Технічна реалізація закупівлі через електронний каталог: як не допустити порушення замовнику

Під час проведення закупівлі через електронний каталог замовники зіштовхуються з проблемами пов’язаними з технічною реалізацією авторизованих електронних майданчиках та електронної системи закупівель. Тож у цьому матеріалі поговоримо про те як успішно провести закупівлю через електронний каталог незважаючи на технічну реалізацію.

Нагадаємо, що з 01.09.2023 діють нові правила закупівлі через електронний каталог про які ми розповідали у статтях: «Аналіз змін до Особливостей, які набирають чинності 01.09.2023 та нові вартісні межі для закупівель через електронний каталог», «Алгоритм закупівлі через електронний каталог з 01.09.2023, якщо вартість предмета закупівлі на рік є меншою ніж 100 тис. грн», «Алгоритм закупівлі через електронний каталог з 01.09.2023, якщо вартість предмета закупівлі на рік ≥ 100 тис. грн», «Порядок виконання пункту 11-1 Особливостей з 01.09.2023».

Назва виду закупівлі не відповідає законодавству

Перше на що варто звернути увагу – назва виду закупівлі. Її ми обираємо з випадаючого списку під час оприлюднення річного плану або змін до нього та оголошення самої закупівлі, а саме: запит ціни пропозиції.

В чому полягає невідповідність? З 01.09.2023 діє нова редакція Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабміну від 14.09.2020 № 822 (далі – Порядок), пунктом 56 якого визначено, що замовник здійснює відбір постачальника шляхом запиту пропозицій постачальників.

Тобто вид закупівлі в електронній системі закупівель відображається як «запит ціни пропозиції» замість «запит пропозицій постачальників», що не відповідає вимогам законодавства. Це може вважатися порушенням законодавства, але:

• по-перше - таке порушення допущене не замовником, а електронною системою закупівель;
• по-друге - за таке порушення відсутня адміністративна відповідальність.

Тож рекомендуємо змовникам зафіксувати таку невідповідність в електронній системі закупівель шляхом формування протоколу про технічну помилку, а також звернутися до авторизованого електронного майданчика та адміністратора електронної системи закупівель (ДП «Прозорро») за підтвердженням наявності невідповідності.

Відсутнє електронне поле для зазначення інформації про умови оплати

Відповідно до пункт 57 Порядку замовник оголошує запит пропозицій постачальників в електронному каталозі через електронну систему закупівель шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, де зазначається інформація про:

• найменування товару;
• очікувану вартість;
• кількість товару;
• строк поставки товару;
• місце поставки товару;
• спосіб поставки товару;
• умови оплати;
• кінцевий строк подання постачальником ціни пропозиції (строк для подання постачальником ціни пропозиції не може бути меншим, ніж два робочих дні з дня оприлюднення замовником запиту пропозицій постачальників в електронній системі закупівель).

Тобто Порядок зобов’язує замовника зазначати інформацію про умови оплати шляхом заповнення електронних форм з окремими полями.

Проте, під час оголошення запиту пропозицій постачальників на авторизованих електронних майданчиках відсутнє електронне поле для зазначення інформації про умови оплати. Як вийти з даної ситуації та не допустити порушення законодавства? Враховуючи, що інформація про умови оплати має бути зазначена шляхом заповнення електронних форм з окремими полями, таку інформацію варто зазначити у примітках.

Важливо: частиною 1 статті 164-14 КУпАП передбачено, що неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі тягне за собою накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника у розмірі ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (1 700 грн). Відповідно дотримавшись зазначених вище рекомендацій замовник оприлюднює необхідну інформацію та не допускає порушення законодавства, яке тягне за собою адміністративну відповідальність.

Застосування ступеня локалізації виробництва у закупівлі через електронний каталог

Відповідно до пункту 3 Особливостей під час здійснення публічної закупівлі відповідно до цих особливостей (крім випадків, передбачених абзацами 4-6 цього пункту) замовники застосовують положення пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону. Положення пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону не застосовуються замовниками у разі:

• здійснення замовником закупівлі товару для потреб Збройних Сил, інших військових формувань, правоохоронних органів на їх запит з подальшою передачею таких товарів на облік запитувача.

Пункт 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону визначає, що тимчасово, з 2022 року строком на 10 років, встановлюються такі особливості здійснення закупівель, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 200 тис. грн замовник здійснює закупівлю товарів, визначених підпунктом 2 цього пункту, виключно якщо їх ступінь локалізації виробництва дорівнює чи перевищує у 2023 році - 15 відсотків. Перелік товарів, які підлягають локалізації визначений у підпункті 2 пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону.

Відповідно під час здійснення закупівлі через електронний каталог, за умови, що вартість предмета закупівлі на рік дорівнює або перевищує 200 тис. грн, та товар наведений у підпункті 2 пункту 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону замовник має перевіряти відповідність ступеня локалізації. Як це реалізувати? Рекомендуємо зазначити інформацію щодо локалізації у:

1. примітках (під час оголошення запиту пропозицій постачальників). Що має прописати замовник? Пропонуємо наступний зміст: «Товар, що пропонується постачальником має бути включений у Перелік товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації та ступінь локалізації виробництва такого товару має бути не менше ніж 15%. Замовник самостійно перевіряє наявність товару, що пропонується постачальником та ступінь локалізації його виробництва за посиланням https://prozorro.gov.ua/search/products;
2. проєкті договору про закупівлю. Одним із пунктів договору про закупівлю варто передбачити: «Ступінь локалізації виробництва товару, що постачається згідно умов даного Договору наявний у Переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації за ID _________(зазначається під час укладення договору про закупівлю), а ступінь локалізації виробництва становить _____ (відсоток зазначається під час укладення договору про закупівлю та має бути не менше ніж 15%). Під час поставки товару постачальник надає замовнику підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару».

Такі умови допоможуть замовнику дотриматися вимог законодавства та відхилити переможця у разі, якщо ступінь локалізації виробництва товару, запропонованого переможцем є менший ніж 15 % або товар взагалі відсутній у переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації замовник. Напевно на цьому етапі у вас постає запитання: «а на якій підставі відхилити переможця?». Давайте розберемося разом.

Пунктом 64 Порядку визначено, що замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:

1) не підписав договір у строк, визначений абзацом першим пункту 66 цього Порядку;

2) письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;

3) пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.

Відповідно, якщо замовник передбачає в умовах проєкту договору про закупівлю необхідність підтвердження ступеня локалізації виробництва шляхом зазначення ID товару з Переліку товарів, що є предметом закупівлі, з підтвердженим ступенем локалізації та зазначення відсотка у розмірі не менше ніж 15 %, переможець матиме обов’язок внести у договір про закупівлю інформацію про ID товару та відповідний відсоток.

Якщо ж переможець не зможе підтвердити ступінь локалізації виробництва товару, то він буде змушений письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників або ж не укладе такий договір у строки, визначені Порядком, а це в свою чергу призведе до відхилення його пропозиції на підставі підпункту 1 або 2 пункту 64 Порядку.

Підтвердження постачальника

Так, після оцінки пропозицій постачальників перед замовником постає вибір «підтвердити» постачальника або «дискваліфікувати» його.

Тож як має та може вчинити замовник? Пунктом 61 Порядку визначено, що оцінка пропозицій постачальників проводиться автоматично електронною системою закупівель на основі інформації, зазначеної замовником в запиті пропозицій. Постачальник, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною, визначається переможцем відбору.

Наведене формулювання не уточнює ким визначається переможцем відбору, водночас й не покладає такий обов’язок на замовника. Аналізуємо далі.

Абзацом 7 пункту 64 Порядку передбачено, що у разі відхилення замовником пропозиції переможця відбору з підстав, визначених цим пунктом, електронна система закупівель визначає переможцем відбору постачальника, пропозиція якого є наступною економічно вигідною.

Наведена норма вже чітко встановлює, що електронна система закупівель має визначати переможця відбору. Аналізуємо далі.

Замовник укладає договір з переможцем відбору не пізніше ніж через 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору (абзац 1 пункту 66 Порядку).

Ще одне положення Порядку конкретизує та чітко встановлює, що переможця відбору визначає електронна система закупівель.

Проте, якщо проаналізувати технічну реалізацію, то вбачається, що замовник має «підтвердити» постачальника, аби він набув статусу переможця відбору. Так, це не відповідає вимогам законодавства, проте не підтвердивши постачальника він не набуває статусу «переможець», що унеможливлює відхилення пропозиції у разі наявності такої потреби. Це пояснюється абзацом 1 пункту 64 Порядку, який визначає, що «замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник …». Відповідно єдиний варіант, який залишається у замовника – підтвердити постачальника.

Чи потрібно оформлювати протокол уповноваженої особи щодо «підтвердження» постачальника та, відповідно, визначення його переможцем відбору? Ні, адже згідно з абзацом 10 частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Відповідно протокол уповноваженої особи необхідно оформлювати виключно у разі прийняття відповідного рішення, а в нашому випадку замовник не приймає рішення, а виконує вимогу пункту 61 Порядку у зв’язку з неправильною технічною реалізацією, тобто вчиняє формальну дію – підтверджує постачальника, пропозиція якого за результатами оцінки електронною системою закупівель визначена економічно вигідною задля того, щоб він набув статусу «переможець відбору».

Окрім цього, авторизовані електронні майданчики надають можливість замовнику відхилити пропозицію постачальника на цьому етапі. Тож давайте розберемося наскільки правомірним є відхилення постачальника, який ще не є переможцем відбору.

Згідно з пунктом 64 Порядку замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:

1) не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;

2) письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;

3) пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.

Відповідно до абзацу 8 пункту 2 Порядку переможець відбору - постачальник, пропозиція якого визначена економічно вигідною за результатами здійсненого замовником запиту пропозицій постачальників в електронному каталозі.

Тобто законодавством визначено, що замовник має відхилити виключно переможця відбору. Відповідно задля того, щоб замовник набув право на відхилення пропозиція постачальника, його пропозиція має бути підтверджена і він має бути визначений переможцем відбору. Тож на цьому етапі відхилення пропозиції буде суперечити вимогам законодавства.

Товар, що пропонується постачальником не відповідає специфікації товару, що зазначена у запиті замовника

Відповідно до пункту 58 Порядку постачальник через електронний каталог подає пропозицію відповідно до вимог, установлених замовником у запиті пропозицій постачальників в електронній системі закупівель. Постачальник у відповідь на запит пропозицій постачальників від замовника не може подати пропозицію, товар в якій не відповідає специфікації товару, що зазначена в такому запиті.

Тобто законодавство передбачає, що постачальники не зможуть запропонувати товар, який не відповідає технічним та якісним вимогам замовника. Проте, на практиці ми маємо зовсім іншу ситуацію, яка і є наступною проблемою, з якою зіштовхується замовник, адже електронна система закупівель пропускає пропозиції, які не відповідають специфікації товару, що зазначена у запиті замовника.

Як бути у такій ситуації, адже відповідної підстави для відхилення пропозиції переможця відбору (пропозиція не відповідає технічним характеристикам, що зазначені у запиті) немає?

Задля того, щоб знайти вихід необхідно проаналізувати підстави для відхилення, визначені пунктом 64 Порядку. Так, замовник відхиляє пропозицію переможця відбору, якщо постачальник:

1) не підписав договір у строк, визначений абзацом 1 пункту 66 цього Порядку;

2) письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених у запиті пропозицій постачальників;

3) пропонує товар походженням з Російської Федерації / Республіки Білорусь.

Відповідно задля того, щоб замовник мав можливість відхилити переможця необхідно у проєкті договору про закупівлю визначити технічні та якісні вимоги до товару. Це можуть бути чітко визначенні технічні характеристики або ж поле для заповнення із зазначенням в дужках діапазону таких технічним та якісних вимог.

Приклад 1. Закупівля бензину А-95:

Спосіб реалізації – талон

Bміст сірки - 10 мг/кг

Октанове число (за дослідним методом) – 95

Бренд – АВІАС

Приклад 2. Закупівля комп'ютера настільного:

Гарантійний термін - ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 12 до 36)

Операційна система - ________(зазначається на етапі укладення договору, але має бути FreeDOS або Ubuntu Linux або без ОС)

Потужність блока живлення - ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 400 до 600)

HDMI - ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 0 до 2)

DisplayPort - ________ (зазначається на етапі укладення договору, але має бути від 0 до 2

За таких умов переможець матиме обов’язок укласти договір про закупівлю з урахуванням технічних та якісних характеристик, визначених у ньому та запиті пропозицій постачальників або зазначити їх згідно визначених умов замовником. Якщо ж переможець відмовиться від укладення договору про закупівлю, замовник має вимагати письмову відмову та відхиляє його пропозицію на підставі підпункту 2 пункту 64 Порядку.

Проте, нажаль, не всі постачальники готові надати письмову відмову від укладення договору / договору про закупівлю, тому замовник має зачекати 10 календарних днів з дня визначення електронною системою закупівель постачальника переможцем відбору та відхилити пропозицію переможця на підставі підпункту 1 пункту 64 Порядку.