Паперова форма протоколів УО, чи потрібно їх робити ?

Законодавець дозволив формування протоколів в електронній системі закупівель на основі дій уповноваженої особи за технічної можливості. Після накладення кваліфікованого електронного підпису протокол автоматично оприлюднюється електронною системою й не потребує формування протоколу в паперової формі. 

Окрім загальних норм законодавства сфери публічних закупівель, замовнику слід врахувати ще й вимоги до формування такого документа, як протокол, що містяться в ДСТУ 4163:2020 та Типовій інструкції № 55. Відповідно форма протоколів, що формує електронна система закупівель наразі дещо різниться від вимог до протоколу, затверджених законодавством, тому наразі не варто замінювати протоколи, які формуються уповноваженою особою на електронні, сформовані електронною системою закупівель, бо такі дії призведуть до порушення законодавчих вимог.  

Відповідно до пункту 5 Постанови №55 проходження в діловодстві установи одного і того ж документа в електронній та паперовій формі не допускається. Тож пропонуємо такі варіанти дій для уповноваженої особи: 

• уповноважена особа може перейти на електронний документообіг та  формувати протоколи у вигляді електронного документа з накладенням кваліфікованого електронного підпису; 

або 

• здійснювати подальше формування протоколів в паперовій формі, але розуміти, що це може бути порушенням пункту 5 Типової інструкції № 55, за яке не передбачена адміністративна відповідальність. Проте вбачається, що довести порушення пункту 5 Типової інструкції № 55 контролюючим органам може бути достатньо проблематично, оскільки протокол, який формується електронно системою закупівель на підставі дії уповноваженої особи фактично не є протоколом, так як не містить обов'язкових реквізитів такого документу. 

Детальніше у матеріалі тут.

Отже, замовнику потрібно прийняти рішення, в якій формі формувати протоколи УО.