Етап розгляду тендерних пропозицій - один із основних етапів під час проведення процедури закупівлі. Його складність полягає ще і в тому, що замовник не завжди чітко зазначає, які ж саме документи підтверджують ту чи іншу вимогу.

Така проблематика актуальна і під час проведення кваліфікації в частині підтвердження аналогічних договорів. Тож, розберемо практику ДАСУ та АМКУ та звернемо увагу на важливі нюанси.

Рішення від 07.08.2023 № 12194 (UA-2023-06-05-013546-a)

Суть спору: відповідно до тендерної документації пропозиція, яка подається учасником процедури закупівлі, повинна містити файли, зокрема:

• з інформацією та документами, що підтверджують відповідність учасника кваліфікаційному критерію щодо наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів):
• довідка з інформацією про виконання аналогічного договору (аналогічних договорів) за власноручним підписом уповноваженої службової (посадової) особи учасника процедури закупівлі та завіреною печаткою (у разі її використання).

Під аналогічним договором слід розуміти виконаний договір постачання продукції, що наділена подібними до предмету закупівлі ознаками (призначення, вид, спосіб використання тощо).  Невід’ємною частиною цієї довідки є копії зазначених аналогічних договорів з документами, що підтверджують факт їхнього виконання (акти приймання-передачі, видаткові накладні, листи-відгуки тощо).

Скаржник зазначає, на виконання вимог тендерної документації переможець не надав Акти приймання-передачі та листи-відгуки до аналогічного договору, зазначеного ним у довідці, за таких підстав Пропозиція Переможця не відповідає вимогам Документації та підлягає відхиленню.

Позиція органу оскарження: документація не містила вичерпного переліку документів, що підтверджують факт виконання аналогічного договору. У складі тендерної пропозиції переможця містяться, зокрема:

• довідка з інформацією про виконання аналогічного договору
• копія аналогічного договору
• видаткова та товарно-транспортна накладна щодо аналогічного договору.

Враховуючи наведене, а також надані переможцем документи, відсутні підстави для задоволення скарги в цій частині.

Коментар автора: замовник у документах, які повинні надаватися на підтвердження виконання аналогічного договору фактично перелічує необхідні документ, проте не обмежує їх форму та зміст (витяг із ТД: «акти приймання-передачі, видаткові накладні, листи-відгуки тощо». Тобто, можемо дійти висновку, що у даному випадку учаснику достатньо було подати будь-який із зазначених документів або інший на свій розсуд. Але, якщо ви вирішили йти таким шляхом краще зазначити  у формулюванні «акти приймання-передачі та / або видаткові накладні та / або листи-відгуки тощо».

Рішення № 11985-р/пк-пз від 02.08.2023 (UA-2023-06-29-004058-a)

Суть скарги: скаржник зазначає, що переможцем надано аналогічні договори, які ніяким чином не можна віднести до аналогічних за предметом закупівлі, так як згідно з вказаними договорами їх предметом закупівлі є роботи, а саме - Капітальний ремонт, а предметом закупівлі даної закупівлі є товар.

Позиція органу оскарження: відповідно до умов тендерної документації на підтвердження наявності документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного (аналогічних) за предметом закупівлі договору (договорів) учасник процедури закупівлі:

• копію аналогічного договору з усіма додатками до нього та копію документу(ів), що підтверджують його виконання в повному обсязі.

Предметом закупівлі є товар  ДК 021:2015:37530000-2: Вироби для парків розваг, настільних або кімнатних ігор (придбання та встановлення дитячих майданчиків).

У складі тендерної пропозиції переможця надані два аналогічні договори на закупівлю капітального ремонту. При цьому умовами наданих договорів передбачено устаткування - складові дитячих майданчиків.

Тендерна документація не містить окремих вимог до предмету аналогічного договору, а також не містить окремих вимог щодо необхідності надання учасником договору, саме ідентичного за предметом закупівлі.

Скаржник не довів та документально не підтвердив, що наведені вище договори не є аналогічними в розумінні умов тендерної документації.

Коментар автора: у вказаних вище рішеннях є момент, на який рекомендуємо звернути увагу замовників, а саме: чому скаржник не зміг довести позицію? Все просто - не уважно вивчив умови тендерної документації. Треба визнати, така проблема буває і в самих замовників.

Замовник розглядає на відповідність вимогам тендерної документації  тендерну пропозицію, яка визначена найбільш економічно вигідною(частина 9 статті 29 Закону).

Тобто, замовник перевіряє лише ту інформацію, яку  безпосередньо вимагав в тендерній документації. І, як бачимо, тут важливе буквально кожне слово.

Рішення від 01.08.2023 № 11900 (UA-2023-06-28-011691-a)

Суть скарги: відповідно до протоколу щодо прийняття рішення уповноваженою особою підставою відхилення тендерної пропозиції скаржника було наступне: «За результатами розгляду тендерної пропозиції встановлено відсутність копій аналогічних договорів та копії/ю документів/а на підтвердження виконання не менше ніж одного договору, зазначеного в наданій учасником довідці».

Враховуючи вищевикладене, тендерна пропозиція скаржника не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації крім невідповідності в інформації та / або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей.

Так, у замовника відсутня можливість надати 24 години на виправлення даної невідповідності з зв’язку із невідповідністю у технічній специфікації, яка не підпадає під дію цього пункту.

Позиція органу оскарження: у складі тендерної пропозиції скаржника відсутні копії аналогічних договорів та копії документів на підтвердження виконання не менше ніж одного аналогічного договору.

Враховуючи викладене, наявні невідповідності в документах тендерної пропозиції зазначеного учасника, визначених пунктом 43 Особливостей.

Відповідно до пункту 43 Особливостей, якщо замовником під час розгляду тендерної пропозиції учасника процедури закупівлі виявлено невідповідності в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у тендерній пропозиції та / або подання яких передбачалося тендерною документацією, він розміщує у строк, який не може бути меншим ніж два робочі дні до закінчення строку розгляду тендерних пропозицій, повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей в електронній системі закупівель.

Під невідповідністю в інформації та / або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерній пропозиції та / або подання яких вимагається тендерною документацією, розуміється у тому числі відсутність у складі тендерної пропозиції інформації та / або документів, подання яких передбачається тендерною документацією (крім випадків відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником, та / або інформації (та / або документів) про технічні та якісні характеристики предмета закупівлі, що пропонується учасником процедури в його тендерній пропозиції).

Невідповідністю в інформації та / або документах, які надаються учасником процедури закупівлі на виконання вимог технічної специфікації до предмета закупівлі, вважаються помилки, виправлення яких не призводить до зміни предмета закупівлі, запропонованого учасником процедури закупівлі у складі його тендерної пропозиції, найменування товару, марки, моделі тощо.

Згідно з частиною 9 статті 26 Закону учасник процедури закупівлі виправляє невідповідності в інформації та / або документах, що подані ним у своїй тендерній пропозиції, виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій, шляхом завантаження через електронну систему закупівель уточнених або нових документів в електронній системі закупівель протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей.

Враховуючи викладене, замовник, не надавши учаснику можливість виправити наведені вище невідповідності, порушив вимоги пункту 43 Особливостей та частини 9 статті 26 Закону.

Коментар автора: відсутні (частково надані) документи у складі тендерної пропозиції не завжди є підставою для відхилення. А якщо ці документи відносяться виключно до підтвердження кваліфікаційних критеріїв (зокрема підтвердження досвіду виконання аналогічного (аналогічних) договору (договорів)) замовник зобов’язаний застосувати механізм «24 години».

До речі, АМКУ щодо цього питання має незмінну позицію. Чого, на жаль, не скажеш про висновки ДАСУ.

Висновок про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-05-17-015577-a від 09.08.2023

Витяг із висновку:  моніторингом питання дотримання замовником вимог Закону та Особливостей під час розгляду тендерної пропозиції встановлено порушення чинного законодавства в частині ненадання замовником повідомлення з вимогою про усунення невідповідностей.

Так, встановлено, що замовником для підтвердження досвіду передбачено надання аналогічного договору, акту (ів) надання послуг та листа-відгука про повне виконання своїх обов’язків.

Коментар автора: зверніть увагу, що в даному випадку замовник встановлює вимогу відповідно до якої учасник повинен надати всі перелічені документи: і аналогічний договір, і акт, і лист-відгук (відсутній сполучник «тощо»).

В той час, як учасником ТОВ «П» надано 4 (чотири) аналогічні договори, при цьому документи, що підтверджують виконання договорів надано не в повному обсязі, а саме: відносно 2 (двох) аналогічних договорів надано лише акти надання послуг та щодо інших 2 (двох) аналогічних договорів – лише відгуки про повне виконання своїх обов’язків.

Таким чином, замовником на порушення абзацу 1 пункту 43 Особливостей не надано учаснику ТОВ «П» можливості усунення вищезазначених невідповідностей.

Висновок про результати моніторингу процедури закупівлі UA-2023-07-10-011608-a від 08.08.2023

Витяг із висновку:  замовником у тендерній документації для підтвердження наявності досвіду виконання аналогічного договору вимагається від учасника:

• сканкопії з оригіналу аналогічного договору зі всіма додатками до нього та додатковими угодами (за наявності), акти виконаних робіт, довідки про вартість виконаних робіт та витрат.

Учасником ТОВ «І» у складі тендерної пропозиції надано довідку про наявність досвіду виконання аналогічного договору із зазначенням наявності аналогічних договорів. При цьому один із договорів містить Додаток «Договірна ціна», однак, вказаний додаток учасником не надано.

Таким чином, на порушення підпункту 2 пункту 44 Особливостей, замовником не відхилено тендерну пропозицію ТОВ «І», як таку, що не відповідає не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу 1 частини 4 статті 22 Закону.

Коментар автора: як бачимо в цьому моніторингу ДАСУ має іншу позицію. Нагадаємо, що абзацом 1 частини 3 статті 22 Закону визначено, що тендерна документація може містити іншу інформацію, вимоги щодо наявності якої передбачені законодавством та яку замовник вважає за необхідне включити до тендерної документації.

А чи може кваліфікаційний критерій відноситися до «іншої інформації»?

Відповідно до пункту 48 Особливостей під час здійснення закупівлі товарів замовник може не застосовувати до учасників процедури закупівлі кваліфікаційні критерії, визначені статтею 16 Закону.

У разі закупівлі послуг або робіт замовник вимагає від учасників процедури закупівлі подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційному критерію (кваліфікаційним критеріям) відповідно до статті 16 Закону.

Пункт 28 Особливостей містить перелік відомостей, які обов’язково повинна містити тендерна документація, серед яких і один або кілька кваліфікаційних критеріїв відповідно до статті 16 Закону з урахуванням положень Особливостей та інформація про спосіб підтвердження відповідності учасників процедури закупівлі установленим критеріям і вимогам згідно із законодавством.

А далі, давайте згадаємо як виглядає тендерна документація. Зазвичай вона складається із розділів, серед яких умовно «Кваліфікаційні критерії», «Технічна специфікація», «інші документи, які замовник вважає за необхідне (наприклад, довідки в довільній формі, гарантійні листи тощо)» або «інші документи визначені законодавством».

За таких умов та з урахуванням підстав для відхилення тендерних пропозицій, визначених пунктом 42 Особливостей, маємо надавати «24 години» на виправлення невідповідностей у разі відсутності або наявності невідповідностей в інформації та / або документах, які стосуються кваліфікаційних критеріїв.

Рекомендуємо переглянути матеріал Як надати замовнику 24 години на усунення невідповідностей в інформації та документах та не допустити порушення.

Але є і протилежні ситуації, коли замовник безпідставно встановлює вимогу щодо виправлення невідповідностей.

Рішення № 9431-р/пк-пз від 27.06.2023 (оголошення UA-2023-05-04-006483-a)

Суть спору: скаржник ФОП зазначає, що замовник не повинен був надсилати повідомлення про усунення невідповідностей, оскільки в складі тендерної пропозиції надано всі документи щодо наявності  досвіду з виконання аналогічного договору, що вимагалися від учасників умовами тендерної документації.

Як наслідок, тендерну пропозицію скаржника неправомірно відхилено. Зокрема у протоколі відхилення замовник обґрунтовує своє рішення наступним чином: «Згідно Договору поставки датою переходу права власності на Товар від Постачальника до Покупця є дата підписання сторонами видаткової накладної. Разом з тим, у складі тендерної пропозиції відсутня видаткова накладна, підписання якої є свідченням виконання Постачальником – ФОП договору в повному обсязі, що не відповідає вимогам тендерної документації щодо необхідності надання договору, що є повністю виконаний учасником на час подання тендерної пропозиції».

Позиція органу оскарження: відповідно умов тендерної документації для підтвердження відповідності кваліфікаційним (кваліфікаційному) критеріям, учасник повинен надати у складі тендерної пропозиції наступні документи:

1. Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічних договорів шляхом подання:

• довідки у довільній формі про досвід виконання аналогічних за предметом закупівлі договорах;
• не менше одного аналогічного договору;
• не менше одного позитивного відгуку від замовника аналогічного договору на аналогічний договір, що подається учасником у складі тендерної пропозиції з інформацією про якість поставленої продукції, своєчасність доставок, найменування та кількість поставленої о товару згідно договору.

Крім того, в тендерній документації наведено визначення аналогічного договору - аналогічним договором у розумінні цієї документації є договір на код ДК 021:2015 - 03110000-5 Сільськогосподарські культури, продукція товарного садівництва та рослинництва, що є повністю виконаний учасником на час подання тендерної пропозиції. У складі тендерної пропозиції скаржника містяться, зокрема:

• довідка, що містить інформацію про наявність досвіду виконання аналогічного договору;
• аналогічний договір;
• відгук, якому зазначається що зобов’язання за цим договором сторонами виконані у повному обсязі.

Тендерна документація не містила окремих вимог щодо необхідності надання у складі тендерної пропозиції документів для підтвердження виконання договору (видаткових накладних тощо), у тому числі, підтвердження виконання у повному обсязі.

Враховуючи викладене, відсутні невідповідності в документах тендерної пропозиції зазначеного учасника, визначених пунктом 40 Особливостей (в редакції, яка діяла на момент початку проведення Процедури закупівлі) в цій частині.

Коментар автора: на етапі підготовки тендерної документації дуже важливо зрозуміти, які ж документи будуть для замовника підтвердженням тих чи інших вимог. В даному випадку бачимо, що замовник з одного боку конкретизував, які документи підтверджують досвіду виконання аналогічних договорів, з іншого заплутав визначенням «аналогічного договору». Коли простіше було б, наприклад, разом із аналогічним договором та відгуком прописати ще й надання документів, що підтверджують виконання такого договору у повному обсязі (за необхідності).

Доречі, зручно шукати актуальні висновки ДАСУ та рішення Органу оскарження щодо будь-якої ситкації на Clarity App