Строк зберігання додаткової угоди

1)Законодавцем визначено такий нормативно – правовий акт, який регулює порядок організації, зберігання документів та встановлюють строки їх зберігання як Наказ Міністерства юстиції України від 12.04.2012р. № 578/5 «Про затвердження переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (далі - Перелік № 578), який включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями (далі - організація) незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій.

Тому необхідно звернутися до Переліку №578, який містить такі види документів як договори, угоди:

Но­мер стат­ті	Види до­ку­мен­тів	Строк збе­рі­ган­ня до­ку­мен­тів		При­мі­т­ка
		в ор­га­ні­за­- ці­ях, у діяль-ності яких створюються до­ку­мен­ти НАФ	в ор­га­ні­за- ці­ях, у діяль-ності яких не створюються до­ку­мен­ти НАФ
1	2	3	4	5
330	До­го­во­ри, уго­ди (аудиторські, го­с­по­дар­сь­кі, опе­ра­цій­ні тощо)	5 р.1,2	5 р.1,2	1Пі­с­ля за­кін­чен­ня стро­ку дії до­го­во­ру, угоди 2Див. примітки до статті 186

Згідно пункту 2.11 Переліку №578 примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів.

У примітках зазначено ознаки виокремлення певних видів документів або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4 цього Переліку. Так, примітки до статей «Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).» та «Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.» конкретизують строки зберігання бухгалтерської документації.

Примітки “Після закінчення строку дії договору”, “Після затвердження”, “Після заміни новими”, “Після зняття виробів з виробництва”, “Після введення об’єкта в експлуатацію” тощо вказують, що обчислення строку, вказаного в графах 3 і 4 Переліку, здійснюється з указаного моменту.

Щодо примітки ²Див. примітки до статті 186. В примітці до статті 186 зазначено: 1 Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження - протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення - протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації).

2 Документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 392 Податкового кодексу України, зберігаються не менше 7 років.

Враховуючи, що такі документи не є по назві, яка чітко відповідає назві документу, що передбачений у Переліку № 578, та у разі виникнення сумнівів щодо строків зберігання або відліку з якого маються обраховуватися такі строки, замовник має право звернутися до Міністерства юстиції України, як до органу що видав такий документ за роз’ясненням.

2) Щодо питання друку додатковї угоди з двох боків аркуша варто звернутися до ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».  Згідно пункту 7.11 ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

Відповідно виходячи із строків зберігання додаткової угоди замовник може визначити чи варто друкувати додаткову угоду на лицьовому і зворотному боці аркуша.