Якими документами переможець підтверджує право підпису договору про закупівлю

Пункт 17 Особливостей встановлює, що переможець процедури закупівлі під час укладення договору про закупівлю повинен надати відповідну інформацію про право підписання договору про закупівлю. Відповідно під час формування додатку до тендерної документації, який  повинен містити Перелік документів та / або інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі перед уповноваженою особою  постає питання, а які документи  повинен надати переможець, щоб підтвердити право підпису договору про закупівлю. Адже враховуючи практику ДАСУ, яка досліджувалася в матеріалі Щодо документів на право підпису: практичний аспект  встановлюючи  вимогу в додатку щодо надання переможцем відповідної інформації про право підписання договору про закупівлю потрібно зазначати перелік інформації / документів, які повинен надати переможець процедури закупівлі для її виконання. Тож перейдемо до розгляду даного питання.

Документи, що підтверджують право підпису переможця договору про закупівлю

Відповідно до пункту 6 частини 1 статті  Закону України «Про публічні закупівлі» (далі - Закон) договір про закупівлю - господарський договір, що укладається між замовником і учасником за результатами проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі та передбачає платне надання послуг, виконання робіт або придбання товару.

Пункт 17 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) визначає, що договір про закупівлю за результатами проведеної закупівлі згідно з пунктами 10 і 13 цих особливостей укладається відповідно до Цивільного і Господарського кодексів України з урахуванням положень статті 41 Закону, крім частин другої - п’ятої, сьомої - дев’ятої статті 41 Закону, та цих особливостей.

Цивільний кодекс України (далі - ЦКУ) визначає, що договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків (частина 1 статті 626 ЦКУ).

Стаття 202 ЦКУ визначає, що правочином є дія особи, спрямована на набуття, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

Правочини можуть бути односторонніми та дво- чи багатосторонніми (договори).

Дво- чи багатостороннім правочином є погоджена дія двох або більше сторін.

Згідно частини 2 статті 207 ЦКУ правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо він підписаний його стороною (сторонами).

Правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства.

Перейдемо до визначення переліку документів, які можуть підтверджувати повноваження переможця на право підписання договору.

Відповідно до пункту 17 частини 1  статті 1 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань» (надалі – Закон про державну реєстрацію) до установчих документів юридичної особи входять:

• установчий документ юридичної особи - установчий акт,
• статут,
• програма політичної партії,
• модельний статут,
• засновницький договір,
• одноособова заява (меморандум),
• положення тощо.

Також звернемося до статті 237 ЦКУ згідно якої представництвом є правовідношення, в якому одна сторона (представник) зобов'язана або має право вчинити правочин від імені другої сторони, яку вона представляє.

Представництво виникає на підставі договору, закону, акта органу юридичної особи та з інших підстав, встановлених актами цивільного законодавства.

Згідно статті 238 ЦКУ представник може бути уповноважений на вчинення лише тих правочинів, право на вчинення яких має особа, яку він представляє.

Представник не може вчиняти правочин, який відповідно до його змісту може бути вчинений лише особисто тією особою, яку він представляє.

Представник не може вчиняти правочин від імені особи, яку він представляє, у своїх інтересах або в інтересах іншої особи, представником якої він одночасно є, за винятком комерційного представництва, а також щодо інших осіб, встановлених законом.

Стаття 244 ЦКУ встановлює, що представництво, яке грунтується на договорі, може здійснюватися за довіреністю.

Представництво за довіреністю може грунтуватися на акті органу юридичної особи.

Довіреністю є письмовий документ, що видається однією особою іншій особі для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути надана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі.

В свою чергу згідно частини 1 статті 246 ЦКУ довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами.

Відповідно до статті 247 ЦКУ строк довіреності встановлюється у довіреності. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії.

Строк довіреності, виданої в порядку передоручення, не може перевищувати строку основної довіреності, на підставі якої вона видана.

Довіреність, у якій не вказана дата її вчинення, є нікчемною.

Ще звернемося до Закон про державну реєстрацію, яким врегульовано відносини, що виникають у сфері державної реєстрації юридичних осіб, їхньої символіки (у випадках, передбачених законом), громадських формувань, що не мають статусу юридичної особи, та фізичних осіб - підприємців.

Згідно частини 2 статті 9 Закону про державну реєстрацію в Єдиному державному реєстрі містяться такі відомості про юридичну особу, крім державних органів і органів місцевого самоврядування як юридичних осіб:

13) відомості про керівника юридичної особи та про інших осіб (за наявності), які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, у тому числі підписувати договори, подавати документи для державної реєстрації тощо: прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта, інформація для здійснення зв’язку з керівником юридичної особи (телефон та/або адреса електронної пошти)), дані про наявність обмежень щодо представництва юридичної особи.

При цьому, включення до ЄДР відомостей про інших осіб, які можуть вчиняти дії від імені юридичної особи, якщо в переможця який приймає участь у процедурі закупівель такі відомості будуть занесені до ЄДР, у тому числі підписувати договори тощо, то замовник має врахувати що такі відомості свідчать проте, що у такого переможця – юридичної особи є інша уповноважена особа, яка може представляти  її інтереси, або підписувати договори тощо, водночас така особа не є керівником юридичної особи – учасника.

Згідно частини 2 статті 11  Закону про державну реєстрацію відомості, що містяться в Єдиному державному реєстрі, надаються у вигляді:

5) виписок у паперовій формі для проставлення апостилю та в електронній формі;

6) витягів у паперовій та електронній формі, що містять відомості, актуальні на момент запиту або на визначену дату.

Частина 1 статті 1 Закону про державну реєстрацію дає визначення термінам виписка та витяг:

1) виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - виписка) - документ в електронній або у випадках, передбачених цим Законом, у паперовій формі, який формується за результатами проведення реєстраційних дій і містить відомості про юридичну особу або її відокремлений підрозділ, фізичну особу - підприємця (у тому числі про взяття на облік в органах державної статистики та податкових органах, видачу документів дозвільного характеру) або громадське формування, що не має статусу юридичної особи, а також про проведену реєстраційну дію;

2) витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - витяг) - документ у паперовій або електронній формі, що сформований програмним забезпеченням Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань за зазначеним заявником критерієм пошуку та містить відомості з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, які є актуальними на дату та час формування витягу або на дату та час, визначені у запиті, або інформацію про відсутність таких відомостей у цьому реєстрі;

Частина 1  статті 10 Закону про державну реєстрацію визначає, якщо документи та відомості, що підлягають внесенню до Єдиного державного реєстру, внесені до нього, такі документи та відомості вважаються достовірними і можуть бути використані у спорі з третьою особою.

З вище викладеного можемо дійти висновку, що переможець може підтвердити право підписання договору про закупівлю такими документами:

• статутом;
• наказом про призначення керівника або протоколом про призначення керівника;
• довіреністю або дорученням;
• витягом або випискою з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань;
• інший документ, що може підтверджувати повноваження переможця на підписання договору.

При встановленні вимоги щодо надання переможцем інформації на право підписання договору про закупівлю, рекомендуємо також врахувати і супутні законодавчі норми, наприклад щодо додаткових аспектів підписання договору переможцем закупівлі, якщо такого роду дії є значним правочином.  Детально ознайомитись із даною тематикою можна у матеріалах Надання згоди на вчинення значних правочинів від ТОВ та В яких випадках переможець має надати документи по значному правочину.