Як здійснити закупівлю на забезпечення харчування 1-4 класів у разі виділення субвенції закладам освіти  

Останнім часом доволі широкого ажіотажу набув факт виділення та розподілу субвенцій з державного бюджету у відповідності до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2024 р. № 1145 «Деякі питання надання субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на забезпечення харчуванням учнів початкових класів закладів загальної середньої освіти у 2024 році» (далі – Постанова № 1145). 

Згідно пункту 4 Постанови №1145, субвенція спрямовується на забезпечення одноразовим гарячим харчуванням (незалежно від встановленого закладом освіти режиму (кратності) харчування) учнів початкових класів закладів освіти комунальної форми власності, таких як початкові школи, гімназії, ліцеї, що провадять освітню діяльність на відповідному рівні повної загальної середньої освіти. 

Забезпечення такого харчування може здійснюватися: 

• закладами освіти самостійно (працівниками, що входять до штатного розпису закладу освіти); 
• надавачами послуг з харчування (кейтеринг або аутсорсинг). 

За рахунок субвенції здійснюються видатки на: 

• придбання продуктів харчування - у разі забезпечення такого харчування закладом освіти самостійно; 
• оплату послуг кейтерингу та/або аутсорсингу - у разі забезпечення такого харчування надавачами послуг з харчування (кейтеринг або аутсорсинг). 

У разі забезпечення харчування надавачами послуг з харчування (кейтеринг або аутсорсинг) за рахунок коштів субвенції оплачується не більш як 70 відсотків вартості такої послуги. 

Варто відзначити, що дані законодавчі норми передбачають вибір для замовника у вигляді здійснення закупівлі товару (продуктів харчування) або ж закупівлі послуг (послуг з кейтерингу чи аутсорсингу). Відповідно рішення щодо обрання того чи іншого предмета закупівлі, з метою використання субвенційних коштів, приймає особисто замовник, оцінюючи потребу та можливість того чи іншого освітнього закладу (в тому числі наявність необхідного персоналу, спеціально обладнаного приміщення, матеріально-технічної бази, тощо). Більш детально щодо даної тематики пропонуємо ознайомитися у матеріалі «Що потрібно врахувати при проведенні закупівель харчування в освітніх закладах». 

Також звертаємо увагу на пункт 8 Постанови №1145, який передбачає, що закупівля товарів, робіт і послуг за рахунок субвенції здійснюється в установленому законодавством порядку. 

Як заклади освіти організовують закупівлю харчування в цілому?  

Згідно Порядку організації харчування у закладах освіти та дитячих закладах оздоровлення та відпочинку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 березня 2021 р. № 305 (далі - Порядок організації харчування), засновник (засновники) закладів освіти забезпечують безоплатне гаряче харчування в державних і комунальних закладах освіти за рахунок коштів відповідних бюджетів відповідно до встановленого в закладі освіти режиму (кратності) харчування для: 

• дітей-сиріт; 
• дітей, позбавлених батьківського піклування; 
• дітей з особливими освітніми потребами, які навчаються у спеціальних та інклюзивних класах (групах); 
• дітей із сімей, які отримують допомогу відповідно до Закону України «Про державну соціальну допомогу малозабезпеченим сім’ям»; 
• учнів закладів освіти, розташованих на територіях радіоактивного забруднення, а також дітей, евакуйованих із зони відчуження, дітей, які є особами з інвалідністю внаслідок Чорнобильської катастрофи, і тих, що проживали у зоні безумовного (обов’язкового) відселення з моменту аварії до прийняття постанови про відселення, відповідно до Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи»; 
• дітей з числа внутрішньо переміщених осіб, дітей, які мають статус дитини, яка постраждала внаслідок воєнних дій і збройних конфліктів; 
• дітей з числа осіб, визначених у статті 10 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»; 
• осіб інших категорій, визначених законодавством та/або рішенням органу місцевого самоврядування. 

Пункт 8 Порядку організації харчування передбачає, що вартість харчування в закладах дошкільної освіти переглядається і встановлюється засновником (засновниками) таких закладів щороку відповідно до норм харчування з урахуванням режиму (кратності) харчування. Для забезпечення повноцінного раціону обсяги видатків на харчування здобувачів освіти закладів дошкільної освіти за рішенням засновника (засновників) можуть регулюватися встановленням відсотка батьківської доплати. 

Проте з 04 жовтня у Порядок організації харчування додано зміни, згідно яких у закладах загальної середньої освіти незалежно від наявності пільгової категорії, навчальної зміни (у разі організації в закладі освіти змінного навчання), визначеної кратності харчування учні початкових класів забезпечуються безоплатним одноразовим харчуванням (сніданок або обід). 

Відповідно донедавна обов’язковість забезпечення освітніми закладами безоплатним гарячим харчуванням стосувалась лиш зазначеної вище пільгової категорії учнів.  Саме на зазначені категорії замовник точно розраховував річну потребу. Харчування інших категорій учнів, в тому числі й молодших класів, забезпечувалось за наявності відповідного рішення засновника (засновників), а також за можливого встановлення відсотка батьківської доплати.  Тобто, деякі замовники до виділення субвенції забезпечували харчуванням лише учнів пільгових категорій, але є й такі, які харчували всіх учнів молодших класів, але за кошти інших джерел фінансування. 

З 05.10.2024 (включно), коли набрала чинності Постанова № 1145 замовник повинен здійснити закупівлю продуктів харчування чи послуг із харчування на потребу, що розрахована не лише на пільгові категорії, а на всіх учнів молодших класів. І тому перше про що варто подбати замовнику при отриманні субвенційних коштів – розрахунок наявної потреби за відповідним цільовим призначенням та вибір методу забезпечення такої потреби. Адже для окремих замовників з’являється додаткова потреба для придбання продуктів харчування або ж закупівлі послуг з кейтерингу чи аутсорсингу, а для інших фактично відбулася  зміна джерела фінансування. Пропонуємо детально розглянути варіант та алгоритм дій замовника. 

Внесення змін до існуючого договору чи новий договір: що обрати замовнику?  

Варіант 1: Внесення змін до неістотних умов вже існуючого договору / договору про закупівлю. 

Приклад 1: Замовником передбачено потребу продуктів харчування або кейтерингових чи аутсорсингових послуг для забезпечення харчування усіх учнів початкових класів (в тому числі і пільговиків) та вже укладено відповідні договори / договори про закупівлю. Джерело фінансування таких закупівель (чи закупівлі) єдине, наприклад кошти, виділені із місцевого бюджету. 

В такому разі потреба у відповідних продуктах харчування чи кейтерингових або аутсорсингових послугах була присутня раніше, ніж отримано субвенцію, і така ситуація жодним чином не призведе до появи додаткової потреби, так як замовник уже здійснював  харчування всіх учнів молодших класів. При цьому, змінюється джерело фінансування та реквізити рахунку. Відповідно закупівельнику варто змінити (доповнити) реквізити в частині рахунку та за необхідності джерело фінансування, якщо таке передбачено умовами договору шляхом внесення змін до неістотних умов договору / договору про закупівлю, керуючись умовами такого договору / договору про закупівлю та відповідними нормами законодавства. 

Приклад 2: Замовником передбачено потребу продуктів харчування або кейтерингових чи аутсорсингових послуг для забезпечення харчування всіх учнів початкових класів та вже укладено відповідні договори / договори про закупівлю. Фінансування таких закупівель (чи закупівлі) поєднує в собі наявність двох джерел фінансування, наприклад частково (у розмірі 60% від загальної вартості предмета закупівлі) – кошти, виділені із місцевого бюджету, а частково (у розмірі 40% від загальної вартості предмета закупівлі) – кошти, оплачені батьками учнів молодших класів. 

Відповідно до Постанови №1145  заклади освіти повинні забезпечити харчування всіх учнів молодших класів. В такому разі потреба не збільшується, адже замовник вже має укладений договір на харчування всіх дітей, в тому числі і пільгових категорій. Змінюється знову ж таки лише джерело фінансування та відповідний рахунок. Тобто, можна врегулювати питання шляхом внесення змін до неістотних умов договору / договору про закупівлю, керуючись умовами такого договору / договору про закупівлю та відповідними нормами законодавства. 

Приклад 3: Замовником передбачено потребу продуктів харчування або кейтерингових чи аутсорсингових послуг для забезпечення харчування всіх учнів 1-11 класів та вже укладено відповідні договори / договори про закупівлю. Джерело фінансування, таких закупівель (чи закупівлі), наприклад кошти, виділені із місцевого бюджету.  

В даному прикладі, аналогічно не виникає додаткова потреба, але наявна часткова зміна фінансування. Харчування учнів 1-4 класів буде здійснюватися за рахунок субвенції, а старші класи і далі за кошти місцевого бюджету (або  за джерелами фінансування, що передбачені початково у договорі). 

Тобто, замовник може теж скористатися правом внесення змін до неістотних умов договору, проте в даній ситуації вже буде додавання реквізитів субвенційного рахунку (адже оплата за старші класи проводиться без змін) та  за необхідності до джерела фінансування, якщо таке передбачено умовами договору. Єдиний момент, що замовнику варто вирахувати обсяг продуктів харчування чи послуг із харчування на ту частину, що потрібні для харчування 1-4 класів. 

Варіант 2: Визначення повної потреби, як нової. 

Приклад: Замовником здійснюється закупівлі на забезпечення харчування виключно пільгових категорій дітей серед всіх учнів молодших класів. Припустимо у молодших класах наявні 100 учнів. У 15 з них – наявні пільги. Відповідно потреба у забезпеченні харчування на 15 учнів пільгової категорії буде звичайною потребою. Тож замовник за необхідності може внести зміни до неістотних умов вже укладеного договору та передбачити, що надалі оплата за харчування цих 15 учнів буде проводитись за субвенційні кошти.  

Натомість потребу щодо забезпечення харчування решти 85 учнів молодших класів можна розглядати як додаткову, що не могла бути передбачена раніше. 

І саме на цьому етапі пропонуємо більше заглибитись у поняття «додаткова потреба». У відповідності до абзацу третього пункту 15 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості), якщо у замовника виникла додаткова потреба (яку замовник не міг передбачити на момент здійснення закупівлі за тотожним предметом закупівлі) у здійсненні закупівлі за предметом закупівлі, закупівля за яким ним вже була здійснена у поточному році, очікувана вартість такого предмета закупівлі не додається до очікуваної вартості тотожного предмета закупівлі (тотожних предметів закупівель), закупівля яких була здійснена, а замовник обирає вид закупівлі такого предмета закупівлі з урахуванням вартісних меж, визначених цими особливостями. 

Тобто, основними аспектами терміну «додаткова потреба» є: 

• виникнення потреби додаткового обсягу відповідного предмета закупівлі; 
• потреба є непередбачуваною (в тому числі на момент здійснення попередньої закупівлі); 
• закупівля за даним предметом закупівлі вже відбулася; 
• така закупівля була за тотожним предметом закупівлі; 
• попередня закупівля була проведена у поточному році. 

При цьому наголошуємо, що при визнанні такої потреби додатковою, усі законодавчі вимоги щодо даного терміну повинні бути виконані. Наприклад, якщо минула закупівля за даним предметом містила назву «Код ДК 021:2015: 03210000-6 - Зернові культури та картопля (картопля для харчування пільговиків)», то предмет нової закупівлі «Код ДК 021:2015: 03210000-6 - Зернові культури та картопля (картопля для харчування учнів молодших класів)» не можна вважати тотожним предметом. Пояснити це можна, наприклад, вимогами підпункту 2 частини другої статті 4 Закону, а саме: річному плані повинна міститися така інформація, як назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності). Тобто, предмет закупівлі це і назва, і код ДК. Відповідно «тотожний предмет закупівлі» повинен бути ідентичним попередньому як у обраному коді за Єдиним закупівельним словником, так і в зазначеній у назві предмета закупівлі інформації. 

Варто також зауважити, що спосіб проведення такої закупівлі на додаткову потребу залежить від вартісних меж нового предмета закупівлі з урахуванням пункту 10 Особливостей та пункту 11-2 Особливостей при закупівлі продуктів харчування. Крім того, вибрати вид закупівлі необхідно виходячи з вартісних меж доданої додаткової потреби до річної потреби, яка ще не задоволена на момент, коли замовнику стало відомо про додаткову, про це детально у статті “Виділені додаткові кошти, проте за таким самим предметом закупівлі ще заплановано здійснення закупівлі: дії замовника”. 

Якщо йдеться про закупівлі послуг із харчування, але вартість яких перевищує 100 тис. грн, та замовник змушений проводити процедуру відкритих торгів,  постає питання можливості укладення прямого договору по нагальній потребі. 

(Не)можливість використання субвенційних коштів по даній програмі, як нагальної потреби 

У відповідності до підпункту 4 пункту 13 Особливостей, придбання замовниками товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких становить або перевищує 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту, вартість яких становить або перевищує 200 тис. гривень, робіт, вартість яких становить або перевищує 1,5 млн. гривень, може здійснюватися шляхом укладення договору про закупівлю без застосування відкритих торгів та/або електронного каталогу для закупівлі товару у разі, коли: 

(…) 

4) існує нагальна потреба у здійсненні закупівлі у зв'язку з виникненням об'єктивних обставин, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення закупівлі із застосуванням відкритих торгів та/або електронного каталогу, яка повинна бути документально підтверджена замовником. 

Згідно даної вимоги, основною підставою для застосування виключення підпункту 4 пункту 13 Особливостей є наявність саме «нагальної» потреби, тобто такої, що: 

• не дозволяє замовнику очікувати терміни, необхідні для проведення процедури закупівлі відкриті торги (близько 14 днів у разі закупівлі послуг із харчування чи продуктів харчування, як товару) чи закупівлі, шляхом використання електронного каталогу (близько 3 днів у разі закупівлі продуктів харчування); 
• є документально обґрунтованою. 

Враховуючи той факт, що Постанова №1145 набула чинності 05 жовтня 2024 року, відповідно потреба у забезпеченні харчування молодших класів за субвенційні кошти з’являється саме з моменту затвердження даної постанови.  

Простіший випадок, коли  разом із субвенційними коштами вищестоящий орган надає замовнику офіційний документ із зазначенням початкової дати забезпечення харчування учнів початкових класів, а такі строки не дозволяють замовнику провести процедуру закупівлі / закупівлю, шляхом використання електронного каталогу, уповноважена особа може застосувати виключення, відображені у підпункті 4 пункту 13 Особливостей та відобразити таку потребу, як нагальну із відповідним документальним підтвердженням та обґрунтування, посилаючи на відповідне рішення та Постанову №1145. Але, звичайно при умові, що забезпечення харчуванням дійсно почалося із дати, що зазначена у вказівці. 

У складніші ситуації потрапляють замовники, яким необхідно провести нові закупівлі на відповідні продукти харчування або кейтерингові чи аутсорсингові послуги, проте вони не мають жодних письмових вказівок, а закупівля треба «на вчора».  Відповідно такого роду замовники мають можливість визначити частину потреби нагальною виключно з метою забезпечення достатнього терміну для проведення закупівлі, шляхом використання електронного каталогу / процедури закупівлі. Але при умові, що замовники дійсно розпочати харчування в найближчі дні до набуття чинності Постанови №1145, тобто з понеділка 07 чи максимум 08 жовтня поточного року. Прямий договір на підставі підпункту 4 пункту 13 Особливостей замовник міг би бути укладений і пізніше, адже в даному випадку не буде порушення застосування частини 3  стаття 631 ЦКУ (сторони можуть встановити, що умови договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення). 

За таких умов замовник може в обґрунтуванні нагальності потреби зазначити, що харчування розпочато із 07 жовтня 2024 року з метою виконання Постанови №1145 та із урахуванням строків підготовки до проведення закупівлі за відповідним предметом закупівлі. Вказати, що Замовником  07 жовтня 2024 року розпочато планування закупівлі на нагальну потребу та в цей же день направлено запити комерційних пропозицій для збору інформації про очікувану вартість з метою забезпечення принципу максимальної економії та ефективності. А також направлено запити до внутрішнього замовника з метою збору інформації про фактичну потребу із урахуванням кількості учнів 1-4 класів. 

Дещо складніша ситуація із товаром, якщо замовник фактично почав придбавати  продукти харчування, до прикладу, з 11.10.2024 обґрунтувати нагальну потребу досить складно та ризиково. Адже маючи в запасі 5 днів, замовник міг би провести закупівлю через ЗПП або хоча б вже її розпочати. 

Підсумки 

Виділення закладам освіти субвенцій із державного бюджету на забезпечення харчування учнів початкових класів в 2024 році відбувається у відповідності до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2024 р. № 1145 «Деякі питання надання субвенції з державного бюджету місцевим бюджетам на забезпечення харчуванням учнів початкових класів закладів загальної середньої освіти у 2024 році». 

Згідно Постанови № 1145, здійснення закупівель за рахунок субвенції здійснюються у відповідності до норм законодавства, в тому числі й сфери публічних закупівель, та за видатками на: 

• придбання продуктів харчування – у разі забезпечення такого харчування закладом освіти самостійно; 
• оплату послуг кейтерингу та/або аутсорсингу – у разі забезпечення такого харчування надавачами послуг з харчування (кейтеринг або аутсорсинг). 

Відповідно, якщо замовник раніше здійснював закупівлі для забезпечення харчування усіх учнів початкових класів, із повним фінансуванням через кошти місцевого бюджету (чи іншого альтернативного джерела фінансування організації / установи, тощо), то визначати таку потребу як нову недоцільно. Тож в такому разі замовнику варто внести зміни до неістотних умов договору / договору про закупівлю в частині зміни реквізитів замовника (заміна рахунків для подальшої оплати поставленого товару / наданих послуг за субвенційні кошти), так як потреба замовника залишається незмінною. 

Також, якщо замовник раніше не здійснював закупівлю за вищезазначеними предметами закупівлі для забезпечення харчування учнів початкових класів, то визначати потребу можна повністю як нову. Так як нова потреба у вищезазначених випадках є непередбачуваною, пропонуємо розглянути можливість її визнання додатковою потребою, у відповідності до норм абзацу четвертого пункту 15 Особливостей. Проте виключно у випадках, коли в поточному році замовником вже проведено закупівлю за тотожним предметом закупівлі. 

У випадках, коли разом із субвенційними коштами замовник отримує офіційний документ від вищестоящого органу або має свої розпорядження про установі із зазначенням початкової дати забезпечення харчування учнів початкових класів, а такі строки не дозволяють замовнику провести процедуру закупівлі / закупівлю, шляхом використання електронного каталогу, уповноважена особа може застосувати виключення, відображені у підпункті 4 пункту 13 Особливостей та відобразити таку потребу, як нагальну.  Якщо ж жодних письмових вказівок замовник не має, обґрунтувати нагальність потреби можна через необхідність виконання норм Постанови №1145 з моменту набрання її чинності, але безпечним буде варіант, коли замовник дійсно харчував всіх учнів 1-4 класів в найближчі терміни до 05.10.2024. 

Також нагадуємо, що строки, на які доцільно орієнтуватися при визначенні потреби нагальною, обумовлені: 

• під час здійснення закупівлі продуктів харчування – законодавчими нормами щодо виду закупівлі запиту пропозицій постачальників, так як даний предмет закупівлі є товаром, а вид закупівлі – потребує найменше часових затрат; 
• під час здійснення закупівлі послуг з кейтерингу або аутсорсингу – законодавчими нормами щодо процедури закупівлі відкриті торги з особливостями, так як даний предмет закупівлі є послугами, а закуповувати через електронний каталог можна виключно товари.