Алгоритм закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≤ 100 тис грн

Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.  

Замовники можуть не публікувати інформацію про своє місцезнаходження у річному плані закупівель, якщо поширення такої інформації несе ризики для їх безпеки.  

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього (абзац 2 частини 1 статті 4 Закону).  

Під час оприлюднення річного плану або змін до нього замовник має обрати вид закупівлі з випадаючого списку, проте вид закупівлі в електронній системі закупівель відображається як «запит ціни пропозиції» замість «запит пропозицій постачальників», що не відповідає вимогам законодавства. Це може вважатися порушенням законодавства, але: по-перше — таке порушення допущене не замовником, а електронною системою закупівель, а по-друге — за таке порушення відсутня адміністративна відповідальність.  

Тож замовникам варто:   

• зафіксувати таку невідповідність в електронній системі закупівель шляхом формування протоколу про технічну помилку, а також звернутися до авторизованого електронного майданчика та адміністратора електронної системи закупівель (ДП «Прозорро») за підтвердженням наявності невідповідності;  

або  

• зазначити в примітках: вид закупівлі — запит пропозицій постачальників, згідно пункту 56 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822. У разі відсутності можливості зазначення такої інформації в примітках можливо розглянути варіант завантаження в електронну систему закупівель Протоколу річного плану або змін до нього, в якому міститься інформація про вид закупівлі. 

Для зменшення кількості документів, рекомендуємо одночасно приймати рішення про включення закупівлі до річного плану та здійснення закупівлі через електронний каталог шляхом проведення запиту пропозицій постачальників. Оформити таке рішення необхідно у вигляді протоколу. Приклад такого протоколу доступний за посиланням. 

Відповідно до пункту 57 Порядку замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про: 

• найменування товару; 
• очікувану вартість; 
• кількість товару; 
• строк поставки товару; 
• місце поставки товару; 
• умови оплати товару; 
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель). 

Також пунктом 57 Порядку визначено, що у запиті пропозицій постачальників щодо закупівлі товару замовник може визначити виключно інформацію про характеристики товару та їх допустимі значення в межах специфікації товару, визначеної адміністратором. Запит пропозицій постачальників не повинен містити вимог до постачальника та інших документів, які не передбачені цим Порядком. Тобто технічні характеристики товару необхідно зазначати в межах специфікації, визначеної адміністратором. 

Окрім цього, запит пропозицій постачальників повинен містити проект договору з обов’язковим зазначенням підстав та у разі потреби із зазначенням порядку змін його умов. Проект договору не повинен містити характеристики товару, що не визначені запитом пропозицій постачальників з урахуванням положень абзацу 2 пункту 57 Особливостей. 

Тут варто звернути увагу на те, що проект договору обов’язково має містити підстави зміни його умов. Такі підстави замовник має право визначити самостійно або взяти за основу ті, що визначені пунктом 19 Особливостей, при цьому відкоригувати їх. 

Приклад переліку підстав для внесення змін до умов договору (текст, що виділено курсивом):   

Істотними умовами цього Договору є предмет договору (номенклатура, асортимент), ціна та строк дії договору, а також умови, визнані такими за законом. Інші умови Договору про закупівлю істотними не є та можуть змінюватися відповідно до норм Господарського та Цивільного кодексів. 

Зміна істотних умов Договору може відбуватися у наступних випадках:   

1) зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника; 

2) погодження зміни ціни за одиницю товару в договорі у разі коливання ціни такого товару на ринку, що відбулося з моменту укладення договору або останнього внесення змін до договору в частині зміни ціни за одиницю товару. Зміна ціни за одиницю товару здійснюється пропорційно коливанню ціни такого товару на ринку (відсоток збільшення ціни за одиницю товару не може перевищувати відсоток коливання (збільшення) ціни такого товару на ринку) за умови документального підтвердження такого коливання; 

3) покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі. У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна умов Договору в частині покращення якості предмету закупівлі відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав та обґрунтування, що зумовили покращення якості предмету закупівлі визначених даним Договором.  

4) продовження строку дії договору та/або строку виконання зобов’язань щодо передачі товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника, за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю. У цьому випадку Сторони погоджуються, що продовження стоку дії Договору та/або строку виконання зобов’язань відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав, обґрунтування продовження строку дії даного Договору та/або строку виконання зобов’язана щодо передачі Товару, у тому числі обставин непереборної сили, затримки фінансування витрат Замовника; 

5) погодження зміни ціни в договорі в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг). У цьому випадку Сторони погоджуються, що зміна ціни відбувається на підставі письмового звернення Сторони Договору із зазначенням підстав та обґрунтування щодо зміни ціни в бік зменшення; 

6) зміни ціни в договорі у зв’язку з зміною ставок податків і зборів та/або зміною умов щодо надання пільг з оподаткування – пропорційно до зміни таких ставок та/або пільг з оподаткування, а також у зв’язку із зміною системи оподаткування пропорційно до зміни податкового навантаження внаслідок зміни системи оподаткування; 

7) індексу споживчих цін, зміни курсу іноземної валюти, зміни біржових котирувань або показників Platts, ARGUS, регульованих цін (тарифів), нормативів, середньозважених цін на електроенергію на ринку «на добу наперед», що застосовуються в договорі про закупівлю. 

Також Порядок визначає, що проект договору може, за потреби, містити порядок змін його умов, тож наведемо приклад такого порядку.  

Приклад порядку зміни умов договору (текст, що виділено курсивом): 

1. Сторона Договору, яка вважає за необхідне внести зміни або розірвати Договір, повинна надіслати в письмовій формі на електронну або поштову адресу пропозиції про це другій Стороні за Договором.
2. Сторони домовились, що усі повідомлення, що надсилаються Сторонами одна одній під час виконання цього Договору, здійснюються із застосування поштового зв’язку на поштові адреси Сторін визначені у реквізитах цього Договору, нарочно та/або через електронну пошту:

— електронна пошта Замовника: __________  

— електронна пошта Постачальника: ____________ 

3. Сторона договору, яка одержала пропозицію про зміну чи розірвання договору, у двадцятиденний строк після одержання пропозиції повідомляє другу сторону про результати її розгляду. Днем одержання пропозиції вважається день отримання на електрону адресу визначену пунктом ___ Договору та/або дата отримання визначена у повідомлені про отримання.
4. У разі якщо сторони не досягли згоди щодо зміни (розірвання) договору або у разі неодержання відповіді у встановлений строк з урахуванням часу поштового обігу, заінтересована сторона має право передати спір на вирішення суду. 
5. Якщо судовим рішенням договір змінено або розірвано, договір вважається зміненим або розірваним з дня набрання чинності даним рішенням, якщо іншого строку набрання чинності не встановлено за рішенням суду.

Приклад проекту договору для здійснення закупівлі через електронний каталог, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≤ 100 тис грн можна знайти за посиланням. 

Постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель.  

На запит пропозицій постачальників, оприлюднений замовником в електронній системі закупівель, постачальник має право подати тільки одну пропозицію.   

Подання пропозиції постачальником вважається підтвердженням наміру укласти договір.  

Постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар в якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті (пункт 58 Порядку).   

Пропозиції постачальників, що подані після кінцевого строку їх подання, автоматично не приймаються електронною системою закупівель (пункт 60 Порядку). 

Електронною системою закупівель після закінчення строку для подання пропозицій постачальників, визначеного замовником в запиті пропозицій постачальників, розкривається вся інформація, зазначена в пропозиції (пункт 58 Порядку).  

Оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій.  

У разі подання постачальниками пропозицій з однаковим значенням ціни економічно вигідною визначається пропозиція, яка була подана раніше ніж інша пропозиція (інші пропозиції) з аналогічним значенням ціни.   

Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору (пункт 61 Порядку). 

Замовнику, переможцю відбору та іншим постачальникам електронною системою закупівель у день визначення постачальника переможцем відбору надсилається повідомлення про визначення переможця відбору із зазначенням його найменування та місцезнаходження (пункт 62 Порядку).  

Після оцінки пропозицій постачальників перед замовником постає вибір «підтвердити» постачальника або «дискваліфікувати» його.  

Тож як має та може вчинити замовник? Пунктом 61 Порядку визначено, що оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору.  

Наведене формулювання не уточнює ким визначається переможець відбору, водночас й не покладає такий обов’язок на замовника. Аналізуємо далі.   

Абзацом 7 пункту 64 Порядку передбачено, що у разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.   

Наведена норма вже чітко встановлює, що електронна система закупівель має визначати переможця відбору. Аналізуємо далі.   

Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів (абзац 1 пункту 66 Порядку).   

Ще одне положення Порядку конкретизує та чітко встановлює, що переможця відбору визначає електронна система закупівель.   

Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має «підтвердити» постачальника, аби він набув статусу переможця відбору. Так, це не відповідає вимогам законодавства, проте не підтвердивши постачальника він не набуває статусу «переможець», що унеможливлює відхилення пропозиції у разі наявності такої потреби. Це пояснюється абзацом 1 пункту 64 Порядку, який визначає, що «замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник …». Відповідно єдиний варіант, який залишається у замовника – підтвердити постачальника.    

Чи потрібно оформлювати протокол уповноваженої особи щодо «підтвердження» постачальника та, відповідно, визначення його переможцем відбору? Ні, адже згідно з абзацом 10 частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.   

Відповідно протокол уповноваженої особи необхідно оформлювати виключно у разі прийняття відповідного рішення, а в нашому випадку замовник не приймає рішення, а виконує вимогу пункту 61 Порядку у зв’язку з неправильною технічною реалізацією, тобто вчиняє формальну дію – підтверджує постачальника, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною задля того, щоб він набув статусу «переможець відбору».    

Окрім цього, авторизовані електронні майданчики надають можливість замовнику відхилити пропозицію постачальника на цьому етапі. Тож давайте розберемося наскільки правомірним є відхилення постачальника, який ще не є переможцем відбору.   

Згідно з пунктом 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:     

• не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;   
• письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;   
• пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.   

Відповідно до абзацу 8 пункту 2 Порядку переможець відбору — постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі.    

Тобто законодавством визначено, що замовник має відхилити виключно переможця відбору. Відповідно задля того, щоб замовник набув право на відхилення пропозиція постачальника, його пропозиція має бути підтверджена і він має бути визначений переможцем відбору. Тож на цьому етапі відхилення пропозиції буде суперечити вимогам законодавства. 

Пункт 63 Порядку визначає, що запит пропозицій постачальників вважається таким, що не відбувся, якщо не було подано жодної ціни пропозиції або замовником усі подані пропозиції постачальників були відхилені з підстав, визначених пунктом 64 Порядку.  

Варто зауважити, що у разі, якщо запит пропозицій постачальників не відбувся, то замовник має право або провести новий запит пропозицій постачальників, або обрати інший вид «допорогової» закупівлі, наприклад укласти договір без використання електронної системі закупівель, окрім випадку здійснення такої закупівлі на виконання пункту 11-1 Особливостей. 

Корисним буде ознайомитися з діями замовника,  якщо запит пропозицій постачальників, оголошений згідно пункту 11-1 Особливостей не відбувся в матеріалі Закупівля не відбулася: дії замовника щодо кожного виду закупівлі, визначеного Особливостями. 

Згідно пункту 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:    

• не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;   
• письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників;   
• пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.    

У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник обов’язково зазначає причину такого відхилення. У разі відхилення пропозиції переможця відбору замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.    

У разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.   

Доволі часто замовник здійснюючи закупівлю через електронний каталог зіштовхнуться з тим, що постачальник подає пропозицію, яка не відповідає технічним характеристикам до товару, хоча відповідно до законодавства такого бути немає, або ж постачальник пропонує товар з тими технічними характеристиками, які й потрібні замовнику, але на етапі підписання договору змінюють їх. Що ж робити замовнику?   

Задля того, щоб замовник мав можливість відхилити переможця необхідно у проекті договору необхідно визначити технічні та якісні вимоги до товару, зазначити бренд при можливості його вибору з дотриманням норм Особливостей. Це можуть бути чітко визначенні технічні характеристики або ж поле для заповнення із зазначенням в дужках діапазону таких технічних та якісних вимог. Але варто звернути увагу, що зазначені характеристики мають бути зазначені в межах специфікації,  що зазначена у запиті пропозицій постачальників.    

Приклад 1  

Закупівля бензину А-95:   

Спосіб реалізації – талон   

Bміст сірки — 10 мг/кг   

Октанове число (за дослідним методом) – 95   

Бренд – АВІАС  

Приклад 2  

Закупівля комп’ютера настільного:   

Гарантійний термін — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 12 до 36)   

Операційна система — ________(зазначається на етапі укладення договору, але має бути FreeDOS або Ubuntu Linux або без ОС)   

Потужність блока живлення — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 400 до 600)   

HDMI — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 0 до 2)   

DisplayPort — ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 0 до 2).  

За таких умов переможець матиме обов’язок укласти договір / договір про закупівлю з урахуванням технічних, якісних характеристик та бренду (при можливості його вибору з дотриманням норм Особливостей), визначених у договорі та запиті пропозицій постачальників або зазначити їх згідно визначених в договорі умов замовником. Якщо ж переможець відмовиться від укладення договору про закупівлю, замовник має вимагати письмову відмову та відхиляє його пропозицію на підставі підпункту 2 пункту 64 Порядку.  

У випадку, коли постачальники не готові надати письмову відмову від укладення договору / договору про закупівлю, замовник має зачекати 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору та відхилити пропозицію переможця на підставі підпункту 1 пункту 64 Порядку.   

Також радимо замовникам після підтвердження учасника готувати на направляти лист щодо строків укладання договору разом із проєктом договору та використовувати в роботі — Приклад листа до переможця відбору щодо укладення договору/договору про закупівлю за результатами здійснення закупівлі шляхом запиту ціни пропозицій. 

Відповідно до пункту 65 Порядку замовник може відмінити запит пропозицій постачальників до укладення договору у разі:     

• відсутності подальшої потреби в закупівлі;   
• скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі;   
• якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили.    

У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни. У разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник оприлюднює таке рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.   

Згідно пункту 66 Порядку замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 5 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору. У разі обґрунтованої потреби строк для укладення договору може бути продовжений до 10 календарних днів.   

Договір між замовником та переможцем відбору укладається відповідно до вимог законодавства.   

Умови договору не можуть відрізнятися від умов, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників, та / або пропозиції переможця відбору, крім випадку зменшення ціни договору без зміни обсягу. 

Пунктом 68 Порядку визначено, що за результатами проведеного відбору постачальника через електронний каталог замовник оприлюднює звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, відповідно до статті 10 Закону.   

Згідно пункту 13 частини 1 статті 10 Закону звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня укладення договору про закупівлю.   

Тож замовник в електронній системі закупівель має обов‘язково оприлюднити   звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель. 

Варто відмітити, що законодавство не передбачає обов’язку оприлюднювати сам договір з додатками, відповідно замовник має право, а не обов’язок оприлюднювати договір разом зі звітом про договір, укладений без використання електронної системи закупівель. 

Але звертаємо увагу, що технічна реалізація закупівель через електронний каталог на електронних майданчиках реалізована так, що необхідно завантажити документ, а саме договір з додатками, оскільки електронна система закупівель не дасть замовнику можливість завершити закупівлю.  

В такому випадку пропонуємо  замовнику два варіанта дій:  

1) завантажити договір з додатками в форматі PDF, якщо замовник планує відображати внесення змін до договору (додаткові угоди) в електронній системі закупівель та оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю по такому договору або просто завантажити договір з додатками в форматі PDF, адже це не заборонено закупівельним законодавством, протягом трьох робочих днів з дня його укладення згідно пункту 10 частини 1 статті 10 Закону;  

2) завантажити замість договору  підготовлений замовником файл “Звіт про договір, укладений без використання електронної системи закупівель” протягом трьох робочих днів з дня укладення договору згідно пункту 13 частини 1 статті 10 Закону.  

Варто ознайомитися з матеріалом Чи зобов’язаний замовник оприлюднювати договір з додатками при здійсненні запиту пропозицій постачальників, якщо вартість предмету закупівлі на рік менше 100 тис. грн.