Перші кроки закупівельника на своїй посаді

Сфера публічних закупівель зустрічає початківця великою кількістю інформації та відповідно безліччю запитань. Тому в даній сфері необхідно поступово накопичувати багаж знань. В даному матеріалі   допоможемо розібратися з питаннями, які виникають на перших етапах знайомства з закупівельною сферою та надамо рекомендації на що необхідно звернути увагу.

Знайомство з закупівельною сферою

Основою, яка регулює діяльність  замовника в сфері публічних закупівель є закупівельне законодавство. Відповідно для розуміння специфіки закупівельної діяльності необхідно ознайомитися з закупівельним законодавством в матеріалі Основні нормативно-правові акти з публічних закупівель.

Настільними книгами закупівельника на сьогоднішній день є  Закон України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) та  Особливості здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України «Про публічні закупівлі», на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування, затверджених постановою Кабміну від 12.10.2022 № 1178 (далі – Особливості). Тому рекомендуємо спочатку ознайомитися з цими нормативно-правовими актами, а потім переходити до ознайомлення з іншими.

Що таке публічні закупівлі та хто їх здійснює?

Згідно пункту 25 частини 1 статті 1 Закону публічна закупівля  - придбання замовником товарів, робіт і послуг у порядку, встановленому цим Законом. Слід зазначити, що публічні закупівлі це не звичайні закупівлі, які ми здійснюємо в повсякденному житті шляхом відвідування супермаркету, магазину чи здійснення замовлення через мережу Інтернет. Публічні закупівлі здійснюються за певним порядком, який регламентується відповідним законодавством, з та без використання електронної системи закупівель.

Електронна система закупівель - інформаційно-телекомунікаційна система, яка має комплексну систему захисту інформації з підтвердженою відповідністю згідно із Законом України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах», що забезпечує проведення закупівель, створення, розміщення, оприлюднення, обмін інформацією і документами в електронному вигляді, до складу якої входять веб-портал Уповноваженого органу, авторизовані електронні майданчики, між якими забезпечено автоматичний обмін інформацією та документами (пункт 7 частини 1 статті 1 Закону).

Відповідно до пункту 11 частини 1 статті 1 Закону замовники - суб’єкти, визначені згідно із статтею 2 цього Закону, які здійснюють закупівлі товарів, робіт і послуг відповідно до цього Закону.

Тобто, із наведених в Законі визначень та аналізу статті 2 Закону не вдається можливим визначити хто здійснює організацію закупівельної діяльності замовника, тому необхідно звернутися до статті 11 Закону, яка визначає організацію закупівельної діяльності замовника.

Частина 1 статті 11 Закону визначає, що відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі / спрощеної закупівлі є уповноважена особа, яка визначається або призначається замовником одним з таких способів:

1. шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
2. шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб);
3. шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством.

В даній нормі Закону зустрічаємо такий термін як уповноважена особа. Пункт 35 частини 1 статті 1 Закону говорить, що уповноважена особа (особи) - службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівлі / спрощених закупівель згідно з цим Законом на підставі власного розпорядчого рішення замовника або трудового договору (контракту).

Ознайомитися  з корисними матеріалами про уповноважену особу та прикладами документів можна в онлайн збірнику Уповноважена особа: про все що має знати замовник та уповноважена особа.

Пунктом 35 частини 1 статті 1 та пунктом 3 частини 10 статті 11 Закону визначено, що уповноважена особа проводить процедури закупівель / спрощені закупівлі.

Робимо висновок, що уповноважена особа відповідно до Особливостей є відповідальною за організацію та проведення такої процедури закупівель як відкриті торги у порядку, визначеному:

• пунктом 12-1  Особливостей

або 

• розділом «Порядок проведення відкритих торгів» Особливостей.

В свою чергу існують інші види закупівель, тому необхідно з’ясувати, а хто може бути відповідальним за організацію та проведення інших видів закупівель, які визначенні публічним законодавством, а саме:

• закупівля без використання електронної системи закупівель;
• закупівля через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників;
• закупівля у порядку аналогічному до порядку проведення спрощеної закупівлі;
• закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями наведеними у пункті 13 Особливостей.

Враховуючи положення частини 6 та 10 статті 11 Закону для організації зазначених закупівель замовник може призначити або визначити будь-яку особу (працівника) із числа штатних працівників, без будь-яких кваліфікаційних характеристик та додаткових вимог до такої особи, так звану «відповідальну особу». З аналізу норм статті 11 Закону приходимо до висновку, що уповноважена особа також може здійснювати зазначені закупівлі.

З викладеної інформації зробимо висновок, що в залежності від виду закупівлі, а також враховуючи кваліфікацію працівника (оскількизгідно частини 7 статті 11 Закону уповноважена особа повинна мати вищу освіту) замовник може покласти на працівника обов’язки уповноваженої особи або відповідальної особи.

Зробимо невеликий аналіз роботи уповноваженої та відповідальної особи:

• обов’язки уповноваженої особи мають широкий перелік трудових функцій та більшу відповідальності, оскільки на уповноважену особу покладається проведення всіх видів закупівель, в тому числі процедур закупівель, які потребують більш глибоких знань публічного законодавства та більших затрат часу, а також вмінь ефективно працювати в непередбачуваних ситуаціях, які постійно виникають в закупівельній діяльності;
• робота відповідальної особи менш трудомістка, тому що на таку особу не покладаються обов’язки проведення процедур закупівель. Відповідальна особа займається такими видами закупівель, які не потребують значних затрат часу, але це все в свою чергу залежить від того, що закуповується та в якій кількості.

Яким чином призначається уповноважена / відповідальна особа?

Згідно частини 7 статті 11 Законууповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення.

Отже, призначення уповноваженої особи повинно відбуватися наказом або іншим розпорядчим документом та, відповідно, повинно бути затверджено положення про уповноважену особу.

Законодавством не встановлено  вимог до призначення відповідальної особи, але рекомендуємо покладення на працівника обов’язків відповідальної особи здійснювати наказом або іншим розпорядчим документом та затверджувати відповідне положення.

Тому обов’язковими документами для належної організації закупівельної діяльності замовника є:

• наказ або інший розпорядчий документ;
• положення.

Замовник може скористатися Примірним положенням про уповноважену особу, затвердженим наказом Міністерством економіки України від 08.06.2021 № 40, яке носить рекомендаційний характер, або скористатися розробленими на платформі Прикладами документів для призначення уповноваженої особи та її взаємодії з внутрішнім замовником.

Рекомендуємо звернути увагу новопризначеній  уповноваженій / відповідальній особі на такі моменти, які можуть бути прописані в наказ, в іншому розпорядчому документі або положенні:

1. чи повинна новопризначена особа завершувати закупівлі розпочаті іншою  уповноваженою / відповідальною особою, оскільки новопризначена уповноважена / відповідальна особа, яка приступить до виконання функцій та яка буде  визначена відповідальною за закінчення закупівель, які були розпочаті іншою уповноваженою / відповідальною особою, буде нести відповідальність визначену у статті 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення, але за умови, якщо строки визначені законодавством припадають на період дії її повноважень;
2. чи  зазначено, що уповноваженаможе мати правона підписання договорів про закупівлю в разі надання замовником таких повноважень, оформлених відповідно до законодавства.

Радимо ознайомитися з матеріалами Нормативні документи про уповноважену особу / фахівця з публічних закупівель

Хто повинен пройти тестування?

Згідно частини 8 статті 11 Закону уповноважені особи можуть пройти навчання з питань організації та здійснення публічних закупівель, у тому числі дистанційне в Інтернеті.

Уповноважена особа для здійснення своїх функцій, визначених цим Законом, підтверджує свій рівень володіння необхідними (базовими) знаннями у сфері публічних закупівель на веб-порталі Уповноваженого органу шляхом проходження безкоштовного тестування. Порядок організації тестування уповноважених осіб визначається Уповноваженим органом.

З огляду на вище вказану норму тестування проходить тільки уповноважена особа. Відповідальній особі для здійснення покладених на неї функцій тестування проходити не потрібно.

Детально ознайомитися з тестування уповноважених осіб можна в матеріалі Тестування уповноваженої особи.

Який електронний  підпис потрібен уповноваженій / відповідальній особі для здійснення закупівель?

Відповідно до вимог пункту 3 Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11.06.2020 № 1082 (далі - Порядок № 1082) розміщення інформації в електронній системі закупівель здійснюється замовником / ЦЗО / учасником / постачальником / органом оскарження / органами державного фінансового контролю шляхом заповнення електронних полів, визначених адміністратором і реалізованих в електронній системі закупівель, та завантаження відповідних документів через автоматизоване робоче місце замовника / ЦЗО / учасника / постачальника / органу оскарження / органів державного фінансового контролю.

Після внесення інформації в електронні поля, на неї накладається кваліфікований електронний підпис посадової особи. Інформація, що заповнюється в електронних полях, може відображатися на веб-порталі у вигляді документа, доступного для друку.

Окрім цього, відповідно до пункту 4 Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабміну від 01.08.2023 № 798, державні установи та їх працівники для засвідчення чинності відкритого ключа використовують лише кваліфіковані сертифікати відкритих ключів.

Таким чином, для здійснення закупівельної діяльності  уповноважена / відповідальна особа повинна використовувати кваліфікований електронний підпис (далі - КЕП). Отримати КЕП можна звернувшись до кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

Згідно пункту 27 частини 1 статті 1 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» №2155-VIII від  05.10.2017 (далі – Закон №2155-VIII) кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, що створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Згідно частини 6 статті 18 Закону№2155-VIII кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.

Перевірити свій електронний підпис та впевнитися, що він являється КЕП, уповноважена / відповідальна особа може на сайті  Центрального засвідчувального органу. Для цього необхідно зайти на сайт Центрального засвідчувального органу та обрати перевірити підпис:

Наступним кроком завантажуємо або перетягуємо необхідний файл для перевірки. Коли файл завантажився  натискаємо клавішу  «Перевірити». В результаті отримуємо дані, що файл успішно перевірений, усі дані цілі.

За результатами здійсненої перевірки уповноважена особа / відповідальна особа повинна перевірити дані щодо типу носія особистого ключа, типу підпису та сертифікату.

Згідно Листа Міністерства цифрової трансформації України від 16.02.2021 №1/06-3-1587, якщо за результатом перевірки електронного підпису засіб кваліфікованого електронного підпису чи печатки надає інформацію, що тип підпису «удосконалений», то такий електронний підпис не може вважатися
кваліфікованим.

Відповідно кваліфікованим електронним підписом можемо вважати електронний підпис, якщо зазначено тип носія особистого ключа – захищений (ЗНКІ смарт-картка чи е.ключ), тип підпису – кваліфікованийта сертифікат - кваліфікований.

Підсумки

Закупівельна діяльність чи то уповноваженої особи  чи то відповідальної особи може бути легкою, цікавою та приносити задоволення незважаючи на різні аспекти закупівельної сфери, якщо знати публічне законодавство та виконувати його норми. Тому рекомендуємо відповідально відноситися до покладених повноважень та дотримуватися положень законодавства в своїй діяльності.

Узагальнення вище викладеного матеріалу наведемо у формі зведеної таблиці

Уповноважена особа	Відповідальна особа
1. Які  види закупівель здійснює
Всі види закупівель: відкриті торги у порядку, визначеному пунктом 12-1  Особливостей або  розділом “Порядок проведення відкритих торгів” Особливостей;закупівля без використання електронної системи закупівель;закупівля через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників;закупівля у порядку аналогічному до порядку проведення спрощеної закупівлі;закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями наведеними у пункті 13 Особливостей.	Певні види закупівель: закупівля без використання електронної системи закупівель;закупівля через електронний каталог шляхом запиту пропозицій постачальників;закупівля у порядку аналогічному до порядку проведення спрощеної закупівлі;закупівля без використання електронної системи закупівель за виключеннями наведеними у пункті 13 Особливостей.
2. На підставі, яких документів призначається
Обов’язково призначається на підставі таких документів: наказ або інший розпорядчий документ;положення.	Рекомендуємо розробити для призначення відповідальної особи такі документи: наказ або інший розпорядчий документ;положення.
3. Чи необхідно проходити тестування
Потрібно	Не потрібно
4. Чи потрібен кваліфікований електронний підпис
Потрібен	Потрібен