Чи обов’язково включати до договору специфікацію при закупівлі товарів або послуг?

Згідно частини 1 статті 638 Цивільного кодексу України договір є укладеним, якщо сторони досягли згоди з усіх істотних умов договору. Істотними умовами договору є умови про предмет договору, умови, що визначені законом як істотні або є необхідними для договорів даного виду, а також усі ті умови, щодо яких за заявою хоча б однієї із сторін має бути досягнуто згоди.

Наразі, у законодавстві відсутня чітка вказівка та тлумачення що відноситься до предмету договору (такі норми містилися у Господарському кодексі який втратив чинність), при цьому варто враховувати специфіку предмету закупівлі. Якщо розглядати договір поставки (або купівлі - продажу), то із норм статей 712 та глави 54 Цивільного кодексу, вбачається, що за договором купівлі-продажу одна сторона (продавець) передає або зобов'язується передати майно (товар) у власність другій стороні (покупцеві), а покупець приймає або зобов'язується прийняти майно (товар) і сплатити за нього певну грошову суму.

Всі інші деталі договору залежить від предмету закупівлі. Але, якщо замовник купує товар, то такий товар має назву (чітке найменування), купується товар у певному обсязі (який в подальшому зобов'язаний передати продавець) та за чіткою ціною.

Що ж таке "специфікація" ?Визначення, що таке специфікація можемо знайти в «Словнику української мови»:

• специфікація - визначення і перелік специфічних особливостей чого-небудь; розподіл на класи; групи за спільними ознаками, властивостями; класифікація.

Як бачимо умови про предмет договору можуть визначатися специфікацією до договору, яка стає істотною умовою договору та чітко визначає важливі параметри предмета договору (найменування номенклатурних позицій, кількість, ціна за одиницю, вимоги до якості, умови поставки тощо), а також врегульовує умови договору. Відповідно специфікація необхідна для того, щоб забезпечити точне і чітке визначення предмета договору, тобто описати, що саме буде поставлено або виконано, оскільки без специфікації буде важко зрозуміти, що саме є предметом договору. В свою чергу, якщо предмет договору представляє собою одну позицію, яка не потребує уточнень та зазначення детального опису, то відповідно буде достатньо зазначити інформацію про предмет договору в розділі «Предмет договору».

Отже, якщо говорити чи на законодавчому рівні є вимога про наявність "специфікації" як додатку до договору, то такої вимоги у загальних нормами ЦКУ немає. Всі вищенаведені вимоги про предмет замовник може описати у тексті самого договору. При цьому, наявність "специфікації" до договору є необхідністю для того, що у договорі деталізувати предмет договору.

Отже, специфікація в договорі потрібна для:

• деталізації предмета договору: визначення переліку товарів / послуг, конкретних характеристик товарів / послуг, якості, кількості, ціни та строків поставки / надання товарів / послуг;
• уникнення невизначеності щодо обсягу зобов'язань сторін договору;
• для перевірки відповідності поставлених товарів / наданих послуг вимогам договору;
• успішного вирішення спорів, оскільки всі умови чітко прописані.