Згідно положень пункту 35 частини першої статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), уповноважена особа (особи) – службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).
Аналізуючи суть даного визначення, можна зрозуміти, що уповноважена особа належить до працівників замовника. Тож цілком логічно, що такий працівник повинен пройти етап прийому на роботу або ж покладення на нього обов’язків уповноваженої особи. Керуючись частиною першою статті 11 Закону визначено, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним з таких способів:
- шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
- шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов'язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);
- шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством.
Уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення.
Окремо нагадуємо, що керуючись частиною четвертою статті 11 Закону, не може бути визначена уповноваженою особа, залучена замовником (у разі такого залучення) за договором про надання послуг для проведення процедур закупівель / спрощених закупівель.
Відповідно кожен із вищезазначених способів призначення / визначення уповноваженої особи містить як спільні, так і відмінні етапи, тож пропонуємо більш детально розглянути алгоритм дій замовника у кожному з таких випадків.
Введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов'язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб)
Крок 1: переконатись, що у штатному розписі міститься така посада, як «фахівець з публічних закупівель».
Під штатним розписом слід розуміти офіційно затверджений внутрішній документ підприємства (організації, установи), який визначає його організаційну структуру, а також перелік відповідних посад, чисельність працівників та їх посадові оклади. При формуванні штатного розпису, слід орієнтуватись на Національний класифікатор України Класифікатор професій ДК 003:2010, затверджений наказом Держспоживстандарт України від 28.07.2010 № 327 (зі змінами) (далі – Класифікатор професій).
Аналізуючи чинне законодавство, у Класифікаторі професій відсутня така професія, як «уповноважена особа». В той же час у розділі «Професіонали» Класифікатора професій під кодом 2419.2 міститься професія з назвою «Фахівець з публічних закупівель».
У разі якщо необхідна посада відсутня у штатному розписі, замовнику слід подбати про внесення змін до такого розпису або ж обрати інший спосіб призначення уповноваженої особи, що буде відповідальною за організацію та проведення публічних закупівель.
Крок 2: визначити основні критерії та вимоги до потенційного працівника, віднайти необхідну кандидатуру.
Наприклад, замовнику слід врахувати, що згідно частини сьомої статті 11 Закону, уповноважена особа повинна мати вищу освіту, як правило юридичну або економічну освіту. Акцентуємо увагу, що в даному випадку мова йде про наявність професійної підготовки (кваліфікації): перший (бакалаврський) рівень або другий (магістерський) рівень юридичної або економічної освіти.
Також ряд вимог до компетенції потенційного працівника відображений у професійному стандарті «Фахівець з публічних закупівель», затвердженому наказом Міністерства соціальної політики України № 234 від 18.02.2019. При формуванні переліку вимог до уповноваженої особи, рекомендуємо також ознайомитись із матеріалами «Уповноважена особа в публічних закупівлях: хто це» та «Заборони щодо призначення або визначення уповноваженої особи».
Крок 3: оформити відповідне розпорядче рішення замовника, згідно якого буде призначено уповноважену особу.
Даний етап базується на внутрішньому розпорядку замовника. Відповідно рішення про прийняття на роботу оформляється у вигляді наказу, розпорядження або іншого виду розпорядчого рішення замовника. Згідно такого рішення робітник буде обіймати посаду фахівця з публічних закупівель згідно штатного розпису замовника. Приклад такого розпорядчого рішення можна віднайти, перейшовши за посиланням.
Покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством
Крок 1: Вирішуємо яким чином буде покладено обов’язки на обраного працівника: шляхом «внутрішнього сумісництва» або ж «суміщення посад».
При цьому якщо на працівника покладаються обов’язки уповноваженої особи в межах його робочого часу, то в даному випадку слід розглядати термін «суміщення професій (посад)». При суміщенні посад, замовнику слід подбати про те, щоб відповідна посада була присутня в штатному розписі. Проте існують й певні обмеження щодо суміщення посад: наприклад, саме формулювання «суміщення професій (посад)» наштовхує на те, що на фахівця з публічних закупівель, який є уповноваженою особою, не може бути покладено обов’язки «уповноваженої особи» ще й по суміщенню. В такому разі доцільно звернутись до поняття «внутрішнє сумісництво».
Під «внутрішнім сумісництвом» слід розуміти виконання працівником покладених на нього обов’язків у вільний від основної роботи час. Наприклад, якщо працівник оформлений в установі, як бухгалтер, то на нього можуть покласти обов’язки «уповноваженої особи», проте табелювати виконання таких обов’язків будуть окремо, як внутрішнього сумісника. Відповідно за необхідності основна робота та робота по внутрішньому сумісництву можуть здійнюватись за однією і тією ж професією.
В обох вищезазначених випадках, замовнику оплачується факт виконання обов’язків уповноваженої особи, відповідальної за організацію та проведення публічних закупівель. Пунктом 1 частини першої статті 11 Закону визначено, що така оплата повинна здійснюватись у формі доплат згідно із законодавством.
Крок 2: оформити відповідне розпорядче рішення замовника, згідно якого буде призначено уповноважену особу.
Повертаючись до норм Закону, на працівника можуть покладатися обов’язки «уповноваженої особи», шляхом оформлення розпорядчого рішення або підписання трудового договору. В даному випадку на працівника покладаються обов’язки уповноваженої особи, на підставі відповідного розпорядчого рішення замовника (наказу, розпорядження, тощо). Пропонуємо також скористатись прикладом наказу про призначення уповноваженої особи, розміщеного за посиланням.
Призначення уповноваженої особи, шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством
Крок 1: Погодження умов трудового договору.
Звертаючись до глави ІІІ Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП), трудовим договором є угода між працівником і роботодавцем (роботодавцем - фізичною особою), за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, а роботодавець (роботодавець - фізична особа) зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.
Трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Відповідно до моменту укладення письмового трудового договору (контракту) сторони мають можливість погодити його умови, в тому числі й рівень заробітної плати, умови праці, тощо.
Крок 2: підписання трудового договору обома сторонами.
Статтею 24 КЗпП уточнено, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Наступні кроки замовника, яких варто дотриматись у будь-якому із вищезазначених способів призначення уповноваженої особи
Крок 1: формування та затвердження положення про уповноважену особу.
Положення про уповноважену особу є невід’ємною частиною діяльності функціонування замовника в закупівельній сфері. На даному етапі пропонуємо звернути увагу на «Приклад положення про уповноважену особу» та «Приклад наказу про затвердження уповноваженої особи», а також формувати положення таким чином, аби врахувати специфіку діяльності конкретних умов роботи уповноваженої особи.
Також у відповідності до частини третьої статті 11 Закону, замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель / спрощених закупівель. В такому разі у наказі про призначення уповноваженої особи слід відобразити яким чином відбуватиметься розмежування обов’язків між уповноваженими особами, про що йдеться у матеріалі «Як розподілити обов’язки уповноваженої особи між двома працівниками». При цьому норми положення про уповноважену особу розповсюджуватимуться на кожну з таких уповноважених осіб.
Крок 2: виготовлення електронного цифрового підпису.
Під час своєї діяльності уповноважена особа доволі часто стикається із необхідністю накладення електронного цифрового підпису. Наприклад, пунктом 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Міністерства економічного розвитку і торгівлі України від 11.06.2020 №1082, визначено, що розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника. Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи.
Тематика доцільності використання уповноваженою особою електронного цифрового підпису відображена у статті «Електронний підпис уповноваженої особи: вимоги та законодавчі обґрунтування».
Крок 3: не забуваємо про тестування уповноваженої особи.
Згідно норм абзацу другого частини восьмої статті 11 Закону, уповноважена особа для здійснення своїх функцій, визначених цим Законом, підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування. Порядок організації тестування уповноважених осіб визначається Уповноваженим органом.
Проте якщо уповноважена особа пройшла тестування на попередній роботі, то повторно його проходити не потрібно. Адже результати тестування прив’язуються не до посади та місця роботи уповноваженої особи, а саме до її Реєстраційного номера облікової картки платника податків. Якщо бажаєте дізнатись більше про тематику тестування уповноваженої особи, рекомендуємо ознайомитись із матеріалом «Тестування уповноваженої особи».
Крок 4: зміна даних на електронному майданчику закупівель.
Частиною другою статті 11 Закону передбачено, що під час користування електронною системою закупівель уповноважена особа вносить до електронної системи закупівель персональні дані, надає згоду на їх обробку та оновлює такі дані у разі їх зміни. Персональні дані, внесені уповноваженою особою до електронної системи закупівель, не оприлюднюються.
А тому при призначенні нової уповноваженої особи, замовнику слід подбати про оновлення даних на електронному майданчику закупівель.
Крок 5: налагодження взаємодії з внутрішнім замовником.
На процес виконання уповноваженою особою відповідних обов’язків мають вплив як зовнішні фактори, так і з внутрішні чинники замовника. Саме тому уповноваженій особі слід врегулювати умови її співпраці із внутрішнім замовником, що дозволить пришвидшити процес функціонування внутрішнього середовища замовника, в тому числі збору даних щодо потреби у відповідних предметах закупівлі, обміну необхідною інформацією, тощо.
Аналіз даної тематики відображено у статті «Взаємодія з внутрішнім замовником: чому це важливо та навіщо потрібно?», а приклади документів, необхідних для налагодження процесу взаємодії з іншими працівниками (в тому числі й підрозділами) замовника можна віднайти у матеріалі «Приклади документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником».