Замовники наприкінці бюджетного періоду мають право розпочинати закупівлі та укладати договори для потреб нового бюджетного року. Реєстрація бюджетних зобов’язань в органах Казначейства за укладеними договорами здійснюється відповідно до вимог, визначених Порядком реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309).
Проте щоб зареєструвати бюджетні зобов’язання у новому бюджетному періоді за договором про закупівлю, укладеному у попередньому, замовникам необхідно знати всі особливості щодо термінів реєстрації, визначених Порядком № 309, які різняться залежно від виду закупівлі, обраного для укладення договору.
Коли у замовника виникає необхідність укласти договір про закупівлю наприкінці року для потреб наступного?
Закупівельне та бюджетне законодавство не обмежує замовників у праві розпочати проведення закупівель на очікувану вартість та для потреб наступного бюджетного періоду.
Зазвичай замовники приймають рішення про початок проведення закупівлі для потреб наступного року у випадку коли планується застосувати процедуру закупівлі, зокрема, відкриті торги з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (зі змінами) (далі – Особливості). Для проведення відкритих торгів необхідний певний період часу (в середньому 20 календарних днів). Прорахувати точно та визначити дату укладання договору про закупівлю у разі застосування відкритих торгів неможливо, оскільки під час їх проведення можуть виникнути різні непередбачувані ситуації: неподання жодної тендерної пропозиції для участі, що є підставою для відміни торгів; оскарження процедури закупівлі, продовження строку для укладення договору про закупівлю у випадку обґрунтованої необхідності тощо.
Які основні умови у договорі про закупівлю, укладеному для потреб наступного року, повинні бути визначені для реєстрації його в Казначействі?
Якщо замовник розпочинає процедуру закупівлі наприкінці року для потреб наступного, то у проєкті договору про закупівлю, який оприлюднюється разом з тендерною документацією під час оголошення процедури закупівлі, слід передбачити відповідні умови стосовно термінів постачання. Наведемо приклад.
Отже, як бачимо, основною вимогою є зазначення у договорі про закупівлю умови постачання саме у наступному бюджетному періоді, зокрема, у 2024 році, для потреб замовника у цьому ж періоді.
В такому випадку замовники можуть реєструвати бюджетні зобов’язання в органах Казначейства та здійснювати оплату у подальшому на їх підставі.
Проте вимоги щодо порядку та термінів реєстрації бюджетних зобов’язань, відповідно до Порядку № 309, різняться залежно від виду закупівлі, який було застосовано для укладення договору. Тому замовникам слід бути уважними при поданні в органи Казначейства договорів про закупівлю для потреб наступного року, укладених у минулому, і чітко знати коли їх потрібно подавати.
Перш за все слід зазначити, що такі договори слід подавати до органів Казначейства не наприкінці того року, в якому його укладено, а у наступному, оскільки допоки кошторис на наступний бюджетний період не зареєстровано, то працівники органу Казначейства не зможуть взяти на облік бюджетні зобов’язання за цим договором.
По-друге, замовнику слід дотримуватися порядку та термінів реєстрації бюджетних зобов’язань, встановлених Порядком № 309.
Терміни реєстрації бюджетних зобов’язань залежно від виду закупівлі, за якою укладено договір
Строк подання до органів Казначейства підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань, відповідно до Порядку № 309, становить 7 робочих днів, однак від якої події їх відраховувати – залежить від виду закупівлі та наявності (або відсутності) зареєстрованого в органах Казначейства кошторису установи:
| Найменування закупівлі | Умова щодо кошторису за наявності зареєстрованого в органах Казначейства кошторису | Умова щодо кошторису при відсутності зареєстрованого в органах Казначейства кошторису |
| Термін реєстрації зобов’язань – 7 робочих днів, але для договорів про закупівлю, укладених: | Термін реєстрації зобов’язань – 7 робочих днів, але для договорів про закупівлю, укладених: | Термін реєстрації зобов’язань – 7 робочих днів, але для договорів про закупівлю, укладених: |
| 1) абз. 1 п. 2.2 Порядку № 309: на загальних умовах | з дати взяття бюджетного зобов’язання | - |
| 2) абз. 2 п. 2.2 Порядку № 309: за результатами процедури закупівлі / спрощеної закупівлі | з дати оприлюднення звіту про результати проведення закупівлі з використанням ЕСЗ | з дати взяття на облік органом Казначейства кошторису |
| 3) абз. 3 п. 2.2 Порядку № 309: з урахуванням особливостей, визначених законодавством, без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронних каталогів для закупівлі товарів | з дати взяття бюджетного зобов’язання | з дати взяття на облік органом Казначейства кошторису |
У багатьох замовників виникає питання – які бюджетні зобов’язання (договори) належать до тих, що зазначено в абзаці 3 пункту 2.2 Порядку № 309: «…з урахуванням особливостей, визначених законодавством, без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронних каталогів…»?
Варто зазначити, що Особливостями визначено випадки, в яких дозволяється укладати договори без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронного каталогу. Такі випадки визначено, наприклад, пунктами 9 та 13 Особливостей. Проте прямі договори, тобто «допорогові», укладені без застосування електронної системи закупівель, під цю умову не належать.
Отже, це означає, що «допорогові» договори потрібно подавати в органи Казначейства для реєстрації бюджетних зобов’язань протягом 7 робочих днів після їх укладення, а лише договори, укладені за результатами процедури закупівлі / спрощеної закупівлі або укладені з урахуванням Особливостей без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронних каталогів, - можна подавати протягом 7 робочих днів після взяття на облік органом Казначейства кошторису.
Тобто, уклавши договір про закупівлю у минулому році, наприклад, у 2023-му, замовник може подати його для реєстрації бюджетних зобов’язань у поточному періоді за умови, що:
- договір укладено за результатами застосування: процедури закупівлі або з урахуванням Особливостей без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронних каталогів;
- умовами договору передбачено строки постачання товару (надання послуг) у поточному бюджетному періоді.
При цьому органи Казначейства повинні прийняти та зареєструвати такий договір за умови дотримання замовником всіх вимог до оформлення та подання підтвердних документів.
У випадку порушення замовником бюджетного законодавства, визначених статтею 116 Бюджетного кодексу України (далі – БКУ), органи Казначейства не реєструють, а застосовують заходи впливу, передбачені статтею 117 БКУ. Отже, відмова від реєстрації бюджетних зобов’язань повинна бути лише чітко обґрунтованою органом Казначейства. У протилежному випадку заходи впливу, передбачені БКУ, можуть застосовуватися до працівників органів Казначейства.
Які можуть виникати спірні питання у замовника з Казначейством з приводу цих договорів та якими можуть бути варіанти їх вирішення?
Інколи трапляються випадки непорозуміння замовників з органами Казначейства з приводу законності укладення договору про закупівлю датою минулого року та подання його для реєстрації бюджетних зобов’язань у поточному році. В такому разі, якщо замовнику складно пояснити правомірність своїх дій, то можливо письмово обґрунтувати правомірність своїх дій та направити такого листа до обслуговуючого органу Казначейства одночасно із поданням для реєстрації бюджетних зобов’язань.
Таке звернення дозволить працівнику Казначейства зрозуміти, що замовник знає вимоги законодавства та діє в межах його норм, а також усвідомлює свою відповідальність.
Дата такого листа повинна бути не пізніше 7 робочих днів від дати реєстрації кошторису. Проте чекати останнього дня реєстрації не варто, адже ситуації можуть бути непередбачувані (відключення світла, збої в роботі програмного забезпечення тощо), які можуть призвести до несвоєчасної реєстрації бюджетних зобов’язань та, як наслідок, - застосування заходів впливу до замовника, визначених статтею 117 БКУ.
Також слід нагадати замовникам, що необхідно подати відповідним органам Казначейства протягом 5 робочих днів після затвердження кошториси, плани асигнувань загального фонду, плани надання кредитів із загального фонду, плани спеціального фонду (за винятком власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків), зведення показників спеціального фонду кошторису. Заклади фахової передвищої та вищої освіти, наукові установи та заклади охорони здоров’я подають також затверджені плани використання бюджетних коштів і помісячні плани використання бюджетних коштів.
Такі вимоги визначено окремо:
- для державного бюджету пунктом 3.5 Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.12.2012 № 1407;
- для місцевих бюджетів пунктом 5.3 Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 23.08.2012 № 938.
Вимоги щодо заповнення та затвердження кошторисів та інших вищезазначених документів, визначено Інструкцією про складання і виконання розпису Державного бюджету України, затвердженою наказом Міністерства фінансів України 28.01.2002 № 57 (зі змінами та доповненнями).
Підсумки
Отже, замовники, які провели закупівлі та уклали договори про закупівлю у минулому році для потреб поточного, мають право подавати на реєстрацію бюджетних зобов’язань до органів Казначейства такі договори, а працівники Казначейства їх зареєструють за умови, що:
- зареєстровано кошторис на поточний бюджетний рік в органі Казначейства;
- договір укладено за результатами застосування: процедури закупівлі або спрощеної закупівлі або з урахуванням Особливостей без застосування процедур закупівель / спрощених закупівель / електронних каталогів;
- умовами договору передбачено строки постачання товару (надання послуг) у поточному бюджетному періоді;
- замовником дотримано всіх вимог щодо оформлення та подання підтвердних документів.
Замовник також може офіційно пояснити правомірність своїх дій щодо реєстрації бюджетних зобов’язань, направивши листа до органу Казначейства з проханням зареєструвати договір, укладений та поданий з дотриманням вимог бюджетного законодавства.