Як правильно казати «НІ» на держслужбі. Чому це важко, але так потрібно?

Є питання, які не озвучуються, але відповідь та відношення до яких сильно впливають на якість життя кожного. Одне із таких пов’язане з умінням казати «НІ», чому це важче ніж сказати «ТАК» та як правильно відмовляти.

Наврядчи хтось буде сперечатись з тим, що багато людей прагнуть в усьому бути милим та добрим в очах інших, уникати  конфліктів та неприємних емоцій. Це ідеал, про який розповідали батьки із самого дитинства. Але часто стається, що подібна модель поведінки призводить до неправильних рішень, які суперечать власним потаємним бажанням, через цей же ідеал багато хто, погоджується на пропозиції, які забирають дорогоцінний час та ресурси. Тут не потрібно далеко ходити за прикладами, згадайте, коли ви останній раз ходили у гості чи на вечірку не через те, що хотіли, а тільки, щоб не відмовити знайомим та друзям, і тим самим не засмутити їх.

Говорити «НІ» в більшості випадків дуже важко і колегам, і близьким, і навіть незнайомцям. На роботі це особливо важлива навичка. Давайте лише поглянемо, з чим стикаються державні службовці - вимоги до них постійно зростають, з’являються нові і нові обов’язки, несподівані вказівки зверху, які не дають спланувати свою діяльність, але ж ресурси кожної людини залишаються обмеженими. Тому гостро виникає потреба у навичці, хоч іноді, казати «НІ», неправильним рішенням керівництва, невиправданим перепарюванням, вирішенню не своїх питань тощо.

Відмова може бути складною, особливо, якщо ми з наймолодшого віку вивчилися бути приємними, дружелюбними та допомагати іншим. Тут важливо зрозуміти, що говорити «НІ», це на справді про діалог, не просто відмова, бо не хочу, а лише перший крок, щоб знайти взаєморозуміння та побудувати ефективну співпрацю. Але про все по черзі.

Уміння говорити «НІ» впливає на робочу ефективність і особисте благополуччя

Вміння говорити «НІ» може принести багато користі в особистому та професійному житті. Перш за все, важливо зрозуміти, що відмова - це право кожного. А отже, якщо ви не захочете, то іноді, навіть, не потрібно пояснювати або виправдовувати свої рішення, щодо відмови по тому чи іншому питанню. Проте варто не забувати, що всі ми працюємо з такими самими людьми, як ми самі і якщо не буде діалогу, то кожен просто залишиться зі своєю думкою і не можливо буде рухатись вперед.  

На цьому етапі, потрібно згадати про поняття відповідальності, при чому в різних значеннях, за своє життя, за життя інших, за справу тощо. Через усвідомлення свої відповідальності в кожному конкретному питанні, ви більш виважено зможете казати «НІ» та обґрунтовувати свою відмову тим, з ким маєте справу.

За допомогою уміння говорити «НІ», оптимізуючи використання свого ресурсу, можна значно вплинути на вашу робочу ефективність і особисте благополуччя. Ось кілька причин, чому це важливо:

1. Збереження енергії. Відмова дозволяє управляти своїми ресурсами та енергією, і відповідно сконцентруватися на важливих завданнях та зберегти сили для них.
2. Збереження часу. Говорити «НІ» може допомогти уникнути непотрібних зустрічей, проектів або завдань, які не відповідають обов'язкам або цілям конкретного індивіда. Це дозволить більш ефективно витрачати час на виконання своїх функцій та вивільнити час на особисті питання.
3. Збереження особистих меж. Говорити «НІ» дозволяє встановлювати межі і захищати особисті потреби, і, як наслідок, зменшувати рівень стресу та перевантаження.
4. Підтримка здорових стосунків. Уміння говорити «НІ» робить ваші стосунки з колегами та керівництвом більш прозорими та чесними. Ви будете отримувати справедливу компенсацію за перепарювання, а в кращому випадку, займатися лише тими проектами і завданнями, які дійсно вам цікаві і важливі.

Психологічні властивості людини

Коли мова заходить про людей та їхню поведінку, особливо про поведінку, яку потрібно зрозуміти та певним чином змінити, необхідно зануритись набагато глибше, на рівень психології. Але так, щоб не заплутатись, спробуємо зупинитись на певних  аспектах, які допоможуть скласти все разом. Виокремимо ключові поняття, ознайомимось із кожним з них та існуючими між ними взаємозалежностями. Ви побачите, що всі ці категорії складають загальну характеристику індивідуальності з точки зору нашої теми.

Якщо рухатись від загального, почати потрібно із того, що відділяє особистість від колективу. Навички, які ми застосовуємо у своєму життя для відстоювання власних цінностей, захисту від порушень тих сфер чи тем, які для нас є найважливішим з поміж усього називається встановленням особистих кордонів.

Наприклад, людина, яка побудувала особисті кордони навколо сім’ї ніколи не буде розповідати, що відбувається в її сім’ї, критикувати рідних і не буде допускати подібні розмови комусь іншому. Час відведений на сім’ю, вона не буде заповнювати сторонніми справами чи людьми.

Далі переходимо до внутрішніх характеристик. Вміння відчути свою цінність, віднайти віру в себе, в свій досвід та знання об’єднує поняття самооцінки.

Уявіть, щовас спіткала невдача, або результат виконаної вами роботи не виправдав очікування керівництва. Відноситись до подібних ситуацій можна по-різному:

• людина з нормальною самооцінкою допускаючи помилки, не панікує та не впадає у відчай, а засвоює урок та працює над собою. Таким чином реакція на неприємні події направляється не на себе, а на отримання досвіду, аналіз та пошук нових можливостей;
• з низькою самооцінкою, людина починає займатись самоїдством, відповідно весь негатив спрямовується всередину, з висновком - який же я невдаха;
• із завищеною самооцінкою, людина стає «емоційно глухою», пов’язуючи невдачі із зовнішніми чинниками не визнаючи своїх помилок, формуючи ідеалізоване уявлення про свою особистість.

Звісно, що нікуди і без власної цілі людини, такого собі  візуалізованого в розумі результату конкретно вашого життя. При чому не просто точки у майбутньому, а чіткого план дій та бачення які ресурси знадобляться для реалізації встановленої мети. Саме це змушує нас рухатись по нашій дорозі життя. Саме це, визначає сутність людини і формує індивідуальність, бо у кожного цілі, завдання, мета різні. 

І останнє, що знадобиться для розуміння на даному етапі, розібратись із поняттям впевненості в собі. Це сприйняття людиною себе такою, якою вона є, зі своїми плюсами та мінусами. Лише після сприйняття себе можна сформувати план власного розвитку та почати змінюватись.

Ось, наприклад, ви маєте досвід в закупівлях, багато років практики в держструктурах, ви знаєте, як будується закупівельний процес і все це дає вам впевненість, що ви зможете  реалізувати себе в професії. В той же час ви знаєте де потрібно допрацювати, відповідно можна планувати розвиток своїх знань та навичок, відповідати за свої рішення та використовувати кар’єрні можливості.

Об’єднує ці всі поняття те, що в них немає думки про оцінки зі сторони, є лише «Я», саме з великої літери і в центрі уваги власні внутрішні ресурси – цілі, знання, навички тощо.

Напевно кожен відчував, щось подібне, коли надходить прохання про послугу і починає здаватися, що, якщо сказати «НІ» - це  обов’язково призведе до відштовхування, агресії та ненависті по відношенню до вас. Але, в той же час ви розумієте, що коли скажете «ТАК», це призведе до самоїдства, до знецінення себе, а також, до роздратованості на того, хто просив про послугу, бо насправді ви не маєте бажання реагувати на цей запит. Тобто, певний двосторонній ефект незадоволеності. І як вийти із цього замкнутого кола?

Проблема тут не в оточенні чи ситуації, а в самій людині, в її бажанні бути «зручним» та догоджати. Потрібно переоцінити свій досвід та знайти енергію на те, щоб в типовій ситуації, в якій, зазвичай ви казали «ТАК» сказати «НІ». І при цьому не відгороджуватись, а пояснити, чому саме такою є ваша відповідь. Для початку, необхідно пояснити це для себе і лише потім перейти до пояснення іншій стороні взаємодії, в яку ви включені. Це і буде переміщенням уваги на власні ресурси, про які йшлося вище.

Ось, наприклад, бажання уникати конфліктів – вказує на те, що був досвід невдалих взаємин.  І тут, потрібно усвідомити, що конфлікти – це нормально, і що завдяки «правильним» конфліктам народжується істина. Лицемірство та страхи втрачають свою силу, тому що після конфлікту ситуація одразу проясняється. А це, у свою чергу, дає змогу відкоригувати діяльність власну та колективну і направити її у правильне русло.

Причини проблеми та їх діагностика

Коли ми не можемо сказати «НІ» в тих ситуаціях, які нам не подобаються або з якими ми не згодні, коли ми приймаємо іншу думку, а свою відкладаємо на інший план, коли ми жертвуємо власним часом та ресурсами – все це тісно пов’язано з самооцінкою та не чіткими власними цілями. Звісно, що просто казати «НІ» всьому теж абсолютно неправильно, бо не завжди ми можемо врахувати всі фактори, але потрібно шукати баланс, та постійно працювати над ним.

Все починається із діагностики проблеми. Як раз, на коуч сесіях, можна разом виявити ваші власні кордони, а на наступних етапах пропрацювати самооцінку та цілі. Це можна робити і самостійно, дивлячись на себе в конкретні ситуації зі сторони, проте із професійним коучем результати будуть швидшими та дієвішими дієвими.

Далі, вивчається другий прошарок проблеми, це вже трішки глибший аналіз, пов'язаний зі стилем виховання у сім’ї та аналізом ситуації в якій росла і зараз перебуває людина. Адже, не вміння відмовити може бути пов’язане з потребою в похвалі, визнані, любові, прийнятті, корені якої можуть походити з дитинства.

Також, є люди, які просто таким чином уникають конфліктів та негативних емоцій в свою адресу. І це теж, потрібно дослідити, а чому так? Що вплинуло на появу цього страху? Коли вперше з’явилось таке відчуття, при яких обставинах і як вплинуло?

Тільки після дослідження і опрацювання всіх цих прошарків можна переходити до техніки на відпрацьовування навички казати «НІ».

Рекомендації для розвитку навички казати «НІ»

Але до професійної допомоги зі сторони психолога чи коуча, варто попрацювати самостійно. І нижче декілька технік, якими можна закласти початок для розвитку навички казати «НІ»:

Зверніть увагу на себе. Пропищіть, що для вас важливо, враховуючи різні сфери життя. Чого ви хочете і чого очікуєте від оточуючих в свою адресу. Розставити пріоритети та вибудувати власні кордони, які ви охоронятимете від порушень тими чи іншими проханнями чи завданнями. На початку ці кордони можуть бути не чіткими, але в процесі вашого розвитку, вони будуть становитись більш явними.

Змістіть фокус. Спробуйте відмовляти не людині, як конкретній особі, а завданню чи проханню, яке вона озвучила. Це дасть змогу бути доброзичливим  та ввічливим. Якщо ви не можете допомогти або погодитися на запит, пропонуйте інші варіанти або шляхи рішення проблеми. Це буде показувати вашу готовність допомогти та налаштованість на ефективну взаємодію.

Відповідно потрібно чітко формувати причину відмови. Наприклад, знайомий просить у вас в борг гроші, але ви знаєте що він їх буде повертати довго або зовсім не поверне. Ви можете відповісти на його прохання наступне: «Ти знаєш, я б дуже хотів тобі допомогти, але, це може зіпсувати наші стосунки, якщо ти борг не повернеш вчасно, а я не зможу на тебе вплинути. Тому, родичам та друзям, як правило не даю в борг. Вибач.»

І краще не вагатися, а казати «НІ» одразу. Якщо ви будете затягувати або відкладати відповідь, це може тільки збільшити почуття стресу.

Багато хто не приймає відмову і дуже сильно наполягає на своєму, але ви маєте також відстоювати свою позицію. Тут не важливо, чи з маленьким проханням до вас звернулись, чи керівництво вирішило покласти на вас додаткові обов’язки з якими не справляються ваші колеги.

По-перше, не виправдовуйтесь, а намагайтесь вести конструктивну розмову. Тоді ви будете давати чіткий сигнал, що з вами можна домовитись, але ви не дасте себе використати. Такі вправи допоможуть підвищити самооцінку та впевненість в собі, а з боку інших людей подібні дії викликатимуть лише повагу.

По-друге, використовуйте позитивну відмову. Замість простого «НІ» використовуйте позитивні формулювання, наприклад «На жаль, у мене вже заплановані інші зобов'язання» або «Я можу розглянути цю пропозицію, але ж справедливо буде і переглянути мій графік та розмір заробітної плати».

Потрібно підготуватися і до певного негативу. Тобто, в перші дні, ті хто звик до вашої безвідмовності почнуть бурно реагувати. Вам буде здаватися, що ви не виправдали чиїсь очікування, чи когось підводите, що ви погана людина. Але конструктивні перемовини допоможуть знайти рішення для будь-якої ситуації.

Звісно, з першого разу, ви не отримаєте всі ці навички. Тут потрібне тренування. Тому, розпочинайте з незначних практик.

На останок

Пам'ятайте, що навичка говорити «НІ» - це процес, який потребує тренування і часу. Але зусилля не минуть даром, ви будете відчувати більшу впевненість у своїх можливостях і зможете з легкістю відстоювати свої кордони. Це допоможе вам зберегти свої особисті та професійні межі, уникнути перевантаження та стресу.

Відмова - це право кожної людини, але використовувати його потрібно з розумом, націлюючись на взаємодію.

Вміння казати «НІ» допомагає людям жити із власними цілями, адже, догоджання іншим, бути хорошим для всіх - це ризик прожити не своє життя. Уміння говорити «НІ» - вселяє самоповагу, підвищує самооцінку та звільняє нас від внутрішніх негативних безкінечних деструктивних діалогів, які, як та чорна хмара ще більше сковують нашу волю, бажання та впевненість у собі.

І якщо ви усвідомили, що поточна ситуація вас не влаштовує і потрібно щось змінювати – це перший крок до успіху.