Алгоритм проведення відкритих торгів для закупівель за кошти Ukraine Facility 

Для початку замовнику необхідно визначити джерело фінансування закупівлі, в тому числі чи це кошти виділені в рамках Ukraine Facility. Це можна зробити самостійно, за допомогою Індикаторів Плану для Ukraine Facility 2024-2027, який доступний за посиланням або шляхом звернення до головних розпорядників бюджетних коштів або органів місцевого самоврядування тощо, через які проходило затвердження рішення про виділення коштів. Враховуючи підвищену увагу до таких закупівель рекомендуємо замовникам, які не впевнені чи фінансується певна закупівля в рамках реалізації інструменту Ukraine Facility, офіційно звертатися до органів, зазначених вище для інформування  / роз’яснення. 

До формування опису предмета закупівлі рекомендується залучати відповідних фахівців замовника, які відповідають за подальше використання товарів, виконання робіт та надання послуг, що будуть закуплені, а у разі відсутності таких фахівців – залучати експертів на договірних засадах. До прикладу, у закупівлі майже будь-якого товару відповідальний підрозділ може сформувати необхідну потребу із детальним описом предмета закупівлі, використовуючи інформацію із сайтів виробників, інтернет-магазинів тощо. Щодо закупівлі робіт, то тут алгоритм значно складніший та замовник має попередньо закупити проєктну документацію. В поточному ремонті ситуацію схожа, якщо замовник не має кваліфікованого працівника, тоді здійснюється закупівля кошторисної документації. 

Найпоширенішим та зрозумілим способом визначення очікуваної вартості закупівлі для замовника є направлення потенційним постачальником товару чи надавачам послуг запитів комерційних (цінових) пропозицій. Під час формування запиту комерційних (цінових) пропозицій замовнику необхідно зазначити, що закупівля буде здійснюватися за кошти Ukraine Facility відповідно до вимог Закону України «Про публічні закупівлі» (зі змінами) з урахуванням Особливостей, вимог Рамкової угоди між Україною та Європейським Союзом щодо спеціальних механізмів реалізації фінансування ЄС для України згідно з інструментом Ukraine Facility, яка ратифікована Законом України від 06.06.2024 № 3786-IX та Порядку управління, моніторингу та контролю за виконанням Плану України, затвердженого Постановою Кабміну від 15.11.2024 № 1318.  

Водночас при закупівлі робіт чи послуг з поточного ремонту замовнику варто визначати очікувану вартість на підставі проєктної документації. 

Пошук потенційних постачальників найзручніше робити за допомогою сервісу bi.prozorro. Для цього необхідно зайти за посилання, обрати додаток «Етапи закупівель 2024-2025» – «Учасники 2024-2025». Після цього налаштувати фільтри, наприклад, обрати рік, код за ЄЗС, регіон замовника тощо. На завершення додати поле «Контакти» та завантажити дані.  

Для визначення очікуваної вартості необхідно проаналізувати комерційні (цінові) пропозиції щодо відповідності запропоновано товару чи послуг вимогам, визначеним у запиті, встановити (не)включення ПДВ до запропонованої ціни та розрахувати середню ціну за одиницю товару. Після цього необхідно визначити очікувану вартість закупівлі з урахуванням необхідного обсягу. 

Інформація, яку має містити тендерна документація визначена у частині 2 статті 22 Закону, а також пунктами 28, 29, 48 Особливостей. Але при здійсненні закупівлі за кошти Ukraine Facility необхідно врахувати й вимоги, що визначені у розділі «Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244» Особливостей. Отже, додатково тендерна документації має містити інформацію про те, що:

1) закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility;

2) учасники процедури закупівлі (резиденти і нерезиденти) незалежно від форми власності та організаційно-правової форми беруть участь у закупівлях товарів, робіт і послуг у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, за умови, що зареєстровані (для юридичних осіб) / є громадянами (для фізичних осіб) у прийнятних країнах. Учасник процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції підтверджує інформацію шляхом самостійного декларування;

3) спроможності інших суб’єктів господарювання можуть бути залучені як субпідрядники / співвиконавці (далі – субпідрядники / співвиконавці) до виконання робіт чи надання послуг за умови, що такий суб’єкт господарювання зареєстрований у прийнятній країні. Учасник процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції підтверджує інформацію шляхом самостійного декларування.;

4) до учасника процедури закупівлі (резидента та нерезидента) всіх форм власності та організаційно-правових форм, особисто або його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) юридичної особи – учасника процедури закупівлі не повинно бути застосовано обмежувальних заходів у вигляді санкцій Європейського Союзу та вони не повинні бути включені до санкційного списку Європейського Союзу. Учасник процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції підтверджує інформацію шляхом самостійного декларування;

5) субпідрядники / співвиконавці можуть бути залучені до виконання робіт чи надання послуг за умови, що кожний субпідрядник/співвиконавець особисто або його кінцеві бенефіціарні власники, члени або учасники (акціонери) юридичної особи – субпідрядника / співвиконавця є особами, до яких не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу та які не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Учасник процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції підтверджує інформацію шляхом самостійного декларування;

6) усі товари, товари у складі закупівель послуг, товари та / або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, які закуповуються в рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, повинні походити з прийнятних країн. Учасник процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції підтверджує інформацію шляхом самостійного декларування;

7) переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель:

• документ, який підтверджує країну реєстрації юридичної особи, якщо переможець процедури закупівлі є нерезидентом;
• документ, який підтверджує країну реєстрації кожного субпідрядника / співвиконавця у прийнятній країні, у разі коли переможець процедури закупівлі має намір залучити спроможності інших субпідрядників / співвиконавців;
• інформацію про громадянство, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), які повинні бути зазначені українською мовою і транслітерацією латиницею (для фізичної особи – переможця процедури закупівлі);
• інформацію про те, що до нього, його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та про те, що він та зазначені особи не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформований не раніше ніж за чотири дні до дати його подання);
• інформацію про те, що до субпідрядників / співвиконавців особисто або до їх кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) юридичних осіб – субпідрядників/співвиконавців не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та про те, що вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформований не раніше ніж за чотири дні до дати його подання);

8) забезпечення тендерної пропозиції не повертається у випадках, визначених статтею 25 Закону (крім пункту 3 частини третьої статті 25 Закону), та / або у разі ненадання переможцем процедури закупівлі у строк, визначений абзацом п’ятнадцятим пункту 47 цих особливостей, документів, що підтверджують відсутність підстав, установлених пунктом 47 цих особливостей, та / або у разі ненадання учасником процедури закупівлі інформації та документів, передбачених абзацами десятим – чотирнадцятим цього пункту, та / або якщо інформація, передбачена абзацами тринадцятим і чотирнадцятим цього пункту, надана з порушенням вимог щодо її надання.

Важливо: перелік всіх документів та / або всієї інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, та перелік всіх документів та / або всієї інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі, оформлюються двома окремими додатками до тендерної документації. У зазначених переліках замовник розміщує посилання на відповідні вимоги тендерної документації, якщо включення таких вимог до переліків у повному обсязі ускладнило б їх сприйняття. Окрім цього, тендерна документація не повинна містити вимог, що обмежують нижню межу ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі.

Звичайно проєкт договору про закупівлю є складовою частиною тендерної документації, проте, враховуючи окремі вимоги до нього пропонуємо розглянути їх як окремий етап. Пункт 8 частини 2 статті 22 Закону визначає, що тендерна документація має містити проєкт договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов. Але новий розділ Особливостей (Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244) встановлює додаткові вимоги до нього. Так, проєкт договору про закупівлю має містити:

1) перелік істотних умов такого договору;

2) підстави зміни його істотних та неістотних умов. Важливо відзначити, що підстави для внесння змін до істотних умов договору про закупівлю мають відповідати тим, що визначені у пункті 19 Особливостей;

3) порядок зміни його істотних та неістотних умов;

4) інформацію про те, що постачальник під час подання документів для здійснення оплати за таким договором про закупівлю повинен надавати замовнику:

• інформацію про те, що до нього, його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу та вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформованим не раніше ніж за чотири дні до дати його подання);
• документ, що підтверджує країну походження кожного товару, кожного товару у складі закупівель послуг, кожного товару та / або матеріального ресурсу у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, який постачатиметься за результатом такої оплати / поставлений (сертифікат про походження товару або засвідчену декларацію про походження товару, або декларацію про походження товару, або сертифікат про регіональне найменування товару);

5) підстави для односторонньої відмови замовника від виконання такого договору про закупівлю в повному обсязі:

• постачальник товарів, виконавець робіт чи надавач послуг, з яким укладено договір про закупівлю відповідно до положень цього розділу, не зареєстрований (для юридичної особи) / не є громадянином (для фізичної особи) у прийнятній країні;
• постачальник товарів, виконавець робіт чи надавач послуг, з яким укладено договір про закупівлю, або його кінцевий бенефіціарний власник, член або учасник (акціонер) такої юридичної особи став особою, до якої застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу та / або така особа потрапила до санкційних списків Європейського Союзу;
• постачальник товарів, виконавець робіт чи надавач послуг, з яким укладено договір про закупівлю, під час подання документів для здійснення оплати за таким договором про закупівлю не надав замовнику документ, що підтверджує країну походження кожного товару, кожного товару у складі закупівель послуг, кожного товару та / або матеріального ресурсу у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, який постачатиметься за результатом такої оплати / поставлений, або країну походження такого товару та/або матеріального ресурсу не включено до переліку прийнятних країн;

6) конкретний крок Плану України;

7) емблему Європейського Союзу разом за написом «фінансується Європейським Союзом – Ukraine Facility» або «співфінансується Європейським Союзом – Ukraine Facility»;

8) те, що зміст висвітленої інформації не обов’язково відображає позицію Європейського Союзу. Таку інформацію можна зазначити у нижньому колонтитулі;

9) забезпечення строків зберігання документів (стаття 17 Рамкової угоди);

10) додаток «Інформацію із цінами на матеріальні ресурси» (у разі закупівлі робіт чи послуг з поточного ремонту згідно абзаців 2 та 3 частини 1 статті 41 Закону).

Для проведення відкритих торгів необхідно прийняти рішення про включення закупівлі до річного плану, здійснення самої закупівлі, затвердження тендерної документації та проєкту договору про закупівлю, а також про оприлюднення в ЕСЗ оголошення про проведення відкритих торгів разом з тендерною документацією. Всі ці рішення можна оформити одним протоколом задля зменшення документообігу закупівельника.

Під час оприлюднення річного плану або змін до нього в ЕСЗ замовник має враховувати вимоги статті 4 Закону з урахуванням положень Особливостей. Відповідно річний план або зміни до нього мають містити наступну інформацію про: 

1. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань, його категорія; 
2. назву предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3. розмір бюджетного призначення та / або очікувана вартість предмета закупівлі;
4. код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);
5. вид закупівлі та орієнтовний початок проведення. Некоректний вид закупівлі. Під час оприлюднення річного плану або змін до нього на електронному майданчику замовник має обрати вид закупівлі з «випадаючого» списку, проте в електронній системі закупівель існує лише «запит ціни пропозиції» замість «запит пропозицій постачальників», що не відповідає вимогам законодавства. Тому, рекомендуємо під час оприлюднення РП зазначати в полі «Примітка» правильний вид закупівлі: запит пропозицій постачальників; 
6. джерело фінансування закупівлі;
7. адміністративно-територіальна класифікація (КАТОТТГ), за умови, що джерелом фінансування є місцевий бюджет;
8. код класифікації видатків (ТПКВКМБ), за умови, що джерелом фінансування є місцевий бюджет;
9. захід (крок), передбачений Планом України, у рамках якого здійснюється закупівля;
10. код програмної класифікації видатків та кредитування відповідного бюджету (у разі коли джерелом фінансування закупівлі є державний або місцевий бюджет); 
11. те, що закупівля «фінансується Європейським Союзом – Ukraine Facility» або «співфінансується Європейським Союзом – Ukraine Facility». 

Таку інформацію варто дізнатися ще на етапі планування закупівель. 

Оголошення про проведення відкритих торгів має містити інформацію визначену частиною 2 статті 21 Закону з урахуванням вимог Особливостей. При проведенні відкритих торгів за кошти Ukraine Facility  додатково у полі «Донор» замовник зазначає інформацію про те, що закупівля здійснюється в рамках Ukraine Facility.

Важливо: в рамках наявного технічного функціоналу проєкт договору про закупівлю необхідно оприлюднювати окремими файлом з обрання відповідного типу документу – «проєкт договору». 

Замовники на яких поширюється вимоги Постанови Кабміну від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів», а саме головні розпорядники бюджетних коштів (розпорядники бюджетних коштів нижчого рівня), суб`єкти господарювання державного сектору економіки обов’язково готують обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі, яке протягом 5 робочих днів з дня оприлюднення оголошення про проведення відкритих торгів необхідно оприлюднити на власному веб-сайті (або на офіційному веб-сайті головного розпорядника бюджетних коштів, суб’єкта управління об’єктами державної власності, що здійснює функції з управління суб’єктом господарювання державного сектору економіки). 

Внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів не відрізняється від «звичайних» відкритих торгів. Нагадаємо про основні моменти. 

Продовження строку подання ТП. Замовник повинен внести зміни  до ТД та / або оголошення таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та / або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів. Тобто, якщо з моменту внесення відповідних змін строк подання становить менше чотирьох днів, замовник вносить зміни також і до кінцевого строку подання продовжуючи його. 

Оприлюднення нової редакції ТД та / або оголошення.  Зміни розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та / або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Якщо зміни були внесені лише в один додаток до ТД, оприлюднювати необхідну додатково всю ТД (тобто з усіма додатками, навіть з тими до яких зміни не вносилися). Щодо оголошення, то не потрібно  готувати та оприлюднювати оголошення про проведення відкритих торгів у новій редакції окремим файлом. Після кожної зміни, яку вносить уповноважена особа в електронних полях оголошення про проведення відкритих торгів, а також у разі оприлюднення нової редакції тендерної документації в розділі «Тендерна документація» — «Історія змін» біля підпису відображається новий файл з оголошенням. 

Оприлюднення переліку змін. Разом із змінами в окремому документі оприлюднюється перелік змін, що вносяться. Окремих вимог до змісту переліку змін законодавство не містить, але в будь-якому разі має бути оформлено окремим документом в якому відображено всі зміни  до ТД та / або оголошення. 

Формат та строки оприлюднення змін. Зміни у машинозчитувальному форматі (наприклад, DOC (DOCX) — доступному для копіювання з такого документу) розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення, тобто складення протоколу УО.  Завершується внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації накладенням КЕП уповноваженої особи. 

Зміни, які вносити не можна. Замовник не може внести зміни до інформації в оголошенні про проведення відкритих торгів та / або тендерної документації, яка дублюється з інформацією зазначеною у річному плані, а саме: загальна інформація про замовника, назва предмета закупівлі та відповідний код ДК (але замовник має право додавати номенклатурні позиції або вносити зміни до назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі та коду товару чи послуги), очікувана вартість (крім випадку приведення такої інформації у відповідність до річного плану) 

Оцінка тендерних пропозицій проводиться електронною системою закупівель автоматично. У разі подання двох та більше тендерних пропозицій відбувається аукціон. Найбільш економічно вигідною тендерною пропозицією електронна система закупівель визначає тендерну пропозицію, ціна / приведена ціна якої є найнижчою. Якщо була подана одна тендерна пропозиція ЕЗС визначає її найбільш економічно вигідною та замовник переходить до її розгляду. 

Замовник розглядає найбільш економічно вигідну тендерну пропозицію учасника процедури закупівлі  щодо її відповідності вимогам тендерної документації. Тобто, розгляд здійснюється  чітко в межах вимог ТД, не допускаючи вільну інтерпретацію таких вимог.  Замовник не розглядає документи, які не вимагаються на предмет їх відповідності умовам тендерної документації навіть, якщо учасник надав їх на власний розсуд. 

Строк розгляду пропозицій учасників  не може перевищувати п’ять робочих днів, у разі необхідності замовник має право продовжити його до 20 робочих днів. Тобто, 20 робочих днів — максимальний строк розгляду, в них вже входить п’ять робочих днів.  Водночас замовник може продовжити такий строк і на менший строк, наприклад, до 15 робочих днів. Аргументування продовження строку замовник визначає на власний розсуд та має зафіксувати це протокольним рішенням, який не потребує оприлюднення. Обов’язковою умовою є оприлюднення саме повідомлення в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня прийняття відповідного рішення.  Отже,  уповноважена особа після того як склала і підписала протокол про продовження строку розгляду тендерних пропозицій повинна оприлюднити повідомлення у визначений строк. При цьому, Закон та Особливості не містять вимог до такого повідомлення і замовник може складати його в довільній формі. Відображається повідомлення лише на новому дизайні сторінки тендеру в Prozorro. 

Підстави для відхилення тендерної пропозиції учасника визначені пунктом 44 Особливостей, але новий розділ Особливостей розширив такий перелік, тож замовник має право відхили тендерну пропозицію у разі, коли: 

1) учасник процедури закупівлі: 

• підпадає під підстави, встановлені пунктом 47 цих особливостей; 

• зазначив у тендерній пропозиції недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів відкритих торгів, яку замовником виявлено згідно з абзацом першим пункту 42 цих особливостей; 

• не надав забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником; 

• не виправив виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій невідповідності в інформації та / або документах, що подані ним у складі своєї тендерної пропозиції, та/або змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених замовником невідповідностей, протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей; 

• не надав обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції протягом строку, визначеного абзацом першим частини чотирнадцятої статті 29 Закону / абзацом дев’ятим пункту 37 цих особливостей; 

• визначив конфіденційною інформацію, що не може бути визначена як конфіденційна відповідно до вимог пункту 40 цих особливостей; 

• є громадянином Російської Федерації / Республіки Білорусь / Ісламської Республіки Іран (крім того, що проживає на території України на законних підставах); юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства Російської Федерації/Республіки Білорусь / Ісламської Республіки Іран; юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства України, кінцевим бенефіціарним власником, членом або учасником (акціонером), що має частку в статутному капіталі 10 і більше відсотків (далі – активи), якої є Російська Федерація / Республіка Білорусь / Ісламська Республіка Іран, громадянин Російської Федерації / Республіки Білорусь / Ісламської Республіки Іран (крім того, що проживає на території України на законних підставах), або юридичною особою, утвореною та зареєстрованою відповідно до законодавства Російської Федерації / Республіки Білорусь / Ісламської Республіки Іран, крім випадків, коли активи в установленому законодавством порядку передані в управління АРМА; або пропонує в тендерній пропозиції товари походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь / Ісламської Республіки Іран (за винятком товарів походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь, необхідних для ремонту та обслуговування товарів, придбаних до набрання чинності постановою Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. № 1178 “Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування” (Офіційний вісник України, 2022 р., № 84, ст. 5176); 

• не зареєстрований (для юридичної особи) / не є громадянином (для фізичної особи) у прийнятній країні; 

• має намір залучити субпідрядника / співвиконавця, який не зареєстрований (для юридичної особи)/не є громадянином (для фізичної особи) у прийнятній країні; 

• особисто або його кінцевий бенефіціарний власник, член або учасник (акціонер) є особою, до якої застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та/або особою, що включена до санкційного списку Європейського Союзу; 

• має намір залучити субпідрядника / співвиконавця, який особисто або його кінцевий бенефіціарний власник, член або учасник (акціонер) юридичної особи – субпідрядника/співвиконавця є особою, до якої застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та / або особою, що включена до санкційного списку Європейського Союзу; 

2) тендерна пропозиція: 

• не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та / або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей; 

• є такою, строк дії якої закінчився; 

• є такою, ціна якої перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, визначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, якщо замовник у тендерній документації не зазначив про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, та / або не зазначив прийнятний відсоток перевищення або відсоток перевищення є більшим, ніж зазначений замовником в тендерній документації; 

• не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону; 

• містить товари, товари у складі закупівель послуг, товари та / або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, які не походять з прийнятних країн; 

Невиконання вимог, які не винесені замовником в окремий додаток до ТД. Відсутність документів або інформації, що не передбачені додатками до тендерної документації, зазначеними в абзаці десятому пункту 28 цих особливостей, не є підставою для відхилення замовником тендерної пропозиції такого учасника процедури закупівлі відповідно до цього пункту. Аналізуючи практику ДАСУ та АМКУ видається, що можна просто не розглядати тендерну пропозицію на відповідність саме тим вимогам, що визначені по тексту ТД та не винесені в окремі додатки або ж не відхиляти учасника у разі їх не виконання. Однак такий варіант ризиковий, оскільки навіть якщо учасник надав всі документи на вимогу замовника, порушення в частині складання тендерної документації не у відповідності до вимог закону залишається 

Повернення учасника на кваліфікацію після його відхилення. Скасування замовником своїх рішень про відхилення тендерної пропозиції учасника або визначення переможцем є неправомірним, оскільки публічне законодавство не містить підстав для скасування замовником своїх рішень. Замовник може правомірно змінити своє рішення про відхилення тендерної пропозиції учасника або визнання переможцем учасника лише у випадку виконання рішення АМКУ. Відповідно, якщо замовник після відхилення тендерної пропозиції учасника виявив помилки в кваліфікації такого учасника єдиним виходом є відміна відкритих торгів у зв’язку з неможливістю усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель у відповідності до підпункту 2 пункту 50 Особливостей. 

Відміна відкритих торгів може відбуватися як за рішенням замовника так і автоматично ЕСЗ, усе залежить від підстави. У відповідності до пункту 50 Особливостей замовник відміняє відкриті торги у разі: 

1) відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг; 

2) неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень; 

3) скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг; 

4) коли здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили; 

5) подання для участі у відкритих торгах, передбачених абзацом другим пункту 25 цих особливостей, менше двох тендерних пропозицій. 

У разі відміни відкритих торгів замовник протягом одного робочого дня з дати прийняття відповідного рішення зазначає в електронній системі закупівель підстави прийняття такого рішення. 

Відкриті торги автоматично відміняються електронною системою закупівель у разі: 

1) відхилення всіх тендерних пропозицій (у тому числі, якщо була подана одна тендерна пропозиція, яка відхилена замовником) згідно з цими особливостями; 

2) неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями. 

Електронною системою закупівель автоматично протягом одного робочого дня з дати настання підстав для відміни відкритих торгів, визначених цим пунктом, оприлюднюється інформація про відміну відкритих торгів. 

(Відкриті торги № 2) Варто зауважити, що у разі відміни відкритих торгів у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом, від учасників процедури закупівлі, які зареєстровані (для юридичних осіб) / є громадянами (для фізичних осіб) у прийнятних країнах, та / або від учасників процедури закупівлі, які можуть поставити товари, товари у складі закупівель послуг, товари та / або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, які походять з прийнятних країн, закупівля може бути проведена замовником із застосуванням відкритих торгів у порядку, визначеному розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей, з урахуванням положень, визначених цим розділом особливостей, крім: 

1. абзацу 3 пункту 83 Особливостей – у тендерній документації замовник зазначає інформацію, передбачену пунктом 28 цих особливостей, а також інформацію про те, що учасники процедури закупівлі (резиденти і нерезиденти) незалежно від форми власності та організаційно-правової форми беруть участь у закупівлях товарів, робіт і послуг у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, за умови, що зареєстровані (для юридичних осіб) / є громадянами (для фізичних осіб) у прийнятних країнах;
2. абзацу 4 пункту 83 Особливостей – у тендерній документації замовник зазначає інформацію, передбачену пунктом 28 цих особливостей, а також інформацію про те, що спроможності інших суб’єктів господарювання можуть бути залучені як субпідрядники / співвиконавці (далі – субпідрядники / співвиконавці) до виконання робіт чи надання послуг за умови, що такий суб’єкт господарювання зареєстрований у прийнятній країні; 
3. абзацу 7 пункту 83 Особливостей – у тендерній документації замовник зазначає інформацію, передбачену пунктом 28 цих особливостей, а також інформацію про те, що усі товари, товари у складі закупівель послуг, товари та / або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, які закуповуються в рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, повинні походити з прийнятних країн; 
4. абзацу 11 пункту 83 Особливостей – переможець процедури закупівлі у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, повинен надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документ, який підтверджує країну реєстрації кожного субпідрядника/співвиконавця у прийнятній країні, у разі коли переможець процедури закупівлі має намір залучити спроможності інших субпідрядників / співвиконавців; 
5. абзацу 19 пункту 83 Особливостей – постачальник товарів, виконавець робіт чи надавач послуг, з яким укладено договір про закупівлю, під час подання документів для здійснення оплати за договором про закупівлю повинен подати замовнику документ, який підтверджує країну походження кожного товару, кожного товару у складі закупівель послуг, кожного товару та / або матеріального ресурсу у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, який постачатиметься за результатом такої оплати / поставлений (сертифікат про походження товару або засвідчену декларацію про походження товару, або декларацію про походження товару, або сертифікат про регіональне найменування товару); 
6. абзацу 3 пункту 84 Особливостей – замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель відповідно до пункту 44 цих особливостей, а також у разі, коли учасник процедури закупівлі не зареєстрований (для юридичної особи) / не є громадянином (для фізичної особи) у прийнятній країні; 
7. абзацу 4 пункту 84 Особливостей – замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель відповідно до пункту 44 цих особливостей, а також у разі, коли учасник процедури закупівлі має намір залучити субпідрядника/співвиконавця, який не зареєстрований (для юридичної особи) / не є громадянином (для фізичної особи) у прийнятній країні; 
8. абзацу 7 пункту 84 Особливостей – замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель відповідно до пункту 44 цих особливостей, а також у разі, коли тендерна пропозиція містить товари, товари у складі закупівель послуг, товари та / або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, які не походять з прийнятних країн; 
9. абзацу 11 пункту 84 Особливостей – замовник відхиляє тендерну пропозицію із зазначенням аргументації в електронній системі закупівель відповідно до пункту 44 цих особливостей, а також у разі, коли переможець процедури закупівлі не подав інформацію, передбачену абзацами десятим – чотирнадцятим пункту 83 цих особливостей, або інформація, передбачена абзацами тринадцятим та чотирнадцятим пункту 83 цих особливостей, подана з порушенням вимог, визначених такими абзацами. 

Тож, у разі відміни відкритих торгів у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями, у тому числі за лотом, від учасників процедури закупівлі, які зареєстровані (для юридичних осіб) / є громадянами (для фізичних осіб) у прийнятних країнах, та / або від учасників процедури закупівлі, які можуть поставити товари, товари у складі закупівель послуг, товари та / або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, які походять з прийнятних країн, закупівля може бути проведена замовником із застосуванням відкритих торгів у порядку, визначеному розділом «Порядок проведення відкритих торгів» цих особливостей, з урахуванням положень щодо відсутності обмежувальних заходів у вигляді санкцій Європейського Союзу до учасника особисто або його кінцевого бенефіціарного власника, члена або учасника (акціонера). А у разі закупівлі робіт чи послуг – відсутність обмежувальних заходів у вигляді санкцій Європейського Союзу до субпідрядника / співвиконавця або його кінцевого бенефіціарного власника, члена або учасника (акціонера) юридичної особи. 

При цьому замовник має одночасно дотриматися наступних умов: 

1) предмет закупівлі не повинен відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у ВТ № 1; 

2) технічні, кількісні та якісні характеристики не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у ВТ № 1; 

3) проект договору про закупівлю (крім вимог, визначених абзацами 2 і 4 пункту 93 Особливостей) не повинен відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у ВТ № 1; 

4) вимоги до учасника процедури закупівлі, не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації (крім вимог, які не застосовуються відповідно до пункту 85 Особливостей) не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у ВТ № 1; 

5) очікувана вартість предмета закупівлі не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі з урахуванням прийнятного відсотка перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, якщо такий прийнятний відсоток був зазначений у тендерній документації. 

Додатково, у річному плані, який оприлюднюється перед здійсненням такої закупівлі, замовник має: 

• зазначити обґрунтування застосування таких відкритих торгів у довільній формі. Обґрунтування має містити один або декілька випадків, передбачених пунктами 3, 8 статті 5 Рамкової угоди (нагальна необхідність, недоступність послуг / товарів на ринках прийнятних країн або територій або інші належним чином обґрунтовані випадки, коли застосування правил прийнятності робить реалізацію проекту неможливою або надмірно складною, або коли поставки та матеріали не можуть бути отримані на розумних умовах у жодній з таких країн);
• зазначити присвоєний електронною системою закупівель унікального номера оголошення про проведення відкритих торгів № 1;
• додати документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів / робіт / послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу ринку, проведеного замовником, довідок). 

(Закупівля без використання ЕСЗ) У разі, якщо повторні відкриті торги № 2, було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах, замовник має право укласти договір про закупівлю без використання ЕСЗ з постачальником товарів, виконавцем робіт, надавачем послуг, який не зареєстрований (для юридичної особи) / не є громадянином (для фізичної особи) у прийнятній країні або який може поставити товари, товари у складі закупівель послуг, товари та / або матеріальні ресурси у складі закупівель послуг з поточного ремонту / робіт, що не походять з прийнятних країн, але за умови одночасного дотримання наступного: 

1) предмет закупівлі не має відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації відкритих торгів, було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах; 

2) технічні, кількісні та якісні характеристики предмета закупівлі не мають відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації відкритих торгів, було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах; 

3) проєкт договору про закупівлю (крім вимог, визначених абзацами другим і четвертим пункту 93 Особливостей) не має відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації відкритих торгів, які було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах; 

4) вимоги до суб’єкта господарювання, з яким укладається такий договір про закупівлю, ((крім вимог, визначених абзацами третім, четвертим, сьомим, одинадцятим, дев’ятнадцятим пункту 83 і абзацами третім, четвертим, сьомим, одинадцятим пункту 84 цих особливостей)) не мають відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації відкритих торгів, які було відмінено у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах; 

5) очікувана вартість предмета закупівлі не може перевищувати очікувану вартість предмета закупівлі, зазначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, які відмінено у зв’язку з відсутністю достатньої кількості учасників процедури закупівлі, з урахуванням прийнятного відсотка перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, якщо такий прийнятний відсоток був зазначений у тендерній документації. 

У разі укладення договору про закупівлю без використання ЕСЗ замовник має у річному плані: 

• зазначити обґрунтування здійснення такої закупівлі та незастосування вимог пунктів 78 і 79 Особливостей у довільній формі. Обґрунтування має містити один або декілька випадків, передбачених пунктами 3, 8 статті 5 Рамкової угоди (нагальна необхідність, недоступність послуг / товарів на ринках прийнятних країн або територій або інші належним чином обґрунтовані випадки, коли застосування правил прийнятності робить реалізацію проекту неможливою або надмірно складною, або коли поставки та матеріали не можуть бути отримані на розумних умовах у жодній з таких країн);
• зазначити присвоєний електронною системою закупівель унікального номера оголошення про проведення відкритих торгів, які були проведені відповідно до пункту 85 цих особливостей і відмінені у зв’язку з неподанням жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями;
• додати документальне підтвердження застосування відповідного випадку (у вигляді, зокрема, але не виключно, офіційних листів, експертних висновків, листів від виробників або постачальників про відсутність товарів / робіт / послуг, рішень уповноважених органів, оформлених у довільній формі результатів аналізу ринку, проведеного замовником, довідок). 

За результатами закупівлі, здійсненої відповідно до пункту, 86 Особливостей замовники не пізніше ніж через 3 робочих дні з дня укладення договору про закупівлю оприлюднюють в ЕСЗ: 

• звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель; 

• договір про закупівлю та всі додатки до нього. 

За результатами розгляду пропозиції замовник визначає переможця, складає відповідний протокол (приймає рішення) та протягом одного дня з дати ухвалення такого рішення замовник оприлюднює в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.  

Особливості надають переможцю чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, оприлюднити в ЕЗС документи, що підтверджують відсутність підстав, зазначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 цього пункту. Підстава для відхилення буде наявна лише за ненадання документів у спосіб, визначений в ТД. Тож, на цьому етапі аналізуємо строки оприлюднення документів та вимоги ТД для підтвердження підстав для відмови (наприклад, чи була вимога щодо дати отримання документу, мав бути наданий повний чи скорочений витяг МВС тощо).  Крім того, як правило в ТД встановлюються й інші вимоги до переможця (надання документів про право підпису, про вчинення значних правочинів, забезпечення договору про закупівлю тощо). Тому тут теж розглядаємо суто в межах вимог ТД. 

Окрім цього, новий розділ Особливостей зобов’язує переможця у строк, що не перевищує чотири дні з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель: 

• документ, який підтверджує країну реєстрації юридичної особи, якщо переможець процедури закупівлі є нерезидентом; 

• документ, який підтверджує країну реєстрації кожного субпідрядника/співвиконавця у прийнятній країні, у разі коли переможець процедури закупівлі має намір залучити спроможності інших субпідрядників / співвиконавців; 

• інформацію про громадянство, прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), які повинні бути зазначені українською мовою і транслітерацією латиницею (для фізичної особи – переможця процедури закупівлі); 

• інформацію про те, що до нього, його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та про те, що він та зазначені особи не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформований не раніше ніж за чотири дні до дати його подання); 

• інформацію про те, що до субпідрядників/співвиконавців особисто або до їх кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) юридичних осіб – субпідрядників/співвиконавців не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та про те, що вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформований не раніше ніж за чотири дні до дати його подання). 

Підстави для відхилення тендерної пропозиції переможця визначені пунктом 44 Особливостей, але новий розділ Особливостей розширив такий перелік, тож замовник має право відхили тендерну пропозицію у разі, коли переможець процедури закупівлі: 

• відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю; 

• не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 цих особливостей; 

• не надав забезпечення виконання договору про закупівлю, якщо таке забезпечення вимагалося замовником; 

• надав недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів процедури закупівлі, яку замовником виявлено згідно з абзацом першим пункту 42 цих особливостей. 

• особисто або його кінцевий бенефіціарний власник, член або учасник (акціонер) є особою, до якої застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та / або особою, що включена до санкційного списку Європейського Союзу; 

• має намір залучити субпідрядника / співвиконавця, який особисто або його кінцевий бенефіціарний власник, член або учасник (акціонер) юридичної особи – субпідрядника / співвиконавця є особою, до якої застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та / або особою, що включена до санкційного списку Європейського Союзу; 

• не подав інформацію, передбачену абзацами десятим – чотирнадцятим пункту 83 цих особливостей, або інформація, передбачена абзацами тринадцятим та чотирнадцятим пункту 83 цих особливостей, подана з порушенням вимог, визначених такими абзацами. 

Замовник може укласти договір про закупівлю із переможцем не раніше 5 календарних днів та не пізніше 15 календарних днів з дня оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю. Також у замовника є право продовжити строк для укладання договору про закупівлю до 60 календарних днів. Але таким чином, щоб у сумі строк укладання договору про закупівлі складав 60 календарних днів. Вимог до обґрунтування продовження строку для укладення договору Особливості не містять, тому складається виходячи із ситуації, яка склалася. 

У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладання договору про закупівлю призупиняється. Перебіг строків продовжується з дня, наступного за днем прийняття рішення органом оскарження за результатами розгляду скарги, рішення про припинення розгляду скарги або рішення про залишення скарги без розгляду. 

Замовник протягом 3 робочих днів з дня укладання договору про закупівлю має оприлюднити його разом із усіма додатками в електронній системі закупівель у форматі PDF.  

У разі закупівлі послуг з поточного ремонту, робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації, капітального ремонту об’єкта будівництва невід’ємними додатками до договору про закупівлю є документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси. Тому  в разі закупівлі за зазначеними предметами договір та додатки мають бути оприлюдненні у машинозчитувальному форматі протягом 3 робочих днів з дня укладання договору про закупівлю. Машинозчитувальний формат передбачає можливість ідентифікації, розпізнання та перетворення конкретних даних комп’ютерними програмами в одному з форматів: TXT, RTF, MD, ODT*, DOC(X), (X)HTML. Але, якщо замовник не користується електронний документообігом, скоріше за все єдиним форматом, з перелічених вище буде DOC(X). Оскільки такий формат не буде містити підписи сторін, то варто оприлюднювати договір про закупівлю та додатки до нього у двох форматах PDF та DOC(X). 

Пунктом 92 Особливостей встановлено новий обов’язок для замовника – під час реєстрації бюджетних зобов’язань (договору про закупівлю, який укладено за результатами закупівлі за кошти Ukraine Facility) замовник має додатково подати органам Казначейства лист, який містить інформацію про те, що на дату подання документів до постачальника товару (виконавця робіт, надавача послуг), з яким укладено договір про закупівлю, його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та про те, що вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Важливо відзначити, що відповідальність за достовірну інформацію несе безпосередньо замовник, а тому рекомендуємо самостійно перевірити таку інформацію станом на дату подання документів для реєстрації в органи Казначейства та зберегти відповідне документальне підтвердження. 

Аналогічна ситуація й під час реєстрації фінансових бюджетних зобов’язань (документів для здійснення платежів за договором про закупівлю). замовник має додатково подати органам Казначейства лист, який містить інформацію про те, що на дату подання документів до постачальника товару (виконавця робіт, надавача послуг), з яким укладено договір про закупівлю, його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу, та про те, що вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Важливо відзначити, що відповідальність за достовірну інформацію несе безпосередньо замовник, а тому рекомендуємо самостійно перевірити таку інформацію станом на дату подання документів для реєстрації в органи Казначейства та зберегти відповідне документальне підтвердження. 

Внесення змін до істотних умов договору про закупівлю, який укладено за результатами відкритих торгів, має здійснюватися на підставах визначених пунктом 19 Особливостей та на умовах, визначених самим договором. В такому випадку закупівельник має оприлюднити в ЕСЗ протягом трьох робочих днів: 

• повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;  

• додаткову угоду у форматі PDF. 

Неістотними умовами будь-якого договору слід вважати всі решта умови, які безпосередньо не  визначені таким договором як істотні. Внесення змін до неістотних умов можливе згідно загальних правил ЦКУ та самого договору. Оприлюднення інформації в ЕСЗ щодо зміни неістотних умов договору про закупівлю законодавством не передбачено. 

У разі виконання сторонами договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, або закінчення строку дії такого договору про закупівлю, укладеного з використанням електронного каталогу, за умови його виконання сторонами або розірвання замовник обов’язково оприлюднює в ЕСЗ протягом 20 робочих днів з дня настання відповідної підстави.