Переговорна процедура закупівлі є одним із видів закупівель, які замовники можуть проводити поряд з іншими видами закупівель при наявності умов, які передбачені в пункті 10 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) та у випадках, які визначені в підпунктах 1-13 пункту 13 Особливостей.
Відповідно до підпункту 5 пункту пункту 13 Особливостей переговорна процедура закупівлі, відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі, застосовується замовником як виняток у разі:
- коли в замовника після укладення договору про закупівлю виникла необхідність у закупівлі додаткових робіт чи послуг, пов’язаних з предметом закупівлі основного договору про закупівлю, у того самого виконавця робіт/надавача послуг. Можливість і умови виконання таких додаткових робіт чи надання послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, укладеному за результатами проведення відкритих торгів. Закупівля додаткових робіт чи послуг у того самого виконавця робіт/надавача послуг здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю без урахування податку на додану вартість, укладеного за результатами проведення процедури закупівлі.
Для правомірного застосування зазначеної підстави замовнику необхідно забезпечити дотримання сукупності таких умов:
- виникла необхідність у закупівлі додаткових робіт чи послуг, пов’язаних з предметом закупівлі основного договору про закупівлю;
- договір про закупівлю укладається з тим самим учасником, що й основний договір про закупівлю;
- вартість такого договору про закупівлю не може перевищувати 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю без урахування податку на додану вартість, укладеного за результатами проведення процедури закупівлі (відкритих торгів / переговорної процедури закупівлі);
- договір на закупівлю додаткових робіт чи послуг укладається на підставі основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення відкритих торгів / переговорної процедури закупівлі;
- переговорна процедура закупівлі може бути проведена протягом трьох років після укладення основного договору про закупівлю;
- можливість і умови виконання таких додаткових робіт чи послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю.
Отже, застосування підпункту 5 пункту 13 Особливостей передбачає наявність уже укладеного основного договору про закупівлю, у межах якого виникає обґрунтована потреба в додаткових роботах чи послугах, безпосередньо пов’язаних із його предметом.
При цьому замовнику важливо не лише підтвердити необхідність виконання таких додаткових робіт або надання послуг, а й документально обґрунтувати їх зв’язок з основним договором, дотримання встановленого вартісного обмеження та інших умов застосування відповідної підстави.