Змінився директор у постачальника, чи потрібно вносити зміни у договір додатковою угодою ?

За приписами статті 92 Цивільного кодексу України (надалі - ЦКУ) юридична особа набуває цивільних прав та обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону. Порядок створення органів юридичної особи встановлюється установчими документами та законом. У випадках, встановлених законом, юридична особа може набувати цивільних прав та обов'язків і здійснювати їх через своїх учасників. Орган або особа, яка відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступає від її імені, зобов'язана діяти в інтересах юридичної особи, добросовісно і розумно та не перевищувати своїх повноважень.

Одним із загальних вимог, додержання яких є необхідним для чинності правочину є те, що особа, яка вчиняє правочин, повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності, такі вимоги встановленні частиною 2 статті 203 ЦКУ.

У відповідності до норм частини 2 статті 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами). Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її:

• установчими документами, 
• довіреністю,
• законом
• або іншими актами цивільного законодавства.

Найчастіше на практиці трапляються випадки, коли підписанти діють у відповідності до установчого документу або у відповідності до довіреності.

Установчий документ суб’єкта господарювання, згідно статті 87 ЦКУ  є рішення про його утворення або засновницький договір, а у випадках, передбачених законом, статут (положення) суб'єкта господарювання. У залежності від організаційно-правової форми суб’єкта установчий документ може бути: статут, модельний статут, положення або інший документ, який визначений чинним законодавством.

Що визначено в установчому документі, та які положення мають значення для замовника щодо підписанта? Важливе значення мають положення, які визначають органи управління  та їх повноваження, в тому числа щодо підписання правочинів та обмеження щодо підписання таких правочинів. Але щодо повноважень та визначення підписанта, згідно установчих документів замовнику та на підставі прийнятого рішення органом управління такої юридичної особи  замовнику не варто турбуватися так як такі відомості, у відповідності до положень статті 89 ЦКУ вносяться до єдиного державного реєстру,  а саме: відомості про організаційно-правову форму юридичної особи, її найменування, місцезнаходження, органи управління, філії та представництва, мету установи, а також інші відомості, встановлені законом. Зміни до установчих документів юридичної особи, які стосуються відомостей, включених до єдиного державного реєстру, набирають чинності для третіх осіб з дня їх державної реєстрації. Юридичні особи та їх учасники не мають права посилатися на відсутність державної реєстрації таких змін у відносинах із третіми особами, які діяли з урахуванням цих змін.

Довіреність. Згідно норм статті 244 ЦКУ, представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю. Представництво за довіреністю може гуртуватися на акті органу юридичної особи. Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі.

Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами. На що слід звертати увагу у довіреності? Повноваження, які надані особі по довіреності, в тому числі і право підпису договорів, договорів про закупівлю за результатами процедури закупівлі (без обмежень, як по сумі так і по інших критеріях) та строк дії довіреності. Строк дії довіреності має бути таким, щоб така довіреність була чинною на дату підписання договору. Тобто, особа, яка дії від імені юридичної особи має мати повноваження на дату підписання такого договору.   

Підсумовуючи наведене, підписантом від учасника та від замовника є особа, яка діє на підставі установчого документу підприємства, установи, організації та призначена відповідним документом або на підставі довіреності виданої таким суб’єктами та яка  наділена повноваженнями щодо підпису договору. 

А це може бути керівник або інший уповноважений представник підприємства, установи, організації або замовника за довіреністю.

Які дії слід вчинити замовнику? Ситуація, коли змінюється підписант однієї із сторін договору, як під час укладання договору так і на етапі його виконання, про що повідомляють другу сторону договору, є звичною. В свою чергу замовники коли виникає така ситуація, чомусь вважають, що зміна підписанта є зміною умов договору, та відповідно починають вносити зміни до такого договору шляхом укладання додаткової угоди.

За нормами статті 628 ЦКУ зміст договору становлять умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови, які є обов'язковими відповідно до актів цивільного законодавства.

У даному випадку відбувається зміна особи, яка зазначена у преамбулі договору та у розділі де зазначенні реквізити сторін, як особа яка підписує (або підписала) договір від імені замовника або учасника та наділена повноваження підписувати договір або вносити зміни до такого договору. Тобто,  зміна підписанта не є тими умовами договору щодо яких сторонами має бути досягнута згода, або умови, які визначення як істотними.

Тому, у разі якщо відбувається змін підписанта, як у замовника так і у  постачальника товару / надавача послуг / виконавця робіт може відбувати наступний алгоритм дій:

1. перевірка повноважень підписанта:
2. якщо зміна відбувала керівника або іншої особи, відомості про яку зазначенні у ЄДР, то замовник самостійно перевіряє в ЄДР відомості про такого таких осіб та на підтвердження роздруковує інформацію із ЄДР;
3. якщо ж зміна підписанта відбувається на особу, яка діє згідно довіреності, замовнику слід отримати копію такої довіреності, належним чином завірену. Також замовник має перевірити по змісту довіреності чи є у такої особи право підпису договорів та чи така довіреність діюча по строку її дії;
4. Відобразити зміни. Ні, такі зміни не відображаються замовником у формі укладання додаткової угоди та не розміщуються в електронній системі закупівлі як окремий документ. Такі зміни фактично відбувають уже на етапі  укладання самого договору або додаткової угоди. Замовнику потрібно перевірити чи підписант, який зазначений у преамбулі договору / додаткової угоди та у розділі, де зазначені реквізити сторін - підписант, така особа є уповноваженою на підписання договору.   

Детальний аналіз норм у матеріалі.