Щодо переліку документів у разі закупівлі послуг з поточного ремонту

Question

Доброго дня! Підкажіть, будь ласка, щодо документального оформлення поточного ремонту. Плануємо провести поточний ремонт із заміною електропроводки у кількох кабінетах будівлі. Орієнтовна очікувана вартість закупівлі — до 200 тис. грн, тобто плануємо укладення прямого договору.
Підкажіть, будь ласка, який пакет документів необхідно сформувати до укладення договору?
службову записку/доповідну про необхідність ремонту;
акт обстеження ;
дефектний акт із зазначенням обсягів необхідних робіт;
технічне завдання;
комерційні пропозиції;
Чи достатньо такого пакета документів?
Також цікавить, чи обов’язково для поточного ремонту складати кошторис (локальний кошторис), якщо очікувану вартість визначаємо шляхом аналізу ринку на підставі однакового технічного завдання та комерційних пропозицій?
Буду вдячна також, якщо підкажете, які ще документи бажано мати для укладення договору або під час виконання та приймання такого ремонту, щоб у подальшому не виникало питань.

TNDR. Платформа · Accepted Answer

Варто відзначити, що на відміну від закупівлі робіт, придбання послуг з поточного ремонту настільки детально не обґрунтовано законодавством. А отже більшість моментів та деталей оформляється, шляхом узгодження умов потенційної співпраці між замовником та відповідним суб'єктом господарювання.

Відповідно у більшості випадків замовники можуть проводити планування закупівлі послуг з поточного ремонту та визначення їх очікуваної вартості, як базуючись на дефектному акті, так і відповідно до проєктно-кошторисної документації (у разі її наявності). Також на етапі планування наявність службової / доповідної записки і акту обстеження додатково підтверджують факт наявності потреби.

Окрім цього звертаємо увагу, що законодавство не містить окремих вимог щодо переліку документів чи інформації, які повинні бути наявними на етапі укладення договору. В той же час у разі формуванні кошторису (локального кошторису), як додатку до договору, сторони зможуть чітко зафіксувати вартість самих послуг та матеріалів, які будуть використовуватись, що в свою чергу допоможе уникнути ряду потенційних питань та ризиків у разі здійснення моніторингу такої закупівлі.

Також законодавство не містить і переліку документів, які потрібно формувати на етапі укладення договору. А тому рекомендуємо узгодити такі питання із суб'єктом господарювання, з яким укладається договір, ще на етапі планування закупівлі та при формуванні умов потенційної співпраці.

На нашій платформі ви можете ознайомитись із відеоуроком щодо даної тематики: «Закупівля послуг з поточного ремонту: ключові аспекти проведення»