ та відкриваємо Додаток «13.Етап договорів»

2. Переходимо на лист «Відбори», в якому за допомогою фільтрів можна обрати договори

3.  Обираємо фільтр “Організатор”, натискаємо на нього, вводимо код ЄДРПОУ установи.

4.  Далі через фільтр “Підстатус договору” обираємо  «активний» статус договору.

5. Після цього обираємо фільтр “Тип методу закупівлі”, а в ньому вибираємо вид закупівлі, за якими необхідно прозвітувати про виконання договору.

6. Далі обираємо фільтр “Дата планового закінчення дії договору (згідно договору)” та обираємо за який період мали завершитися договори, які шукаємо або дату завершення договору.

Наприклад, якщо  необхідно знайти всі договори, що мали завершитись за період з 1 січня до 31 грудня 2023 року включно, тоді необхідно прописати в пошуку такий вираз >=01.01.2023<=31.12.2023.

Якщо потрібно знайти всі договори, про які не було прозвітовано і в попередні роки, то тоді необхідно прописати в пошуку вираз так  <=31.12.2023.

7. Потім переходимо на лист « Договори» натиснувши кнопку Листи.

8. Отримуємо готову таблицю з переліком договорів  сформовану за вибраними фільтрами, по яким відсутній звіт про виконання договору про закупівлю. Дану таблицю можна завантажити на  комп’ютер. Для цього у будь-якому її місці необхідно натиснути правою кнопкою миші та вибрати «Завантажити як …» та обрати формат завантаження даних.

Підсумок

Таким чином, з аналізу вищевикладеного приходимо до висновку, що діючій уповноваженій особі варто перевіряти наявність звітування про виконання договору про закупівлю, які були проведені попередньою уповноважено особою або тендерним комітетом, не тільки у випадку, коли діюча уповноважена особа призначена відповідальною за завершення переданих їй закупівель, а в протилежному випадку (не призначена). Оскільки здійснення такої перевірки, виявлення закупівель, по яким не оприлюднено звіт про виконання договору, а також здійснення дій спрямованих на попередження майбутніх та усунення триваючих порушень зменшить ризики проведення моніторингів ДАСУ.