Згідно пункту 2.1 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, який затверджений наказом Мінфіну 02.03.2012 № 309 (далі - Порядок №309) розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов'язання в межах бюджетних асигнувань, установлених кошторисами (планами використання бюджетних коштів), з урахуванням планів асигнувань (за винятком надання кредитів з бюджету) загального фонду бюджету, планів надання кредитів із загального фонду бюджету, планів спеціального фонду бюджету (за винятком власних надходжень бюджетних установ та відповідних видатків), помісячних планів використання бюджетних коштів відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України.
У відповідності до наведених норм зареєструвати бюджетні зобов’язання замовники можуть виключно у межах бюджетних зобов’язань, встановлених кошторисами.
Водночас в даному випадку можливі наступні варіанти дій замовника.
Варіант № 1. Продовження строку для укладення договору
Згідно абз.3 п.49 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості) замовник укладає договір про закупівлю з учасником, який визнаний переможцем процедури закупівлі, протягом строку дії його пропозиції, не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі.
У випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів.
У разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється.
З огляду на зазначену норму, одним із варіантів дій замовника є продовження строку для укладення до 60 календарних днів, якщо обставини дозволяють.
Варіант № 2. Зменшення суми договору
Ще одним із можливих варіантів дій у разі недостатності бюджетних асигнувань є зменшення обсягів закупівлі та відповідне зменшення суми договору до рівня фактично передбачених кошторисом асигнувань.
В такому випадку замовнику потрібно зменшити суму договору до суми виділених бюджетних асигнувань, зокрема шляхом зменшення обсягу закупівлі.
Проте, одразу зменшити суму договору про закупівлю не дозволяє пункт 18 Особливостей, який визначає, що умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, у тому числі за результатами електронного аукціону, крім випадків:
визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті;
перерахунку ціни в бік зменшення ціни тендерної пропозиції переможця без зменшення обсягів закупівлі;
перерахунку ціни та обсягів товарів в бік зменшення за умови необхідності приведення обсягів товарів до кратності упаковки.
Тому, щоб виконати вимоги пункту 18 Особливостей, замовникові та переможцеві закупівлі спочатку слід укласти договір тих умовах, які були визначені при проведенні закупівлі, зокрема на ту суму, яка відповідала змісту тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, а після цього внести зміни до договору шляхом укладення додаткової угоди згідно підпункту 1 пункту 19 Особливостей - зменшення обсяг закупівлі/суми договору згідно виділених бюджетних асигнувань.
Водночас у випадку, якщо все ж в замовника буде необхідність обсягу предмета закупівлі, який було зменшено та в разі, виділення додаткового обсягу бюджетних асигнувань, замовнику потрібно провести аналогічну закупівлю, наприклад, якщо вартість предмета закупівлі становить та перевищує вартісні межі, які визначені в пункті 10 Особливостей, провести нову закупівлю шляхом проведення відкритих торгів або запиту пропозицій постачальників і зареєструвати бюджетні зобов’язання на суму, на яку були виділені бюджетні асигнування.
Варіант №3. Зміна джерела фінансування
Ще одним варіантом дій замовника в розглядуваному випадку є зміна джерела фінансування.
У такому випадку, замовник може профінансувати частину зобов’язань за договором за рахунок інших, небюджетних джерел коштів, зокрема власних коштів, отриманих від здійснення господарської діяльності.
Для цього замовнику необхідно внести зміни до договору шляхом укладення додаткової угоди, чітко визначивши джерела фінансування за договором.
Після цього бюджетні зобов’язання підлягають реєстрації в органах Казначейства виключно в межах суми бюджетних асигнувань, передбачених кошторисом.
