Коли бюджетний рік завершується, то замовник у процесі здійснення оплати за договорами орієнтовно бачить які договори про закупівлю буде оплачено повністю, а по яким залишиться ще невикористані обсяги, а значить і невикористаний залишок коштів. Кошти, які замовнику непотрібно використовувати по укладеному договору, можна спрямувати на інший предмет закупівлі. Тож у цій статті розглянемо:
- що робити замовнику коли залишається залишок коштів по договору;
- як цими коштами можна скористатися для інших потреб;
- що з такими залишками відбудеться по завершенню бюджетного року.
Зареєстровані протягом року бюджетні зобов’язання за договорами про закупівлю наприкінці року аналізуються замовником щодо обсягу їх виконання та у разі необхідності, приводяться у відповідність до здійснених оплат за договором.
Відповідно до статті 48 Бюджетного кодексу України (далі — БКУ) розпорядники бюджетних коштів беруть бюджетні зобов’язання та здійснюють платежі тільки в межах бюджетних асигнувань, встановлених кошторисами, враховуючи необхідність виконання бюджетних зобов’язань минулих років.
Що з чим потрібно звіряти наприкінці бюджетного періоду?
Замовники повинні чітко знати який обсяг коштів затверджено кошторисом за конкретним КЕКВ для взяття бюджетних зобов’язань.
Кошторис установи замовника реєструється в органі Казначейства на початку бюджетного року відповідно до вимог Порядку казначейського обслуговування державного бюджету за витратами, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.12.2012 р. № 1407 – по державному бюджету та вимог Порядку казначейського обслуговування місцевих бюджетів, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 23.08.2012 р. № 938, а саме протягом 5 робочих днів з його затвердження. Потім протягом року у разі затвердження змін до кошторису замовники також подають їх на реєстрацію в орган Казначейства.
Відповідно до обсягів бюджетних призначень, затверджених кошторисом у розрізі кодів економічного призначення видатків (далі – КЕКВ) замовники реєструють бюджетні зобов’язання за укладеним договорами про закупівлю керуючись вимогами Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі — Порядок № 309). В межах обсягів зареєстрованих бюджетних зобов’язань замовники мають право підписувати акти надання послуг (приймати товар тощо) та беруть бюджетні фінансові зобов’язання, а потім здійснюють оплату.
Бюджетні фінансові зобов’язання (накладні та акти) не можуть перевищувати суму бюджетного зобов’язання (договора про закупівлю), а сума бюджетних зобов’язань усіх взятих разом за конкретним КЕКВ не можуть перевищувати суму бюджетних призначень за кошторисом. Такий «ланцюжок», в якому наступний рівень не може перевищувати попередній, побудовано при виконанні бюджетів за видатками. В ідеальному варіанті добре, коли бюджетні фінансові зобов’язання та оплата дорівнює сумі бюджетних зобов’язань, тобто договору про закупівлю, а сума усіх договорів дорівнює сумі бюджетних призначень за кошторисом, тоді нічого не залишається, вважається, що бюджетні кошти використано повністю.
Але ж часто бувають випадки коли залишаються зобов’язання, і можуть залишатися як бюджетні так і бюджетні фінансові зобов’язання. Тож розглянемо відповідні ситуації та з’ясуємо що робити в таких випадках.
Що робити замовнику коли наприкінці бюджетного року залишається залишок неоплачених коштів по договору?
Визначений у договорі про закупівлю обсяг інколи може бути більший за реальні потреби замовника. Наведемо приклад.
Для того щоб зрозуміти скільки коштів залишилося, достатньо порівняти суму взятих бюджетних зобов’язань та суму бюджетних фінансових зобов’язань. Різниця між ними – та сума, на яку ще не взято фінансові зобов’язання і якщо вже не планується їх брати, то на цю суму можна зменшити договір про закупівлю.
Розглянемо які дії має робити замовник у процесі зменшення бюджетного зобов’язання.
Алгоритм зменшення бюджетного зобов’язання
По-перше, необхідно внести зміни до договору про закупівлю.
Відповідно до статті 654 Цивільного кодексу зміна договору вчиняється в такій самій формі, що й договір, що змінюється, якщо інше не встановлено договором або законом чи не випливає із звичаїв ділового обороту. Тож внесення змін до договору здійснюється шляхом оформлення додаткової угоди, де визначається обсяг та сума, на які необхідно зменшити договорів про закупівлю.
По-друге, оприлюднити зміни до договору відповідно до вимог закупівельного законодавства.
Відповідно до пункту 19 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі — Особливості), визначено випадки, у яких дозволяється змінювати істотні умови договорів про закупівлю, що укладені відповідно до пунктів 10 і 13 (крім підпункту 13 пункту 13) Особливостей. Крім того, цим же пунктом 19 Особливостей встановлюється обов’язкова вимога для замовників – оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору про закупівлю відповідно до вимог Закону з урахуванням Особливостей.
Згідно зі статтею 10 Закону повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та/або про ціни на матеріальні ресурси замовнику необхідно оприлюднити в електронній системі закупівлі (далі – ЕСЗ) протягом трьох робочих днів з дня внесення змін до договору про закупівлю у випадках, передбачених частиною п’ятою статті 41 цього Закону. До такого повідомлення додаються зміни до договору про закупівлю (у тому числі документи, що містять інформацію про ціни на матеріальні ресурси, в разі зміни цін на них) у машинозчитувальному форматі (у разі внесення змін до договорів, зазначених в абзацах другому, третьому частини першої статті 41 цього Закону).
По-третє, надати для реєстрації до органу Казначейства документи, що підтверджують зміну умов бюджетних зобов’язань.
Відповідно до пункту 2.9 Порядку № 309 у разі змін умов бюджетних зобов’язань (додаткові договори, розірвання договору тощо) розпорядник бюджетних коштів повинен протягом 7 робочих днів з дати їх виникнення подати до органів Казначейства Реєстр бюджетних зобов’язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів (далі — Реєстр) та / або Реєстр бюджетних фінансових зобов'язань розпорядників (одержувачів) бюджетних коштів і відповідні підтвердні документи щодо уточнення реквізитів та показників таких бюджетних зобов’язань. Тобто замовник повинен подати до органу Казначейства укладену додаткову угоду на зменшення суми договору. Водночас, слід звернути увагу, що згідно з вимогами Порядку № 309, сума у Реєстрі при зменшенні бюджетних зобов’язань повинна бути зазначена зі знаком мінус «–».
Таким чином це дозволить вивільнити кошторисні призначення, на які було зареєстровано договір та укласти й зареєструвати бюджетні зобов’язання за іншим договором. Тож, якщо наприклад, за договором про закупівлю послуг із заправки картриджів потрібно зменшити суму, то замовник може укласти договір на закупівлю інших послуг, проте за тим самим КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)», адже якщо виникає необхідність укласти договір на вивільнені кошти за іншим КЕКВ, то в такому разі замовнику необхідно робити зміни до кошторису.
Які ще залишки по зобов’язанням необхідно перевіряти та не можна залишати на кінець бюджетного року?
Є й інші зобов’язання, які необхідно відстежувати замовникам та не допускати їх залишку наприкінці бюджетного року:
- бюджетні фінансові зобов’язання, по яким не здійснено оплату;
- бюджетні зобов’язання з рахунків, на які надходили кошти субвенції, наприклад, з місцевого бюджету до державного, та які були призначені для використання лише у поточному році.
У першому випадку – якщо залишаються неоплачені, але зареєстровані бюджетні фінансові зобов’язання, то це означає, що у звітності відобразиться кредиторська заборгованість, що не є хорошим показником у звітності установи замовника.
У другому випадку – коли залишаються невикористані кошти субвенції, яка надавалася розпорядженням органу місцевого самоврядування лише на один бюджетний рік, то такі кошти мають бути повернуті на ті рахунки, з якого вони перераховувалися установі.
Підсумки
Отже, якщо залишаються невикористані бюджетні зобов’язання, що були зареєстровані за договором про закупівлю, то такі кошти замовник може зняти з певного договору щоб спрямувати на іншу закупівлю. Для цього необхідно:
- укласти додаткову угоду до діючого договору на зменшення суми;
- оприлюднити зміни до договору, керуючись вимогами пункту 19 Особливостей та статтею 10 Закону;
- подати в орган Казначейства підтвердні документи для реєстрації зміни бюджетних зобов’язань.
Водночас фінансові зобов’язання мають бути або проплаченими або зняті, в протилежному випадку станом на 1 січня у звітності відобразиться кредиторська заборгованість.