Алгоритм відміни відкритих торгів 

Аналізуючи норми чинного законодавства, замовник може віднайти перелік вимог щодо кожного етапу проведення закупівлі, шляхом використання електронної системи, в тому числі й щодо здійснення відкритих торгів. І звісно ж Закон України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) з урахуванням Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) містить відповідний перелік випадків, у яких замовник має відмінити процедуру закупівлі. 

Приймаючи відповідне рішення щодо відміни відкритих торгів, замовнику доцільно підготуватись до його виконання. Тож розділимо основний перелік дій замовника при відміні відкритих торгів на чотири основних кроки: 

Крок 1. Аналізуємо ситуацію та обираємо підставу для відміни процедури закупівлі

У відповідності до пункту 50 Особливостей, замовник відміняє відкриті торги у разі: 

1. відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг; 
2. неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень; 
3. скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг; 
4. коли здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили; 
5. подання для участі у відкритих торгах, передбачених абзацом другим пункту 25 цих особливостей, менше двох тендерних пропозицій. 

Отож замовнику перш за все слід оцінити обставини та причини, з яких необхідно відмінити процедуру закупівлі, а також порівняти їх із підставами, зазначеними у пункті 50 Особливостей. Звісно ж замовник має змогу відмінити процедуру закупівлі виключно у випадках, якщо у нього наявні відповідні обставини, що підпадають під обрану підставу пункту 50 Особливостей. 

В той же час якщо замовник, для прикладу, відміняє закупівлю за власним бажанням не маючи для цього відповідного підґрунтя, то така відміна процедури закупівлі буде неправомірною, а дії замовника підпадають під ризики оскарження учасниками закупівлі. 

Крок 2. Готуємо обґрунтування та документальне підтвердження відміни відкритих торгів

Повертаючись до норм пункту 50 Особливостей, законодавством не визначено чіткого переліку документів, які можуть стати підставою для відміни відкритих торгів у тому чи іншому випадку. А тому замовнику варто подбати, щоб його документальне підтвердження максимально аргументувало причини для відміни відкритих торгів. 

В той же час перелік документів щодо відміни відкритих торгів напряму залежатиме від причини такої відміни та конкретної ситуації, що розглянемо на наступних прикладах: 

Вищезазначені витяги з рішень Органу оскарження підтверджують, що обрання відповідної підстави для відміни процедури закупівлі не завжди буває достатньо. А тому рекомендуємо замовнику за можливості подбати про наявність відповідного документального підтвердження, на якому буде базуватись прийняте рішення щодо відміни відкритих торгів. 

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситуації на Clarity App

Крок 3. Оформлюємо протокол уповноваженої особи

Частиною 10 статті 11 Закону передбачено, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. 

Відповідно рішення щодо відміни відкритих торгів доцільно також оформити у вигляді протоколу уповноваженої особи. Під час формування протоколу, замовнику доцільно відобразити у ньому не лише підставу, але й обґрунтування підстави для відміни процедури закупівлі. 

Приклади протоколів щодо відміни відкритих торгів розміщені у матеріалі «Пакет прикладів документів для проведення відкритих торгів». 

Крок 4. Оприлюднюємо інформацію про рішення щодо відміни відкритих торгів

Звертаючись до останнього абзацу пункту 50 Особливостей, у разі відміни відкритих торгів замовник протягом одного робочого дня з дати прийняття відповідного рішення зазначає в електронній системі закупівель підстави прийняття такого рішення. 

З вищезазначеного випливає обов’язок замовника при відміні відкритих торгів: 

• оприлюднити в електронній системі закупівель підстави для прийняття рішення про відміну відкритих торгів; 
• зробити це на протязі одного робочого дня з дати прийняття відповідного рішення. 

Рекомендуємо під час оприлюднення підстави в електронну систему закупівель: 

• обирати підставу із відповідного переліку наявних підстав для відміни закупівлі; 
• заповнювати текстове електронне поле коментарем щодо обрання відповідної підстави для відміни відкритих торгів; 
• завантажити протокол уповноваженої особи із зазначеним у ньому обґрунтуванням рішення щодо відміни процедури закупівлі; 
• на розсуд замовника прикріпити відповідне документальне підтвердження прийнятого рішення. 

Після заповнення відповідних електронних полів та завантаження відповідної документації, з метою завершення оприлюднення інформації, замовник накладає в електронній системі закупівель електронний підпис.