Ведення протоколів у разі призначення двох УО

Відповідно до частини 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним із способів, який визначений Законом.

Водночас частиною 10 статті 11 Закону передбачено, що  рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

У відповідності до наведених норм вбачається, що протокол повинен містити дату прийняття рішення та підпис уповноваженої особи.

Однак будь-яких вимог до нумерації протоколів зазначені норми закупівельного законодавства не містять.

Тому звернемось до інших нормативно-правових актів. Формуючи протокол уповноваженої особи в паперовій формі необхідно звернутися до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі-ДСТУ 4163:2020), який визначає, що одним із обов’язкових реквізитів документів є реєстраційний індекс документа.

Водночас при складанні протоколів в електронній формі уповноваженій особі потрібно керуватися «Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади» затвердженою Постанови Кабміну від 17.01.2018 № 55 (далі - Типова інструкція), в якій визначено, що номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

Відповідно при нумерації протоколів уповноваженій особі необхідно керуватися:

1. розробленими замовником внутрішніми документами, а саме інструкцією з діловодства;

або

2. при прийнятті замовником рішення про ведення журналу реєстрації протоколів чи реєстру протоколів уповноваженої особи, необхідно керуватися пунктом 110 Типової інструкції, який передбачає, що:

• номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання;
• нумерація протоколів ведеться в межах календарного року;
• окремо за кожною групою протоколів засідання відповідної комісії, колегії, дорадчого органу, робочої групи тощо.

Відповідно групою протоколів можна вважати протоколи уповноваженої особи або протоколи щодо публічних закупівель.

Окрім цього, пункт 8 Типової інструкції визначає, що установи організовують діловодство на підставі власної інструкції з діловодства (далі - інструкція з діловодства установи), що розробляється на підставі Інструкцій, затверджених цією постановою, та з урахуванням інших актів законодавства

Як видається, з розглянутих норм ДСТУ 4163:2020 не визначає будь-яких вимог до нумерації протоколів, окрім зазначення, що обов’язковим реквізитом протоколу повинен бути реєстраційний індекс документа.

Однак з положень Типової інструкції вбачається, що вести нумерацію протоколів уповноважені особи можуть з огляду на власні інструкції з діловодства, які розроблені юридичною особою, або ж нумерацію протоколів слід вести в межах календарного року.

Таким чином, замовники з огляду на положення зазначених норм можуть ввести реєстрацію протоколів по групі "протоколи уповноваженої особи або протоколи щодо публічних закупівель" або керуватися правилами реєстрації протоколів, у відповідності до внутрішньої інструкції з діловодства замовника. При цьому, протокол уповноваженої особи в незалежності від форми його складання обов’язково повинен містити такий реквізит як номер протоколу, тому так УО має ввести журнал реєстрації протоколів.

Щодо введення однієї реєстрації чи декількох? Так як групою протоколів є "протоколи уповноваженої особи або протоколи щодо публічних закупівель", то логічно що нумерацію протоколів має бути одна, а не окремо кожної УО (якщо інше не визначено внутрішнім документом замовника: Інструкцією з діловодства).

Також, враховуючи, те що УО (не залежно від кількості призначених УО) діє від замовника, то в такому випадку Річний план у такого замовник також має бути один, та у разі внесення змін до річного плану закупівель (який вноситься на підставі рішення УО), то такі зміни вносяться до річного плану замовника (такі зміни відповідно приймаються кожною УО по тих закупівля за які відповідальна така УО) .

Про інші особливості у матеріалах: Хто така уповноважена особа , Як уповноваженій особі нумерувати протоколи в новому році