Покроковий алгоритм проведення переговорної процедури закупівлі

Переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі. У цьому матеріалі розберемо алгоритм її проведення та акцентуємо увагу на її особливостях.

Хто має проводити переговорну процедуру закупівлі?

Відповідно до пункту 35 частини 1 статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Згідно із пунктом 3 частини 10 статті 11 Закону уповноважена особа проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі. Також уповноважена особа під час організації та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі повинна забезпечити об’єктивність та неупередженість процесу організації та проведення процедур закупівель / спрощених закупівель в інтересах замовника (частина 6 статті 11 Закону).

Статтею 13 Закону визначено, що як виняток та відповідно до умов, визначених у частині 2 статті 40 Закону, замовники можуть застосовувати переговорну процедуру закупівлі, тому відповідальною за проведення відкритих торгів є виключно уповноважена особа.

В рамках якої вартості предмета закупівлі замовник має проводити проводити переговорну процедуру закупівлі?

Замовники застосовують переговорну процедуру закупівлю у разі, якщо вартість предмета закупівлі на рік:

1. товарів та послуг для звичайних замовників дорівнює або перевищує 200 тис. грн;
2. робіт для звичайних замовників дорівнює або перевищує 1,5 млн грн;
3. товарів та послуг для замовників в окремих сферах господарювання дорівнює або перевищує 1 млн грн;
4. робіт для замовників в окремих сферах господарювання дорівнює або перевищує 5 млн грн.

Якщо вартісні межі є меншими, замовник має застосовувати виключення зі спрощеної закупівлі визначеними частиною 7 статті 3 Закону.

Підстави проведення переговорної процедури закупівлі

Відповідно до частини 2 статті 40 Закону переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі:

1. якщо було двічі відмінено процедуру відкритих торгів, у тому числі частково (за лотом), через відсутність достатньої кількості тендерних пропозицій, визначеної цим Законом. При цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника процедури закупівлі не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації;

2. якщо роботи, товари чи послуги можуть бути виконані, поставлені чи надані виключно певним суб’єктом господарювання за наявності одного з таких випадків:

• предмет закупівлі полягає у створенні або придбанні витвору мистецтва або художнього виконання;
• укладення договору про закупівлю з переможцем архітектурного або мистецького конкурсу;
• відсутність конкуренції з технічних причин, яка має бути документально підтверджена замовником;
• існує необхідність захисту прав інтелектуальної власності; укладення договору з постачальником "останньої надії" на постачання електричної енергії або природного газу;

3. якщо у замовника виникла нагальна потреба здійснити закупівлю у разі:

• виникнення особливих економічних чи соціальних обставин, пов’язаних з негайною ліквідацією наслідків надзвичайних ситуацій, що унеможливлюють дотримання замовником строків для проведення тендера; надання у встановленому порядку Україною гуманітарної допомоги іншим державам;
• розірвання договору про закупівлю з вини учасника на строк, достатній для проведення тендера, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків суми, визначеної в договорі про закупівлю, який розірваний з вини такого учасника. Застосування переговорної процедури закупівлі в такому випадку здійснюється за рішенням замовника щодо кожного тендера;
• оскарження прийнятих рішень, дій чи бездіяльності замовника щодо триваючого тендера після розгляду / оцінки тендерних пропозицій учасників, в обсязі, що не перевищує 20 відсотків від очікуваної вартості тендера, що оскаржується;
• здійснення закупівлі товарів, робіт і послуг для забезпечення потреб оборони під час дії правового режиму воєнного стану в Україні або в окремих її місцевостях замовниками, визначеними у Законі України «Про оборонні закупівлі»;

4. якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у постачанні додаткового обсягу товару у того самого постачальника, якщо в разі зміни постачальника замовник був би вимушений придбати товар з іншими технічними характеристиками, що призвело б до виникнення несумісності, пов’язаної з експлуатацією і технічним обслуговуванням. Закупівля додаткового обсягу товару у того самого постачальника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість такого постачання не перевищує 50 відсотків ціни договору про закупівлю;

5. якщо після укладення договору про закупівлю у замовника виникла необхідність у закупівлі додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника. Можливість і умови таких додаткових робіт чи послуг можуть бути передбачені в основному договорі про закупівлю, який укладений за результатами проведення тендера. Закупівля додаткових аналогічних робіт чи послуг у того самого учасника здійснюється протягом трьох років після укладення договору про закупівлю, якщо загальна вартість таких робіт чи послуг не перевищує 50 відсотків ціни основного договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення тендера;

6. закупівлі товарів за процедурою відновлення платоспроможності боржника згідно із законодавством;

7. закупівлі юридичних послуг, пов’язаних із захистом прав та інтересів України, у тому числі з метою захисту національної безпеки і оборони, під час врегулювання спорів щодо розгляду в закордонних юрисдикційних органах справ за участю іноземного суб’єкта та України, на підставі рішення Кабінету Міністрів України або рішень Ради національної безпеки і оборони України, введених в дію в порядку, визначеному законом, а також закупівлі товарів, робіт і послуг у разі участі замовника на підставі рішення Кабінету Міністрів України в міжнародних виставкових заходах.

Покроковий алгоритм проведення переговорної процедури закупівлі

Крок 1. Оприлюднення річного плану або змін до нього

Норма Закону

Планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель (далі - річний план).

Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього. Закупівля здійснюється відповідно до річного плану.

(частина 1 статті 4 Закону)

Річний план або зміни до нього мають містити наступну інформацію:

• найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
• назва предмета закупівлі із зазначенням коду за Єдиним закупівельним словником (у разі поділу на лоти такі відомості повинні зазначатися стосовно кожного лота) та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
• розмір бюджетного призначення та / або очікувана вартість предмета закупівлі;
• код економічної класифікації видатків бюджету (для бюджетних коштів);
• вид закупівлі та орієнтовний початок проведення, зокрема:

спрощена закупівля - для замовників, визначених у пунктах 1-3 частини 1 статті 2 цього Закону, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше ніж 200 тис. грн, а робіт - 1,5 млн грн;

спрощена закупівля - для замовників, визначених у пункті 4 частини 1 статті 2 цього Закону, якщо вартість предмета закупівлі товару (товарів), послуги (послуг) менше ніж 1 млн грн, а робіт - 5 млн грн.

(частина 2 статті 4 Закону)

Коментар

Кожна закупівля здійснюється відповідно до річного плану, тому перед тим, як оприлюднити переговорну процедуру закупівлі, замовник має оприлюднити в електронній системі закупівель річний план або зміни до нього протягом п’яти робочих днів з дня його або їх затвердження.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої особи про затвердження річного плану або змін до нього та оприлюднення його або їх в електронній системі закупівель.

Крок 2. Запрошення учасників на переговори

Норма Закону

Переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі.

(частина 1 статті 40 Закону)

Замовник (крім випадків, зазначених у пунктах 2, 4, 5 частини 2 статті 40 Закону) під час проведення переговорів вимагає від учасника (учасників) надати підтвердження про відсутність підстав для відмови йому (їм) в участі у процедурі закупівлі відповідно до частини першої статті 17 цього Закону.

(частина 3 статті 17 Закону)

Коментар

Закон зобов’язує замовника провести переговори, а для цього замовник має запросити потенційного(их) учасника(ів) відповідних офіційним документом. Так як Закон не визначає окремих вимог до запрошення учасника(ів), замовник самостійно його складає.

Рекомендую у запрошенні зазначати таку інформацію:

• предмет закупівлі;
• обсяги;
• очікувану вартість предмета закупівлі;
• технічні характеристики предмета закупівлі (марка, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорія, артикул, ємність, густина, тип упаковки (тара), а також рік випуску для техніки та обладнання);
• графік поставок / надання послуг / виконання робіт;
• умови постачання / надання послуг / виконання робіт;
• умови оплати;
• проєкт договору про закупівлю;
• адресу направлення документів та інформації визначеної у запрошенні на переговори, наприклад електронну адресу замовника або поштову адресу;
• кінцевий час та дату надання документів та інформації визначеної у запрошенні на переговори.

Крім цього замовнику варто встановити вимоги щодо:

• надання цінової пропозиції;
• надання дозволу чи ліцензії у разі, якщо вид діяльності учасника та предмет закупівлі передбачає їх отримання;
• підтвердження кваліфікаційних критеріїв (звертаю увагу, що стаття 40 Закону є спеціальною та не встановлює вимог щодо підтвердження кваліфікаційних критерії, але стаття 16 Закону передбачає, що замовник вимагає від учасників процедури закупівлі подання ними документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям. Враховуючи, що переговорна процедура закупівлі є процедурою в розумінні Закону рекомендую встановлювати вимогу щодо підтвердження одного з кваліфікаційних критеріїв).
• способу та вимог до підтвердження відсутності підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі визначені частиною 1 статті 17 Закону (у разі проведення переговорної процедури закупівлі на підставі пунктів 1, 3, 6, 7);
• усі вимоги визначені тендерними документаціями відкритих торгів, які не відбулися у зв’язку з поданням менше двох тендерних пропозицій ( у разі проведення переговорної процедури закупівлі на підставі пункту 1 частини 2 статті 40 Закону).

Документальне оформлення

Запрошення учасника(ів) на переговори

Крок 3. Проведення переговорів з учасником(ами)

Норма Закону

Переговорна процедура закупівлі використовується замовником як виняток і відповідно до якої замовник укладає договір про закупівлю після проведення переговорів щодо ціни та інших умов договору про закупівлю з одним або кількома учасниками процедури закупівлі.

(частина 1 статті 40 Закону)

Коментар

Закон не визначає способу проведення переговорів, тому замовник обирає його самостійно, наприклад шляхом проведення зустрічі у визначений час та дату за адресою замовника або в режимі онлайн або в телефонному режимі. Під час проведення переговорів Закон зобов’язує погодити ціну та інші умов договору про закупівлю, тобто опрацювати надані учасником(ами) документу та інформацію та перевірити їх відповідність вимогам запрошення на переговори. У разі участі у переговорах приймають два та більше учасників, замовник має обрати найбільш економічно вигідну пропозицій задля дотримання принципів здійснення публічних закупівель.

Документальне оформлення

Протокол проведення переговорів

Крок 4. Намір укласти договір про закупівлю

Норма Закону

За результатами проведених переговорів з учасником (учасниками) процедури закупівлі замовник приймає рішення про намір укласти договір про закупівлю.

(частина 4 статті 40 Закону)

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю обов’язково безоплатно оприлюднюється в електронній системі закупівель протягом одного дня після ухвалення рішення.

(частина 5 статті 40 Закону)

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю повинно містити таку інформацію:

1. найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, його категорія;
2. назва предмета закупівлі із зазначенням коду та назви відповідних класифікаторів предмета закупівлі і частин предмета закупівлі (лотів) (за наявності);
3. кількість, місце та строк поставки товарів, виконання робіт чи надання послуг;
4. найменування, ідентифікаційний код учасника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань або реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті) постачальника товарів, виконавця робіт чи надавача послуг;
5. місцезнаходження та контактні номери телефонів учасника (учасників), з яким (якими) проведено переговори;
6. узгоджена ціна пропозиції учасника процедури закупівлі;
7. умова застосування переговорної процедури закупівлі відповідно до частини другої цієї статті;
8. обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі, експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.

Повідомлення про намір укласти договір може містити іншу інформацію.

Коментар

Окремо звертаю увагу на обов’язок замовника під час оприлюднення повідомлення про намір укласти договір про закупівлю має містити:

• обґрунтування застосування переговорної процедури закупівлі
• експертні, нормативні, технічні та інші документи, що підтверджують наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.

Тобто замовник має обов’язково оприлюднювати документальне підтвердження наявність умов застосування переговорної процедури закупівлі.

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої особи про намір укласти договір про закупівлю та оприлюднення його в електронній системі закупівель.

Крок 5. Укладання договору про закупівлю

Норма Закону

Замовник має право укласти договір про закупівлю за результатами застосування переговорної процедури закупівлі у строк не раніше ніж через 10 днів (п’ять днів - у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини 2 статті 40 Закону, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, централізованого постачання гарячої води, послуг з централізованого опалення, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та / або водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

(частина 7 статті 40 Закону)

Переговорна процедура закупівлі відміняється замовником у разі непідписання договору про закупівлю у строк 35 днів (20 днів - у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, централізованого постачання гарячої води, послуг з централізованого опалення, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та / або водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

(пункт 5 частини 8 статті 40 Закону)

Замовник самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики оприлюднює в електронній системі закупівель договір про закупівлю та всі додатки до нього протягом трьох робочих днів з дня його укладення.

(пункт 10 частини 1 статті 10 Закону)

Розгляд скарги зупиняє перебіг строків, установлених частиною 7 статті 40 Закону (тобто строки для укладання договору про закупівлю за результатами переговорної процедури закупівлі).

Перебіг зазначених строків продовжується з дня, наступного за днем прийняття рішення органом оскарження за результатами розгляду скарги, рішення про припинення розгляду скарги або рішення про залишення скарги без розгляду.

(частина 17 статті 18 Закону)

Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту тендерної пропозиції / пропозиції за результатами електронного аукціону (у тому числі ціни за одиницю товару) переможця процедури закупівлі / спрощеної закупівлі або узгодженої ціни пропозиції учасника у разі застосування переговорної процедури, крім випадків визначення грошового еквівалента зобов’язання в іноземній валюті та / або випадків перерахунку ціни за результатами електронного аукціону в бік зменшення ціни тендерної пропозиції / пропозиції учасника без зменшення обсягів закупівлі.

(частина 4 статті 41 Закону)

Коментар

Тобто замовник у разі проведення звичайної переговорної процедури закупівлі має укласти договір про закупівлю не раніше ніж через 10 днів та не пізніше 35 днів з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

У разі проведення скороченої закупівлі (з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, централізованого постачання гарячої води, послуг з централізованого опалення, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та / або водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) замовник укладає договір про закупівлю не раніше ніж через 5 днів та не пізніше 20 днів з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

Важливо! Збільшити строк укладання договору про закупівлю до 60 днів законодавчої підстави немає.

Важливим під час оприлюднення договору про закупівлю та всіх додатків до нього є формат, а саме: відповідно до пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, договір про закупівлю, додатки до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF.

Звертаю увагу! Застосування перерахунку ціни за результатами електронного аукціону в бік зменшення ціни тендерної пропозиції / пропозиції учасника без зменшення обсягів закупівлі у переговорній процедурі закупівлі неможливе у зв’язку з тим, що у ній не відбувається електронний аукціон.

Документальне оформлення

Договір про закупівлю

Крок 6. Відміна переговорної процедури закупівлі

Норма Закону

Переговорна процедура закупівлі відміняється замовником у разі:

1. якщо замовником допущено порушення, що вплинуло на об’єктивність визначення переможця процедури закупівлі;
2. неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення законодавства щодо закупівель;
3. відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг;
4. скорочення видатків бюджету на закупівлю товарів, робіт чи послуг;
5. непідписання договору про закупівлю у строк 35 днів (20 днів - у разі застосування переговорної процедури закупівлі з підстав, визначених пунктом 3 частини другої цієї статті, а також у разі закупівлі нафти, нафтопродуктів сирих, електричної енергії, послуг з її передання та розподілу, централізованого постачання теплової енергії, централізованого постачання гарячої води, послуг з централізованого опалення, телекомунікаційних послуг, у тому числі з трансляції радіо- та телесигналів, послуг з централізованого водопостачання та / або водовідведення та послуг з перевезення залізничним транспортом загального користування) з дня оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю.

Переговорна процедура закупівлі може бути відмінена замовником частково (за лотом).

(частина 8 статті 40 Закону)

Коментар

—

Документальне оформлення

Протокол уповноваженої особи про відміну переговорної процедури закупівлі

Крок 7. Звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель

Норма Закону

Звіт про результати проведення закупівлі автоматично формується електронною системою закупівель та оприлюднюється протягом одного дня після оприлюднення замовником договору про закупівлю в електронній системі закупівель або відміни спрощеної закупівлі, або визнання тендеру таким, що не відбувся.

(частина 2 статті 19 Закону)

Коментар

Отже, звіт про результати проведення закупівлі з використанням електронної системи закупівель формується автоматично електронною системою закупівель.

Документальне оформлення

—

Крок 8. Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю

Норма Закону

Повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору у випадках, передбачених частиною 5 статті 41 Закону оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

(пункт 11 частини 1 статті 10 Закону)

Коментар

Важливим під час оприлюднення інформації про внесення змін є:

• формат, а саме: відповідно до пункту 15 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082, зміни до договору про закупівлю розміщуються замовником в електронній системі закупівель у форматі PDF;
• оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю;
• оприлюднення самої додаткової угоди.

Документальне оформлення

—

Крок 9. Звіт про виконання договору про закупівлю

Норма Закону

Звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюються замовником самостійно та безоплатно через авторизовані електронні майданчики в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з:

• дня виконання сторонами договору про закупівлю;
• закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами;
• його розірвання.

(пункт 12 частини 1 статті 10 Закону)

Коментар

Більше про особливості звіту про виконання договору про закупівлю читайте у статті «Відповіді на усі запитання щодо звітування про виконання договору про закупівлю» на платформі TNDR.

Документальне оформлення

—