Щодо яких відомостей (не) можна вносити зміни до тендерної документації?

Останнім часом тематика внесення змін до тендерної документації потребує додаткового вивчення замовниками, адже вимоги пункту 54 Особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України від 25.12.2015 № 922-VIII «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості) після чергових змін набули дещо іншого змісту:

«Надання роз'яснень щодо тендерної документації та внесення змін до неї та/або оголошення про проведення відкритих торгівздійснюється замовником відповідно до цього пункту.

…

Замовник має право з власної ініціативи або у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону, або за результатами звернень, або на підставі рішення органу оскарження внести зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів. У разі внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів строк для подання тендерних пропозицій продовжується замовником в електронній системі закупівель, а саме - в оголошенні про проведення відкритих торгів таким чином, щоб з моменту внесення змін до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій залишалося не менше чотирьох днів.

…»

Отож замовник має право внести зміни в тендерну документацію у чотирьох випадках:

• з власної ініціативи;
• у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон);
• за результатами звернень;
• на підставі рішення органу оскарження.

Незмінним залишилося й те, що вносити зміни до тендерної документації можна до моменту завершення терміну подання тендерних пропозицій. Якщо виникає необхідність внести зміни до тендерної документації, менше ніж за чотири (календарних) дні до завершення терміну подання пропозицій, такий строк варто продовжити аби привести закупівлю у відповідність, керуючись нормою абзацу третього пункту 54 Особливостей. Варто також пам’ятати, що право внесення змін до тендерної документації може вберегти замовника від прийняття ряду дещо суперечливих рішень. Пропонуємо розглянути витяг з рішення Органу Оскарження від 04.06.2024 № 9769 по закупівлі UA-2024-05-20-001023-a щодо неправомірної відміни процедури закупівлі у випадку, коли можна було внести зміни до тендерної документації.

Ключовим моментом пункту 54 Особливостей стає той факт, що внесення змін наразі дозволено не лише до тендерної документації, але й до оголошення про проведення відкритих торгів. Більш детальний аналіз щодо можливості внесення змін в оголошення про процедуру відкритих торгів відображений у статті «Зміни до оголошення про проведення відкритих торгів: порядок та особливості».

Тож якщо раніше можливість внесення змін до тендерної документації не розповсюджувалася на інформацію, яка дублюється в річному плані та оголошенні про проведення процедури закупівлі, наразі цей список обмежений до інформації, відображеної саме у річному плані закупівлі та напряму пов’язаний із тим фактом, що технічно в замовника відсутня можливість змінювати річний план після оприлюднення оголошення про закупівлю.

Внесення змін до тендерної документації в частині, що дублюється у річному плані закупівлі

Керуючись вимогами пункту 14 Особливостей, запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.

Аналізуючи норму частини другої статті 4 Закону, можемо зрозуміти, що в річному плані повинна міститися така інформація:

1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;

2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

3) розмір бюджетного призначення та/або очікувана вартість предмета закупівлі;

4) код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);

5) вид закупівлі та орієнтовний початок проведення;

…

Підсумовуючи вищезазначене, робимо висновки, що замовник не має право вносити зміни у тендерну документацію, якщо інформація стосується:

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційного коду замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорії;
• назви предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
• очікуваної вартості закупівлі;
• виду закупівлі;
• орієнтованого початку проведення процедури;
• для бюджетних замовників: коду економічної класифікації видатків бюджету (КЕКВ);
• іншої інформації, не передбаченої статтею 4 Закону, проте зазначеної замовником у річному плані закупівлі.

До іншої інформації, яку замовник може внести в річний план, але яка не передбачена статтею 4 Закону, можна віднести:

• кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;
• строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;
• більш детальний код та назва коду за Єдиним закупівельним словником;
• джерело фінансування закупівлі, тощо.

Що стосується внесення змін до тендерної документації у частині зміни джерела фінансування, рекомендуємо ознайомитися із матеріалом на нашій платформі: «Зміна джерела фінансування, визначеного для оплати за договором про закупівлю: чи можлива зміна та на якому етапі закупівлі».

Внесення змін до тендерної документації в частині, що дублюється виключно в оголошенні про закупівлю

Враховуючи вимоги пункту 26 Особливостей, оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити інформацію, визначену частиною другою статті 21 Закону з урахуванням цих особливостей. Відповідно частина друга статті 21 Закону повідомляє, що оголошення про проведення відкритих торгів повинно містити наступну інформацію:

1) найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;

2) назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);

3) кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг;

4) очікувана вартість предмета закупівлі;

5) строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг;

6) кінцевий строк подання тендерних пропозицій;

7) умови оплати;

8) мова (мови), якою (якими) повинні готуватися тендерні пропозиції;

9) розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій (якщо замовник вимагає його надати);

10) дата та час розкриття тендерних пропозицій, якщо оголошення про проведення відкритих торгів оприлюднюється відповідно до частини третьої статті 10 цього Закону;

11) розмір мінімального кроку пониження ціни під час електронного аукціону у межах від 0,5 відсотка до 3 відсотків очікуваної вартості закупівлі або в грошових одиницях;

12) математична формула для розрахунку приведеної ціни (у разі її застосування).

В оголошенні про проведення відкритих торгів може зазначатися інша інформація.

Якщо порівняти інформацію, яку Закон вимагає включити до оголошення про закупівлю, та ту, яка повинна бути відображена у річному плані, знаходимо як спільні аспекти, так і відмінні. Проте, як зазначалося раніше, вимоги пункту 54 дозволяють замовнику вносити зміни в оголошення про закупівлю. Тож якщо замовник стикнувся з необхідністю внести зміни в тендерну документацію, йому варто:

• етап перший – зрозуміти чи дублюється така інформація у річному плані даної закупівлі;
• етап другий – оцінити чи відображена така інформація в оголошенні до цієї закупівлі;
• етап третій – прийняти рішення базуючись на законодавчих вимогах. Якщо така інформація наявна в річному плані, то внесення відповідних змін в тендерну документацію призведе до невідповідності річного плану та тендерної документації. Якщо інформація дублюється лише в оголошенні про закупівлю – в такому разі уповноваженій особі доцільно внести зміни не лише в тендерну документацію, але й в оголошення про закупівлю.

Підсумки

Можливість внесення змін до тендерної документації є правом замовника згідно пункту 54 Особливостей та може застосовуватися:

• з власної ініціативи;
• у разі усунення порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель, викладених у висновку органу державного фінансового контролю відповідно до статті 8 Закону;
• за результатами звернень;
• на підставі рішення органу оскарження.

Перед внесенням змін до тендерної документації, замовнику варто врахувати чи дублюється така інформація у річному плані закупівлі та в оголошенні про проведення відкритих торгів. Якщо дана інформація відображена в річному плані – факт внесення змін до тендерної документації порушить відповідність між річним планом та тендерною документацією закупівлі. Якщо ж інформація дублюється виключно в оголошенні про проведення відкритих торгів – замовнику необхідно відобразити такі зміни не лише у новій редакції тендерної документації, але й в змінах до оголошення процедури закупівлі.

Відповідно замовник не може вносити зміни у тендерну документацію, у разі якщо зміни стосуються:

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний коду замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорії;
• назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
• очікуваної вартості закупівлі;
• виду закупівлі;
• орієнтованого початку проведення процедури;
• для бюджетних замовників: коду економічної класифікації видатків бюджету (КЕКВ);
• іншої інформації, не передбаченої статтею 4 Закону, проте зазначеної замовником у річному плані закупівлі (в тому числі: кількість та місце поставки товарів, обсяг і місце виконання робіт чи надання послуг; строк поставки товарів, виконання робіт, надання послуг; більш детальний код та назва коду за Єдиним закупівельним словником; джерело фінансування закупівлі, тощо).

Також варто пам’ятати, що строки для внесення змін до тендерної документації обмежені строком подання тендерних пропозицій. Але згідно абзацу третього пункту 54 Особливостей, при внесенні таких змін до завершення строку подання тендерних пропозицій повинно залишатися не менше чотирьох календарних днів. Проте відповідно до вимог Закону із врахуванням Особливостей, такий строк може бути продовжений, шляхом внесення відповідних змін до тендерної документації та оголошення про проведення відкритих торгів.