Як задовільнити потребу, якщо кошти ще не виділені

Пункт 13 Особливостей, який визначає, що придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли:

4)існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв’язку з виникненням об’єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником.

Аналізуючи підпункт 4 пункту 13 Особливостей можна виділити такі  умови застосування даного підпункту:

• існує нагальна потреба;
• нагальна потреба зумовлена об’єктивними обставинами;
• неможливість дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу;
• існування нагальної потреби має бути документально підтверджено.

Нагальна потреба у здійсненні закупівлі

Норми закупівельного законодавства не містять визначення що таке «нагальна потреба», тому необхідно звернутися до Тлумачного словника української мови, згідно якого: 

«нагальний»  - це якого не можна відкласти, терміновий, негайний; життєво необхідний, дуже потрібний, настійний, пекучий; раптовий, несподіваний. 

«потреба» - це необхідність у кому-, чому-небудь, що вимагає задоволення; потрібність.

З огляду на вище викладене нагальною потребою закупівлі варто вважати те, що не можна відкласти, термінова закупівля, життєво необхідна, дуже потрібна в конкретний період часу та вимагає негайного задоволення.

Нагальна потреба зумовлена об’єктивними обставинами

Варто з’ясувати, що можна вважати об’єктивними обставинами. Звернемося до Тлумачного словника української мови:

«об'єктивний» - який існує поза людською свідомістю і незалежно від неї; незалежний від волі, бажань людини; протилежне суб'єктивний.

«обставина» - явище, подія, факт і т. ін., що пов'язані з чим-небудь, супроводять або викликають що-небудь, впливають на щось; сукупність умов, у яких що-небудь відбувається.

Що вважає Мінекономіки, як Уповноважений орган,  об’єктивними обставинами вони роз’яснили у своїй відповіді на запит 1592/2020 так:

«коли існуючі обставини, наявні у замовника на конкретний момент, через об’єктивні причини спричиняють необхідність здійснення закупівлі та при цьому унеможливлюють дотримання строків для проведення спрощеної закупівлі, замовник самостійно приймає відповідне рішення, яке має бути аргументованим та за потреби підтверджуватись документально».

Відповідно із значень словника та роз’яснень Мінекономіки можна зробити висновок, що об’єктивною обставиною можна вважати обставину (сукупність умов у яких що небуть відбувається), наявні у замовника на конкретний момент, та яка не залежала від замовника, та яку спланувати зазделегіть не можна було.

На що необхідно звернути увагу, що нагальна потреба не повинна бути зумовлена бездіяльністю замовника або навмисними діями замовника, бо вбачається, що такі обставини вже не будуть ваажатися об’єктивними, оскільки сам замовник спровокував виникнення таких обставин.

Неможливість дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу

У даному випадку потрібно аналізувати, які строки проведення відкритих торгів, визначенні Особливостями і строки проведення закупівлі шляхом застосування електронного каталогу, згідно порядку встановленого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020  № 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу». Таким чином:

мінімальні строки встановленні Особливостями для проведення відкритих торгів (без оскарження процедури) – 14 календарних днів для закупівлі товарів та послуг/ 21 календарний день для закупівлі робіт (строк оприлюднення оголошення + день аукціону + строк розгляду пропозицій + мінімальний строк укладання договору про закупівлі);

мінімальні строки проведення закупівлі шляхом застосування електронного каталогу через запит цінових пропозицій 5 робочих днів (подання запиту цінових пропозицій та відбір постачальна + підтвердження постачальника замовлення замовника + строк укладання договору).

Тому замовнику потрібно обґрунтувати неможливість дотримання вище розглянутих строків, тобто довести нагальність задоволення потреби. 

Відповідно замовнику необхідно буде укласти «прямий» договір про закупівлю якнайшвидше з моменту виникнення правомірних підстав для укладення  такого договору та до закінчення вище розглянутих строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу. Адже замовник потім не зможе довести неможливість дотримання строків для проведення відкритих торгів та/або здійснення закупівлі через електронний каталог, адже за цей час замовник міг би провести відкриті торги або здійснити закупівлю через електронний каталог.

Наявність документального підтвердження

Згідно підпункт 4 пункту 13 Особливостей замовник обов’язково повинен мати документальне підтвердження. Що це можуть бути за документи з’ясуємо далі.

Верховний Суд в Постанові Касаційного адміністративного суду Верховного Суду по справі 620/16035/23 від 05.12.2024 зазначає, що суди попередніх інстанцій дійшли висновку про те, що на законодавчому рівні умовами підпункту 4 пункту 13 Особливостей, не визначено чіткий перелік документів щодо документального підтвердження замовником існування нагальної потреби, а також не передбачено надання саме тих документів, які зазначені у запитах Держаудитслужби в рамках моніторингу процедури закупівлі, оскільки закупівлі згідно з пунктом 13 Особливостей здійснюються шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів.

Відповідно можемо зробити висновок, що оскільки нормою підпункту 4 пункту 13 Особливостей  не визначено чіткого переліку документів щодо документального підтвердження замовником існування нагальної потреби, то відповідно такими документами можуть бути будь-які документи з огляду на специфіку предмета закупівлі та обставини, які склалися в замовника, та які зможуть належним чином підтвердити нагальну потребу замовника.

Лишу у випадку, якщо замовник зможе дотриматися вище зазначених умов застосування підпункту 4 пункту 13 Особливостей можливе правомірне укладення прямого договору.

Радимо ознайомитися з матеріалом Здійснення закупівлі по нагальній потребі згідно підпункту 4 пункту 13 Особливостей.

2) Щодо можливих дій замовника, щоб вчасно задовільнити свою потребу

В даній ситуації можливе оголошення закупівлі (відкриті торги або запиту пропозицій постачальників згідно пункту 10 Особливостей) до того як виділять кошти, а саме на очікувану вартість (замовнику вже відомо про потребу та яка сума буде виділена на таку потребу), оскільки закупівельне законодавство не містить жодних обмежень чи заборон щодо  оголошення закупівель на очікувану вартість.

Але важливим моментом при оголошенні закупівлі без виділених кошторисних призначень є те, що кошти повинні бути виділені до моменту укладення договору, оскільки бюджетне законодавство забороняє взяття бюджетних зобов’язань (укладення договору) без відповідних бюджетних асигнувань.

Радимо ознайомитися з матеріалами : Чи можна проводити закупівлю, якщо фінансування ще не виділено