Електронна система закупівель невпинно оновлюється. За позицією розробників метою постійних змін є необхідність забезпечення максимальної прозорості та зручності контролю закупівель. Але, не всі доопрацювання в ЕЗС передбачені згідно з чинним законодавством. Тому замовникам необхідно тримати руку на пульсі задля недопущення можливих порушень, що пов'язані із оприлюдненням інформації.

Новий функціонал Prozorro

З листопада всі хто так чи інакше взаємодіє із Prozorro можуть працювати лише із сторінкою нового дизайну. (Не)зручність нового дизайну викликала у свій час багато суперечок. Проте? саме інформаційно-телекомунікаційна система Prozorro є онлайн-сервісом створення, зберігання, оприлюднення та обміну всієї інформації про закупівлі. Будь-який контролюючий орган або громадськість аналізують інформацію та документи, які розміщені в Prozorro. Тому пропонуємо розглянути сторінку із новим дизайном веб порталу та віднайти корисні моменти.

Відкриваючи будь-яку закупівлі незалежно від способу її проведення ми бачимо вкладки, зокрема “Питання та вимоги”, “Скарги”, тоді як лише у відкритих торгах в даних вкладках може відображатися певна інформація. Адже в інших видах закупівель (ЗПП, “допороги”, закупівлі по виключенням) не передбачено оскарження дій чи рішень замовника, а також взаємодії учасника та замовника щодо направлення питань та вимог.

Так як і поняття “тендерна документація” стосується лише процедури закупівлі - відкриті торги. 

Якщо у запиті пропозицій постачальників чи “прямому договорі” в Prozorro натиснути на вкладку “тендерна документація”, то можна побачити детальну інформацію про предмет закупівлі (виду предмету закупівлі, код ДК, місце та дату поставки / надання послуг / виконання робіт).

Цікавий момент із відхиленням переможця. В Prozorro це відображається наступним чином: в розділі “Протокол розкриття” можна побачити протокольне рішення УО про відхилення учасника / переможця. Але, крім цього розділі “Договори” буде відображатися нібито скасований договір. Тут замовнику не варто перейматися, адже це лише особливості технічної реалізації функціоналу.

Якщо розглянути відкриті торги, то в новому дизайні сторінки тендера бачимо розгорнуту інформацію про учасника та подану ним тендерну пропозицію в розділі “Реєстр пропозицій”, сегментовані вимоги (підстави для відмови, специфікації кваліфікаційні критерії, підстави для відмови, інші вимоги) і одночасно всі подані учасником документи також є окремими файлами. Крім того, відображена інформація щодо тендерної пропозиції додатково автоматично сформована в документі “Пропозиція учасника закупівлі.pdf”.  Тож, якщо є потреба переглянути подані учасником документи, то варто їх шукати в розділі “Реєстр пропозицій”.

Щодо договору про закупівлю / договору, то наразі  Prozorro направить нас на окрему сторінку, де відображається: 

  • деталі договору (вся інформація про укладений договір відображається в електронний полях. Тому варто бути ще більш уважними під час заповнення інформації, щоб інформація в електронних полях відповідала укладеному договору);
  • специфікація (із цікавого: на етапі оприлюднення договору замовнику майданчики пропонують вказати ціну за одиницю предмета закупівлі. Законодавство не передбачає такого обов'язку для замовника, тому не варто робити зайву роботу);
  • зміни до договору  (додаткові угоди в новому дизайні сторінки закупівлі мають більш структуровану форму, що дійсно виглядає зручніше);
  • платежі.

У закупівлях по  пункту 13 Особливостей визначений обов’язок для замовника разом із звітом про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, договором про закупівлю оприлюднити в електронній системі закупівель обґрунтування підстави для здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель у формі розпорядчого рішення замовника або іншого документа, який готується уповноваженою особою або іншою службовою (посадовою) особою замовника та погоджується (затверджується) керівником замовника або іншою особою, визначеною керівником замовника.

Разом з тим, під час оголошення закупівлі по виключеннях електронний майданчик додатково поряд із зазначенням підстави “запитує” обгрунтування. Окремих вимог до заповнення даного поля немає. Але, варто розуміти що обгрунтування, яке замовник вказує в полях під час оприлюднення звіту про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, відображається в Prozorro. Тому, замовник може скопіювати вже готовий текст із затвердженого (погодженого) обгрунтування. 

Оновлення  функціоналу щодо виправлення учасником документів за механізмом “24 години”

Відповідно до пункту 43 Особливостей якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та/або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим, ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.

До останніх оновлень, замовник повинен був в окремому електронному полі розмістити повідомлення із вимогою про усунення виявлених невідповідностей. Наразі ж повідомлення необхідно підтвердити КЕП, після чого буде сформовано електронний протокол. Але, оскільки наразі електронні протоколи не містять всіх реквізитиів згідно ДСТУ 4163:2020 та Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, яка затверджена Постановою Кабміну від 17.01.2018 №55 й далі рекомендуємо робити  протокол уповноваженої особи про прийняте рішення.

Для учасника закупівлі, який буде виправляти виявленні невідповідності, зміни значно суттєвіші. При наявності вимоги про усунення невідповідності в учасника зʼявилась можливість крім завантаження документів ще й коригувати деякі поля своєї тендерної пропозиції:

  • редагувати відповіді на критерії (змінювати відповідь  або оновлювати / додавати документи у відповідь по критерію)
  • оновлювати інформацію про субпідрядника (додати або коригувати дані контрагента, залученого до виконання частини робіт чи постачання товарів).
  • вносити зміни до даних про підписанта

Про ще одне оновлення в ЕСЗ від адміністратора: перекваліфікація учасника у закупівлі та відповідність такого функціоналу вимогам законодавства розбирали у статті.

Нове електронне поле “Ціна пропозиції обмежена очікуваною вартістю”

Під час оголошення про проведення відкритих торгів деякі майданчики показують електронно поле “Ціна пропозиції обмежена очікуваною вартістю” із підтверджуючим прапорцем. Норми Закону із урахуванням Особливостей не передбачають необхідність зазначення такої інформації в оголошенні. Але, схожу вимогу замовник повинен вказувати в тендерній документації.

Відповідно до пункту 28 Особливостей замовник в тендерній документації обов’язково зазначає інформацію про прийняття чи неприйняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів.

Якщо замовник зазначає в тендерній документації про прийняття до розгляду тендерної пропозиції, ціна якої є вищою, ніж очікувана вартість предмета закупівлі, визначена замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів, він повинен зазначити про прийнятний відсоток перевищення ціни тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі над очікуваною вартістю предмета закупівлі, визначеної замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів.

Тобто, за замовчуванням ЕСЗ передбачає, що ціна пропозиції обмежена очікуваною вартістю. Якщо ТД містить аналогічну інформацію, то замовнику не потрібно вчиняти жодних дій. Якщо замовник допускає подання тендерної пропозиції вище, ніж очікувана вартість предмета закупівлі із прийнятних відсотком, лише тоді прапорець треба зняти.

Новий функціонал для закупівель за кошти Ukraine Facility

З 04.10.2025 Особливості встановлюють окремий порядок проведення закупівель товарів, робіт та послуг, які фінансуються в рамках проєкту Ukraine Facility у розділі «Особливості здійснення закупівель у рамках виконання заходів (кроків), передбачених Планом України, схваленим розпорядженням Кабінету Міністрів України від 18 березня 2024 р. № 244».

У відкритих торгах учасник процедури закупівлі під час подання тендерної пропозиції підтверджує інформацію, зазначену в абзацах третьому - сьомому пункту 83 Особливостей, шляхом самостійного декларування.

Відповідно до пункту 87 Особливостей у запиті пропозицій постачальників замовник зазначає про необхідність підтвердження шляхом самостійного декларування такої інформації, що визначена даним пунктом.

На виконання зазначених норм в ЕСЗ розроблено окремі поля. Зверніть увагу, що поля активуються лише після обрання донора “Ukraine Facility”. При цьому, вказувати донора замовник повинен на виконання вимог Особливостей щодо кожної закупівлі за кошти Ukraine Facility.

Але, електронні поля не завжди коректно відображають інформацію. Наприклад, при закупівлі товару відображається вимога, що не стосується даного предмета закупівлі: “Спроможності суб’єкта господарювання можуть бути залучені як субпідрядника/співвиконавця до виконання робіт чи надання послуг за умови, що кожний субпідрядник/співвиконавець особисто або його кінцеві бенефіціарні власники, члени або учасники (акціонери) юридичної особи – субпідрядника/співвиконавця є особами, до яких не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу та не знаходяться у санкційному списку Європейського Союзу”.

Але, це не є помилкою замовника, а лише некоректною технічною реалізації функціоналу.

Інша проблема, що деякі майдачники визначили за замовчуванням спосіб підтвердження вимог по Ukraine Facility “документ”, що фактично суперечить вимогам Особливостей. Адже учасник / постачальника не зобов'язаний надавати документ, Особливості зобов'язують його вчинити самодекларування.

Тож, якщо на вашому електронну майданчику немає можливості зробити опис вимоги, як це відображено на скріншоті вище, а за замовчуванням вимога активна та спосіб підтвердження “документ”, тоді варто в примітках вказати наступне:

Якщо ж поле опис дозволяє зазначити інформацію самостійно, тоді замовник заповнює необхідні поля згідно з  вимогами Особливостей щодо самодекларування.

До прикладу, опис вимоги “постачальник шляхом самостійного декларування підтверджує, що зареєстрований (для юридичної особи) / є громадянином (для фізичної особи) у прийнятній країні. Переможець відбору у строк, що не перевищує п’яти днів з дати визначення його переможцем має надати замовнику шляхом оприлюднення в електронній системі закупівель документу про країну реєстрації (для юридичної особи)/інформації про громадянство (для фізичної особи) у прийнятній країні переможця відбору”.

Крім того, в закупівлях із використання електронного каталогу за кошти Ukraine Facility переможець відбору у строк, що не перевищує п’яти днів з дати визначення його переможцем повинен надати:

  • документа про країну реєстрації (для юридичної особи)/інформації про громадянство (для фізичної особи) у прийнятній країні переможця відбору;
  • інформації про те, що до переможця відбору, його кінцевих бенефіціарних власників, членів або учасників (акціонерів) не застосовано обмежувальні заходи у вигляді санкцій Європейського Союзу та вони не включені до санкційного списку Європейського Союзу. Зазначена інформація підтверджується шляхом формування файла у форматі PDF на сайті www.sanctionsmap.eu (файл у форматі PDF повинен бути сформований не раніше ніж за чотири дні до дати його подання) (п.87 Особливостей).

В Prozorro подані переможцем документи відображаються у розділі “Реєстр пропозицій”  - вкладка “Деталі пропозиції”.