Змінився керівник постачальника товару / надавача послуг / виконавця робіт або замовника: які дії необхідно вчинити?

Коли укладається договір про закупівлю чи будь-який інший договір, у відповідності до загальних положень цивільного та господарського законодавства такий договір має вчинятися (підписуватися) особою, яка наділена повноваженнями на право підпису правочинів / договорів від імені підприємства, установи, організації чи від тієї особи, яка є стороною такого договору. Таким чином, у замовника та відповідно у іншої сторони договору виникає обов’язок перевірити повноваження такого підписанта та документи, які підтверджують право підпису. Обов’язок щодо перевірки повноважень є вкрай необхідним так як сторони такого договору мають переконатися в повноваженнях особи, яка підписує договір про закупівлю, так як в подальшому це свідчить про взяття підприємством, установою, організації чи іншою особою, яка є стороною такого договору зобов’язань їх виконати. Тому, задля того щоб замовником не припуститися помилки у даному матеріалі запропонуємо алгоритм дій, які необхідно вчинити замовнику у разі зміни підписанта від постачальника / виконавця / надавача послуг, в тому числі і замовника за «прямим» договору, та у разі зміни такого підписанта на стадії виконання договору про закупівлю.  

Хто такий підписант або особа, яка має право підпису договору?

Дане питання є важливим, так як розібравшись із даним питанням замовник зможе зрозуміти, які його подальший дій у разі зміни особи підписанта.

За приписами статті 92 Цивільного кодексу України (надалі - ЦКУ) юридична особа набуває цивільних прав та обов'язків і здійснює їх через свої органи, які діють відповідно до установчих документів та закону. Порядок створення органів юридичної особи встановлюється установчими документами та законом. У випадках, встановлених законом, юридична особа може набувати цивільних прав та обов'язків і здійснювати їх через своїх учасників. Орган або особа, яка відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступає від її імені, зобов'язана діяти в інтересах юридичної особи, добросовісно і розумно та не перевищувати своїх повноважень.

Одним із загальних вимог, додержання яких є необхідним для чинності правочину є те, що особа, яка вчиняє правочин, повинна мати необхідний обсяг цивільної дієздатності, такі вимоги встановленні частиною 2 статті 203 ЦКУ.

У відповідності до норм частини 2 статті 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами). Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її:

• установчими документами, 
• довіреністю,
• законом
• або іншими актами цивільного законодавства.

Найчастіше на практиці трапляються випадки, коли підписанти діють у відповідності до установчого документу або у відповідності до довіреності.

Установчий документ суб’єкта господарювання, згідно статті 57 Господарського кодексу України (надалі –ГКУ) та статті 87 ЦКУ  є рішення про його утворення або засновницький договір, а у випадках, передбачених законом, статут (положення) суб'єкта господарювання. У залежності від організаційно-правової форми суб’єкта установчий документ може бути: статут, модельний статут, положення або інший документ, який визначений чинним законодавством.

Що визначено в установчому документі, та які положення мають значення для замовника щодо підписанта? Важливе значення мають положення, які визначають органи управління  та їх повноваження, в тому числа щодо підписання правочинів та обмеження щодо підписання таких правочинів. Але щодо повноважень та визначення підписанта, згідно установчих документів замовнику та на підставі прийнятого рішення органом управління такої юридичної особи  замовнику не варто турбуватися так як такі відомості, у відповідності до положень статті 89 ЦКУ вносяться до єдиного державного реєстру,  а саме: відомості про організаційно-правову форму юридичної особи, її найменування, місцезнаходження, органи управління, філії та представництва, мету установи, а також інші відомості, встановлені законом. Зміни до установчих документів юридичної особи, які стосуються відомостей, включених до єдиного державного реєстру, набирають чинності для третіх осіб з дня їх державної реєстрації. Юридичні особи та їх учасники не мають права посилатися на відсутність державної реєстрації таких змін у відносинах із третіми особами, які діяли з урахуванням цих змін.

Довіреність. Згідно норм статті 244 ЦКУ, представництво, яке ґрунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю. Представництво за довіреністю може гуртуватися на акті органу юридичної особи. Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі.

Довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами. На що слід звертати увагу у довіреності? Повноваження, які надані особі по довіреності, в тому числі і право підпису договорів, договорів про закупівлю за результатами процедури закупівлі (без обмежень, як по сумі так і по інших критеріях) та строк дії довіреності. Строк дії довіреності має бути таким, щоб така довіреність була чинною на дату підписання договору. Тобто, особа, яка дії від імені юридичної особи має мати повноваження на дату підписання такого договору.   

Підсумовуючи наведене, підписантом від учасника та від замовника є особа, яка діє на підставі установчого документу підприємства, установи, організації та призначена відповідним документом або на підставі довіреності виданої таким суб’єктами та яка  наділена повноваженнями щодо підпису договору. 

Хто може бути підписантом?

Керівник або інший уповноважений представник підприємства, установи, організації або замовника за довіреністю.

Як перевірити інформацію про підписанта?

Частиною 4 та 5 статті 89 ЦКУ визначено, що до єдиного державного реєстру вносяться відомості про організаційно-правову форму юридичної особи, її найменування, місцезнаходження, органи управління, філії та представництва, мету установи, а також інші відомості, встановлені законом. Зміни до установчих документів юридичної особи, які стосуються відомостей, включених до єдиного державного реєстру, набирають чинності для третіх осіб з дня їх державної реєстрації. Юридичні особи та їх учасники не мають права посилатися на відсутність державної реєстрації таких змін у відносинах із третіми особами, які діяли з урахуванням цих змін.

Згідно із частиною 2 статті 9 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (надалі – Закон про державну реєстрацію) реєстрацію в єдиному державному реєстрі містяться такі відомості про юридичну особу, крім державних органів і органів місцевого самоврядування як юридичних осіб, однією із яких є відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта, інформація для здійснення зв'язку з керівником юридичної особи (телефон та/або адреса електронної пошти)), дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи.

Тобто, у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, міститься інформація про керівника юридичної особи та про інших осіб, які можуть вчиняти дії. На сьогоднішній доступ до ЄДР є вільним, а тому замовник може перевірити таку інформацію та в подальшому користуватися нею. 

Важливо! У відповідності до положень статті 10 Закону про державну реєстрації, якщо документи та відомості, що підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру, внесені до нього, такі документи та відомості вважаються достовірними і можуть бути використані у спорі з третьою особою. Якщо відомості, що підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру, є недостовірними і були внесені до нього, третя особа може посилатися на них у спорі як на достовірні.

Тобто, фактично відомості про підписанта учасника, в тому числі замовника, містяться у ЄДР, якщо такий підписант є керівником або таке право надане відповідними установчими або розпорядчим рішеннями іншій особі, в тому числі,  яка має право підпису договорів.

Щодо підписанта, який діє на підставі довіреності, то у такому разі його повноваження підтверджуються довіреністю. 

Таким чином, із аналізу норм законодавства вбачається, що підписант це є особа, яка діє від імені підприємства, установи чи організації.

Дії замовника у разі зміни підписанта (керівника або іншої особи)

Ситуація, коли змінюється підписант однієї із сторін договору, як під час укладання договору так і на етапі його виконання, про що повідомляють другу сторону договору, є звичною. В свою чергу замовники коли виникає така ситуація, чомусь вважають, що зміна підписанта є зміною умов договору, та відповідно починають вносити зміни до такого договору шляхом укладання додаткової угоди.

За нормами статті 628 ЦКУ зміст договору становлять умови (пункти), визначені на розсуд сторін і погоджені ними, та умови, які є обов'язковими відповідно до актів цивільного законодавства.

У даному випадку відбувається зміна особи, яка зазначена у преамбулі договору та у розділі де зазначенні реквізити сторін, як особа яка підписує (або підписала) договір від імені замовника або учасника та наділена повноваження підписувати договір або вносити зміни до такого договору. Тобто,  зміна підписанта не є тими умовами договору щодо яких сторонами має бути досягнута згода, або умови, які визначення як істотними.

Тому, у разі якщо відбувається змін підписанта, як у замовника так і у  постачальника товару / надавача послуг / виконавця робіт може відбувати наступний алгоритм дій:

1. перевірка повноважень підписанта:
2. якщо зміна відбувала керівника або іншої особи, відомості про яку зазначенні у ЄДР, то замовник самостійно перевіряє в ЄДР відомості про такого таких осіб та на підтвердження роздруковує інформацію із ЄДР;
3. якщо ж зміна підписанта відбувається на особу, яка діє згідно довіреності, замовнику слід отримати копію такої довіреності, належним чином завірену. Також замовник має перевірити по змісту довіреності чи є у такої особи право підпису договорів та чи така довіреність діюча по строку її дії;
4. Відобразити зміни. Ні, такі зміни не відображаються замовником у формі укладання додаткової угоди та не розміщуються в електронній системі закупівлі як окремий документ. Такі зміни фактично відбувають уже на етапі  укладання самого договору або додаткової угоди. Замовнику потрібно перевірити чи підписант, який зазначений у преамбулі договору / додаткової угоди та у розділі, де зазначені реквізити сторін - підписант, така особа є уповноваженою на підписання договору.      

Важливо! Якщо така змін підписанта відбувається на етапі укладення догову про закупівлю за результатами відкритих торгів, то в такому випадку слід проаналізувати умови тендерної документації.

Якщо тендерною документацією закупівлі було визначено, що «переможець процедури закупівлі / спрощеної закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю», тобто положення пункту 1 частини 2 статті 41 Закону України «Про публічні закупівлі», то в такому випадку переможець такі відомості буде надавати в порядку визначеному тендерною документацією під час укладання договору про закупівлю.

Якщо тендерною документацією закупівлі було визначено, що «учасник процедури закупівлі у складі пропозиції надає інформацію про право підписання договору про закупівлю» і в складі тендерної пропозиції учасника наданні відомості про підписанта, який під час підписання договору змінюється, то в такому випадку, замовник може керуючись частиною 2 статті 42 Закону отримати інформацію та документи щодо зміни підписанта та оприлюднити їх разом із договором про закупівлю із усіма додатками або переможець такі документи може завантажити самостійно в електронну систему закупівель не пізніше дати підписання договору про закупівлю.  

Підсумки

1. Підписант: керівник або інша особа, яка має повноваження щодо підпису договору / договору про закупівлю є особою, яка діє від імені замовника, учасника, підприємства, установи чи організації.
2. Зміна підписанта договору (керівника або іншої уповноваженої особи) не є умовами  договору / договору про закупівлю, а тому і не потребують внесення змін до такого договору та оприлюднення таких змін у електронній системі закупівель.