Організація закупівельної діяльності замовника

Організація закупівельної діяльності це процес, який є дуже важливим для замовника. Так як, Законом покладений прямий обов’язок на замовника забезпечити організацію та проведення закупівель, з врахуванням всіх особливостей та законодавчих вимог. Окрім того, правильно налагоджений процес закупівельної діяльності, в якому має бути зацікавлений і сам замовник, наддасть можливість останньому вчасно закривати свої потреби, із належною якістю та без порушень вимог законодавства.  

З чого ж варто розпочати замовнику? Одним із етапів забезпечення закупівельної діяльності є визначення / призначення уповноваженої особи. Тому, логічно, що першими питаннями, які постають перед замовника це є: хто така уповноважена особа,  які умови визначення / призначення уповноваженої особи, які види закупівель обов’язково має проводити уповноважена особа, чи є вимоги до уповноважених осіб для того щоб проводити закупівелі та як розділити обов’язки між двома працівниками. Відповіді на зазначені питання можна знайти у матеріалах: 

• Алгоритм призначення уповноваженої особи  
• Як розподілити обов’язки уповноваженої особи між двома працівниками 

Рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом так визначено у статті 11 Закону. У цій же нормі Закону встановленні основні вимоги щодо оформлення протоколу уповноваженої особи, а саме: у протоколі має бути зазначена дата прийняття рішення та підпис уповноваженої особи. При цьому, це не всі вимоги, які має врахувати уповноважена особа при складенні протоколів. Тому, у даному матеріалі ви віднайдете відповідь на запитання: що таке протокол, що врахувати уповноваженій особі при його складенні, щоб такий протокол відповідав вимогам нормативно-правових актів та в якій формі потрібно його складати. 

• Як складати протоколи уповноваженої особи та що в них потрібно враховувати 

Замовник, як правило під час здійснення закупівель товарів, робіт та послуг переслідує мету, яка зводиться до наступного принципу: «швидко, якісно і без проблем». Враховуючи те, що уповноважена особа не може (і не має) володіти всією інформацією стосовно кожної потреби, яка виника у замовника, в тому числі і технічну специфіку кожного предмету закупівлі, тому наступним кроком замовника під час організації закупівельної діяльності має бути налагодження взаємодії уповноваженої особи з іншими працівника замовника, в тому числі і з керівником. Як це можна зробити? Напевне не буде хибним припущенням, що забезпечення організації по взаємодії уповноваженої особи з внутрішнім клієнтом може виконуватися якщо такий порядок буде передбачений внутрішніми розпорядчими документами замовника. Тому, у наведених матеріалах замовник знайде відповідь чому важливо взаємодія уповноваженої особи з внутрішнім замовником та отримає приклад документів як оформити таку взаємодію:   

• «Взаємодія з внутрішнім замовником: чому це важливо та навіщо потрібно?» 
• «Приклади документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії із внутрішнім замовником».   

Нормою Закону визначено, що замовник може здійснити закупівлю товарів та / або послуг через централізовану закупівельну організацію (надалі – ЦЗО). У такому випадку ЦЗО набуває всіх прав та обов'язків замовників, що визначені Законом, в тому числі і несе відповідальність відповідно до законів України. При цьому, у рішенні, яким визначається ЦЗО може бути передбачена пряма вказівка про здійснення закупівель через цю організацію для певного переліку замовників, а також для певного перелік товарів та / або послуг. Тому замовникам важливо знати та розуміти хто такі централізовані закупівельні організації та  які замовники зобов’язані передавати їм закупівлі та по якій категорії товарів або послуг, детальніше у матеріалі. 

• Що таке централізована закупівельна організація (ЦЗО) та які замовники мають обов’язково передавати їм закупівлі.