Як розрахуватися за товари / роботи / послуги до кінця 2023 року та що робити у разі (недо)переплати

Кінець бюджетного року для замовників, які є розпорядниками або одержувачами бюджетних коштів, означає необхідність завершення виконання договорів, зокрема, проведення розрахунків по зобов’язанням, що було взято на поточний бюджетний період. Особливо питання виникає по договорам про закупівлю комунальних послуг: електричної, теплової енергії, водопостачання, природного газу та інших. Адже такі товари (послуги) постачаються (надаються) безперервно, кожного дня, до останньої дати календарного (бюджетного) року. Тому замовників дуже турбує питання – як і коли саме провести розрахунки, якщо постачання (надання) відбувається до останнього дня, а отримати рахунки (акти надання послуг) та провести оплату потрібно із врахуванням регламенту роботи в органах Казначейства у період завершення бюджетного 2023 року.

В який термін необхідно в кінці року здійснити розрахунки за договором про закупівлю?

Замовники здійснюють розрахунки (оплату) відповідно до умов, визначених у договорі про закупівлю, на підставі якого закуповуються товари (надаються послуги).

Умовами оплати за договорами про закупівлю, зокрема, комунальних послуг переважно передбачається оплата в наступному за розрахунковим періодом місяці. Наведемо приклади умов деяких договорів про закупівлю:

1. електрична енергія: «Споживач самостійно формує в «Електронному кабінеті» розрахункові документи (рахунок, акт-приймання передавання) не пізніше 5 днів після закінчення розрахункового періоду. В інших випадках, виставлення рахунків за спожиту електроенергію здійснюється не пізніше 20-го числа місяця, наступного за розрахунковим, за умови отримання даних про обсяги споживання від Споживача/оператора системи/адміністратора комерційного обліку.»;

2. теплова енергія. «Споживач здійснює оплату за цим договором щомісяця не пізніше останнього дня місяця, що настає за розрахунковим періодом, що є граничним строком внесення плати за спожиту послугу.»;

3. розподіл води. «Оплата за послуги здійснюється не пізніше 10 числа місяця, що настає за розрахунковим місяцем.».

Замовники протягом бюджетного періоду на підставі укладеного договору про закупівлю реєструють в органах Казначейства бюджетні зобов’язання та бюджетні фінансові зобов’язання, керуючись вимогами Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309 (далі – Порядок № 309).

Після укладення договору про закупівлю замовник, у визначені Порядком № 309 терміни, подає його та інші відповідні документи до органу Казначейства для реєстрації бюджетних зобов’язань. Відповідно до пункту 2.8 Порядку № 309 під час виконання умов одного бюджетного зобов’язання можуть виникати в різні періоди декілька бюджетних фінансових зобов’язань, які реєструються в органах Казначейства. Тобто протягом бюджетного періоду замовник для реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань та здійснення оплат за договором про закупівлю подає підтвердні документи (акт прийому-передачі, акт надання послуг тощо) на умовах, визначених договором про закупівлю.

Отже, згідно з умовами договору, приклади яких наведено вище, замовник повинен розраховуватися у січні наступного бюджетного періоду за грудень. Однак інколи може бути розрахунок проведено у грудні. Розглянемо детальніше обидва варіанти.

Здійснення розрахунків у січні наступного року за грудень попереднього

Слід зазначити, що замовник може здійснити розрахунки за договором про закупівлю у січні за грудень, якщо це обумовлено договором про закупівлю. 

Проте, окрім умови яка встановлює, що розрахунки проводяться у місяці, наступному за розрахунковим, для того, щоб розрахуватися у січні наступного року, важливо щоб у договорі було прописано умову, що остаточні розрахунки можуть проводитися до повного виконання зобов’язань по договору, навіть якщо це вже буде після завершення бюджетного року, наприклад:

«Цей Договір набирає чинності з моменту його підписання та діє до 31.12.2023 року, а в частині проведення розрахунків – до повного їх виконання.»

або

«Цей Договір набирає чинності з моменту його підписання та діє до 31.12.2023 року, але до повного виконання Сторонами зобов’язань».

Примірний перелік підтвердних документів для реєстрації бюджетних зобов’язань та проведення платежів визначено Методичними рекомендаціями, затвердженими наказом Державної казначейської служби України від 29.04.2013 № 68 (зі змінами).

На підставі зазначених документів орган Казначейства здійснює реєстрацію бюджетних фінансових зобов’язань у поточному бюджетному періоді та оплату за обсяг товарів або послуг, зазначений у акті наданих послуг (приймання-передавання товарної продукції).

Ще одна особливість, на яку замовникам слід звернути увагу – це дати, зазначені у документі, на підставі якого буде здійснюватися реєстрація бюджетних фінансових зобов’язань (дата документу та період за який проводиться розрахунок). Якщо розрахунок у січні, то акт приймання-передачі (надання послуг) має бути датований січнем, тобто місяцем, в якому буде здійснюватися розрахунок, а розрахунковий період повинен бути вказаний грудень.

Наприклад: дата акту приймання-передачі – 12.01.2024, а період, за який здійснюється оплата – з 01.12.2023 по 31.01.2023.

Важливо: кожного року прослідковується ризик, який полягає в тому, що казначеї відмовляють у реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань та відповідно в оплаті за отримані товари / послуги у попередньому бюджетному періоді, у зв’язку з закінченням строку дії договору про закупівлю, проте замовникам варто підготувати супроводжуючий лист, яким повідомити, що умовами договору про закупівлю визначено, що строк дії такого договору становить до 31.12.2023 року, а в частині проведення розрахунків – до повного їх виконання або до 31.12.2023 року, але до повного виконання Сторонами зобов’язань. Тобто повідомити про те, що договір є діючим до проведення відповідної оплати.

Що ж стосується одержувачів бюджетних коштів, то ситуація складніша, адже відповідно до пункту 2.14 Порядку не оплачені в кінці бюджетного періоду бюджетні фінансові зобов’язання одержувачів бюджетних коштів знімаються з обліку органами Казначейства. Тож для реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань та проведення відповідної оплати у січні 2024 року за грудень 2023 року одержувач бюджетних коштів має впевнитися у тому, що головний розпорядник бюджетних коштів передбачить у плані використання бюджетних коштів напрямок витрат «за отримані товари / роботи / послуги у попередній період». В іншому випадку здійснення оплати буде неможливе.

Якщо розрахунок за грудень проводиться у грудні поточного року

Замовник може оплатити послуги, що надавалися та продовжують надаватися у грудні, у цьому ж самому місяці – грудні. Однак в такому випадку в акті приймання-передачі (надання послуг) дата повинна бути зазначена груднем і (увага!) період за який здійснюється оплата, слід зазначати не конкретними датами (з 1 по 24 грудня), а лише зазначенням місяця (наприклад, за послуги за грудень 2023 року).

Замовник може розрахуватися з постачальником за той обсяг товарів або послуг, який буде зазначено в акті наданих послуг. Підтвердні документи в останній місяць бюджетного періоду постачальники зазвичай надають замовникам в останніх числах грудня, щоб по максимуму оплатити обсяги товарів або послуг, отриманих у грудні.

Проте, поки не завершився місяць, навіть якщо залишається 4-5 днів до 31 грудня, то неможливо передбачити і точно вгадати скільки буде використано замовником комунальних послуг. Провівши розрахунки наперед, замовник не знає точно чи він використає рівно стільки, чи більше (в результаті чого виникне недоплата) чи менше, а якщо вже оплачено більше, то виникне ще гірше – переплата, тобто дебіторська заборгованість.

Тому у договорах про закупівлю замовникам краще передбачати можливість здійснювати оплату після у місяці, наступному за розрахунковим.

Окрім цього, варто звернути увагу на те, що замовник має право здійснити попередню оплату, на підставі рахунку, за товари чи послуги керуючись пунктом 1 постановою Кабміну від 04.12.2019 № 1070, за умови, якщо замовник має право та можливість внести зміни до договору про закупівлю в частині здійснення попередньої оплати, а також у разі, якщо порядок розрахунків не є істотною умовою договору про закупівлю. Здійснення попередньої оплати одержувачами та розпорядниками нижчого рівня бюджетних коштів можливе у разі отримання відповідного дозволу від  головного розпорядника бюджетних коштів.

Важливо: якщо умовами договору про закупівлю визначено, що строк його дії виключно до 31.12.2023, то замовникам варто продовжити його на підставі підпункту 4 пункту 19 Особливостей шляхом укладення відповідної додаткової угоди. Такі дії необхідні для того, щоб замовник мав в майбутньому можливість зменшити обсяги договору про закупівлю, якщо постане така потреба, адже внесення змін до недіючого договору неможливе.

Що робити замовнику та які наслідки якщо виникає переплата?

Трапляються випадки коли в акті приймання-передачі товарів (послуг), які надаються постачальником замовнику, некоректно (з перевищенням) відображається той обсяг, за який замовник вже здійснив оплату. Припустимо, оплату проведено протягом розрахункового місяця, але фактично було використано менший обсяг. У такому випадку замовник та постачальник мають зробити взаємозвірку станом на січень місяць 2024 року та привести розрахунки у відповідність. Тобто у разі виявлення переплати під час взаєморозрахунків замовнику необхідно підготувати лист до постачальника / надавача послуг щодо повернення надлишково сплачених коштів.

Якщо ж замовником було здійснено попередню оплату та відповідно до акту приймання-передачі товарів (послуг) було використано менший обсяг товарів або послуг, замовник має звернутися до постачальника / надавача послуг щодо повернення надлишково сплачених коштів.

Що слід врахувати замовникам при підготовці підтвердних документів для оплати за договорами про закупівлю в останні дні бюджетного року?

В кінці бюджетного року замовники здійснюють розрахунки за своїми бюджетними зобов’язаннями з урахуванням термінів, встановлених регламентом роботи Казначейства, та визначених Порядком № 309 строків для опрацювання Казначейством документів.

Так, 12.12.2023 вже з’явилася на вебсайті Казначейства інформація щодо Регламенту роботи органів Державної казначейської служби України у період завершення бюджетного 2023 року та початку 2024 року, відповідно до якої останнім днем проведення платежів за видатками клієнтів органів Казначейства в бюджетному 2023 році є 27.12.2023, а прийняття бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань до 29.12.2023.

Крім цього, при поданні підтвердних документів до органів Казначейства замовники повинні враховувати строки, визначені пунктом 2.3 Порядку № 309, відповідно до якого документи, надані розпорядником бюджетних коштів (розміщені в електронній системі закупівель), опрацьовуються органом Казначейства:

• за захищеними видатками, які не потребують проведення процедур закупівель / спрощених закупівель, - протягом 1 операційного дня;
• за захищеними видатками, які потребують проведення процедур закупівель / спрощених закупівель (крім капітальних видатків), - до 3 операційних днів;
• за іншими поточними видатками, крім захищених, та наданням кредитів з бюджету - до 3 операційних днів;
• за капітальними видатками - до 5 операційних днів.

Орган Казначейства опрацьовує підтвердні документи у визначені цим пунктом строки, але не пізніше останнього робочого дня поточного бюджетного періоду.

Отже, замовник при поданні документів повинен розуміти, що навіть якщо він встигає подати підтвердні документи, припустимо до 27.12.2023, то у працівника Казначейства повинен бути достатній термін, щоб встигнути його опрацювати належним чином.

Підсумки

1. Здійснення розрахунків за товари та послуги поставлені / надані у грудні 2023 року можливе у січні 2024 року за наявністю наступних умов:

• це обумовлено умовами договором про закупівлю;
• договір про закупівлю передбачає, що діє до 31.12.2023 року, а в частині проведення розрахунків – до повного їх виконання або до 31.12.2023 року, але до повного виконання Сторонами зобов’язань;
• акт приймання-передачі (надання послуг) має бути датований січнем, тобто місяцем, в якому буде здійснюватися розрахунок, а розрахунковий період повинен бути вказаний грудень.

2. Для реєстрації бюджетних фінансових зобов’язань та проведення відповідної оплати у січні 2024 року за грудень 2023 року одержувач бюджетних коштів має впевнитися у тому, що головний розпорядник бюджетних коштів передбачить у плані використання бюджетних коштів напрямок витрат «за отримані товари / роботи / послуги у попередній період». В іншому випадку здійснення оплати буде неможливе.

3. Замовник може оплатити послуги, що надавалися та продовжують надаватися у грудні, у цьому ж самому місяці – грудні. Однак в такому випадку в акті приймання-передачі (надання послуг) дата повинна бути зазначена груднем і (увага!) період за який здійснюється оплата, слід зазначати не конкретними датами (з 1 по 24 грудня), а лише зазначенням місяця (наприклад, за послуги за грудень 2023 року).

4. Замовник має право здійснити попередню оплату, на підставі рахунку, за товари чи послуги керуючись пунктом 1 постановою Кабміну від 04.12.2019 № 1070, за умови, якщо замовник має право та можливість внести зміни до договору про закупівлю в частині здійснення попередньої оплати, а також у разі, якщо порядок розрахунків не є істотною умовою договору про закупівлю. Здійснення попередньої оплати одержувачами та розпорядниками нижчого рівня бюджетних коштів можливе у разі отримання відповідного дозволу від  головного розпорядника бюджетних коштів.

5. У разі виникнення переплати замовник та постачальник мають зробити взаємозвірку станом на січень місяць 2024 року та привести розрахунки у відповідність. Тобто у разі виявлення переплати під час взаєморозрахунків замовнику необхідно підготувати лист до постачальника / надавача послуг щодо повернення надлишково сплачених коштів.

6. Якщо замовником було здійснено попередню оплату та відповідно до акту приймання-передачі товарів (послуг) було використано менший обсяг товарів або послуг, замовник має звернутися до постачальника / надавача послуг щодо повернення надлишково сплачених коштів.

7. В кінці бюджетного року замовникам необхідно врахувати терміни закриття бюджетного року, що регламентовані Казначейством, та терміни опрацювання підтвердних документів, визначені Порядком № 309.