Алгоритм проведення відкритих торгів за Особливостями затвердженими Постановою №1178

А тепер переходимо до самого алгоритму проведення відкритих торгів із врахуванням особливостей, базуючись на нормах актуального законодавства, із зазначенням коментарів, рекомендацій щодо специфічних моментів та документального оформлення кожного етапу:

Кожна закупівля здійснюється відповідно до річного плану, тому перед тим, як оприлюднити оголошення про проведення відкритих торгів із врахуванням особливостей, замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель річний план або зміни до нього протягом п’яти робочих днів з дня його або їх затвердження.

При цьому, очікувана вартість предмета закупівлі зазначається в річному плані закупівель з урахуванням податку на додану вартість у разі, коли операція з постачання такого предмета закупівлі (товарів, робіт, послуг) підлягає оподаткуванню податком на додану вартість відповідно до законодавства.

Варто також зазначити, що замовник не має права ділити предмет закупівлі на частини з метою уникнення проведення процедури закупівлі відкриті торги / використання електронного каталогу (у разі закупівлі товару), визначених цими Особливостями (пункт 6 Особливостей).

Єдине виключення із зазначених правил є виникнення додаткової потреби у замовника, адже Особливостями встановлено: якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями (абзац 3 пункту 15 Особливостей).

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про затвердження річного плану або змін до нього та оприлюднення його або їх в електронній системі закупівель.

(Не)можливість прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі

Замовник в тендерній документації обов’язково зазначає інформацію про прийняття чи неприйняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів.

Якщо замовник зазначає в тендерній документації про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, він повинен зазначити про прийнятний відсоток перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, визначеної замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів.

Якщо замовник не зазначив про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, та/або не зазначив прийнятний відсоток перевищення, або відсоток перевищення є більшим, ніж зазначений замовником в тендерній документації, то замовник відхиляє таку тендерну пропозицію відповідно до абзацу четвертого підпункту 2 пункту 44 цих особливостей (пункт 28 Особливостей).

За обґрунтованим рішенням замовника відкриті торги можуть бути проведені без застосування електронного аукціону (пункт 37 Особливостей).

Для учасника, який має намір залучити інших суб’єктів господарювання як субпідрядників / співвиконавців до виконання робіт чи надання послуг (лише у разі закупівлі послуг або робіт): у разі коли учасник процедури закупівлі має намір залучити інших суб’єктів господарювання як субпідрядників / співвиконавців в обсязі не менш як 20 відсотків вартості договору про закупівлю у разі закупівлі робіт або послуг для підтвердження його відповідності кваліфікаційним критеріям відповідно до частини 3 статті 16 Закону (у разі застосування таких критеріїв до учасника процедури закупівлі), замовник перевіряє таких суб’єктів господарювання щодо відсутності підстав, визначених цим пунктом (пункт 47 Особливостей).

Особливості встановлення кваліфікаційних критеріїв

Під час здійснення закупівлі товарів замовник може не застосовувати до учасників процедури закупівлі кваліфікаційні критерії, визначені статтею 16 Закону.

У разі закупівлі послуг або робіт замовник вимагає від учасників процедури закупівлі подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційному критерію (кваліфікаційним критеріям) відповідно до статті 16 Закону (пункт 48 Особливостей).

Особливості встановлення вимог на підтвердження національним стандартам

У разі проведення відкритих торгів згідно з цими особливостями для закупівлі твердого палива, природного газу, газу скрапленого для комунально-побутового споживання та промислових цілей, електричної енергії положення пунктів 1 і 2 частини 2 статті 16 Закону замовником не застосовуються (пункт 29 Особливостей).

У разі здійснення закупівель твердого палива, природного газу, газу скрапленого для комунально-побутового споживання та промислових цілей, електричної енергії, замовники не можуть установлювати вимоги до предмета закупівлі, що не передбачені відповідним національним стандартом (за наявності національного стандарту для відповідного предмета закупівлі) (пункт 29 Особливостей).

Формування вимог окремими додатками до учасника та до переможця

Замовники зобов’язані формувати перелік всіх документів та / або всієї інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, та перелік всіх документів та / або всієї інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі, у вигляді двох окремих додатків до тендерної документації.

Особливості формування проекту договору про закупівлю

Проєкт договору про закупівлю, який формується для проведення відкритих торгів обов’язково повинен містити порядок зміни його умов. Тобто, алгоритм взаємодії сторін, в тому числі із визначеними строками, способами взаємодії тощо.

Крім того, аудитори ототожнюють поняття “порядок змін умов” та “підстави для внесення змін до істотних умов”. Тому, до проєкту договору про закупівлю необхідно включати підстави для внесення змін до істотних умов договору визначені пунктом 19 Особливостей. Але лише ті, що стосуються безпосередньо предмету закупівлі та які сторони договору можуть застосовувати при внесенні змін до договору.

Готуючи проєкт договору про закупівлю замовник повинен встановити в ньому відповідні умови та зазначити, які умови договору про закупівлю є істотними (тобто сформувати перелік істотних умов договору про закупівлю). У випадку, коли умовами договору про закупівлю не чітко визначений перелік істотних умов, то під час виконання такого договору сторони не матимуть можливості вносити зміни до будь-яких його умов, окрім тих випадків, які передбачені в пункті 19 Особливостей. Тому передбачивши, які умови договору є істотними, а які ні, замовник буде розуміти алгоритм дій під час виконання договору про закупівлю.

Документальне оформлення даного етапу: тендерна документація.

Оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація оприлюднюється уповноваженою особою одночасно.

Оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація мають містити інформацію визначену Законом та Особливостями без посилання на інші документи, наприклад, зазначаючи місце поставки товарів, необхідно зазначити адресу, а не посилання на тендерну документацію, у якій визначено таку інформацію.

Оголошення має містити повну інформацію, яка вимагається Законом з урахуванням Особливостей. Очікувана вартість предмета закупівлі в оголошенні про проведення відкритих торгів зазначається без урахування податку на додану вартість

Оголошення про проведення відкритих торгів та тендерна документація можуть містити й іншу інформацію та вимоги, які не визначені Законом та Особливостями, за умови, якщо такі вимоги не обмежують конкуренцію та не призводять до дискримінації учасників. Крім цього замовнику заборонено вимагати інформацію, яку він може перевірити самостійно.

Особливості закупівель без проведення аукціону

За обґрунтованим рішенням замовника відкриті торги можуть бути проведені без застосування електронного аукціону.

Оголошення про проведення відкритих торгів, що проводяться замовником без застосування електронного аукціону, повинно містити інформацію, визначену частиною другою статті 21 Закону (крім інформації, визначеної пунктом 11 частини другої статті 21 Закону), а також інформацію щодо проведення відкритих торгів без застосування електронного аукціону та обґрунтування проведення замовником відкритих торгів без застосування електронного аукціону. Очікувана вартість предмета закупівлі в оголошенні про проведення відкритих торгів, що проводяться замовником без застосування електронного аукціону, зазначається без урахування податку на додану вартість (пункт 37 Особливостей).

Документальне оформлення даного етапу: для зменшення обсягу документів, уповноважена особа може зробити один протокол, у якому розглянути питання затвердження річного плану або змін до нього; оприлюднення річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель; затвердження тендерної документації.

Встановлення вимоги щодо надання забезпечення тендерної пропозиції та / або виконання договору про закупівлю є правом замовника, а не обов’язком.

Розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати) замовник повинен зазначити в оголошенні про проведення відкритих торгів. Розмір забезпечення тендерної пропозиції розраховується від очікуваної вартості предмета закупівлі, зазначеної в оголошенні про проведення відкритих торгів, тобто суми очікуваної вартості без ПДВ.

Розмір та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати) та / або розмір, вид, строк та умови надання, повернення та неповернення забезпечення виконання договору про закупівлю (якщо замовник вимагає таке забезпечення надати) замовник повинен зазначити в тендерній документації.

Документальне оформлення даного етапу: обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі

Враховуючи, що виправити несвоєчасність надання роз’яснень щодо змісту тендерної документації неможливо, уповноваженій особі, щоб уберегти себе від штрафу, варто відмінити таку процедуру закупівлі та оголосити нову.

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи щодо надання відповіді на звернення або вимогу учасника та оприлюднення її в електронній системі закупівель.

Під час оскарження замовник має право вчиняти виключно дії спрямовані на усунення порушень визначених у скарзі. Рішення органу оскарження набирають чинності з дня їх прийняття та є обов’язковими для виконання замовниками, особами, яких вони стосуються.

Якщо рішення органу оскарження, прийняте за результатами розгляду органу оскарження, не було оскаржене до суду, таке рішення має бути виконано не пізніше 30 днів з дня його прийняття органом оскарження. За невиконання рішення органу оскарження тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 2 до 5 тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (34 000 – 85 000 грн) (частина 5 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на запит органу оскарження та оприлюднення його в електронній системі закупівель; протокол уповноваженої особи про виконання рішення органу оскарження (в разі необхідності).

Замовник не може внести зміни до інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів, яка дублюється з інформацією зазначеною у річному плані, а саме:

• до найменування, місцезнаходження та ідентифікаційного коду замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, його категорії;
• назви предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником та відповідно ділити предмет закупівлі на лоти після оголошення самої закупівлі, адже інформація про лоти (назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником щодо кожного лота) має бути відображена у річному плані. Єдиним виключенням є приведення інформації про назву предмета закупівлі та коду за Єдиним закупівельним словником в оголошенні про проведення відкритих торгів у відповідність до інформації, яка зазначена у річному плані. Проте замовник має право додавати номенклатурні позиції або вносити зміни до назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі та коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі;
• очікуваної вартості предмета закупівлі, окрім випадку приведення такої інформації у відповідність до річного плану.

Законодавці надали можливість вносити зміни як до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації одночасно, так і окремо. Проте звертаємо увагу на те, що більшість змін до оголошення про проведення відкритих торгів тягнуть за собою необхідність внесення змін і до тендерної документації.

Однією з умов внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації є оприлюднення в електронній системі закупівель перелік змін, що вносились у машинозчитувальному форматі, відповідно уповноважена особа має його підготувати. Перелік змін може містити інформацію про зміни внесені до оголошення про проведення відкритих торгів та тендерної документації (за необхідністю) одночасно. Тобто не потрібно готувати окремо перелік змін до оголошення про проведення відкритих торгів та окремо перелік змін до тендерної документації.

Оприлюднення нової редакції тендерної документації означає необхідність оприлюднення не окремої її частина, а в цілому: сам текст тендерної документації, додатки до неї) та окремий документ із переліком змін.

Відсутня необхідність готувати та оприлюднювати оголошення про проведення відкритих торгів у новій редакції окремим файлом, адже це за вас зробить електронна система закупівель автоматично.

Документальне оформлення даного етапу: протокол про внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів, про оприлюднення в електронній системі закупівель нової редакції тендерної документації та переліку змін.

Строк розгляду пропозицій учасників має не перевищувати 5 робочих днів, у разі необхідності замовник має право продовжити його до 20 робочих днів. У разі продовження строку замовник оприлюднює повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.

Під час розгляду тендерної пропозиції замовник має право звертатися за підтвердженням інформації, наданої учасником процедури закупівлі, до органів державної влади, підприємств, установ, організацій відповідно до їх компетенції згідно пункту 42 Особливостей.

В разі виявлення невідповідностей в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, замовник застосовує “механізм 24 год”. Якщо ж є “пряма” підстава для відхилення, замовник може не розміщувати повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей.

За результатами розгляду замовник може прийняти одне із рішень: визначення переможця процедури закупівлі, відхилення тендерної пропозиції.

Пункт 44 Особливостей розділяє окремо підстави для відхилення учасника процедури закупівлі та для відхилення переможця закупівлі.Так, суб’єкт господарювання чи фізична особа, що приймають участь у закупівлі протягом проведення такої закупівлі змінює свій статут.

Перед прийняття рішення про відхилення учасника процедури закупівлі рекомендуємо замовнику вчинити наступні дії:

• проаналізувати вимоги, які встановлені у тендерній документації та скласти реєстр документів;
• порівняти надані інформацію та / або документи учасником із конкретними вимогами тендерної документації;
• не розглядати документи, які не вимагаються, на предмет їх відповідності умовам тендерної документації;
• за наявності підстави, яка передбачає відхилення тендерної пропозиції учасника ВІДХИЛЯЄ та НЕ застосовує механізму «24 години» у разі наявності невідповідностей в інших документах;
• за наявності лише невідповідностей у розумінні пункту 43 Особливостей – аналізує чи усунення помилок шляхом виправлення невідповідностей може призвести до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо, та оприлюднює повідомлення про виправлення невідповідностей;
• відхилити тендерну пропозицію у разі неусунення виявлених невідповідностей;
• за наявності декількох підстав для відхилення замовник відображає кожну таку підставу у протокольному рішенні з урахуванням вимог пункту 46 Особливостей.

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про відхилення тендерної пропозиції учасника та оприлюднення інформації в електронній системі закупівель:

Відповіді замовника на звернення / вимоги фізичних / юридичних осіб або учасників мають бути обгрунтованими та надані через електронну систему закупівель у строки, визначенні положеннями Особливостей та Закону. Такого роду дії допоможуть виконати законодавчі вимоги, а також допоможуть замовнику уникнути “призупинення” відкритих торгів через оскарження та / або ймовірного моніторингу закупівлі та / або притягнення до адміністративної відповідальності й накладання штрафу.

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на звернення учасника процедури закупівлі та оприлюднення її в електронній системі закупівель.

Замовник має право вчиняти виключно дії спрямовані на усунення порушень визначених у скарзі. Рішення органу оскарження набирають чинності з дня їх прийняття та є обов’язковими для виконання замовниками, особами, яких вони стосуються.

Якщо рішення органу оскарження, прийняте за результатами розгляду органу оскарження, не було оскаржене до суду, таке рішення має бути виконано не пізніше 30 днів з дня його прийняття органом оскарження. За невиконання рішення органу оскарження тягне за собою накладення штрафу на керівника замовника від 2 до 5 тисяч неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (34 000 – 85 000 грн) (частина 5 статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення).

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на запит органу оскарження та оприлюднення його в електронній системі закупівель; протокол уповноваженої особи про виконання рішення органу оскарження (за необхідності).

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про визначення переможця процедури закупівлі.

Враховуючи підстави для відхилення переможця, перевіряти документи переможця замовник повинен відповідно до вимог своєї тендерної документації. Тобто, у переможця процедури закупівлі виникає обов’язок виконати вимоги, які встановленні законодавцем щодо строків та способу подання документів, та вимоги, які встановленні у тендерній документації замовником до документів, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей.

А, у замовника виникає обов’язок у разі не надання у спосіб або не у відповідності до вимог тендерної документації або не у строки визначені замовником, документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12  пункту 47 Особливостей відхилити тендерну пропозицію переможця процедури закупівлі.

Нагадуємо, що інформацію про відсутність підстав, відображених у підпункті 3  пункту 47 Особливостей, замовник перевіряє самостійно у реєстрі осіб, які вчинили корупційні та пов’язані з корупцією правопорушення за посиланням: https://corruptinfo.nazk.gov.ua/.

Крім того, якщо замовник вимагав від переможця надання інших документів (інформація про право підпису, рішення про згоду на вчинення значного правочину, тощо) варто перевіряти надання таких документів у строки та у спосіб, визначених тендерною документацію.

У разі відхилення тендерної пропозиції з підстави, визначеної підпунктом 3 пункту 44 цих особливостей, замовник визначає переможця процедури закупівлі серед тих учасників процедури закупівлі, тендерна пропозиція (строк дії якої ще не минув) якого відповідає критеріям та умовам, що визначені у тендерній документації, і може бути визнана найбільш економічно вигідною відповідно до вимог Закону та цих особливостей, та приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю у порядку та на умовах, визначених статтею 33 Закону та цим пунктом (пункт 49 Особливостей).

Пункт 44 Особливостей розділяє окремо підстави для відхилення учасника процедури закупівлі та для відхилення переможця закупівлі.

Переможець процедури закупівлі – це учасник, тендерна пропозиція якого відповідає всім критеріям та умовам, що визначені у тендерній документації, і визнана найбільш економічно вигідною, та якому замовник повідомив про намір укласти договір про закупівлю.

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про відхилення переможця процедури закупівлі.

У разі, якщо уповноважена особа відміняє тендер самостійно, то уповноважена особа має прийняти відповідне рішення та оприлюднити його в електронній системі закупівель. Якщо ж тендер автоматично відмінено електронною системою закупівель, то уповноваженій особі не потрібно приймати будь-яке рішення, так як електронна система закупівель автоматично оприлюднює інформацію про відміну тендеру.

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про відміну тендера та оприлюднення інформації в електронній системі закупівель

Документальне оформлення даного етапу: протокол уповноваженої особи про надання відповіді на запит органу оскарження та оприлюднення його в електронній системі закупівель; протокол уповноваженої особи про виконання рішення органу оскарження (у разі необхідності).

Очікувана вартість предмета закупівлі в оголошенні про проведення відкритих торгів зазначається без урахування податку на додану вартість. У тендерній пропозиції ціна подається без урахування податку на додану вартість. При цьому, якщо постачальник товару / надавач послуг / виконавець робіт є платником податку на додану вартість, а операція з постачання товару / надання послуг / виконання робіт підлягає оподаткуванню податком на додану вартість замовник враховує у сумі договору про закупівлю повинен враховуватися податок на додану вартість.

Документальне оформлення даного етапу: договір про закупівлю.

В разі внесення змін до істотних умов договору замовник повинен забезпечити:

• оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• оприлюднення самої додаткової угоди;
• у разі збільшення ціни за одиницю товару відповідно до підпункту 2 пункту 19 цих особливостей до такого повідомлення додається обґрунтування наявності підстав для внесення змін до договору про закупівлю, яке повинно бути документально підтверджено замовником.

В той же час відповідно до пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, замовник розміщує в електронній системі закупівель у форматі PDF та машинозчитувальному форматі текстових даних (TXT, RTF, MD, ODT, DOC(X), (X)HTML) такі файли:

• зміни до договору про закупівлю, зазначеного в абзацах 2 і 3 частини 1 статті 41 Закону (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, у разі зміни цін на них), у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону;
• уточнена (узгоджена) договірна ціна (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси) у випадку складання договірної ціни, уточненої (узгодженої) відповідно до затвердженої проектної документації до договору про закупівлю, зазначеного в абзаці 3 частини 1 статті 41 Закону.

Інформація, що розміщується замовником в електронній системі закупівель у машинозчитувальному форматі текстових даних, не повинна відрізнятися від інформації, розміщеної в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Документальне оформлення даного етапу: додаткова угода

Приклади документів щодо організація та проведення відкритих торгів можна віднайти тут.